Por exemplo, AI ferramentas de transcrição como Transkriptor podem automatizar a conversão de gravações de reuniões em texto escrito. Eles também podem ajudá-lo a resumir a reunião com itens de ação e pontos-chave. Você pode compartilhá-los com alguém WHO não pôde comparecer à sessão.
Neste guia, mostraremos as cinco principais estratégias que ajudarão você a economizar custos de reunião e realizar reuniões mais eficientes:
1 Aproveite ferramentas de transcrição como o Transkriptor para anotações de reunião automatizadas
AI assistentes de reunião, use o software de transcrição de chamadas para ajudá-lo a gravar reuniões online. Eles também podem transcrever áudio com o Evernote e vídeos e salvar as transcrições para uso posterior. Em vez de fazer anotações manuais durante as reuniões em andamento, AI ferramentas de transcrição como o Transkriptor podem ajudá-lo a automatizar o processo.
A ferramenta de áudio para texto pode gravar e transcrever palavras faladas em texto. Como não há necessidade de atribuir um anotador manual a cada reunião, você pode reduzir o custo da reunião com ferramentas de transcrição precisas.
AI ferramentas estão transformando a comunicação no local de trabalho e melhorando a produtividade das reuniões. Por exemplo, este artigo da Forbes destaca como as ferramentas de automação estão reduzindo o esforço necessário para transcrever e resumir reuniões, aumentando a eficiência e a colaboração da equipe.
Se você costuma participar ou organizar reuniões em seu local de trabalho, aqui estão duas ferramentas populares de transcrição AI .
Transkriptor
Transkriptor é uma ferramenta de transcrição de reuniões virtuais AI confiável e rica em recursos para Google Meet, MS Teams e Zoom. Você pode conectar o Google Calendar e o Outlook Calendário ao Transkriptor para que o bot de reunião possa ingressar automaticamente em reuniões agendadas.
Transkriptor também pode gerar resumos de transcrição de reuniões e itens de ação para download ou compartilhamento com os membros da equipe. É 99% preciso e suporta mais de 100 idiomas de transcrição e tradução para atender às necessidades das equipes globais.
Otter.AI
Otter.AI é outra ferramenta AI de áudio para texto que pode gravar e transcrever reuniões do Zoom . OtterPilot pode participar de reuniões online de Zoom, Google Meetou Microsoft teams e converter palavras faladas em texto.
Embora Otter.AI faça um trabalho decente transcrevendo reuniões, a precisão da ferramenta de fala para texto é de apenas 85%. Isso significa que você terá que gastar muito tempo editando o arquivo transcrito.
Outra área de melhoria do Otter.AI é que a ferramenta de anotações AI é limitada ao inglês. Portanto, pode não ser adequado para usuários multilíngues.
2 Use a videoconferência para reduzir as despesas de viagem
As videoconferências se tornaram o novo normal em empresas remotas e híbridas. Isso ocorre porque eles ajudam a reduzir a necessidade de viagens e outras despesas.
As ferramentas de videoconferência podem ajudá-lo a agendar e adicionar rapidamente reuniões remotas ao seu calendário. As ferramentas de áudio para texto também podem reduzir custos e permitir agendamento flexível.
Zoom
Zoom é um aplicativo de videoconferência popular. Tudo o que você precisa fazer é compartilhar o link da reunião Zoom com os participantes. Você pode se sentir confiante de que todos podem participar da chamada rapidamente.
É altamente confiável e manterá seu vídeo mesmo com uma conexão fraca com a Internet. Zoom também oferece um quadro branco que preenche rapidamente o quadro virtual com notas adesivas, imagens e diagramas.
Microsoft teams
Microsoft teams oferece alguns dos recursos de videoconferência mais robustos do mercado e ofertas de bate-papo em equipe. O recurso de quadro branco é excelente: você pode desenhar à mão livre e o programa suavizará as coisas.
Esse recurso facilita fazer anotações e diagramar coisas em movimento. Ele salva todo o bate-papo da reunião e é salvo no aplicativo de bate-papo da equipe para que você possa salvá-lo para referência futura.
Google Meet
Um dos melhores recursos do Google Meet é sua profunda integração com os aplicativos Google Workspace. Se você criar uma reunião no Google Calendar, receberá um link do Meet, no qual todos os participantes podem clicar para entrar.
O Meet é uma alternativa popular ao Zoom que é executada em um navegador, não em um aplicativo, o que é uma vantagem. As legendas funcionam bem em inglês, mas o Meet não consegue detectar quando os participantes falam outros idiomas.
3 Implemente reuniões mais curtas e eficientes com agendas estruturadas
As reuniões são a espinha dorsal da colaboração eficaz, mas reuniões mais longas e ineficientes podem desperdiçar dinheiro, tempo e esforço; considere a etiqueta adequada da reunião virtual para minimizar as interrupções. É aí que entra em cena uma agenda de reunião bem elaborada. Ele permite que você defina expectativas claras para a equipe. Você pode até encurtar a duração da reunião, concentrando-se apenas nas discussões essenciais.
A compreensão dos participantes sobre o que discutirão na reunião permite uma melhor preparação. Também elimina o tempo gasto em discussões improdutivas. Agendas bem estruturadas ajudam você a encontrar o equilíbrio perfeito entre flexibilidade e estrutura. Aqui estão algumas das dicas para implementar reuniões mais curtas e eficientes:
- Use agendas predefinidas: Uma agenda de reunião predefinida funcionará como um plano Com este plano, sua reunião pode ser concluída no prazo e na direção certa Uma agenda ponderada deve fornecer uma visão geral dos pontos de discussão Ele estabelece um cronograma para cada tópico para evitar excessos.
- Alocar limites de tempo para cada ponto de discussão: Você deve definir os horários de início e término da reunião e alocar um limite de tempo para cada tópico Uma agenda de reunião bem elaborada deve respeitar o tempo dos participantes e ajudar a manter o foco do início ao fim.
- Atenha-se ao cronograma para evitar excessos: Lembre-se de que os excessos são inimigos do engajamento em uma reunião lotada Certifique-se de manter tudo conciso Embora possa ser tentador continuar discutindo um tópico interessante, é essencial seguir o cronograma para reduzir os custos da reunião e economizar tempo.
4 Reduza o número de participantes para economizar tempo e recursos
Você deve evitar desperdiçar o tempo dos membros da equipe, envolvendo-os em reuniões das quais eles não precisam participar. Muitos participantes tornam as discussões mais desafiadoras.
Como regra geral, é melhor convidar os participantes cuja contribuição é necessária para atingir os objetivos. Menos participantes significam que o anfitrião terá que perder menos tempo com coordenação e haverá menos interrupções.
Reduzir o número de participantes na reunião também ajudará os principais tomadores de decisão a se concentrarem em tarefas de alta prioridade e a manter o foco em tópicos ou questões relevantes.
- Convide apenas as partes interessadas essenciais: Uma maneira de reduzir o número de participantes da reunião é convidar apenas as partes interessadas essenciais Inclui tomadores de decisão vitais, colaboradores ou qualquer outra pessoa WHO afetará o resultado da reunião.
- Use um resumo da reunião para atualizar os não participantes: Você pode compartilhar o resumo da reunião com eles, mesmo que não esteja convidando todos para a reunião Isso garantirá que todos tenham acesso a informações e discussões críticas.
AI recursos de resumo do Transkriptor pode gerar automaticamente um resumo da reunião. Ele incluirá insights acionáveis e as principais conclusões da transcrição da reunião. Você pode compartilhar o resumo com qualquer pessoa WHO não pôde comparecer à reunião para que ela possa ficar por dentro.
5 Use ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos para acompanhamento
O acompanhamento é uma das melhores maneiras de fazer uma reunião valer a pena. Softwares de gerenciamento de tarefas e projetos como Asana, Trelloe monday.com podem ajudá-lo a simplificar as atribuições de tarefas e acompanhar o progresso, reduzindo a necessidade de acompanhar os participantes manualmente.
O uso das ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos também melhora a responsabilidade. Ele garante que todos concluam os itens de ação atribuídos sem mais reuniões. Aqui estão alguns dos softwares gratuitos e pagos de gerenciamento de tarefas e projetos para reduzir os custos de reuniões relacionados ao acompanhamento:
Asana
Asana é um software moderno de gerenciamento de projetos que oferece suporte a vários estilos de gerenciamento de projetos. Dá a você controle total sobre como você visualiza e organiza o trabalho. Você também pode encontrar muitos recursos integrados que facilitam a colaboração.
Por exemplo, ele permite atribuir tarefas a indivíduos usando uma interface intuitiva e bem projetada. As mensagens diretas no aplicativo permitem anexar arquivos, marcar outros projetos e gravar mensagens de vídeo.
Trello
Trello oferece uma maneira visual simples de organizar projetos usando quadros Kanban. É simples de usar e não tem uma curva de aprendizado íngreme. Graças à interface simples de arrastar e soltar, você e sua equipe podem usar a ferramenta com eficiência.
Os cartões ou tarefas incluem datas de vencimento, anexos, imagens, comentários, campos personalizados e listas de verificação. Depois que os membros da equipe concluírem as tarefas, eles poderão arrastar os cartões para a lista apropriada.
monday.com
monday.com é outro aplicativo de gerenciamento de projetos que permite visualizar todos os projetos em um só lugar. É altamente personalizável e ajuda a agregar dados e métricas em uma interface visualmente atraente.
Embora o monday.com ofereça muitas opções de personalização, alguns dos recursos e visualizações avançados estão disponíveis apenas em níveis de preço mais altos.
Conclusão
As reuniões são como workshops onde os membros da equipe podem se reunir para moldar as melhores ideias usando estratégias de colaboração para gerentes . No entanto, agendar e hospedar reuniões requer muito tempo e recursos. As empresas devem hospedar bem as reuniões para garantir que seus lucros sejam mantidos e considerar os benefícios de SEO dos serviços de transcrição para visibilidade online.
Felizmente, muitas ferramentas AI podem automatizar tarefas demoradas e tediosas. Por exemplo, os desenvolvedores podem transcrever reuniões usando ferramentas de fala para texto. Eles também podem usar ferramentas populares de videoconferência, como Zoom ou Google Meet , para agendar e hospedar reuniões remotas.
Em vez de pedir a um participante para fazer atas de reuniões, você pode adicionar ferramentas AI confiáveis, como software de transcrição automática . Por exemplo, Transkriptor pode converter fala em texto e fornecer notas de reunião automatizadas para reduzir custos. Essas ferramentas AI ajudarão a reduzir os custos de reuniões e fazer com que cada sessão valha a pena.
