Imagine que você está em uma ligação com um de seus clientes caros. Eles estão discutindo alguns pontos importantes sobre suas operações com você. Você pensou que poderia memorizar tudo, então não fez anotações. No entanto, após a ligação, você percebeu que não se lembrava de alguns detalhes importantes.
Ligar para seus clientes novamente e pedir os detalhes exatos fará com que você pareça pouco profissional. No entanto, com uma plataforma de transcrição de chamadas de clientes, você pode gravar detalhes e ouvi-los a qualquer momento. Este artigo ajudará você a entender a importância de usar plataformas de transcrição de voz para texto para chamadas e reuniões de negócios. Você também verá como Transkriptor pode ajudá-lo a transcrever chamadas e reuniões sem falhas.
Entender a transcrição de chamadas do cliente
Transcrever as chamadas do cliente ajudará você a converter conversas faladas em textos escritos. Dessa forma, você pode salvar os detalhes essenciais para referência futura. Além disso, você pode melhorar a precisão e tomar decisões mais informadas com base em conversas documentadas.
Por que transcrever chamadas de clientes
A transcrição de chamadas de clientes ajuda a evitar a perda de detalhes importantes de suas conversas. Você terá um registro escrito de tudo o que discutiu com os clientes. Você pode revisar a transcrição da chamada do cliente mais tarde para maior clareza e menos mal-entendidos.
Benefícios das operações comerciais
As transcrições ajudarão você a criar registros pesquisáveis de interações com o cliente. Isso ajudará você a melhorar o processo interno e treinar os gerentes ou a equipe de vendas. Eles podem então fazer estratégias mais eficazes, levando a operações de negócios mais eficientes.
Impacto no relacionamento com o cliente
A transcrição profissional de chamadas ajudará você a fornecer um atendimento ao cliente mais personalizado. Você pode se tornar mais atento às suas necessidades e abordar seus pontos problemáticos de forma eficaz. Além disso, registros precisos ajudarão você a acompanhar seus clientes facilmente.Help Scout revelou que89% dos clientes gostam de experiências personalizadas.
Necessidades de conformidade e documentação
A transcrição de chamadas de clientes ajuda você a atender aos requisitos regulamentares e legais. Isso garante transparência e pode ser crucial em disputas legais ou auditorias. A documentação adequada apoia a responsabilidade e reduz os riscos de não conformidade.
Guia passo a passo para usar o Transkriptor para chamadas de clientes
Transkriptor é um dos softwares de transcrição de chamadas de clientes mais populares. Você pode integrá-lo ao Zoom, Google Meet ou MS Teams para gravar e criar transcrições automaticamente. Aqui estão as etapas que você precisa seguir para fazer transcrições.
Etapa 1: configurar sua conta
Primeiro, você precisa criar uma conta. Clique na opção'Login/Registrar'. Em seguida, clique na opção'Continuar com Google' para criar sua conta Transkriptor . Uma vez feito isso, a plataforma irá redirecioná-lo para a página principal do painel.
Etapa 2: Definindo as configurações de gravação
Você encontrará a opção'Participar Teams, Zoom ou Google Meets reuniões' no painel. Clicar nele abrirá um pop-up onde você pode colar o link da reunião. Você também pode personalizar o idioma da reunião.
Etapa 3: iniciar a gravação de chamadas
Depois de clicar em'Iniciar gravação', você receberá uma notificação de que Transkriptor está participando da chamada. A plataforma informará que está gravando a chamada e fornecerá a transcrição assim que terminar. Certifique-se de permitir que o bot entre em sua reunião.
Etapa 4: recursos de transcrição precisos
Depois de desativar a chamada do cliente, você precisa visitar a seção'Arquivos' do painel. Lá, você encontrará suas reuniões recentes. Clique em um para ver o texto transcrito. Você pode ajustar os alto-falantes ou editar o texto para corrigir quaisquer imprecisões.
Etapa 5: Processamento pós-chamada
Depois de verificar a transcrição, clique no ícone'Download' no canto superior direito da tela para exportá-la. Transkriptor permitirá que você exporte seu texto em vários formatos, como PDF, TXT, DOCX, etc. Portanto, você não precisa se preocupar em usar nenhuma ferramenta de conversão posteriormente.
Práticas recomendadas para gravação de chamadas de clientes
Ao gravar chamadas de clientes, você deve prestar muita atenção para garantir a conformidade e a eficácia. Você precisa seguir algumas práticas de transcrição de chamadas de vendas. Essas práticas ajudarão você a criar registros valiosos, respeitando os padrões legais e éticos.
- Requisitos legais e consentimento: Garanta a conformidade com as leis de consentimento locais antes de gravar chamadas de clientes.
- Otimização da qualidade de áudio: Use equipamentos de alta qualidade e garanta um discurso claro de ambas as partes.
- Etiqueta profissional: Mantenha a etiqueta profissional comunicando-se respeitosamente.
- Medidas de segurança de dados: Implemente medidas de segurança de dados para proteger as chamadas gravadas.
Requisitos legais e consentimento
Antes de gravar chamadas de clientes, você deve cumprir as leis locais relativas ao consentimento. Você precisa informar seus clientes que gravará as chamadas e pedirá permissão explícita deles. Compreender os requisitos legais irá protegê-lo de quaisquer disputas legais imprevistas.
Otimização da qualidade de áudio
Criar transcrição de chamada de cliente com baixa qualidade de áudio não funcionará. Para otimizar a qualidade do áudio, você precisa usar equipamentos de alta qualidade. Certifique-se de que ambas as partes falem claramente e ajuste as configurações para capturar vozes com precisão. Isso resultará em melhores transcrições e uma revisão mais direta das chamadas.
Etiqueta Profissional
Para manter a etiqueta profissional, você deve se comunicar respeitosamente. Mesmo que você grave chamadas comerciais, ainda deve estar atento aos seus clientes. Esse profissionalismo mostrará seu compromisso em resolver seus problemas. Além disso, gravar chamadas comerciais terá um efeito positivo.
Medidas de segurança de dados
As medidas de segurança de dados são essenciais para proteger as chamadas gravadas contra acesso não autorizado. Use soluções de armazenamento criptografadas e limite o acesso apenas a pessoal autorizado. Essas práticas de segurança protegem as informações do cliente e garantem a conformidade com os regulamentos de proteção de dados.
Recursos avançados para usuários corporativos
Os recursos avançados de transcrição podem melhorar a qualidade das gravações de chamadas de clientes para usuários corporativos. Esses recursos ajudam você a integrar a transcrição com outras ferramentas. Eles também suportam análises mais profundas e melhor colaboração em equipe.
Configuração de vocabulário personalizado
Com uma configuração de vocabulário personalizada, você pode adicionar termos ou jargões específicos para melhorar a precisão da transcrição. Dessa forma, você pode garantir a transcrição precisa de idiomas técnicos ou exclusivos. Como resultado, os registros de chamadas se tornarão mais valiosos e precisos.
Identificação do alto-falante
A identificação do locutor ajudará você a distinguir entre diferentes vozes em uma conversa. Portanto, se você estiver conversando com várias pessoas, poderá obter transcrições precisas de cada palestrante. A transcrição da chamada do cliente também se tornará fácil de analisar. Um estudo da Statistarevelou que o mercado de reconhecimento de fala chegará a US$ 8.58 bilhões em 2025.
Recursos de integração
Os recursos de integração ajudarão você a conectar seu software de transcrição a outras ferramentas de negócios. Essas integrações podem agilizar todo o fluxo de trabalho. Assim, você pode acessar as transcrições nos sistemas que já usa.
Análise e relatórios
Análises e relatórios avançados fornecem insights de seus dados de chamada. A análise ajudará você a identificar padrões de fala específicos e tendências contínuas. Você pode converter a gravação de chamadas comerciais em informações acionáveis. Os relatórios também ajudarão você a aumentar as estratégias de retenção de clientes do seu negócio.
Ferramentas de colaboração em equipe
As ferramentas de colaboração em equipe podem ajudá-lo a compartilhar e editar a transcrição com os membros da sua equipe. Recursos como acesso compartilhado e comentários, por exemplo, melhorarão o trabalho em equipe. Dessa forma, você pode garantir que todos possam contribuir e se beneficiar das informações registradas.
Comparando soluções profissionais de transcrição de chamadas
Ao escolher os serviços de transcrição de reuniões, você precisa comparar várias opções. Você precisa prestar muita atenção aos recursos e à precisão. Cada solução de transcrição de chamadas é diferente da outra. Portanto, escolha uma solução que melhor atenda às necessidades do seu negócio.
- Transkriptor : Transkriptor pode criar transcrições com vários alto-falantes em 100+ idiomas.
- Otter .ai : Otter .ai é um software de transcrição de chamadas que oferece resumos automatizados.
- Trint : Trint é um software popular de transcrição de chamadas de clientes com uma interface amigável.
- Rev : Rev oferece transcrições de chamadas precisas com ótimos recursos de edição.
- Sonix : Sonix usa AI para criar transcrições automatizadas em vários idiomas
1. Transkriptor
Transkriptor é uma plataforma de transcrição de áudio para texto que cria transcrição de chamadas do cliente. Esta plataforma irá ajudá-lo a criar transcrições altamente precisas que requerem edição mínima. Ele pode capturar a voz com precisão, mesmo em um fundo barulhento. Transkriptor também vem com um recurso de reconhecimento de vários alto-falantes.
Se você estiver falando com vários alto-falantes simultaneamente, a plataforma destacará efetivamente todos os alto-falantes. Ele criará transcrições com diferentes rótulos de alto-falante. Além disso, Transkriptor está disponível em 100+ idiomas. Assim, você pode criar ou traduzir suas transcrições em qualquer idioma que desejar. Por fim, você pode exportar o texto transcrito em vários formatos de arquivo.
Características principais
- Recursos corporativos: Transkriptor tem uma página separada para empresas. Os recursos de negócios ajudarão você a conectar seu calendário e gravar suas reuniões. A plataforma fará anotações e fornecerá insights AI com energia.
- Padrões de segurança: Transkriptor está em conformidade com GDPR, ISO 27001 e SOC 2 . A plataforma sempre garantirá proteção de dados de alto nível.
- Opções de integração: Você pode integrar Transkriptor com Zoom, MS Teams e Google Meet . Assim, você pode gravar chamadas facilmente.
- AI Assistente de bate-papo : Transkriptor vem com um assistente de bate-papo AI que pode resumir suas transcrições e relatórios. Além disso, você também pode dar instruções personalizadas ao AI .
2. Otter .ai
Otter .ai é outro software popular de transcrição de chamadas. Além das transcrições, também fornece geração e gravação automatizada de resumos. Ele também pode sincronizar com calendários. No entanto, muitos usuários reclamaram de sua baixa precisão.
3. Trint
Trint é um software de transcrição de chamadas de clientes bastante popular. Possui uma interface amigável e maior precisão. A plataforma pode criar transcrições em mais de 40 idiomas. Mas lembre-se de que a opção de salvamento automático não é confiável.
4. Rev
Rev ajudará você a criar transcrições precisas das chamadas de seus clientes. Ele vem com ótimos recursos de edição e experiência do usuário. Ele também possui um aplicativo móvel para desenvolver transcrições em movimento. Mas o aplicativo móvel em si é muito problemático e não responde.
5. Sonix
A última plataforma de gravador de conversas do cliente na lista é Sonix . Sua tecnologia AI pode criar transcrições automatizadas em vários idiomas. Sonix também vem com excelentes recursos de compartilhamento. No entanto, exportar as transcrições levará um tempo significativo.
Maximizando o valor das transcrições de chamadas
Se você precisar aproveitar todos os benefícios da transcrição automatizada de chamadas, considere implementar estratégias que aumentem sua eficácia. Ao investir em um software ou plataforma de transcrição de chamadas, você precisa agregar valor ao seu dinheiro.
Organizando o conteúdo transcrito
Você pode organizar e marcar o texto transcrito de acordo com os clientes e seus setores de negócios. Dessa forma, quando você precisar de informações específicas, poderá encontrá-las facilmente. Você também pode garantir o arranjo adequado das transcrições para uso futuro.
Criando arquivos pesquisáveis
Arquivos pesquisáveis ajudarão você a encontrar e recuperar rapidamente conversas específicas. Você pode usar indexação e marcação de palavras-chave para melhorar a capacidade de pesquisa. Assim, você pode economizar tempo e aumentar a eficiência ao acessar registros essenciais.
Analisando conversas com clientes
Analisar as conversas do cliente ajudará você a conhecer seus padrões de fala e sentimentos. Revisar a transcrição da chamada do cliente ajudará você a entender suas necessidades e preferências. Você pode usar esses detalhes para aprimorar seu atendimento ao cliente.
Compartilhamento e colaboração
Promover o compartilhamento e a colaboração ajudará suas equipes a acessar e editar transcrições. Você pode usar várias ferramentas colaborativas para destacar as principais seções ou obter insights detalhados. Dessa forma, você pode garantir que todos estejam contribuindo para o projeto.
Solução de problemas e suporte
Às vezes, você pode tentar estratégias de solução de problemas e suporte para sua ferramenta de transcrição. Lembre-se de que essas duas opções são essenciais para manter a eficácia geral da ferramenta. Também ajudará você a manter a eficiência e a precisão nos processos de transcrição.
Problemas técnicos comuns
Problemas técnicos como falhas de software e baixa qualidade de áudio são comuns. No entanto, você pode solucionar esses problemas facilmente. Se a qualidade do áudio for ruim, tente verificar as configurações do microfone. Além disso, você precisa garantir que o software tenha as atualizações mais recentes.
Dicas de otimização de qualidade
Para otimizar a qualidade da transcrição de chamadas do cliente, você pode usar equipamentos de gravação de alta qualidade. Se possível, configure o software de transcrição com vocabulário personalizado para aumentar a precisão. Você também precisa reduzir o ruído de fundo o máximo possível.
Recursos de suporte
Às vezes, a leitura de recursos de suporte, como perguntas frequentes e guias do usuário, também ajudará você. Em caso de problemas graves, você pode entrar em contato com a equipe de suporte ao cliente. Eles irão ajudá-lo com problemas técnicos.
Materiais de treinamento
Você pode revisar materiais de treinamento, como webinars ou tutoriais, para entender como a plataforma de transcrição funciona. Além disso, certifique-se de que sua equipe também leia os materiais de treinamento. Isso os ajudará a usar o software com mais eficiência.
Conclusão
Um software de transcrição de chamadas de clientes sempre o ajudará a registrar pontos importantes. Você não precisa escrever manualmente, pois as plataformas automatizarão o processo de geração de transcrições.Future Marketing Insights revelou que o mercado de transcrição crescerá 8.6% até 2033.
Se você estiver procurando por uma plataforma confiável de transcrição de chamadas, use Transkriptor . Isso ajudará você a criar transcrições precisas de suas chamadas. Então, experimente Transkriptor hoje e deixe-o automatizar o processo de transcrição.