Kuvittele, että olet puhelussa jonkun korkean lipun asiakkaasi kanssa. He keskustelevat kanssasi joistakin tärkeistä asioista toiminnastaan. Luulit pystyväsi muistamaan kaiken, joten et tehnyt muistiinpanoja. Puhelun jälkeen huomasit kuitenkin, ettet muistanut joitain tärkeitä yksityiskohtia.
Jos soitat asiakkaillesi uudelleen ja kysyt tarkkoja yksityiskohtia, näytät epäammattimaiselta. Asiakaspuhelujen transkriptioalustan avulla voit kuitenkin tallentaa yksityiskohtia ja kuunnella niitä milloin tahansa. Tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään, kuinka tärkeää on käyttää puheesta tekstiksi -transkriptioalustoja liikepuheluissa ja kokouksissa. Näet myös, kuinka Transkriptor voivat auttaa sinua litteroimaan puhelut ja kokoukset virheettömästi.
Asiakaspuhelun transkription ymmärtäminen
Asiakaspuheluiden litterointi auttaa sinua muuntamaan puhutut keskustelut kirjoitetuiksi teksteiksi. Tällä tavalla voit tallentaa olennaiset tiedot myöhempää tarvetta varten. Lisäksi voit parantaa tarkkuutta ja tehdä tietoisempia päätöksiä dokumentoitujen keskustelujen perusteella.
Miksi asiakaspuhelut litteroidaan
Asiakaspuheluiden litterointi auttaa sinua välttämään tärkeiden yksityiskohtien menettämisen keskusteluistasi. Sinulla on kirjallinen muistiinpano kaikesta, mistä keskustelit asiakkaiden kanssa. Voit tarkistaa asiakaspuhelun transkription myöhemmin selkeyden ja väärinkäsitysten vähentämiseksi.
Liiketoiminnan hyödyt
Transkriptiot auttavat sinua luomaan haettavia tietueita asiakasvuorovaikutuksesta. Tämä auttaa sinua parantamaan sisäistä prosessia ja kouluttamaan esimiehiä tai myyntitiimiä. Sitten he voivat tehdä tehokkaampia strategioita, mikä johtaa tehokkaampaan liiketoimintaan.
Vaikutus asiakassuhteisiin
Ammattimainen puhelun transkriptio auttaa sinua tarjoamaan henkilökohtaisempaa asiakaspalvelua. Voit kiinnittää huomiota heidän tarpeisiinsa ja puuttua heidän kipupisteisiinsä tehokkaasti. Lisäksi tarkat tiedot auttavat sinua seuraamaan asiakkaitasi helposti.Help Scout paljasti, että89 % asiakkaista pitää henkilökohtaisista kokemuksista.
Vaatimustenmukaisuus- ja dokumentointitarpeet
Asiakaspuheluiden litterointi auttaa sinua täyttämään lakisääteiset vaatimukset. Tämä varmistaa läpinäkyvyyden ja voi olla ratkaisevan tärkeää oikeudellisissa riita-asioissa tai tarkastuksissa. Asianmukainen dokumentointi tukee vastuullisuutta ja vähentää noudattamatta jättämisen riskiä.
Vaiheittainen opas Transkriptor käyttämiseen asiakaspuheluissa
Transkriptor on yksi suosituimmista asiakaspuheluiden transkriptioohjelmistoista. Voit integroida sen Zoom, Google Meet tai MS Teams tallentaaksesi ja luodaksesi transkriptioita automaattisesti. Tässä on vaiheet, joita sinun on noudatettava transkriptioiden tekemiseksi.
Vaihe 1: Tilin luominen
Ensin sinun on luotava tili. Napsauta "Kirjaudu sisään/rekisteröidy" -vaihtoehtoa. Napsauta sitten Jatka Google -vaihtoehtoa luodaksesi Transkriptor -tilisi. Kun olet valmis, alusta ohjaa sinut kojelaudan pääsivulle.
Vaihe 2: Tallennusasetusten määrittäminen
Löydät "Liity Teams, Zoom tai Google Meets kokouksiin" -vaihtoehdon kojelaudalta. Napsauttamalla sitä avautuu ponnahdusikkuna, johon voit liittää kokouslinkin. Voit myös mukauttaa kokouksen kieltä.
Vaihe 3: Puhelun tallennuksen aloittaminen
Kun napsautat "Aloita tallennus", saat ilmoituksen, että Transkriptor liittyy puheluun. Alusta kertoo, että se tallentaa puhelun, ja toimittaa sinulle transkription, kun se on valmis. Varmista, että sallit botin tulla kokoukseesi.
Vaihe 4: Tarkat transkriptioominaisuudet
Kun olet sammuttanut asiakaspuhelun, sinun on käytävä kojelaudan Tiedostot-osiossa. Sieltä löydät viimeisimmät kokouksesi. Napsauta yhtä nähdäksesi litteroidun tekstin. Voit säätää kaiuttimia tai muokata tekstiä korjataksesi mahdolliset epätarkkuudet.
Vaihe 5: Puhelun jälkeinen käsittely
Kun olet tarkistanut transkription, napsauta näytön oikeassa yläkulmassa olevaa "Lataa"-kuvaketta viedäksesi sen. Transkriptor avulla voit viedä tekstisi useissa muodoissa, kuten PDF, TXT, DOCX jne. Sinun ei siis tarvitse huolehtia minkään muunnostyökalun käyttämisestä myöhemmin.
Parhaat käytännöt asiakaspuheluiden tallentamiseen
Kun tallennat asiakaspuheluita, sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota vaatimustenmukaisuuden ja tehokkuuden varmistamiseen. Sinun on noudatettava paria myyntipuhelun transkriptiokäytäntöä. Nämä käytännöt auttavat sinua luomaan arvokkaita tietueita noudattaen samalla oikeudellisia ja eettisiä standardeja.
- Lakisääteiset vaatimukset ja suostumus: Varmista paikallisten suostumuslakien noudattaminen ennen asiakaspuheluiden tallentamista.
- Äänenlaadun optimointi: Käytä laadukkaita laitteita ja varmista selkeä puhe molemmilta osapuolilta.
- Ammatillinen etiketti: Säilytä ammattietiketti kommunikoimalla kunnioittavasti.
- Tietoturvatoimenpiteet: Toteuta tietoturvatoimenpiteet tallennettujen puheluiden suojaamiseksi.
Lakisääteiset vaatimukset ja suostumus
Ennen kuin tallennat asiakaspuheluita, sinun on noudatettava paikallisia suostumusta koskevia lakeja. Sinun on ilmoitettava asiakkaillesi, että tallennat puhelut ja pyydät heiltä nimenomaisen luvan. Lakisääteisten vaatimusten ymmärtäminen suojaa sinua odottamattomilta oikeudellisilta riidoilta.
Äänenlaadun optimointi
Asiakaspuhelun transkription luominen huonolla äänenlaadulla ei toimi. Äänenlaadun optimoimiseksi sinun on käytettävä korkealaatuisia laitteita. Varmista, että molemmat osapuolet puhuvat selkeästi, ja säädä asetuksia äänien tarkkaan tallentamiseen. Tämä johtaa parempiin transkriptioihin ja puheluiden yksinkertaisempaan tarkasteluun.
Ammatillinen etiketti
Ammatillisen etiketin ylläpitämiseksi sinun on kommunikoitava kunnioittavasti. Vaikka nauhoittaisit liikepuheluita, sinun on silti oltava tarkkaavainen asiakkaitasi kohtaan. Tämä ammattitaito osoittaa sitoutumisesi heidän ongelmiensa ratkaisemiseen. Lisäksi työpuheluiden nauhoittamisella on positiivinen vaikutus.
Tietoturvatoimenpiteet
Tietoturvatoimenpiteet ovat välttämättömiä tallennettujen puheluiden suojaamiseksi luvattomalta käytöltä. Käytä salattuja tallennusratkaisuja ja rajoita pääsy vain valtuutetuille henkilöille. Nämä turvallisuuskäytännöt suojaavat asiakastietoja ja varmistavat tietosuojasäännösten noudattamisen.
Lisäominaisuudet yrityskäyttäjille
Kehittyneet transkriptioominaisuudet voivat parantaa yrityskäyttäjien asiakaspuhelutallenteiden laatua. Nämä ominaisuudet auttavat sinua integroimaan transkription muihin työkaluihin. Ne tukevat myös syvempää analysointia ja parempaa tiimiyhteistyötä.
Mukautettu sanaston asetus
Mukautetun sanastoasetuksen avulla voit lisätä tiettyjä termejä tai ammattikieltä parantaaksesi transkription tarkkuutta. Näin voit varmistaa teknisten tai ainutlaatuisten kielten tarkan transkription. Tämän seurauksena puhelutietueista tulee arvokkaampia ja tarkempia.
Puhujan tunnistus
Puhujan tunnistaminen auttaa sinua erottamaan keskustelun eri äänet. Joten jos puhut useiden ihmisten kanssa, voit saada tarkat transkriptiot jokaisesta puhujasta. Myös asiakaspuhelun transkriptio on helppo analysoida. Statistan tutkimuspaljasti, että puheentunnistusmarkkinat nousevat 8.58 miljardiin dollariin vuonna 2025.
Integrointiominaisuudet
Integrointiominaisuudet auttavat sinua yhdistämään transkriptioohjelmistosi muihin yritystyökaluihin. Nämä integraatiot voivat virtaviivaistaa koko työnkulkua. Näin ollen voit käyttää transkriptioita jo käyttämissäsi järjestelmissä.
Analytiikka ja raportointi
Kehittynyt analytiikka ja raportointi tarjoavat merkityksellisiä tietoja puhelutiedoistasi. Analytiikka auttaa sinua tunnistamaan tietyt puhemallit ja jatkuvat trendit. Voit muuntaa yrityspuhelutallenteen toiminnallisiksi tiedoiksi. Raportointi auttaa sinua myös kasvattamaan yrityksesi asiakaspysyvyysstrategioita.
Tiimin yhteistyötyökalut
Tiimiyhteistyötyökalujen avulla voit jakaa ja muokata transkriptiota tiimisi jäsenten kanssa. Ominaisuudet, kuten esimerkiksi jaettu käyttö ja kommentointi, parantavat tiimityötä. Näin voit varmistaa, että kaikki voivat osallistua tallennettuihin tietoihin ja hyötyä niistä.
Ammattimaisten puhelujen transkriptioratkaisujen vertailu
Kun valitset kokousten transkriptiopalveluja, sinun on verrattava eri vaihtoehtoja. Sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota ominaisuuksiin ja tarkkuuteen. Jokainen puhelun transkriptioratkaisu on erilainen kuin toinen. Valitse siis ratkaisu, joka vastaa parhaiten yrityksesi tarpeita.
- Transkriptor : Transkriptor voi luoda usean puhujan transkriptioita 100+ kielellä.
- Otter .ai : Otter .ai on puhelun transkriptioohjelmisto, joka tarjoaa automaattisia yhteenvetoja.
- Trint : Trint on suosittu asiakaspuheluiden transkriptioohjelmisto, jossa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä.
- Rev : Rev tarjoaa tarkkoja puheluiden transkriptioita upeilla muokkausominaisuuksilla.
- Sonix : Sonix käyttää AI automaattisten transkriptioiden luomiseen useilla kielillä
1. Transkriptor
Transkriptor on äänen tekstiksi transkriptioalusta, joka luo asiakaspuhelun transkription. Tämä alusta auttaa sinua luomaan erittäin tarkkoja transkriptioita, jotka vaativat vain vähän muokkausta. Se voi tallentaa äänen tarkasti jopa meluisalla taustalla. Transkriptor mukana tulee myös usean kaiuttimen tunnistusominaisuus.
Jos puhut useiden kaiuttimien kanssa samanaikaisesti, alusta korostaa tehokkaasti kaikki kaiuttimet. Se luo transkriptioita erilaisilla kaiutinmerkinnöillä. Lisäksi Transkriptor on saatavilla 100+ kielellä. Voit siis luoda tai kääntää transkriptioita haluamallasi kielellä. Lopuksi voit viedä litteroidun tekstin useissa tiedostomuodoissa.
Tärkeimmät ominaisuudet
- Yritysominaisuudet: Transkriptor on erillinen sivu yrityksille. Yritysominaisuudet auttavat sinua yhdistämään kalenterisi ja tallentamaan kokouksesi. Alusta tekee muistiinpanoja ja tarjoaa sinulle AI -pohjaisia oivalluksia.
- Turvallisuusstandardit: Transkriptor noudattaa GDPR, ISO 27001 ja SOC 2 . Alusta varmistaa aina huippuluokan tietosuojan.
- Integrointivaihtoehdot: Voit integroida Transkriptor Zoom, MS Teams ja Google Meet . Näin voit tallentaa puheluita helposti.
- AI Chat Assistant : Transkriptor mukana tulee AI chat-avustaja, joka voi tehdä yhteenvedon transkriptioistasi ja raporteistasi. Lisäksi voit myös antaa mukautettuja ohjeita AI .
2. Otter .ai
Otter .ai on toinen suosittu puhelun transkriptioohjelmisto. Transkriptioiden lisäksi se tarjoaa myös automaattisen yhteenvedon luomisen ja tallentamisen. Se voi myös synkronoida kalenterien kanssa. Monet käyttäjät ovat kuitenkin valittaneet sen alhaisesta tarkkuudesta.
3. Trint
Trint on melko suosittu asiakaspuheluiden transkriptioohjelmisto. Siinä on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja suurempi tarkkuus. Alusta voi luoda transkriptioita yli 40 kielellä. Muista kuitenkin, että automaattinen tallennusvaihtoehto ei ole luotettava.
4. Rev
Rev auttaa sinua luomaan tarkkoja transkriptioita asiakaspuheluistasi. Siinä on erinomaiset muokkausominaisuudet ja käyttökokemus. Siinä on myös mobiilisovellus, jolla voit kehittää transkriptioita liikkeellä ollessasi. Mutta itse mobiilisovellus on liian buginen eikä vastaa.
5. Sonix
Viimeinen asiakaskeskustelujen tallennusalusta luettelossa on Sonix . Sen AI tekniikka voi luoda automaattisia transkriptioita useilla kielillä. Sonix mukana tulee myös erinomaiset jakamisominaisuudet. Transkriptioiden vienti vie kuitenkin huomattavan kauan.
Puhelujen transkriptioiden arvon maksimointi
Jos haluat hyödyntää automaattisen puhelun transkription kaikkia etuja, harkitse niiden tehokkuutta parantavien strategioiden käyttöönottoa. Kun sijoitat puhelun transkriptioohjelmistoon tai -alustaan, sinun on saatava rahoistasi arvoa.
Litteroidun sisällön järjestäminen
Voit järjestää ja merkitä litteroidun tekstin asiakkaiden ja heidän toimialojensa mukaan. Tällä tavalla, kun tarvitset tiettyjä tietoja, löydät ne helposti. Voit myös varmistaa transkriptioiden asianmukaisen järjestelyn tulevaa käyttöä varten.
Haettavien arkistojen luominen
Haettavat arkistot auttavat sinua löytämään ja hakemaan nopeasti tiettyjä keskusteluja. Voit parantaa haettavuutta hakemistoon lisäämisen ja avainsanojen merkitsemisen avulla. Näin voit säästää aikaa ja lisätä tehokkuutta tärkeiden tietueiden käyttämisessä.
Asiakaskeskustelujen analysointi
Asiakkaan keskustelujen analysointi auttaa sinua tuntemaan hänen puhemallinsa ja tunteensa. Asiakaspuhelun transkription tarkistaminen auttaa sinua ymmärtämään heidän tarpeitaan ja mieltymyksiään. Voit käyttää näitä tietoja asiakaspalvelusi parantamiseen.
Jakaminen ja yhteistyö
Jakamisen ja yhteistyön edistäminen auttaa tiimejäsi käyttämään ja muokkaamaan transkriptioita. Voit käyttää erilaisia yhteistyötyökaluja korostaaksesi keskeisiä osia tai saadaksesi yksityiskohtaisia oivalluksia. Näin voit varmistaa, että kaikki osallistuvat projektiin.
Vianmääritys ja tuki
Joskus saatat käyttää transkriptiotyökalusi vianetsintä- ja tukistrategioita. Muista, että nämä kaksi vaihtoehtoa ovat välttämättömiä työkalun yleisen tehokkuuden ylläpitämiseksi. Se auttaa myös ylläpitämään transkriptioprosessien tehokkuutta ja tarkkuutta.
Yleisiä teknisiä ongelmia
Tekniset ongelmat, kuten ohjelmistohäiriöt ja huono äänenlaatu, ovat yleisiä. Voit kuitenkin tehdä näiden ongelmien vianmäärityksen helposti. Jos äänenlaatu on huono, yritä tarkistaa mikrofonin asetukset. Sinun on myös varmistettava, että ohjelmistossa on uusimmat päivitykset.
Vinkkejä laadun optimointiin
Asiakaspuhelun transkription laadun optimoimiseksi voit käyttää korkealaatuisia tallennuslaitteita. Jos mahdollista, määritä transkriptioohjelmisto mukautetulla sanastolla tarkkuuden parantamiseksi. Sinun on myös vähennettävä taustamelua niin paljon kuin mahdollista.
Tukiresurssit
Joskus myös tukiresurssien, kuten usein kysyttyjen kysymysten ja käyttöoppaiden, lukeminen auttaa sinua. Vakavissa ongelmissa voit ottaa yhteyttä asiakastukitiimiin. He auttavat sinua teknisissä kysymyksissä.
Koulutusmateriaalit
Voit tutustua koulutusmateriaaleihin, kuten webinaareihin tai opetusohjelmiin, jotta ymmärrät, miten transkriptioalusta toimii. Varmista myös, että tiimisi lukee myös koulutusmateriaalit. Tämä auttaa heitä käyttämään ohjelmistoa tehokkaammin.
Johtopäätös
Asiakaspuhelun transkriptioohjelmisto auttaa sinua aina tallentamaan tärkeitä kohtia. Sinun ei tarvitse kirjoittaa manuaalisesti, sillä alustat automatisoivat transkription luontiprosessin.Future Marketing Insights paljastiettä transkriptiomarkkinat kasvavat 8,6 % vuoteen 2033 mennessä.
Jos etsit luotettavaa puhelun transkriptioalustaa, sinun tulee käyttää Transkriptor . Se auttaa sinua luomaan tarkkoja transkriptioita puheluistasi. Kokeile siis Transkriptor jo tänään ja anna sen automatisoida transkriptioprosessi.