For eksempel kan AI transskriptionsværktøjer som Transkriptor automatisere konvertering af mødeoptagelser til skrevet tekst. De kan også hjælpe dig med at opsummere mødet med handlingspunkter og nøglepunkter. Du kan derefter dele dem med nogen, WHO ikke kunne deltage i sessionen.
I denne guide vil vi guide dig gennem de fem nøglestrategier, der hjælper dig med at spare mødeomkostninger og afholde mere effektive møder:
1 Udnyt transskriptionsværktøjer som Transkriptor til automatiserede mødenotater
AI mødeassistenter skal du bruge software til transskription af opkald til at hjælpe dig med at optage onlinemøder. De kan også transskribere lyd med Evernote og videoer og gemme transskriptionerne til senere brug. I stedet for at tage manuelle noter under igangværende møder kan AI transskriptionsværktøjer som Transkriptor hjælpe dig med at automatisere processen.
Lyd-til-tekst-værktøjet kan optage og transskribere talte ord til tekst. Da der ikke er behov for at tildele en manuel notetager til hvert møde, kan du reducere mødeomkostningerne med nøjagtige transskriptionsværktøjer.
AI værktøjer transformerer kommunikationen på arbejdspladsen og forbedrer mødeproduktiviteten. For eksempel fremhæver denne Forbes-artikel, hvordan automatiseringsværktøjer reducerer den indsats, der er nødvendig for at transskribere og opsummere møder, hvilket forbedrer teamets effektivitet og samarbejde.
Hvis du ofte deltager i eller er vært for møder på din arbejdsplads, er her to populære AI transskriptionsværktøjer.
Transkriptor
Transkriptor er et pålideligt og funktionsrigt AI virtuelt mødetransskriptionsværktøj til Google Meet, MS Teams og Zoom. Du kan forbinde Google Calendar og Outlook kalender til Transkriptor , så møderobotten automatisk kan deltage i planlagte møder.
Transkriptor kan også generere mødetransskriptionsresuméer og handlingspunkter til download eller deling med teammedlemmer. Det er 99 % nøjagtigt og understøtter over 100 transskriptions- og oversættelsessprog for at imødekomme behovene hos globale teams.
Otter.AI
Otter.AI er et andet AI lyd-til-tekst-værktøj, der kan optage og transskribere Zoom-møder . OtterPilot kan deltage i online- Zoom, Google Meeteller Microsoft teams møder og konvertere talte ord til tekst.
Mens Otter.AI gør et anstændigt stykke arbejde med at transskribere møder, er tale-til-tekst-værktøjets nøjagtighed kun 85 %. Det betyder, at du bliver nødt til at bruge meget tid på at redigere den transskriberede fil.
Et andet område til forbedring af Otter.AI er, at det AI noteværktøj er begrænset til engelsk. Derfor passer det muligvis ikke til flersprogede brugere.
2 Brug videokonferencer til at reducere rejseudgifter
Videomøder er blevet den nye normal i fjern- og hybridvirksomheder. Dette skyldes, at de hjælper med at reducere behovet for rejser og andre udgifter.
Videokonferenceværktøjer kan hjælpe dig med hurtigt at planlægge og tilføje fjernmøder til din kalender. Lyd-til-tekst-værktøjer kan også reducere omkostningerne og give mulighed for fleksibel planlægning.
Zoom
Zoom er en populær videokonferenceapp. Alt du skal gøre er at dele det Zoom mødelink med deltagerne. Du kan føle dig sikker på, at alle hurtigt kan deltage i opkaldet.
Det er meget pålideligt og vil holde din video i gang selv med en svag internetforbindelse. Zoom tilbyder også et whiteboard, der hurtigt fylder den virtuelle tavle med sticky notes, billeder og diagrammer.
Microsoft teams
Microsoft teams tilbyder nogle af markedets mest robuste videokonferencefunktioner og teamchattilbud. Whiteboard-funktionen er fremragende: Du kan tegne i frihånd, og programmet vil udjævne tingene.
Denne funktion gør det nemt at tage noter og tegne diagrammer over ting på farten. Den gemmer al chatten fra mødet og gemmes i teamchat-appen, så du kan gemme den til fremtidig reference.
Google Meet
En af Google Meets bedste funktioner er dens dybe integration med Google Workspace-apps. Hvis du opretter et møde i Google Calendar, modtager du et Meet-link, som alle deltagerne kan klikke på for at deltage.
Meet er et populært Zoom alternativ, der kører i en browser, ikke en app, hvilket er et plus. Underteksterne fungerer godt på engelsk, men Meet kan ikke registrere, når deltagerne taler andre sprog.
3 Implementer kortere, mere effektive møder med strukturerede dagsordener
Møder er rygraden i effektivt samarbejde, men længere og ineffektive møder kan spilde penge, tid og kræfter; overvej korrekt virtuel mødeetikette for at minimere forstyrrelser. Det er her, en gennemtænkt mødedagsorden kommer ind i billedet. Det giver dig mulighed for at sætte klare forventninger til teamet. Du kan endda forkorte mødelængden ved kun at fokusere på væsentlige diskussioner.
Deltagernes forståelse af, hvad de vil diskutere på mødet, giver mulighed for bedre forberedelse. Det eliminerer også den tid, der bruges på uproduktive diskussioner. Velstrukturerede dagsordener hjælper dig med at finde den perfekte balance mellem fleksibilitet og struktur. Her er nogle af tipsene til at gennemføre kortere og mere effektive møder:
- Brug forudindstillede dagsordener: En forudindstillet mødedagsorden vil fungere som en plan Med denne plan kan dit møde gennemføres til tiden og i den rigtige retning En gennemtænkt dagsorden bør give et overblik over diskussionspunkterne Den etablerer en tidslinje for hvert emne for at forhindre overskridelse.
- Tildel tidsgrænser for hvert diskussionspunkt: Du bør definere start- og sluttidspunkterne for mødet og tildele en tidsgrænse til hvert emne En gennemarbejdet mødedagsorden skal respektere deltagernes tid og hjælpe med at bevare fokus fra start til slut.
- Hold dig til tidsplanen for at undgå overskridelser: Husk, at overskridelser er fjenden af engagement i et tætpakket møde Sørg for at holde alt kortfattet Selvom det kan være fristende at fortsætte med at diskutere et spændende emne, er det vigtigt at holde sig til tidsplanen for at reducere mødeomkostningerne og spare tid.
4 Reducer antallet af deltagere for at spare tid og ressourcer
Du bør undgå at spilde teammedlemmernes tid ved at trække dem ind i møder, de ikke behøver at deltage i. For mange deltagere gør diskussionerne mere udfordrende.
Som en generel tommelfingerregel er det bedre at invitere de deltagere, hvis input er nødvendigt for at nå målene. Færre deltagere betyder, at værten skal spilde mindre tid på koordinering, og der vil være færre afbrydelser.
Reduktion af antallet af deltagere i mødet vil også hjælpe de vigtigste beslutningstagere med at fokusere på højt prioriterede opgaver og holde fokus på relevante emner eller spørgsmål.
- Inviter kun væsentlige interessenter: En måde at reducere antallet af mødedeltagere på er kun at invitere de væsentlige interessenter Det omfatter vigtige beslutningstagere, bidragydere eller andre, WHO vil påvirke resultatet af mødet.
- Brug en mødeoversigt til at opdatere ikke-deltagere: Du kan dele mødeoversigten med dem, selvom du ikke inviterer alle til mødet Det vil sikre, at alle har adgang til kritisk information og diskussioner.
AI opsummerende funktioner i Transkriptor kan automatisk generere et møderesumé. Det vil indeholde handlingsorienteret indsigt og vigtige takeaways fra mødeudskriften. Du kan dele resuméet med alle WHO ikke kunne deltage i mødet, så de kan holde sig opdateret.
5 Brug opgave- og projektstyringsværktøjer til opfølgning
Opfølgning er en af de bedste måder at gøre et møde umagen værd. Opgave- og projektstyringssoftware som Asana, Trelloog monday.com kan hjælpe dig med at strømline opgavetildelinger og spore fremskridt, hvilket reducerer behovet for at følge op på deltagere manuelt.
Brug af opgave- og projektstyringsværktøjer forbedrer også ansvarligheden. Det sikrer, at alle gennemfører de tildelte handlingspunkter uden yderligere møder. Her er nogle af de gratis og betalte opgave- og projektstyringssoftware til at reducere mødeomkostningerne i forbindelse med opfølgning:
Asana
Asana er en moderne projektstyringssoftware, der understøtter flere projektstyringsstile. Det giver dig fuld kontrol over, hvordan du visualiserer og organiserer arbejdet. Du kan også finde mange indbyggede funktioner, der gør det nemmere at samarbejde.
For eksempel lader det dig tildele opgaver til enkeltpersoner ved hjælp af en intuitiv og veldesignet grænseflade. Direkte beskeder i appen giver dig mulighed for at vedhæfte filer, tagge andre projekter og optage videobeskeder.
Trello
Trello tilbyder en enkel visuel måde at organisere projekter på ved hjælp af Kanban-tavler. Det er nemt at bruge og har ikke en stejl indlæringskurve. Takket være den enkle træk-og-slip-grænseflade kan du og dit team bruge værktøjet effektivt.
Kortene eller opgaverne omfatter forfaldsdatoer, vedhæftede filer, billeder, kommentarer, brugerdefinerede felter og tjeklister. Når teammedlemmerne har fuldført opgaverne, kan de trække kortene til den relevante liste.
monday.com
monday.com er en anden projektstyringsapp, der giver dig mulighed for at visualisere alle projekterne ét sted. Det er meget tilpasseligt og hjælper dig med at samle data og metrics på en visuelt tiltalende grænseflade.
Mens monday.com tilbyder mange tilpasningsmuligheder, er nogle af de avancerede funktioner og visninger kun tilgængelige i højere prisniveauer.
Konklusion
Møder er som workshops, hvor teammedlemmer kan mødes for at forme de bedste ideer ved hjælp af samarbejdsstrategier for ledere . Planlægning og afholdelse af møder kræver dog meget tid og ressourcer. Virksomheder skal afholde møder godt for at sikre, at deres overskud opretholdes, og overveje transskriptionstjenester SEO-fordele for online synlighed.
Heldigvis kan mange AI værktøjer automatisere tidskrævende og kedelige opgaver. For eksempel kan udviklere transskribere møder ved hjælp af tale-til-tekst-værktøjer. De kan også bruge populære videokonferenceværktøjer som Zoom eller Google Meet til at planlægge og afholde fjernmøder.
I stedet for at bede en deltager om at tage mødereferater, kan du tilføje pålidelige AI værktøjer som f.eks. automatisk transskriptionssoftware . For eksempel kan Transkriptor konvertere tale til tekst og levere automatiserede mødenotater for at reducere omkostningerne. Disse AI værktøjer vil hjælpe med at reducere mødeomkostningerne og gøre hver session umagen værd.
