Stemme-til-tekst på Outlook er en funktion, der bruger talegenkendelsesteknologi og muliggør stemmeindtastning. Det giver forskellige fordele, såsom flersproget support, mailkommandoer og kommandoer til flere elementer.
For at forstå, hvordan man bruger stemme-til-tekst på Outlook, skal du blot følge nogle grundlæggende trin. I denne guide vil du udforske en trin-for-trin guide til at aktivere diktering i Microsoft Outlook . Opdag også, hvordan værktøjer som Transkriptor gør avanceret e-mail-transskription let.
Hvad er stemme-til-tekst på Outlook ?
Stemmeindtastning i Outlook bruger online talegenkendelse drevet af Azure Speech-tjenester. Ifølge en undersøgelse foretaget af Statista forventer de fleste, at talegenkendelse vil udvikle sig trinvist mod perfekte transskriptioner.
Oversigt over funktionen
Du behøver kun en internetforbindelse, en mikrofon og en markør i et tekstfelt for at bruge stemmeindtastning i Outlook . Det giver dig også mulighed for at bruge stemmeindtastningssprog, som adskiller sig fra det, du valgte til Windows . Du kan ændre dit indtastningssprog for at skifte sprog til indtastning.
Tale-til-tekst-integration i Outlook
Dikteringsfunktionen giver dig mulighed for at bruge tale til tekst til at oprette indhold i Office. Det er en hurtig og nem måde at udarbejde e-mails, sende svar og fange tonen. Funktionen er tilgængelig i New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac og internettet.
Fordele ved tilgængelighed
Der er mange tilgængelighedsfunktioner i Outlook til stemmeindtastning. Med Tilgængelighedskontrol kan du løse tilgængelighedsproblemer, mens du skriver din mail. Du kan føje alternative tekster til billeder, så personer, der bruger skærmlæsere, kan lytte til, hvad billedet handler om.
Sådan aktiverer du stemme-til-tekst i Outlook
Stemme-til-tekst i Outlook forenkler e-mail-udarbejdelse ved at konvertere talte ord til tekst. For at begynde at bruge denne funktion skal du sikre kompatibilitet og konfigurere dine mikrofon- og sprogindstillinger. Du kan følge disse enkle trin for at aktivere og maksimere dette tidsbesparende værktøj:
- Tjek kompatibilitet: Sørg for, at du er en Microsoft 365 -abonnent, og indstil dit talte sprog, mikrofon og automatisk tegnsætning i Outlook indstillinger.
- Aktiver diktering: Klik på "Dikter", brug ALT + ", eller tryk på Windows + H for det Windows dikteringsværktøj.
- Konfigurer mikrofonadgang: Aktiver mikrofontilladelser i indstillingerne for beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed.
- Konfigurer sprog og kommandoer: Vælg et sprog, og kontroller tilgængelige kommandoer; Bemærk begrænsninger for eksempelsprog.
Trin 1: Tjek kompatibilitet
Dikteringsfunktionen er kun tilgængelig for Microsoft 365 abonnenter. Hvis du vil aktivere dikteringsindstillinger i Outlook, skal du klikke på tandhjulsikonet for at se de tilgængelige indstillinger. For talt sprog kan du se og ændre sprog i rullemenuen. Dernæst kan du se og ændre din mikrofon.
Trin 2: Aktiver diktering
Du kan aktivere dikteringsfunktionen ved at klikke på knappen "Dikter" i værktøjslinjen. I New Outlook -versionen skal du bruge tastaturgenvejen ALT +' eller trykke på mikrofonikonet på båndet for at genoptage dikteringen.
Der kan være en mulighed for, at dikter-knappen i øjeblikket ikke er tilgængelig i nogle Outlook forhåndsvisninger for Windows . Du kan dog stadig bruge dikteringsfunktionen ved at bruge det Windows dikteringsværktøj.
Trin 3: Konfigurer mikrofonadgang
For at bruge din mikrofon med apps på Windows skal du aktivere nogle tilladelser i indstillingerne for privatliv og sikkerhed. Det gør du ved at gå til Start, Indstillinger og Beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed. Se derefter efter Mikrofon under apptilladelser, og sørg for, at Mikrofonadgang er slået til.
Trin 4: Konfigurer sprog og kommandoer
Du kan vælge et sprog på rullelisten for at få en liste over kommandoer, der er tilgængelige på hvert understøttet sprog. Bemærk venligst, at for det engelske sprog understøttes kun tegnsætning og symboler, valuta, matematik og emojis/ansigter i øjeblikket. Der er understøttede sprog og forhåndsvisningssprog.
Trin-for-trin guide til brug af stemme-til-tekst på Outlook
Stemme-til-tekst i Outlook gør oprettelse af e-mail mere effektiv ved at omdanne tale til tekst. Du kan udarbejde, redigere og sende e-mails håndfrit med enkle trin. Her er en trin-for-trin guide til brug af stemme-til-tekst på Outlook :
Trin 1: Åbn en ny e-mail
Gå til Microsoft Outlook og start en ny e-mail. Vælg brødteksten i meddelelsen, gå til fanen Meddelelse, og vælg Dikter. I Outlook for Mac skal du starte en ny e-mail eller et nyt svar. Gå derefter til Besked og derefter Dikter. Sørg for, at du er logget ind på Microsoft 365 på en mikrofonaktiveret enhed.
Trin 2: Begynd at diktere
Ved hjælp af Mac kan du også starte diktering med tastaturgenvejen: ⌥ (Option) + F1. På internettet skal du gå til fanen Besked og vælge Dikter. Vent derefter på, at knappen Dikter tændes, begynd at lytte og begynd at tale for at se tekst vises på skærmen.
Trin 3: Brug stemmekommandoer til redigering
Ud over blot at sige indholdet kan du sige kommandoer for at tilføje tegnsætning og indtaste specialtegn. Til redigering og formatering kan du bruge stemmekommandoer. Nogle almindelige stemmekommentarer omfatter: slet, slet det, slet sidste [1-100] ord/sætninger, indsæt mellemrum og backspace.
Trin 4: Gennemgå og send
Når du samler forskellige mennesker med forskellige dagsordener og meninger, skal du tilbyde dem en måde at samarbejde gennemsigtigt på. Først når alle kan se alt, hvad der sker, og forstå det på samme sted og på samme måde, vil e-mailgennemgangs- og godkendelsesprocessen være gennemsigtig, strømlinet og effektiv.
Funktioner i Outlook's stemme-til-tekst-værktøj
Det Outlook stemme-til-tekst-værktøj tilbyder en række kraftfulde funktioner til at forbedre produktiviteten og tilgængeligheden. Her er nogle funktioner i det Outlook stemme-til-tekst-værktøj:
Understøttelse af flere sprog
Før du starter, skal du kontrollere de sprog, din Windows version understøtter. I Windows 11 er nogle af de understøttede sprog: bulgarsk, kinesisk, kroatisk, tjekkisk, dansk, hollandsk, engelsk, estisk og mere. Hvis du vil skifte sprog til stemmeindtastning, skal du ændre dit indtastningssprog.
Det gør du ved at vælge sprogskifteren i hjørnet af proceslinjen. Tryk derefter på Windows -logotasten + mellemrumstasten på dit tastatur. Til sidst skal du trykke på sprogskifteren nederst til højre på berøringstastaturet.
Handicappede
Microsoft 365 apps for at gøre det nemmere og mere behageligt for dig at se tingene på din skærm. Hvis skærmfarverne er for lyse, kan du prøve at tænde for natlyset. Det ændrer farvetemperaturen på din skærm og viser varmere farver, der er lettere for dine øjne. Hvis du beskæftiger dig med farveblind (farvesynsmangel i henhold til Cleveland Clinic ), kommer Windows med foruddesignede farveblindhedsfiltre.
Integration med Microsoft Office Suite
Microsoft giver dig mulighed for at diktere dine dokumenter ved hjælp af forskellige kontorværktøjer. Du kan diktere Word dokumenter, Outlook e-mails og OneNote noter. Hvis du vil bruge diktering i Word, skal du åbne et nyt eller eksisterende dokument og gå til Hjem > Dikter. Tænd for dikter-knappen, og begynd at tale. Du kan følge lignende trin i OneNote til at oprette kladder, tage noter og lave kommentarer.
Brug af Transkriptor til avanceret e-mail-transskription
Transkriptor bruger AI og producerer transskriptioner af høj kvalitet. Dens avancerede algoritmer kan spare en masse tid og kræfter. Her er en trin-for-trin guide til brug af Transkriptor til avanceret e-mail-transskription:
Trin 1: Upload din lyd til Transkriptor
Optag lyd ved hjælp af stemmeappen på din telefon eller computer. Når du har gjort det, skal du logge ind på Transkriptor ved hjælp af din Gmail og få adgang til dashboardet. Du vil derefter blive omdirigeret til siden "Vælg dit sprog".
Du kan søge på dit sprog blandt de 100+ tilgængelige sprog fra søgefeltet. Klik på næste, og upload/optag din stemme. Du kan optage din stemme direkte med Transkriptor og konvertere den til tekst. Som en anden mulighed kan du uploade en lydfil fra din lokale enhed for at transskribere.
Trin 2: Generer nøjagtige udskrifter
Når filen er uploadet, genererer Transkriptor udskriften. Du kan få adgang til udskriften på redigeringssiden. Du kan finde skabelonbiblioteket i venstre side af proceslinjen. Du kan skrive noget eller trykke på'mellemrum' for Al og'/' for kommandoer. Tryk på mellemrumstasten og skriv "opret en velformateret e-mail" på den samme proceslinje.
Trin 3: Rediger og formater udskriften
Når du har en e-mail-skabelon, kan du tilpasse den efter dine behov. I venstre side af proceslinjen kan du klikke på det trelinjede ikon for at formatere e-mail-skabelonen. Du kan bruge overskrifter, lister, opgavelister, anførselstegn eller kode. Du kan også tilføje et link ved at klikke på hyperlinkikonet ved siden af det trelinjede ikon.
Trin 4: Kopier og indsæt i Outlook
Klik på "kopier"-ikonet i den samme proceslinjekolonne for at kopiere e-mailen. Hvis du er villig til at foretage yderligere ændringer, kan du gøre det ved at få adgang til de funktioner, Transkriptor tilbyder. Du kan klikke på "fortryd" eller "gentag" for at foretage rettelser.
For at forbedre formateringen kan du "Fed", "Understregning" eller "Kursivere" teksten. Ved at klikke på ikonet "Download note" kan du downloade e-mailen i Word - eller tekstformat for at gemme den til fremtidig brug.
Trin 5: Spar tid med batchtransskription
Transkriptor giver dig mulighed for at transskribere flere lydbeskeder på én gang. Gå til dashboardet, klik på "Transskriber lyd- eller videofil", og upload adskillige lydfiler.
Det understøtter forskellige formater, herunder MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR og MKV . Du kan generere transskriptioner for at administrere en høj e-mail-volumen.
Tips til maksimering af stemme-til-tekst på Outlook
Ifølge AbilityNet kan standardteknologier, herunder stemmegenkendelsesprogrammer, hjælpe ordblinde. Det er dog vigtigt at bruge de rigtige teknikker og værktøjer til at maksimere talegenkendelsen.
- Tal tydeligt: Udtal ord langsomt og tydeligt, og optag dig selv for at spore forbedringer.
- Brug en mikrofon af høj kvalitet: Vælg en støjreducerende mikrofon for at reducere omgivende støj og optage klarere lyd.
- Gør dig bekendt med kommandoer: Lær stemmekommandoer til hurtige handlinger som at sende e-mails, tilføje modtagere og justere emner.
- Kombiner med Transkriptor : Brug Transkriptor til at transskribere lyd og automatisk sende velformaterede e-mails via Outlook .
Tal tydeligt
Tal langsomt og tydeligt, udtal hvert ord og hver lyd. Undgå at skynde dig gennem sætninger, fordi det vil gøre din udtale uklar. At sætte farten ned hjælper dig med at koncentrere dig om de korrekte lyde, der produceres, og gør din tale mere tydelig. Du kan optage dig selv, mens du øver dig i at tale.
Brug en mikrofon af høj kvalitet
En støjreducerende mikrofon indeholder to eller flere mikrofoner, der opfanger lyd fra forskellige retninger. Den primære mikrofon er normalt rettet mod din mund. De sekundære mikrofoner opfanger den omgivende støj fra alle retninger. Sammen med nogle digitale algoritmer "trækker" de den omgivende støj fra ligningen, så kun din stemme er tilbage.
Gør dig bekendt med kommandoer
Nogle af de mailkommandoer, du skal blive fortrolig med, er send e-mail, send e-mail -> ja, send e-mail -> annuller, tilføj
Kombiner med værktøjer som Transkriptor
Ved hjælp af Transkriptor kan du automatisk sende nye transskriptioner som Outlook vedhæftede filer. Når en transskription er gennemført i Transkriptor, vil den automatisk blive sendt som en vedhæftet fil via Outlook . Transkriptor kan transskribere flere lydfiler til tekst og også oprette velformaterede e-mails. Dette sparer tid, så du kan lave masse-e-mails på kortere tid.
Konklusion: Forenkle e-mailskrivning med stemme-til-tekst og Transkriptor
Stemme-til-tekst på Outlook har revolutioneret e-mail-udarbejdelse ved at integrere avancerede tale-til-tekst-funktioner. Transkriptor forbedrer tale-til-tekst-integrationen i Outlook e-mails ved at give nøjagtige transskriptioner. Dens batch-transskriptionsfunktion og integration med Outlook til automatiserede vedhæftede filer i e-mails gør den til et uvurderligt værktøj. Ved at udnytte e-mail-transskriptionsværktøjer i Outlook som Transkriptor kan brugerne spare tid, øge effektiviteten og bevare nøjagtigheden.