Outlook पर वॉयस-टू-टेक्स्ट एक ऐसी सुविधा है जो वाक् पहचान तकनीक का उपयोग करती है और ध्वनि टाइपिंग को सक्षम बनाती है। यह विभिन्न लाभ प्रदान करता है, जैसे बहुभाषी समर्थन, मेल कमांड और कई तत्वों के लिए कमांड।
यह समझने के लिए कि Outlook पर वॉयस-टू-टेक्स्ट का उपयोग कैसे करें, आपको बस कुछ बुनियादी चरणों का पालन करने की आवश्यकता है। इस गाइड में, आप Microsoft Outlook में श्रुतलेख को सक्षम करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका का पता लगाएंगे। साथ ही, पता करें कि Transkriptor जैसे टूल उन्नत ईमेल ट्रांसक्रिप्शन को कैसे आसान बनाते हैं।
What Is Voice-to-Text on Outlook?
Outlook में वॉयस टाइपिंग Azure स्पीच सेवाओं द्वारा संचालित ऑनलाइन वाक् पहचान का उपयोग करती है। Statista के एक सर्वेक्षण के अनुसार, अधिकांश उम्मीद करते हैं कि भाषण मान्यता सही प्रतिलेखों की ओर वृद्धिशील रूप से विकसित होगी।
Overview of the Feature
आपको केवल एक इंटरनेट कनेक्शन, एक माइक्रोफ़ोन और टेक्स्ट बॉक्स में एक कर्सर की आवश्यकता होती है Outlook में वॉयस टाइपिंग का उपयोग करें। यह आपको वॉयस टाइपिंग भाषा का उपयोग करने की सुविधा भी देता है, जो आपके द्वारा चुने गए भाषा से अलग Windows । आप ध्वनि लेखन भाषाओं को स्विच करने के लिए अपनी इनपुट भाषा बदल सकते हैं।
Speech-to-Text Integration in Outlook
डिक्टेशन सुविधा आपको Office में सामग्री बनाने के लिए वाक्-से-पाठ का उपयोग करने देती है. यह ईमेल का मसौदा तैयार करने, उत्तर भेजने और टोन को पकड़ने का एक त्वरित और आसान तरीका है। यह सुविधा न्यू Outlook, क्लासिक Outlook, Outlook फॉर Mac और वेब पर उपलब्ध है।
Accessibility Benefits
वॉयस टाइपिंग के लिए Outlook में कई एक्सेसिबिलिटी फीचर्स हैं। पहुँच क्षमता परीक्षक के साथ, आप अपना ईमेल संदेश लिखते समय पहुँच क्षमता समस्याओं का समाधान कर सकते हैं. आप छवियों में वैकल्पिक पाठ जोड़ सकते हैं ताकि स्क्रीन रीडर का उपयोग करने वाले लोग सुन सकें कि छवि क्या है।
How to Enable Voice-to-Text in Outlook
Outlook में वॉयस-टू-टेक्स्ट बोले गए शब्दों को टेक्स्ट में परिवर्तित करके ईमेल ड्राफ्टिंग को सरल बनाता है। इस सुविधा का उपयोग शुरू करने के लिए, संगतता सुनिश्चित करें और अपनी माइक्रोफ़ोन और भाषा सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें। आप इस समय बचाने वाले टूल को सक्षम और अधिकतम करने के लिए इन सरल चरणों का पालन कर सकते हैं:
- संगतता की जाँच करें: सुनिश्चित करें कि आप एक Microsoft 365 ग्राहक हैं, और अपनी बोली जाने वाली भाषा, माइक्रोफ़ोन और ऑटो विराम चिह्न को Outlook सेटिंग में सेट करें।
- श्रुतलेख सक्रिय करें: "डिक्टेट करें" पर क्लिक करें, ALT +' का उपयोग करें, या Windows डिक्टेशन टूल के लिए Windows + H दबाएं।
- माइक्रोफ़ोन एक्सेस सेट करें: गोपनीयता और सुरक्षा सेटिंग्स में माइक्रोफ़ोन अनुमतियाँ सक्षम करें।
- भाषा और आदेश कॉन्फ़िगर करें: एक भाषा चुनें और उपलब्ध आदेशों की जांच करें; पूर्वावलोकन भाषाओं के लिए नोट सीमाएँ.
Step 1: Check Compatibility
श्रुतलेख सुविधा केवल Microsoft 365 ग्राहकों के लिए उपलब्ध है। Outlook में डिक्टेशन सेटिंग्स को सक्षम करने के लिए, उपलब्ध सेटिंग्स देखने के लिए गियर आइकन पर क्लिक करें। बोली जाने वाली भाषा के लिए, आप ड्रॉप-डाउन में भाषाएं देख और बदल सकते हैं. इसके बाद, आप अपना माइक्रोफ़ोन देख और बदल सकते हैं।
Step 2: Activate Dictation
आप टूलबार में "डिक्टेट करें" बटन पर क्लिक करके डिक्टेशन फीचर को सक्रिय कर सकते हैं। नए Outlook संस्करण में, कुंजीपटल शॉर्टकट ALT +' का उपयोग करें या डिक्टेशन फिर से शुरू करने के लिए रिबन में माइक चिह्न दबाएँ.
ऐसी संभावना हो सकती है कि डिक्टेट बटन वर्तमान में Windows के लिए कुछ Outlook पूर्वावलोकन में उपलब्ध नहीं है। हालाँकि, आप अभी भी Windows श्रुतलेख उपकरण का उपयोग करके श्रुतलेख सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
Step 3: Set Up Microphone Access
Windows पर ऐप्स के साथ अपने माइक्रोफ़ोन का उपयोग करने के लिए, आपको गोपनीयता और सुरक्षा सेटिंग्स में कुछ अनुमतियां चालू करनी होंगी। ऐसा करने के लिए, प्रारंभ, सेटिंग्स और गोपनीयता और सुरक्षा पर जाएं। फिर, खोजें माइक्रोफ़ोन ऐप अनुमतियों के तहत और सुनिश्चित करें कि माइक्रोफ़ोन एक्सेस चालू है।
Step 4: Configure Language and Commands
आप प्रत्येक समर्थित भाषा में उपलब्ध आदेशों की सूची के लिए ड्रॉपडाउन सूची से किसी भाषा का चयन कर सकते हैं. कृपया ध्यान दें कि, अंग्रेजी भाषा के लिए, वर्तमान में केवल विराम चिह्न और प्रतीक, मुद्रा, गणित और इमोजी/चेहरे समर्थित हैं। समर्थित और पूर्वावलोकन भाषाएँ हैं।
Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook
Outlook में ध्वनि-से-पाठ भाषण को पाठ में बदलकर ईमेल निर्माण को अधिक कुशल बनाता है। आप सरल चरणों के साथ ईमेल को ड्राफ्ट, संपादित और हैंड्स-फ़्री भेज सकते हैं। Outlook पर वॉयस-टू-टेक्स्ट का उपयोग करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है:
Step 1: Open a New Email
Microsoft Outlook पर जाएं और एक नया ईमेल शुरू करें। संदेश के मुख्य भाग का चयन करें, संदेश टैब पर जाएँ और डिक्टेट का चयन करें. Mac के लिए Outlook में, एक नया ईमेल शुरू करें या उत्तर दें। इसके बाद, संदेश पर जाएं और फिर डिक्टेट करें। सुनिश्चित करें कि आपने माइक-सक्षम डिवाइस पर Microsoft 365 करने के लिए साइन इन किया हुआ है.
Step 2: Start Dictating
Mac का उपयोग करके, आप कीबोर्ड शॉर्टकट के साथ श्रुतलेख भी शुरू कर सकते हैं: ⌥ (विकल्प) + F1। वेब पर, संदेश टैब पर जाएं और डिक्टेट चुनें। इसके बाद, डिक्टेट बटन के चालू होने की प्रतीक्षा करें, सुनना शुरू करें, और स्क्रीन पर टेक्स्ट दिखाई देने के लिए बोलना शुरू करें।
Step 3: Use Voice Commands for Editing
केवल सामग्री बोलने के अलावा, आप विराम चिह्न जोड़ने और विशेष वर्ण दर्ज करने के लिए आदेश बोल सकते हैं। संपादन और स्वरूपण के लिए, आप ध्वनि आदेशों का उपयोग कर सकते हैं। कुछ सामान्य ध्वनि टिप्पणियों में शामिल हैं: हटाएं, हटाएं, अंतिम [1-100] शब्द/वाक्य हटाएं, स्थान डालें, और बैकस्पेस डालें।
Step 4: Review and Send
जब भी आप अलग-अलग एजेंडा और राय वाले अलग-अलग लोगों को एक साथ लाते हैं, तो आपको उन्हें पारदर्शी रूप से सहयोग करने का एक तरीका प्रदान करना चाहिए। केवल जब हर कोई सब कुछ होते हुए देख सकता है और इसे एक ही स्थान पर और उसी तरह समझ सकता है, तो ईमेल समीक्षा और अनुमोदन प्रक्रिया पारदर्शी, सुव्यवस्थित और प्रभावी होगी।
Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool
Outlook वॉयस-टू-टेक्स्ट टूल उत्पादकता और पहुंच बढ़ाने के लिए कई शक्तिशाली सुविधाएँ प्रदान करता है। Outlook वॉयस-टू-टेक्स्ट टूल की कुछ विशेषताएं यहां दी गई हैं:
Multilingual Support
शुरू करने से पहले, आपको उन भाषाओं की जांच करनी चाहिए जिनका आपका Windows संस्करण समर्थन करता है। Windows 11 में, समर्थित कुछ भाषाएँ हैं: बल्गेरियाई, चीनी, क्रोएशियाई, चेक, डेनिश, डच, अंग्रेजी, एस्टोनियाई, और बहुत कुछ। ध्वनि लेखन भाषाओं को स्विच करने के लिए, आपको अपनी इनपुट भाषा बदलनी होगी.
ऐसा करने के लिए, अपने टास्कबार के कोने में भाषा स्विचर का चयन करें। इसके बाद, दबाएं Windows लोगो कुंजी + स्पेसबार अपने कीबोर्ड पर। अंत में, टच कीबोर्ड के नीचे दाईं ओर भाषा स्विचर दबाएं।
Accessibility Options
Microsoft 365 ऐप्स को अपनी स्क्रीन पर चीजों को देखने के लिए आसान और अधिक आरामदायक बनाने के लिए। यदि स्क्रीन के रंग बहुत उज्ज्वल हैं, तो रात की रोशनी चालू करने का प्रयास करें। यह आपकी स्क्रीन के रंग तापमान को बदलता है, गर्म रंग दिखाता है जो आपकी आंखों पर आसान होते हैं। यदि आप कलरब्लाइंड (Cleveland Clinic के अनुसार रंग दृष्टि की कमी) से निपटते हैं, तो Windows पूर्व-डिज़ाइन किए गए रंग अंधापन फ़िल्टर के साथ आता है।
Integration with Microsoft Office Suite
Microsoft आपको विभिन्न कार्यालय उपकरणों का उपयोग करके अपने दस्तावेज़ों को निर्देशित करने देता है। आप Word दस्तावेज़, Outlook ईमेल और OneNote नोट्स डिक्टेट कर सकते हैं। Word में श्रुतलेख का उपयोग करने के लिए, एक नया या मौजूदा दस्तावेज़ खोलें और होम > डिक्टेट पर जाएं। डिक्टेट बटन चालू करें और बोलना शुरू करें। आप ड्राफ़्ट बनाने, नोट्स कैप्चर करने और टिप्पणियाँ करने के लिए OneNote में समान चरणों का पालन कर सकते हैं.
Using Transkriptor for Advanced Email Transcription
Transkriptor AI का उपयोग करता है और उच्च गुणवत्ता वाले ट्रांसक्रिप्शन का उत्पादन करता है। इसके अत्याधुनिक एल्गोरिदम बहुत समय और प्रयास बचा सकते हैं। उन्नत ईमेल ट्रांसक्रिप्शन के लिए Transkriptor का उपयोग करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है:
Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor
अपने फ़ोन या कंप्यूटर पर ध्वनि अनुप्रयोग का उपयोग करके ऑडियो रिकॉर्ड करें. एक बार ऐसा करने के बाद, अपने Gmail का उपयोग करके Transkriptor में साइन इन करें और डैशबोर्ड तक पहुंचें। फिर आपको "अपनी भाषा चुनें" पृष्ठ पर पुनः निर्देशित किया जाएगा।
आप खोज बार से 100+ उपलब्ध भाषाओं में से अपनी भाषा खोज सकते हैं। नेक्स्ट पर क्लिक करें, और अपनी आवाज अपलोड/रिकॉर्ड करें। आप अपनी आवाज को सीधे Transkriptor से रिकॉर्ड कर सकते हैं और इसे टेक्स्ट में बदल सकते हैं। दूसरे विकल्प के रूप में, आप लिप्यंतरण करने के लिए अपने स्थानीय डिवाइस से एक ऑडियो फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं।
Step 2: Generate Accurate Transcripts
एक बार फ़ाइल अपलोड हो जाने के बाद, Transkriptor प्रतिलेख उत्पन्न करेगा। आप संपादक पृष्ठ पर प्रतिलेख तक पहुंच सकते हैं। आप टास्कबार के बाईं ओर टेम्पलेट लाइब्रेरी पा सकते हैं। आप कुछ लिख सकते हैं या अल के लिए'स्पेस' और कमांड के लिए'/' दबा सकते हैं। स्पेस दबाएं और उसी टास्कबार पर "एक अच्छी तरह से स्वरूपित ईमेल बनाएं" टाइप करें।
Step 3: Edit and Format the Transcript
एक बार आपके पास एक ईमेल टेम्प्लेट होने के बाद, आप इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं। टास्कबार के बाईं ओर, आप ईमेल टेम्पलेट को प्रारूपित करने के लिए तीन-पंक्ति वाले आइकन पर क्लिक कर सकते हैं। आप हेडर, सूचियां, टू-डू सूचियां, उद्धरण या कोड का उपयोग कर सकते हैं। आप तीन-पंक्ति वाले आइकन के बगल में हाइपरलिंक आइकन पर क्लिक करके एक लिंक भी जोड़ सकते हैं।
Step 4: Copy and Paste into Outlook
ईमेल कॉपी करने के लिए उसी टास्कबार कॉलम पर "कॉपी" आइकन पर क्लिक करें। यदि आप और परिवर्तन करने के इच्छुक हैं, तो आप Transkriptor प्रदान की जाने वाली सुविधाओं का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं। सुधार करने के लिए आप "पूर्ववत करें" या "फिर से करें" पर क्लिक कर सकते हैं।
स्वरूपण को एन्हांस करने के लिए, आप पाठ को "बोल्ड," "रेखांकित" या "इटैलिकाइज़" कर सकते हैं. "डाउनलोड नोट" आइकन पर क्लिक करके, आप भविष्य में उपयोग के लिए इसे सहेजने के लिए ईमेल को Word या टेक्स्ट प्रारूप में डाउनलोड कर सकते हैं।
Step 5: Save Time with Batch Transcription
Transkriptor आपको एक साथ कई ऑडियो संदेशों को ट्रांसक्रिप्ट करने की अनुमति देता है। डैशबोर्ड पर जाएं, "ऑडियो या वीडियो फ़ाइल ट्रांसक्राइब करें" पर क्लिक करें और कई ऑडियो फ़ाइलें अपलोड करें।
यह MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, ओजीवी, एमपीजी, WMV, ओजीएम, OGG, एयू, WMA, AIFF सहित विभिन्न स्वरूपों का समर्थन करता है। ओजीए, AMR और MKV . आप उच्च ईमेल वॉल्यूम प्रबंधित करने के लिए ट्रांसक्रिप्शन उत्पन्न कर सकते हैं।
Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook
AbilityNet के अनुसार, आवाज पहचान कार्यक्रमों सहित मानक प्रौद्योगिकियां, डिस्लेक्सिया से पीड़ित लोगों की मदद कर सकती हैं। हालांकि, भाषण पहचान को अधिकतम करने के लिए उचित तकनीकों और उपकरणों का उपयोग करना आवश्यक है।
- स्पष्ट रूप से बोलें: धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से शब्दों का उच्चारण करें, और सुधार को ट्रैक करने के लिए खुद को रिकॉर्ड करें।
- उच्च गुणवत्ता वाले माइक्रोफ़ोन का उपयोग करें: आसपास के शोर को कम करने और स्पष्ट ऑडियो कैप्चर करने के लिए शोर-रद्द करने वाला माइक चुनें।
- आदेशों से परिचित हों: ईमेल भेजने, प्राप्तकर्ताओं को जोड़ने और विषयों को समायोजित करने जैसी त्वरित कार्रवाइयों के लिए ध्वनि आदेश जानें.
- Transkriptor के साथ मिलाएं : ऑडियो ट्रांसक्रिप्ट करने के लिए Transkriptor का उपयोग करें और स्वचालित रूप से Outlook के माध्यम से अच्छी तरह से स्वरूपित ईमेल भेजें।
Speak Clearly
धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें, प्रत्येक शब्द और ध्वनि का उच्चारण करें। वाक्यों के माध्यम से जल्दबाजी करने से बचें क्योंकि इससे आपका उच्चारण अस्पष्ट हो जाएगा। धीमा करने से आपको उत्पादित सही ध्वनियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है और आपके भाषण को अधिक स्पष्ट बनाता है। बोलने का अभ्यास करते समय आप खुद को रिकॉर्ड कर सकते हैं।
Use a High-Quality Microphone
एक शोर-रद्द करने वाले माइक्रोफ़ोन में दो या दो से अधिक माइक्रोफ़ोन होते हैं जो विभिन्न दिशाओं से ध्वनि कैप्चर करते हैं। प्राथमिक माइक्रोफ़ोन आमतौर पर आपके मुंह की ओर निर्देशित होता है। द्वितीयक माइक्रोफोन सभी दिशाओं से आसपास के शोर को उठाते हैं। कुछ डिजिटल एल्गोरिदम के साथ युग्मित, वे समीकरण से आसपास के शोर को "घटा" देते हैं, केवल आपकी आवाज छोड़ते हैं।
Familiarize Yourself with Commands
मेल कमांड में से कुछ जिनसे आपको परिचित होने की आवश्यकता है, वे हैं ईमेल भेजें, ईमेल भेजें -> हां, ईमेल भेजें -> रद्द करें,
Combine with Tools Like Transkriptor
Transkriptor का उपयोग करके, आप स्वचालित रूप से Outlook अटैचमेंट के रूप में नए ट्रांसक्रिप्शन भेज सकते हैं। एक बार Transkriptor में एक ट्रांसक्रिप्शन पूरा हो जाने के बाद, इसे स्वचालित रूप से Outlook के माध्यम से ईमेल अटैचमेंट के रूप में भेजा जाएगा। Transkriptor कई ऑडियो फाइलों को टेक्स्ट में ट्रांसक्रिप्ट कर सकते हैं और अच्छी तरह से फॉर्मेट किए गए ईमेल भी बना सकते हैं। यह समय बचाता है, जिससे आप कम समय में बल्क ईमेल बना सकते हैं।
Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor
Outlook पर वॉयस-टू-टेक्स्ट ने उन्नत वाक्-से-पाठ क्षमताओं को एकीकृत करके ईमेल प्रारूपण में क्रांति ला दी है। Transkriptor सटीक ट्रांसक्रिप्शन प्रदान करके Outlook ईमेल में वाक्-से-पाठ एकीकरण को बढ़ाता है। इसकी बैच ट्रांसक्रिप्शन सुविधा और स्वचालित ईमेल अटैचमेंट के लिए Outlook के साथ एकीकरण इसे एक अमूल्य उपकरण बनाता है। Transkriptor जैसी Outlook में ईमेल ट्रांसक्रिप्शन टूल का लाभ उठाकर, उपयोगकर्ता समय बचा सकते हैं, दक्षता बढ़ा सकते हैं और सटीकता बनाए रख सकते हैं।