Det er 6 trinn brukeren må gjennomføre for å sikre at dikteringsfunksjonen er satt opp riktig og fungerer optimalt, selv om prosessen virker intuitivt enkel.
Trinn 1: Åpne Microsoft Word
Forfatteren må først åpne applikasjonen for å starte diktat i Microsoft Word. Dette innebærer å finne Microsoft Word -ikonet på skrivebordet, Start-menyen eller oppgavelinjen.
Når det er funnet, klikker forfatteren på ikonet for å starte programmet. Brukeren åpner et eksisterende dokument ved å klikke på "Fil" i toppmenyen, velge "Åpne" og navigere til dokumentets plassering.
Brukeren klikker på "Fil", velger "Ny" for å opprette et nytt dokument, og velger enten en tom eller foretrukket mal.
Trinn 2: Få tilgang til diktatfunksjonen
Skaperen navigerer deretter til "Hjem" -fanen i båndet øverst på Word grensesnitt. Forfatteren finner og klikker på "Diktat" -knappen i "Hjem" -fanen, vanligvis symbolisert med et mikrofonikon.
Brukeren må kanskje gi Microsoft Word tillatelse ved å klikke på "Dikter" -knappen for å få tilgang til mikrofonen hvis du blir bedt om det. Diktatfunksjonen aktiveres når tilgang er gitt, indikert ved at mikrofonikonet slås på eller endrer farge.
Brukeren er da klar til å begynne å snakke. Word vil transkribere de talte ordene til tekst i det aktive dokumentet, og effektivt bruke "Diktat" -funksjonen for tale-til-tekst-konvertering .
Trinn 3: Start diktering
Brukeren bør sørge for at de er i dokumentseksjonen der de ønsker å sette inn tekst for å starte diktering i Microsoft Word. Forfatteren er i stand til å begynne å snakke. Redaktøren bør snakke tydelig og i moderat tempo for optimal transkripsjonsnøyaktighet. Skapere vil se sine talte ord konvertert til tekst i sanntid i det Word dokumentet som de dikterer. Forfatteren bør snakke mens han overvåker skjermen for å sikre nøyaktig fangst av diktatet. Brukere bør klikke på mikrofonikonet igjen for å pause eller stoppe diktering.
Trinn 4: Begynn å snakke
Brukeren skal snakke tydelig og direkte inn i mikrofonen når du begynner å diktere i Microsoft Word. Det er viktig å formulere ord tydelig og opprettholde et naturlig og jevnt tempo.
Skaperen bør sikte på å uttale ord som de vanligvis ville gjort i en samtale for å sikre at dikteringsverktøyet fanger talen nøyaktig. Brukeren bør unngå bakgrunnsstøy og minimere forstyrrelser for optimale resultater.
De bør også inkludere naturlige pauser mens de snakker, spesielt på slutten av setninger eller når du går mellom tanker. Dette hjelper dikteringsverktøyet med å identifisere setningsgrenser nøyaktig og forbedrer den generelle klarheten til den transkriberte teksten.
Trinn 5: Rediger teksten
Brukeren bør gjennomgå den transkriberte teksten for nøyaktighet etter å ha fullført diktering i Microsoft Word. Forfatteren bør navigere i dokumentet ved hjelp av tastaturet eller musen for å finne områder som krever redigering.
Skaperen kan bare klikke på stedet i teksten og gjøre de nødvendige endringene ved å skrive for å rette opp eventuelle feil.
Brukeren kan aktivere diktatet i Outlook-funksjonen på nytt og si rettelsene hvis ytterligere diktering er nødvendig for å legge til eller erstatte tekst. Redigeringsprogrammet bør bruke standard Word redigeringsverktøy som "Finn og erstatt", tekstformatering og avsnittsjustering for større tekstseksjoner eller formateringsformål.
Trinn 6: Lagre dokumentet
Brukeren bør lagre dokumentet for å bevare sitt arbeid etter å ha fullført diktat og gjort nødvendige endringer. Skaperen skal klikke på "Fil" -fanen i øvre venstre hjørne av Microsoft Word. Forfatteren bør velge "Lagre som" fra rullegardinmenyen hvis du lagrer dokumentet for første gang, eller bare "Lagre" hvis det er et eksisterende dokument.
Brukeren bør velge ønsket plassering for å lagre dokumentet, for eksempel på datamaskinens harde Drive, en tilkoblet ekstern enhet eller en skylagringstjeneste.
Redaktøren skal skrive inn et passende navn for dokumentet i feltet "Filnavn". Brukeren velger det foretrukne filformatet fra rullegardinmenyen "Lagre som type" etter å ha navngitt dokumentet og klikker deretter "Lagre".
Hva er diktat i Microsoft Word?
Diktering i Microsoft Word er en innebygd funksjon som lar brukere konvertere talte ord til tekst. Denne funksjonaliteten gjør det mulig for skapere å lage dokumenter, skrive e-poster eller lage notater ved å snakke direkte inn i enhetens mikrofon, inkludert diktering for Gmail .
Mens brukeren snakker, lytter Word og transkriberer talen til dokumentet i sanntid. Denne funksjonen forbedrer produktiviteten og sparer tid ved å tilby et alternativ til tradisjonell skriving.
Dikteringen i Word funksjonen utnytter avansert talegjenkjenningsteknologi for å tolke og transkribere forskjellige språk og dialekter nøyaktig. Det er nyttig for forfattere som kan ha problemer med å skrive eller foretrekker en håndfri metode for tekstinntasting.
Verktøyet støtter også kommandoer for tegnsetting, formatering og redigering, slik at brukerne kan kontrollere strukturen og utformingen av dokumentet ved hjelp av stemmen.
Hva er kravene for å bruke diktat i Word?
Brukere må oppfylle spesifikke krav for å sikre en jevn og effektiv opplevelse mens de bruker diktering i Microsoft Word. For det første må skaperen ha en pålitelig internettforbindelse, ettersom Words dikteringsfunksjon er avhengig av skybasert talegjenkjenning og behandlingstjenester.
For det andre trenger forfatteren en mikrofon av høy kvalitet, enten innebygd eller eksternt koblet til enheten, for å fange stemmen nøyaktig mens du bruker diktering i Word. Mikrofonen må være riktig konfigurert og testet for å sikre optimal lydinngang.
Brukerens enhet må ha en kompatibel versjon av Microsoft Word installert, da dikteringsfunksjonen er tilgjengelig i de nyeste versjonene av Word som en del av Microsoft 365 abonnementer eller Office 2016. Operativsystemet bør også være oppdatert for å støtte dikteringsfunksjonaliteten fullt ut.
Skaperen bør være stille for å minimere bakgrunnsstøy, noe som ikke påvirker talegjenkjenningsnøyaktigheten. Å snakke tydelig og i moderat tempo anbefales for de beste transkripsjonsresultatene.
Til slutt bør brukerne være oppmerksomme på språkbegrensningene, da dikteringsfunksjonen støtter bestemte språk og dialekter, så det er avgjørende å sikre de riktige språkinnstillingene for nøyaktig transkripsjon.
Hvordan forbedre dikteringsnøyaktigheten i Word?
Forbedring av dikteringsnøyaktigheten i Microsoft Word gjør det mulig for opprettere å strømlinjeforme arbeidsflyten og opprette dokumenter mer effektivt. Brukeren bør ta proaktive skritt for å oppnå det høyeste nøyaktighetsnivået og optimalisere dikteringsmiljøet og deres interaksjon med verktøyet.
1 Bruk en mikrofon av høy kvalitet
Å bruke en mikrofon av høy kvalitet forbedrer dikteringsnøyaktigheten betydelig i Word. Brukeren bør investere i en mikrofon med støyreduksjonsfunksjoner for å redusere bakgrunnsforstyrrelser.
En mikrofon med tydelig frekvensrespons fanger forfatterens stemme nøyaktig. Regelmessig testing av mikrofonens ytelse i enhetsinnstillingene bidrar til å opprettholde konsistent dikteringskvalitet.
Valg av mikrofon med mulighet for retningsopptak minimerer bakgrunnsstøy for brukere som ofte dikterer i Microsoft Word i varierende miljøer, med fokus på brukerens tale og forbedring av den generelle dikteringsopplevelsen i Microsoft Word.
2 Snakk tydelig og naturlig
Skaperen bør fokusere på å snakke tydelig og naturlig for å forbedre diktatnøyaktigheten i Word. Å artikulere ord tydelig uten å skynde seg sikrer at dikteringsverktøyet nøyaktig fanger hver Word. Å opprettholde et jevnt samtaletempo hjelper talegjenkjenningen med å behandle tale effektivt.
Brukeren bør unngå uvanlige pauser og fyllord, noe som vil forvirre transkripsjonsprosessen. Å uttale ord riktig, spesielt i teknisk eller ukjent ordforråd, er avgjørende for presis transkripsjon .
Innlemming av naturlige bøyninger og tone hjelper talegjenkjenningsteknologien med å tolke talekonteksten og nyansene. Forfatteren trener dikteringsverktøyet til å gjenkjenne stemmemønstrene sine ved konsekvent å praktisere klar og naturlig tale, og forbedre nøyaktigheten over tid.
3 Minimer bakgrunnsstøy
Brukeren bør minimere bakgrunnsstøy for å optimalisere dikteringsnøyaktigheten i Word. Gjennomføring av diktering i et stille, lukket rom forhindrer at eksterne lyder forstyrrer stemmegjenkjenning.
Skaperen bør vurdere å bruke støyreduserende mikrofoner eller hodetelefoner for å isolere stemmen sin fra omgivelsesstøy ytterligere. Å lukke Windows, slå av eller bevege seg bort fra støyende apparater, og unngå områder med samtaler eller musikk er effektive strategier for å redusere bakgrunnsforstyrrelser.
Brukeren bør velge innstillinger eller miljøer med minimal bakgrunnsaktivitet når han bruker mobile enheter. Forfatteren sørger for at mikrofonen fanger talen sin nettopp ved å skape et rolig diktatmiljø, forbedre transkripsjonsnøyaktigheten i Word.
4 Hold mikrofonen på optimal avstand
Brukeren bør holde mikrofonen på en optimal avstand for å maksimere dikteringsnøyaktigheten i Word. Plassering av mikrofonen omtrent to inches unna munnen oppnår en balanse mellom klarhet og unngå pustende forvrengninger. Brukeren bør sørge for at mikrofonen er rett foran dem for å fange stemmen i stedet for fra en vinkel.
Regelmessig kontroll av mikrofonens posisjon og justering av den om nødvendig under dikteringsøkter opprettholder konsistent lydkvalitet. Bruk av mikrofonstativ eller arm bidrar til å holde mikrofonen stødig og på riktig avstand.
Brukeren sikrer tydelig taleinngang ved å holde mikrofonen på optimal avstand, noe som fører til mer nøyaktig transkripsjon i Word.
5 bruke enkle språk- og setningsstrukturer
Brukeren bør bruke enkle språk- og setningsstrukturer for å forbedre dikteringsnøyaktigheten i Word. Å velge enkelt ordforråd og unngå kompleks sjargong eller slang sikrer bedre anerkjennelse av dikteringsprogramvaren. Brukeren bør konstruere korte, konsise setninger for å redusere sannsynligheten for transkripsjonsfeil.
Å holde seg til en klar og direkte talestil hjelper dikteringsverktøyet med å behandle tale mer effektivt. Skaperen bør stoppe litt mellom setninger for å gi programvaren klare signaler for setningsgrenser. Brukeren muliggjør jevnere tale-til-tekst-konvertering ved å forenkle språk- og setningskonstruksjon, noe som fører til mer nøyaktige og sammenhengende dikteringsresultater i Word.
6 Korriger feil manuelt etter behov
Brukeren bør manuelt korrigere feil etter behov for å sikre høyeste nøyaktighet i diktering i Word. Forfatteren bør gjennomgå den transkriberte teksten etter diktering, for å identifisere og rette opp eventuelle unøyaktigheter.
Redigering av feil bidrar raskt til å opprettholde dokumentets klarhet og integritet. Skaperen trener også dikteringsprogramvaren ved å gjøre rettelser, ettersom noen programmer lærer av brukerinteraksjoner for å forbedre fremtidig transkripsjonsnøyaktighet.
Bruk av hurtigtaster eller talekommandoer for redigering fremskynder korrigeringsprosessen. Brukeren forbedrer det gjeldende dokumentets kvalitet og bidrar til å forbedre dikteringsverktøyets ytelse over tid ved å korrigere den manuelle feilen.
Transkriptor: Oppnå nøyaktighet utover Microsoft Word diktat
Microsoft Word Dictation leverer kanskje ikke alltid nøyaktighetsnivået som trengs for komplekse transkripsjonsoppgaver, samtidig som det gir en praktisk funksjon for å transformere tale til tekst direkte i dokumenter. For brukere som søker mer presise og pålitelige resultater, skiller Transkriptor seg ut som et overlegent alternativ.
Transkriptor skiller seg ut ved å la brukerne laste opp lydopptakene sine direkte til plattformen eller ta opp på selve plattformen, og imøtekomme et bredt spekter av transkripsjonsbehov. For forskere, fagfolk og alle som trenger pålitelige transkripsjonstjenester, leverer Transkriptor transkripsjoner som ikke bare er raske, men også bemerkelsesverdig nøyaktige. Dette gjør det til et ideelt valg for de som trenger transkripsjoner av høyeste kvalitet, og overgår det som er oppnåelig gjennom Microsoft Word Dictation alene. Prøv det gratis!
