Χάρη στην τεχνητή νοημοσύνη και την αύξηση των εργαλείων παραγωγικότητας, μπορείτε να μετατρέψετε αυτό που διαφορετικά θα ήταν ένα κουραστικό σύνολο εργασιών σε μέρος μιας οργανωμένης ροής εργασίας. Σε αυτόν τον οδηγό, θα ανακαλύψετε 10 εφαρμογές παραγωγικότητας για επαγγελματίες νομικούς που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιστοποιήσετε τις εργασίες σας και να μεγιστοποιήσετε την αποδοτικότητά σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε το χρόνο και την ενέργειά σας στις πιο στρατηγικές πτυχές του ρόλου σας.
Γιατί οι επαγγελματίες νομικοί χρειάζονται εφαρμογές παραγωγικότητας;
Το νομικό επάγγελμα είναι γνωστό παγκοσμίως ότι είναι απαιτητικό, με σφιχτά χρονοδιαγράμματα και αυτό που μπορεί να φαίνεται σαν σχεδόν αδύνατη ισορροπία μεταξύ εμφανίσεων στην αίθουσα του δικαστηρίου, συναντήσεων πελατών και εφαρμογών συνεργασίας για δικηγόρους , μεταξύ άλλων. Σε αυτό το τοπίο, υπάρχουν δύο βασικοί λόγοι για τους οποίους οι νομικοί επαγγελματίες χρειάζονται εφαρμογές παραγωγικότητας. Αυτά περιγράφονται στις παρακάτω υποενότητες.
Ενίσχυση της αποτελεσματικότητας της νομικής πρακτικής
Οι αποτελεσματικοί χώροι εργασίας επηρεάζουν άμεσα την παραγωγικότητα των εργαζομένων, η οποία με τη σειρά της αυξάνει τα κέρδη. Έρευνα της Gallup διαπίστωσε ότι οι αποτελεσματικές ομάδες είναι 21% πιο κερδοφόρες από τις αντίστοιχες και η ίδια αρχή ισχύει και για μια νομική πρακτική. Τα εργαλεία παραγωγικότητας μπορούν να βοηθήσουν στον εξορθολογισμό των εργασιών που διαφορετικά θα ολοκληρώνονταν χειροκίνητα, μεγιστοποιώντας την αποτελεσματικότητα και τη δέσμευση, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης υπηρεσιών μεταγραφής για δικηγόρους .
Διαχείριση μεγάλου όγκου νομικής τεκμηρίωσης και έρευνας
Ως νομικός επαγγελματίας, έχετε πλήρη επίγνωση του πόσο βαρύ έγγραφο ή χαρτί είναι ο κλάδος σας και το κοσκίνισμα όλης αυτής της τεκμηρίωσης για να βρείτε τι είναι σχετικό μπορεί συχνά να είναι μια πρόκληση. Τα εργαλεία παραγωγικότητας προσφέρουν έναν αποτελεσματικό τρόπο καταγραφής και διαχείρισης τόσο μεγάλου όγκου τεκμηρίωσης, καθιστώντας εύκολη την πρόσβαση και την αναζήτησή τους.
Ποια είναι τα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε στις εφαρμογές παραγωγικότητας για νομικούς επαγγελματίες;
Όπως κάθε άλλη εφαρμογή ή εργαλείο, μια εφαρμογή παραγωγικότητας πρέπει να προσφέρει ορισμένες δυνατότητες στις οποίες αξίζει να επενδύσετε, ειδικά στον εξαιρετικά απαιτητικό νομικό κλάδο. Παρακάτω είναι μερικά από αυτά τα βασικά χαρακτηριστικά που εξηγούνται.
Ασφάλεια και εμπιστευτικότητα των νομικών πληροφοριών
Οι εφαρμογές παραγωγικότητας πρέπει να προσφέρουν διατάξεις ασφαλείας που εγγυώνται την εμπιστευτικότητα ευαίσθητων νομικών εγγράφων. Αυτά περιλαμβάνουν τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, τους μηχανισμούς κρυπτογράφησης και τις ασφαλείς διαδικασίες σύνδεσης, οι οποίες είναι κρίσιμες, καθώς το νομικό επάγγελμα βασίζεται στη μέγιστη εμπιστευτικότητα.
Ενσωμάτωση με υπάρχον νομικό λογισμικό και εργαλεία
Η ιδανική εφαρμογή πρέπει να ενσωματωθεί απρόσκοπτα στην υπάρχουσα τεχνολογική στοίβα του δικηγορικού γραφείου σας. Η χρήση διαφορετικών εργαλείων που απαιτούν μεμονωμένες συνδέσεις συχνά εμποδίζει την παραγωγικότητα, γι 'αυτό το εργαλείο παραγωγικότητας που επιλέγετε πρέπει να προσφέρει όλες τις σημαντικές ενσωματώσεις, συμπεριλαμβανομένων εκείνων με σημαντικό νομικό λογισμικό και εργαλεία.
Φιλικότητα προς το χρήστη και επιλογές προσαρμογής
Οποιαδήποτε εφαρμογή ή λογισμικό μπορεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα μόνο εάν έχει σχεδιαστεί για να είναι διαισθητική και φιλική προς το χρήστη. Καμία δυνατότητα ή επιλογή μέσα σε ένα λογισμικό δεν πρέπει να χρειάζεται περισσότερα από μερικά κλικ για πρόσβαση και πρέπει να κωδικοποιηθεί για να εξασφαλίσει τη μέγιστη απόκριση.
Πρέπει επίσης να είναι προσαρμόσιμο ώστε να ταιριάζει στις ατομικές ανάγκες. Οι ομάδες ή οι χρήστες πρέπει να μπορούν να προσαρμόσουν την εφαρμογή και τη διάταξή της σύμφωνα με τις προτιμήσεις τους για να εξασφαλίσουν τη μέγιστη αποτελεσματικότητα.
Οι 10 κορυφαίες εφαρμογές παραγωγικότητας για νομικούς επαγγελματίες
Με τη σημασία και τα βασικά χαρακτηριστικά των εφαρμογών νομικής παραγωγικότητας εκτός δρόμου, θα σας καθοδηγήσουμε τώρα στις 10 καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να λάβετε υπόψη για τη νομική σας πρακτική. Αυτά περιλαμβάνουν εργαλεία που μπορούν να δημιουργήσουν σημειώσεις συσκέψεων για νομικές ομάδες, να παρέχουν υπηρεσίες μετατροπής ομιλίας σε κείμενο ή μεταγραφής κ.λπ.
Transkriptor: Εξορθολογισμός των υπηρεσιών μεταγραφής για νομικά έγγραφα
Η μη αυτόματη μεταγραφή συναντήσεων και καταθέσεων μπορεί να είναι δύσκολη και ενέχει τη δυνατότητα να χάσετε βασικές λεπτομέρειες. Η Transkriptor παρέχει τις πιο αξιόπιστες υπηρεσίες μεταγραφής για νομικούς επαγγελματίες που προσδιορίζουν με ακρίβεια κάθε ομιλητή και προσθέτουν χρονικές σημάνσεις με βάση τις προτιμήσεις σας. Οι αυτοματοποιημένες μεταγραφές μπορούν στη συνέχεια να σας επιτρέψουν να εστιάσετε στην ανάλυση και την προετοιμασία υποθέσεων, ενώ μοιράζεστε απρόσκοπτα μεταγραφές με την ομάδα σας.
Clio: Ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης πρακτικής
Clio είναι ένα ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης πρακτικής που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε υποθέσεις, να δημιουργείτε έργα, να παρακολουθείτε το χρόνο, να διαχειρίζεστε χρεώσεις και να προβάλλετε όλες τις πληροφορίες πελατών σε ένα ενιαίο, διαισθητικό περιβάλλον εργασίας. Προσφέρει ευρεία ενσωμάτωση με περισσότερα από 200 εργαλεία και λογισμικό, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε όλες τις σημαντικές λειτουργίες από μία μόνο συσκευή.
Evernote: Οργάνωση σημειώσεων συναντήσεων και ερευνητικού υλικού
Evernote αποτελεί βασικό στοιχείο της νομικής βιομηχανίας εδώ και αρκετά χρόνια ως μία από τις κορυφαίες επιλογές για τη λήψη σημειώσεων και ηχογραφήσεων εν κινήσει. Εκτός από τη λήψη και την αποθήκευση σημειώσεων και εγγραφών, Evernote ενσωματώνεται επίσης στην κάμερα του smartphone σας, ώστε να μπορείτε να καταγράφετε και να επεξεργάζεστε έγγραφα, πίνακες και άλλα έγγραφα.
Έννοια: Συνεργατικός χώρος εργασίας για νομικές ομάδες
Το Notion είναι ένας διαισθητικός, συνεργατικός, all-in-one χώρος εργασίας με τον οποίο οι επαγγελματίες νομικοί μπορούν να διαχειρίζονται έργα και εργασίες, να συνεργάζονται με τους συναδέλφους τους, να οργανώνουν πληροφορίες και ακόμη και να κρατούν σημειώσεις. Είναι επίσης χρήσιμο κατά την οργάνωση αρχείων υποθέσεων και την παρακολούθηση προθεσμιών για να διασφαλίσετε ότι είστε πάντα εντός χρονοδιαγράμματος. Με 75+ ενσωματώσεις, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άλλα εργαλεία και λογισμικό στη στοίβα τεχνολογίας σας από μια ενιαία, διαισθητική διεπαφή.
Otter.AI: AI Βοηθός συνεδριάσεων για επαγγελματίες νομικούς
Otter.AI είναι ένα άλλο εργαλείο για την ενσωμάτωση ομιλίας σε κείμενο στη νομική πρακτική. Αυτός ο βοηθός συσκέψεων που υποστηρίζεται από AIείναι χρήσιμος όταν χρειάζεται να τεκμηριώσετε συσκέψεις χωρίς να κρατάτε σημειώσεις με μη αυτόματο τρόπο. Το εργαλείο καταγράφει και μεταγράφει αυτόματα συναντήσεις και μπορεί ακόμη και να τις συνοψίσει για εσάς, ώστε να έχετε μια επισκόπηση κάθε αλληλεπίδρασης με έναν πελάτη, έναν μάρτυρα και ούτω καθεξής.
Microsoft OneNote: Ψηφιακή λήψη σημειώσεων για τη δικηγορία
Εάν το δικηγορικό σας γραφείο χρησιμοποιεί ήδη τη σουίτα Microsoft 365 , τότε OneNote είναι το ιδανικό εργαλείο λήψης σημειώσεων για εσάς. Με την οργάνωση μέσω σημειωματαρίων και ενοτήτων, οι δικηγόροι μπορούν να διαχειρίζονται απρόσκοπτα τις σημειώσεις και τα έργα τους για πρόσβαση.
Υποστηρίζει επίσης σημειώσεις πολυμέσων και σας επιτρέπει να σχεδιάζετε για να αντικαταστήσετε την αίσθηση των χειρόγραφων σημειώσεων, να προσθέσετε σχολιασμούς εικόνας και να δημιουργήσετε ηχογραφήσεις, τα οποία μπορούν να κάνουν τις συναντήσεις πελατών και τη λήψη σημειώσεων ένα αεράκι.
Trello: Διαχείριση εργασιών και έργων για επαγγελματίες νομικούς
Trello είναι ένα από τα πιο γνωστά οπτικά εργαλεία διαχείρισης έργων και χρησιμοποιεί πίνακες, λίστες και κάρτες για τη διαχείριση ροών εργασίας και την παρακολούθηση της προόδου των εργαζομένων στις εργασίες. Αυτό είναι τόσο διαισθητικό επειδή διαθέτει διεπαφή μεταφοράς και απόθεσης, όπως το Jira, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε εργασίες και να ορίσετε προτεραιότητες. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να βελτιστοποιήσετε τις συσκέψεις και να επιλέξετε από μια σειρά προτύπων, όπως απομακρυσμένες ή εβδομαδιαίες συναντήσεις ομάδας, συνεδρίες καταιγισμού ιδεών και πολλά άλλα.
Slack: Εξορθολογισμένη επικοινωνία για τις νομικές ομάδες
Slack είναι ένα από τα πιο απαιτητικά εργαλεία συνεργασίας σε διάφορους κλάδους και γίνεται επίσης σιγά-σιγά δημοφιλές μεταξύ των νομικών επαγγελματιών. Χρησιμεύει επίσης ως εργαλείο διαχείρισης έργων που σας επιτρέπει να μοιράζεστε και να συζητάτε εργασίες σε μεμονωμένα κανάλια και να ενσωματώνετε εργαλεία όπως Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jira, κ.λπ. Συνολικά, προσφέρει πάνω από 2,600 ενσωματώσεις από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.
CaseFleet: Οργάνωση αποδεικτικών στοιχείων και ανάλυση περιπτώσεων
Το CaseFleet είναι ένα λογισμικό διαχείρισης υποθέσεων που βοηθά στον εξορθολογισμό όλων των σημαντικών πτυχών του νομικού σας έργου, συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης των γεγονότων των μαρτύρων της υπόθεσής σας, των σχετικών ζητημάτων και των βασικών αποδεικτικών στοιχείων σε μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή. Η χρονολογική μορφή κατασκευής του σας επιτρέπει να βασίζεστε σε φακέλους υποθέσεων με συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα που μπορούν να βοηθήσουν στην επίδειξη της ακολουθίας των γεγονότων και των αποδεικτικών στοιχείων για την υποστήριξη κάθε γεγονότος.
DocuSign: Ασφαλείς ψηφιακές υπογραφές για νομικά έγγραφα
Το DocuSign είναι ένα εργαλείο ηλεκτρονικής υπογραφής που σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα από οπουδήποτε και σε οποιαδήποτε συσκευή. Ένα βασικό χαρακτηριστικό είναι ότι όλα τα έγγραφα είναι κρυπτογραφημένα, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας δεδομένης της ευαίσθητης φύσης της νομικής τεκμηρίωσης.
Το πιο σημαντικό, τα έγγραφα που υπογράφονται χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπως το DocuSign είναι νόμιμα και νομικά αποδεκτά ως αποδεικτικά στοιχεία. Ως αποτέλεσμα, δεν θα χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο σε μη αυτόματες συναντήσεις με πελάτες ή άλλα άτομα για να συγκεντρώσετε υπογραφές, να εξορθολογίσετε τη διαδικασία και να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες μεταγραφής όπως Transkriptor για νομική παραγωγικότητα;
Μια υπηρεσία μεταγραφής όπως η Transkriptor προσφέρει τεράστια οφέλη για τους επαγγελματίες νομικούς, ειδικά επειδή εργάζονται σε μια βιομηχανία που εξαρτάται από την ανθρώπινη αλληλεπίδραση με τη μορφή συναντήσεων. Ενώ πολλές από αυτές τις αλληλεπιδράσεις συμβαίνουν αυτοπροσώπως, πολλές πραγματοποιούνται επίσης στο διαδίκτυο. Ανεξάρτητα από το μέσο, Transkriptor μπορεί να καταγράψει λεπτομερείς και ακριβείς μεταγραφές, ώστε να έχετε ένα σαφές αρχείο όλων όσων συζητήθηκαν.
Οφέλη από τη χρήση Transkriptor για υπηρεσίες μεταγραφής στη νομική πρακτική
Transkriptor προσφέρει στους επαγγελματίες νομικούς πολλά οφέλη, τα σημαντικότερα από τα οποία παρατίθενται παρακάτω:
- Εξοικονόμηση χρόνου: Οι επαγγελματίες νομικοί δεν χρειάζεται πλέον να κρατούν χειροκίνητα σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και διασφαλίζοντας ότι οι συναντήσεις είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικές.
- Μεγαλύτερη προσοχή στη λεπτομέρεια: Transkriptor διασφαλίζει ότι κάθε λεπτομέρεια, ανεξάρτητα από το πόσο ασήμαντη είναι, καταγράφεται και μεταγράφεται για να βασίζεστε όποτε χρειάζεται.
Ενίσχυση της αποτελεσματικότητας με μετατροπή ήχου σε κείμενο για νομικά έγγραφα
Όπως έχετε δει μέχρι τώρα, ένας αποτελεσματικός χώρος εργασίας είναι πολύ πιο κερδοφόρος από έναν που δεν είναι. Οδηγεί επίσης σε ένα πιο παραγωγικό και αφοσιωμένο εργατικό δυναμικό. Με τη μετατροπή ήχου σε κείμενο για νομικά έγγραφα, μπορείτε να διαχειριστείτε διαισθητικά όλες τις λεκτικές σας αλληλεπιδράσεις χωρίς να τις μεταγράψετε χειροκίνητα. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Transkriptor για να το κάνετε αυτό:
Βήμα 1: Ανοίξτε τον ιστότοπο Transkriptor και κάντε κλικ στο «Δοκιμάστε το δωρεάν».
Βήμα 2: Δημιουργήστε έναν λογαριασμό χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και έναν κωδικό πρόσβασης της επιλογής σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δημιουργήσετε τον λογαριασμό σας χρησιμοποιώντας τον υπάρχοντα λογαριασμό Google για να κάνετε τη διαδικασία πιο απρόσκοπτη.
Βήμα 3: Μόλις συνδεθείτε, θα μεταφερθείτε στον πίνακα ελέγχου Transkriptor , όπου θα δείτε πολλούς τρόπους εισαγωγής ενός αρχείου ήχου ή βίντεο για μεταγραφή. Κάντε κλικ στο «Εγγραφή». Επιλέξτε τις ρυθμίσεις εγγραφής, βίντεο και ήχου στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Εγγραφή".
4 βήμα: Transkriptor θα ξεκινήσει αυτόματα την εγγραφή της συνάντησής σας. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο διακοπής στην κάτω αριστερή γωνία και το εργαλείο θα επεξεργαστεί αυτόματα τη μεταγραφή σας για εσάς. Αυτό θα σας παρουσιαστεί με λεπτομερείς χρονικές σημάνσεις και αναγνώριση ομιλητή.
Συμβουλές για την ενσωμάτωση εφαρμογών παραγωγικότητας σε νομικές ροές εργασίας
Υπάρχουν μερικά βασικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε όταν ενσωματώνετε εφαρμογές παραγωγικότητας στη νομική ροή εργασίας σας, ειδικά επειδή είστε υποχρεωμένοι να ασχολείστε με πολλές εξαιρετικά εμπιστευτικές και ευαίσθητες πληροφορίες. Εδώ είναι μερικά.
Επιλογή των κατάλληλων εφαρμογών για τις νομικές σας ανάγκες
Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που θα πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε μια εφαρμογή παραγωγικότητας για τη νομική σας πρακτική, συμπεριλαμβανομένης της φιλικότητας προς το χρήστη και της προσαρμοστικότητας, της ασφάλειας και της κρυπτογράφησης και των ενσωματώσεων. Θα πρέπει να εξετάσετε καθένα από αυτά και να βεβαιωθείτε ότι διαβουλεύεστε με κάθε ενδιαφερόμενο εντός του οργανισμού σας πριν αποφασίσετε.
Εκπαίδευση νομικών ομάδων για την αποτελεσματική χρήση των νέων εργαλείων
Είναι σημαντικό να εκπαιδεύσετε την ομάδα σας για να διασφαλίσετε ότι κάνουν αποτελεσματική χρήση των εργαλείων παραγωγικότητας για να δουν σημαντική βελτίωση στην αποδοτικότητα. Οι ομάδες πίσω από τις περισσότερες μεγάλες εφαρμογές είναι στην ευχάριστη θέση να σας παρέχουν μια επίδειξη, οπότε η επιλογή της μπορεί να είναι ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση.
Διασφάλιση της συμμόρφωσης και της ασφάλειας στη νομική πρακτική με την τεχνολογία
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια εφαρμογή με τα καλύτερα μέτρα ασφαλείας για να διατηρήσετε εμπιστευτικές τις πληροφορίες πελάτη και άλλα έγγραφα. Θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι η χρήση αυτών των εφαρμογών συμμορφώνεται με τυχόν συμμορφώσεις που σχετίζονται με την ασφάλεια που δεσμεύεστε νομικά να ακολουθείτε.
Συμπέρασμα
Η ενσωμάτωση εφαρμογών παραγωγικότητας σε νομικές πρακτικές μπορεί να συμβάλει σημαντικά στη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας και στην αύξηση της ακρίβειας του προϊόντος εργασίας σας. Ο χρόνος που εξοικονομείται με αυτές τις εφαρμογές επιτρέπει στις ομάδες να εστιάζουν περισσότερο στη στρατηγική παρά να ξοδεύουν το χρόνο τους σε μη αυτόματες, μη παραγωγικές εργασίες. Αυτός ο οδηγός σάς παρέχει μια λεπτομερή λίστα με 10 από τις καλύτερες εφαρμογές παραγωγικότητας για νομικούς επαγγελματίες από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.
Ένα εργαλείο όπως Transkriptor, για παράδειγμα, μπορεί να βοηθήσει τους επαγγελματίες του νομικού κλάδου να μεταγράψουν με ακρίβεια νομικά αρχεία συσκέψεων , και άλλες αλληλεπιδράσεις. Αυτό εξαλείφει τη χειροκίνητη λήψη σημειώσεων και μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα, ειδικά όταν πρόκειται για μεταγραφή με πολλά ηχεία .
