Örneğin, Transkriptor gibi AI transkripsiyon araçları, toplantı kayıtlarını yazılı metne dönüştürmeyi otomatikleştirebilir. Ayrıca, eylem öğeleri ve önemli noktalarla toplantıyı özetlemenize de yardımcı olabilirler. Daha sonra bunları oturuma katılamayan WHO biriyle paylaşabilirsiniz.
Bu kılavuzda, toplantı maliyetlerinden tasarruf etmenize ve daha verimli toplantılar yürütmenize yardımcı olacak beş temel stratejide size yol göstereceğiz:
1 Otomatik toplantı notları için Transkriptor gibi transkripsiyon araçlarından yararlanın
Toplantı yardımcıları AI, çevrimiçi toplantıları kaydetmenize yardımcı olması için arama transkripsiyon yazılımını kullanın. Ayrıca Evernote ve videolarla sesi yazıya dökebilir ve transkriptleri daha sonra kullanmak üzere kaydedebilirler. Devam eden toplantılar sırasında manuel not almak yerine, Transkriptor gibi AI transkripsiyon araçları süreci otomatikleştirmenize yardımcı olabilir.
Sesten metne aracı, konuşulan kelimeleri kaydedebilir ve metne dönüştürebilir. Her toplantıya manuel bir not tutucu atamaya gerek olmadığından, doğru transkripsiyon araçlarıyla toplantı maliyetini azaltabilirsiniz.
AI araçlar, iş yeri iletişimini dönüştürüyor ve toplantı verimliliğini artırıyor. Örneğin, bu Forbes makalesi , otomasyon araçlarının toplantıları yazıya dökmek ve özetlemek için gereken çabayı nasıl azalttığını, ekip verimliliğini ve işbirliğini nasıl artırdığını vurgulamaktadır.
İş yerinizde sık sık toplantılara katılıyor veya toplantılara ev sahipliği yapıyorsanız, işte iki popüler AI transkripsiyon aracı.
Transkriptor
Transkriptor, Google Meet, MS Teams ve Zoomiçin güvenilir ve zengin özelliklere sahip bir AI sanal toplantı transkripsiyon aracıdır. Toplantı botunun planlanmış toplantılara otomatik olarak katılabilmesi için Google Calendar ve Outlook Takvimi'ni Transkriptor şekilde bağlayabilirsiniz.
Transkriptor ayrıca indirmek veya ekip üyeleriyle paylaşmak için toplantı dökümü özetleri ve eylem öğeleri oluşturabilir. %99 doğrudur ve küresel ekiplerin ihtiyaçlarını karşılamak için 100'den fazla transkripsiyon ve çeviri dilini destekler.
Otter.AI
Otter.AI, Zoom toplantılarını kaydedebilen ve yazıya dökebilen başka bir AI sesten metne aracıdır. OtterPilot çevrimiçi Zoom, Google Meetveya Microsoft teams toplantılarına katılabilir ve konuşulan kelimeleri metne dönüştürebilir.
Otter.AI, toplantıları yazıya dökme konusunda iyi bir iş çıkarsa da, konuşmayı metne dönüştürme aracının doğruluğu yalnızca %85'tir. Bu, kopyalanan dosyayı düzenlemek için çok zaman harcamanız gerekeceği anlamına gelir.
Otter.AI iyileştirilmesi gereken bir diğer alan da AI not alma aracının İngilizce ile sınırlı olmasıdır. Bu nedenle, çok dilli kullanıcılar için uygun olmayabilir.
2 Seyahat Masraflarını Azaltmak için Video Konferansı Kullanın
Görüntülü toplantılar, uzak ve hibrit şirketlerde yeni normal haline geldi. Bunun nedeni, seyahat ve diğer masraflara olan ihtiyacı azaltmaya yardımcı olmalarıdır.
Video konferans araçları, uzaktan toplantıları hızlı bir şekilde planlamanıza ve takviminize eklemenize yardımcı olabilir. Sesi metne dönüştürme araçları ayrıca maliyetleri azaltabilir ve esnek zamanlamaya izin verebilir.
Zoom
Zoom popüler bir video konferans uygulamasıdır. Tek yapmanız gereken Zoom toplantı bağlantısını katılımcılarla paylaşmak. Herkesin aramaya hızlı bir şekilde katılabileceğinden emin olabilirsiniz.
Son derece güvenilirdir ve zayıf bir İnternet bağlantısıyla bile videonuzun devam etmesini sağlar. Zoom ayrıca sanal tahtayı yapışkan notlar, resimler ve diyagramlarla hızla dolduran bir beyaz tahta sunar.
Microsoft teams
Microsoft teams , pazarın en güçlü video konferans özelliklerinden ve ekip sohbeti tekliflerinden bazılarını sunar. Beyaz tahta özelliği mükemmel: Serbest çizim yapabilirsiniz ve program işleri düzeltecektir.
Bu özellik, hareket halindeyken not almayı ve diyagram oluşturmayı kolaylaştırır. Toplantıdaki tüm sohbeti kaydeder ve ileride başvurmak üzere kaydedebilmeniz için ekip sohbeti uygulamasına kaydedilir.
Google Meet
Google Meet'in en iyi özelliklerinden biri, Google Workspace uygulamalarıyla derin entegrasyonudur. Google Calendarbir toplantı oluşturursanız, tüm katılımcıların katılmak için tıklayabileceği bir Meet bağlantısı alırsınız.
Meet, bir uygulamada değil, bir tarayıcıda çalışan popüler bir Zoom alternatifidir, bu da bir artıdır. Altyazılar İngilizce'de iyi çalışır ancak Meet, katılımcıların başka diller konuştuğunu algılayamaz.
3 Yapılandırılmış Gündemlerle Daha Kısa, Daha Verimli Toplantılar Uygulayın
Toplantılar etkili işbirliğinin bel kemiğidir, ancak daha uzun ve verimsiz toplantılar para, zaman ve emek israfına neden olabilir; Kesintileri en aza indirmek için uygun Sanal Toplantı Görgü Kurallarını göz önünde bulundurun. İşte bu noktada iyi hazırlanmış bir toplantı gündemi devreye giriyor. Ekip için net beklentiler belirlemenizi sağlar. Yalnızca temel tartışmalara odaklanarak toplantı süresini bile kısaltabilirsiniz.
Katılımcıların toplantıda ne tartışacaklarını anlamaları daha iyi hazırlık yapılmasını sağlar. Ayrıca verimsiz tartışmalara harcanan zamanı da ortadan kaldırır. İyi yapılandırılmış gündemler, esneklik ve yapı arasında mükemmel dengeyi kurmanıza yardımcı olur. Daha kısa ve daha verimli toplantılar uygulamak için bazı ipuçları:
- Önceden Belirlenmiş Ajandaları Kullanın: Önceden belirlenmiş bir toplantı gündemi bir plan görevi görecektir Bu plan ile toplantınız zamanında ve doğru yönde tamamlanabilir Düşünceli bir gündem, tartışma noktalarına genel bir bakış sağlamalıdır Taşmayı önlemek için her konu için bir zaman çizelgesi oluşturur.
- Her tartışma noktası için zaman sınırları ayırın: Toplantının başlangıç ve bitiş saatlerini tanımlamalı ve her konuya bir zaman sınırı ayırmalısınız İyi hazırlanmış bir toplantı gündemi, katılımcıların zamanına saygı göstermeli ve odağın baştan sona korunmasına yardımcı olmalıdır.
- Taşmaları önlemek için programa bağlı kalın: Aşırılıkların, kalabalık bir toplantıya katılımın düşmanı olduğunu unutmayın Her şeyi kısa tuttuğunuzdan emin olun Heyecan verici bir konuyu tartışmaya devam etmek cazip gelse de, toplantı maliyetlerini azaltmak ve zamandan tasarruf etmek için programa bağlı kalmak çok önemlidir.
4 Zamandan ve kaynaklardan tasarruf etmek için katılımcı sayısını azaltın
Ekip üyelerini katılmaları gerekmeyen toplantılara yönlendirerek zamanlarını boşa harcamaktan kaçınmalısınız. Çok fazla katılımcı tartışmaları daha zorlu hale getiriyor.
Genel bir kural olarak, hedeflere ulaşmak için girdileri gerekli olan katılımcıları davet etmek daha iyidir. Daha az katılımcı, ev sahibinin koordinasyon için daha az zaman harcaması gerekeceği ve daha az kesinti olacağı anlamına gelir.
Toplantıdaki katılımcı sayısını azaltmak, kilit karar vericilerin yüksek öncelikli görevlere odaklanmasına ve ilgili konulara veya sorulara odaklanmasına da yardımcı olacaktır.
- Yalnızca temel paydaşları davet edin: Toplantı katılımcılarının sayısını azaltmanın bir yolu, yalnızca temel paydaşları davet etmektir Hayati karar vericileri, katkıda bulunanları veya toplantının çıktısını etkileyecek WHO herkesi içerir.
- Katılmayanları güncellemek için bir toplantı özeti kullanın: Herkesi toplantıya davet etmeseniz bile toplantı özetini onlarla paylaşabilirsiniz Herkesin kritik bilgilere ve tartışmalara erişmesini sağlayacaktır.
Transkriptor'ın AI özetleme özellikleri otomatik olarak bir toplantı özeti oluşturabilir. Toplantı transkriptinden eyleme geçirilebilir içgörüler ve önemli çıkarımlar içerecektir. Özeti, toplantıya katılamayan WHO herkesle paylaşarak gelişmelerden haberdar olmalarını sağlayabilirsiniz.
5 Takip için görev ve proje yönetimi araçlarını kullanın
Takip, bir toplantıyı değerli kılmanın en iyi yollarından biridir. Asana, Trellove monday.com gibi görev ve proje yönetimi yazılımları, görev atamalarını kolaylaştırmanıza ve ilerlemeyi izlemenize yardımcı olarak katılımcıları manuel olarak takip etme ihtiyacını azaltır.
Görev ve proje yönetimi araçlarını kullanmak hesap verebilirliği de artırır. Daha fazla toplantı yapmadan herkesin atanan eylem öğelerini tamamlamasını sağlar. Takiple ilgili toplantı maliyetlerini azaltmak için ücretsiz ve ücretli görev ve proje yönetimi yazılımlarından bazıları şunlardır:
Asana
Asana , birden çok proje yönetimi stilini destekleyen modern bir proje yönetimi yazılımıdır. İşi nasıl görselleştirdiğiniz ve organize ettiğiniz üzerinde tam kontrol sağlar. İşbirliği yapmayı kolaylaştıran birçok yerleşik özellik de bulabilirsiniz.
Örneğin, sezgisel ve iyi tasarlanmış bir arayüz kullanarak bireylere görevler atamanıza olanak tanır. Uygulama içi doğrudan mesajlaşma, dosya eklemenize, diğer projeleri etiketlemenize ve video mesajları kaydetmenize olanak tanır.
Trello
Trello , Kanban panolarını kullanarak projeleri düzenlemek için basit bir görsel yol sunar. Kullanımı basittir ve dik bir öğrenme eğrisine sahip değildir. Basit sürükle ve bırak arayüzü sayesinde, siz ve ekibiniz aracı verimli bir şekilde kullanabilirsiniz.
Kartlar veya görevler son tarihleri, ekleri, resimleri, yorumları, özel alanları ve kontrol listelerini içerir. Ekip üyeleri görevleri tamamladıktan sonra kartları uygun listeye sürükleyebilirler.
monday.com
monday.com , tüm projeleri tek bir yerde görselleştirmenizi sağlayan başka bir proje yönetimi uygulamasıdır. Son derece özelleştirilebilir ve verileri ve ölçümleri görsel olarak çekici bir arayüzde toplamanıza yardımcı olur.
monday.com birçok özelleştirme seçeneği sunarken, bazı gelişmiş özellikler ve görünümler yalnızca daha yüksek fiyat katmanlarında mevcuttur.
Son
Toplantılar, ekip üyelerinin yöneticiler için işbirliği stratejilerini kullanarak en iyi fikirleri şekillendirmek için bir araya gelebilecekleri atölye çalışmaları gibidir. Ancak, toplantıları planlamak ve düzenlemek çok fazla zaman ve kaynak gerektirir. İşletmeler, kârlarının korunmasını sağlamak için toplantılara iyi bir şekilde ev sahipliği yapmalı ve çevrimiçi görünürlük için transkripsiyon hizmetlerinin SEO avantajlarını göz önünde bulundurmalıdır.
Neyse ki, birçok AI aracı zaman alıcı ve sıkıcı görevleri otomatikleştirebilir. Örneğin, geliştiriciler konuşmayı metne dönüştürme araçlarını kullanarak toplantıları yazıya dökebilir . Uzaktan toplantılar planlamak ve ev sahipliği yapmak için Zoom veya Google Meet gibi popüler video konferans araçlarını da kullanabilirler.
Bir katılımcıdan toplantı tutanaklarını tutmasını istemek yerine, otomatik transkripsiyon yazılımı gibi güvenilir AI araçları ekleyebilirsiniz. Örneğin, Transkriptor konuşmayı metne dönüştürebilir ve maliyetleri azaltmak için otomatik toplantı notları sağlayabilir. Bu AI araçlar, toplantı maliyetlerini düşürmeye ve her oturumu değerli hale getirmeye yardımcı olacaktır.
