Na primer, AI alati za transkripciju kao što su Transkriptor mogu automatizovati pretvaranje snimaka sastanaka u pisani tekst. Oni takođe mogu pomoći da sumirate sastanak sa akcionim stavkama i ključnim tačkama. Zatim ih možete podeliti sa nekim WHO nije mogao da prisustvuje sesiji.
U ovom vodiču ćemo vas provesti kroz pet ključnih strategija koje će vam pomoći da uštedite troškove sastanaka i vodite efikasnije sastanke:
1 Iskoristite alate za transkripciju kao što su Transkriptor za automatizovane beleške sa sastanaka
AI pomoćnike za sastanke, koristite softver za transkripciju poziva koji će vam pomoći da snimite online sastanke. Oni takođe mogu prepisati zvuk pomoću Evernote-a i video zapisa i sačuvati transkripte za kasniju upotrebu. Umesto da pravite ručne beleške tokom tekućih sastanaka, AI alati za transkripciju kao što su Transkriptor mogu vam pomoći da automatizujete proces.
Alat za audio-tekst može snimati i prepisivati izgovorene reči u tekst. Pošto nema potrebe da svakom sastanku dodeljujete ručnog beležnika, možete smanjiti troškove sastanka pomoću preciznih alata za transkripciju.
AI alati transformišu komunikaciju na radnom mestu i poboljšavaju produktivnost sastanaka. Na primer, ovaj Forbsov članak naglašava kako alati za automatizaciju smanjuju napor potreban za transkripciju i sumiranje sastanaka, povećavajući efikasnost tima i saradnju.
Ako često prisustvujete ili održavate sastanke na svom radnom mestu, evo dva popularna alata za transkripciju AI .
Transkriptor
Transkriptor je pouzdan i bogat funkcijama AI alat za transkripciju virtuelnih sastanaka za Google Meet, MS Teams i Zoom. Možete povezati Google Calendar i Outlook kalendar sa Transkriptor tako da se bot za sastanke može automatski pridružiti zakazanim sastancima.
Transkriptor takođe može generisati sažetke transkripcije sastanaka i akcione stavke za preuzimanje ili deljenje sa članovima tima. Precizan je 99% i podržava preko 100 jezika za transkripciju i prevođenje kako bi zadovoljio potrebe globalnih timova.
Otter.AI
Otter.AI je još jedan AI alat za audio-tekst koji može snimati i prepisivati Zoom sastanke . OtterPilot mogu da se pridruže online Zoom, Google Meetili Microsoft teams sastancima i pretvoriti izgovorene reči u tekst.
Dok Otter.AI radi pristojan posao prepisivanja sastanaka, tačnost alata za pretvaranje govora u tekst je samo 85%. To znači da ćete morati da provedete mnogo vremena uređivajući transkribovanu datoteku.
Još jedna oblast za poboljšanje Otter.AI je da je AI alat za beleženje ograničen na engleski jezik. Stoga, možda neće odgovarati višejezičnim korisnicima.
2 Koristite video konferencije da biste smanjili putne troškove
Video sastanci postali su nova normala u udaljenim i hibridnim kompanijama. To je zato što pomažu u smanjenju potrebe za putnim i drugim troškovima.
Alati za video konferencije mogu vam pomoći da brzo zakažete i dodate udaljene sastanke u svoj kalendar. Alati za audio-tekst takođe mogu smanjiti troškove i omogućiti fleksibilno raspoređivanje.
Zoom
Zoom je popularna aplikacija za video konferencije. Sve što treba da uradite je da podelite vezu za Zoom sastanak sa prisutnima. Možete biti sigurni da svi mogu brzo da se pridruže pozivu.
Veoma je pouzdan i zadržaće vaš video čak i sa slabom internet konekcijom. Zoom takođe nudi belu tablu koja brzo popunjava virtuelnu ploču lepljivim beleškama, slikama i dijagramima.
Microsoft teams
Microsoft teams nudi neke od najrobusnijih funkcija za video konferencije na tržištu i ponude za timsko ćaskanje. Funkcija bele table je odlična: Možete crtati slobodnom rukom, a program će izgladiti stvari.
Ova funkcija olakšava uzimanje beleški i dijagram stvari u pokretu. On čuva sve ćaskanje sa sastanka i čuva se u aplikaciji za timsko ćaskanje, tako da možete da ga sačuvate za buduću upotrebu.
Google Meet
Jedna od najboljih karakteristika Google Meet-a je njegova duboka integracija sa aplikacijama Google Workspace. Ako kreirate sastanak u Google Calendar, dobićete vezu za Meet, koju svi učesnici mogu kliknuti da bi se pridružili.
Meet je popularna Zoom alternativa koja radi u pretraživaču, a ne u aplikaciji, što je plus. Natpisi dobro funkcionišu na engleskom jeziku, ali Meet ne može da otkrije kada učesnici govore druge jezike.
3 Implementirati kraće, efikasnije sastanke sa strukturiranim dnevnim redovima
Sastanci su okosnica efikasne saradnje, ali duži i neefikasni sastanci mogu trošiti novac, vreme i trud; razmotriti odgovarajuću etiketu virtuelnog sastanka kako bi se smanjili poremećaji. Tu na scenu stupa dobro osmišljen dnevni red sastanka. Omogućava vam da postavite jasna očekivanja za tim. Možete čak i skratiti dužinu sastanka fokusirajući se samo na bitne diskusije.
Razumevanje učesnika o tome o čemu će razgovarati na sastanku omogućava bolju pripremu. Takođe eliminiše vreme provedeno na neproduktivnim diskusijama. Dobro strukturirani dnevni redovi pomažu vam da postignete savršenu ravnotežu između fleksibilnosti i strukture. Evo nekoliko saveta za implementaciju kraćih i efikasnijih sastanaka:
- Koristite unapred postavljene dnevne redove: Unapred postavljeni dnevni red sastanka će delovati kao nacrt Sa ovim nacrtom, vaš sastanak može biti završen na vreme i u pravom smeru Promišljen dnevni red treba da pruži pregled tačaka diskusije On uspostavlja vremenski okvir za svaku temu kako bi se sprečilo prekoračenje.
- Dodelite vremenske rokove za svaku tačku diskusije: Trebalo bi da definišete vreme početka i završetka sastanka i dodelite vremensko ograničenje za svaku temu Dobro izrađen dnevni red sastanka treba da poštuje vreme učesnika i pomogne u održavanju fokusa od početka do kraja.
- Držite se rasporeda kako biste izbegli prekoračenja: Zapamtite da su prekoračenja neprijatelj angažmana na prepunom sastanku Pobrinite se da sve bude koncizno Iako bi moglo biti primamljivo nastaviti da razgovarate o uzbudljivoj temi, od suštinskog je značaja pridržavanje rasporeda kako bi se smanjili troškovi sastanka i uštedjelo vreme.
4 Smanjite broj prisutnih da biste uštedjeli vreme i resurse
Trebalo bi da izbegavate gubljenje vremena članova tima tako što ćete ih uvući u sastanke kojima ne moraju da prisustvuju. Previše učesnika čini diskusije izazovnijim.
Kao opšte pravilo, bolje je pozvati učesnike čiji je doprinos neophodan za postizanje ciljeva. Manje učesnika znači da će domaćin morati da gubi manje vremena na koordinaciju, a biće manje prekida.
Smanjenje broja učesnika na sastanku takođe će pomoći ključnim donosiocima odluka da se fokusiraju na zadatke visokog prioriteta i ostanu fokusirani na relevantne teme ili pitanja.
- Pozovite samo bitne zainteresovane strane: Jedan od načina da se smanji broj učesnika sastanka je da se pozovu samo bitne zainteresovane strane To uključuje vitalne donosioce odluka, saradnike ili bilo koga drugog WHO će uticati na izlaz sastanka.
- Koristite rezime sastanka da biste ažurirali neprisutne: Možete podeliti rezime sastanka sa njima čak i ako ne pozivate sve na sastanak To će osigurati da svi imaju pristup kritičnim informacijama i diskusijama.
AI sumiranje karakteristika Transkriptor može automatski generisati rezime sastanka. To će uključivati korisne uvide i ključne zaključke iz transkripta sastanka. Rezime možete podeliti sa bilo kim WHO nije mogao da prisustvuje sastanku, tako da mogu da ostanu u petlji.
5 Koristite alate za upravljanje zadacima i projektima za praćenje
Praćenje je jedan od najboljih načina da se sastanak isplati. Softver za upravljanje zadacima i projektima kao što su Asana, Trelloi monday.com može vam pomoći da pojednostavite zadatke zadataka i pratite napredak, smanjujući potrebu za ručnim praćenjem učesnika.
Korišćenje alata za upravljanje zadacima i projektima takođe poboljšava odgovornost. Obezbeđuje da svi završe dodeljene akcione stavke bez daljih sastanaka. Evo nekih besplatnih i plaćenih softvera za upravljanje zadacima i projektima kako bi se smanjili troškovi sastanka koji se odnose na praćenje:
Asana
Asana je moderan softver za upravljanje projektima koji podržava više stilova upravljanja projektima. To vam daje potpunu kontrolu nad načinom na koji vizualizujete i organizujete rad. Takođe možete pronaći mnoge ugrađene funkcije koje olakšavaju saradnju.
Na primer, omogućava vam da dodelite zadatke pojedincima koristeći intuitivan i dobro dizajniran interfejs. Direktne poruke u aplikaciji vam omogućavaju da priložite datoteke, označite druge projekte i snimite video poruke.
Trello
Trello nudi jednostavan vizuelni način organizovanja projekata koristeći Kanban ploče. Jednostavan je za upotrebu i nema strmu krivulju učenja. Zahvaljujući jednostavnom interfejsu za povlačenje i ispuštanje, vi i vaš tim možete efikasno koristiti alat.
Kartice ili zadaci uključuju rokove, priloge, slike, komentare, prilagođena polja i kontrolne liste. Kada članovi tima završe zadatke, mogu da prevuku kartice na odgovarajuću listu.
monday.com
monday.com je još jedna aplikacija za upravljanje projektima koja vam omogućava da vizualizujete sve projekte na jednom mestu. Veoma je prilagodljiv i pomaže vam da agregirate podatke i metrike na vizuelno privlačan interfejs.
Iako monday.com nudi mnoge mogućnosti prilagođavanja, neke od naprednih funkcija i pogleda dostupne su samo u višim cenama.
Zakljuиak
Sastanci su kao radionice na kojima se članovi tima mogu okupiti kako bi oblikovali najbolje ideje koristeći strategije saradnje za menadžere . Međutim, zakazivanje i održavanje sastanaka zahteva puno vremena i resursa. Preduzeća moraju dobro da organizuju sastanke kako bi osigurali da se njihov profit održi i razmotri usluge transkripcije SEO prednosti za vidljivost na mreži.
Srećom, mnogi AI alati mogu automatizovati dugotrajne i dosadne zadatke. Na primer, programeri mogu da prepisuju sastanke koristeći alate za pretvaranje govora u tekst. Oni takođe mogu da koriste popularne alate za video konferencije kao što su Zoom ili Google Meet za zakazivanje i održavanje udaljenih sastanaka.
Umesto da tražite od učesnika da uzme zapisnik sa sastanka, možete dodati pouzdane AI alate kao što je softver za automatsku transkripciju . Na primer, Transkriptor mogu pretvoriti govor u tekst i obezbediti automatizovane beleške sa sastanaka kako bi smanjili troškove. Ovi AI alati će pomoći u smanjenju troškova sastanka i učiniti svaku sesiju vrednom.
