אפליקציה לא תקנית עושה בדיוק את ההפך, ולכן חיוני לקבל החלטה SMART . מדריך זה עוזר לך לבחור את אפליקציית תקשורת הצוות הטובה ביותר במונחים של תכונות, שימושיות, מחיר ועוד. אז, ללא עיכובים נוספים, לחפור!
מהן האפליקציות הטובות ביותר לתקשורת צוות לשנת 2024?
אפליקציית תקשורת הצוות הטובה ביותר מפשטת את התקשורת הקבוצתית ומקלה על שיתוף פעולה במכשירים ניידים, ומשפרת את התקשורת בפגישות . בין אם מדובר בהעברת הודעות, שיתוף קבצים או התחלת שיחת וידאו מהירה, אפליקציות אלה הן חלופות יעילות עבור הודעות דואר אלקטרוני ופגישות.
תכונות עיקריות שיש לחפש ביישומי צוות
אפליקציות תקשורת צוות מבטלות פגישות מיותרות ומפחיתות עיכובים בתקשורת על-ידי חיבור מהיר של עובדים כדי לשתף רעיונות, לשתף פעולה ולהישאר ממוקדים במשימה, כולל פגישות אד הוק . זה, בתורו, קובע שקיפות בתוך הצוות ומייעל את זרימת העבודה. אז, הנה התכונות שיש לחפש באפליקציות אלה:
- ארגון: בדוק אם האפליקציה מארגנת תקשורת בשרשורים, ערוצים וקטגוריות אחרות זה מבטיח שלכולם יש גישה למידע הדרוש ויכולים לבדוק אותו בעתיד.
- ניהול משימות: מכיוון שאפליקציות אלה נחשבות לפלטפורמות שיתוף פעולה, הן חייבות לכלול תכונות מוכללות כדי להקצות משימות, לנטר משימות ולוודא שכולם מתואמים.
- שיתוף קבצים: בדוק אם הפלטפורמה תומכת בשיתוף כל סוג של קבצים ויש לה שטח אחסון בשפע הוא מאפשר לצוותים לשתף פעולה במסמכים בו-זמנית, ומבטל את הצורך בהודעות דואר אלקטרוני אינסופיות.
- העברת הודעות: כפי שהשם מרמז, האפליקציה צריכה לאפשר לצוותים לשוחח בצ'אט זה עם זה בזמן אמת ולשתף עדכונים חשובים כדי לעדכן את כולם.
- ועידות וידאו: ועידות וידאו עוזרות לצוותים להישאר מחוברים, במיוחד בעבודה מרחוק שיתוף מסכים ביישומי צוות הוא גם תוספת חיונית על-ידי שיתוף התוכן על המסך, באפשרותך להנחות את המשתתפים להסתכל על אותו מידע ולקבל שליטה רבה יותר על פגישות.
כלי תקשורת מובילים עבור צוותים קטנים וגדולים
עכשיו שאתה מבין מה הופך אפליקציה נהדרת לתקשורת צוות, הגיע הזמן לבחור אחת. ישנם רבים בשוק, אבל אלה הם הטובים ביותר:
Transkriptor
Transkriptor, עם תכונת ההקלטה שלו, הוא פתרון רב-תכליתי לתקשורת עם הצוות שלך באמצעות הודעות וידאו. בלחיצה אחת, הקלט הודעת וידאו בטלפון החכם/מחשב הנייד שלך, קבל קישור הניתן לשיתוף ושלח אותו לחברי הצוות שלך. כנ"ל לגבי תכונת הקלטת המסך שלו, והחלק הטוב ביותר הוא שהרזולוציה נשארת שלמה.
מלבד זאת, הפלטפורמה מאפשרת לך ליצור סביבות עבודה ותיקיות לארגון הקלטות הווידאו שלך. שמור את ההקלטות שלך בתיקיות שונות בהתבסס על הפרוייקט, הקטגוריה והנושא כדי שיהיו נגישות בקלות. אתה יכול לשתף פעולה עם חברי הצוות שלך בהקלטה על המסך כדי שיוכלו לגשת אליה בכל עת. ברגע שיש לך את ההקלטה, אתה יכול לתמלל אותה במדויק בכל שפה שתרצה לנגישות ושיתוף פעולה טובים יותר.
Slack
Slack, שפותחה על ידי Slack טכנולוגיות, מיועדת לתקשורת ארגונית ומקצועית. הוא מספק למשתמשים ערוצים ציבוריים לניהול שיחות ללא הודעות טקסט קבוצתיות באפליקציות להעברת הודעות או בדוא"ל. ישנם גם ערוצים פרטיים שבהם משתמשים יכולים לנהל צ'אטים אישיים עם מישהו. משתמשים יכולים גם לשלוח קבצים, לנהל שיחות שמע ווידאו ולשתף את המסכים שלהם עם אחרים.
Microsoft Teams
Microsoft היא סביבת עבודה מאובטחת המאפשרת לך ולצוות שלך לשוחח בצ'אט, לראות אזכורים, סימוני 'אהבתי' ולערוך קבצים. זוהי פלטפורמה נהדרת לשיתוף פעולה בצוות המציעה התאמות אישיות באמצעות הוספת אתרי אינטרנט, הערות ואפליקציות. מלבד זאת, באפשרותך לקיים פגישה עם הצוות ולשתף מסכים כדי לעדכן את כולם. החלק הטוב ביותר הוא שאינך זקוק לחשבון Teams כדי להצטרף לפגישה בפלטפורמה.
Zoom
Zoom היא תוכנת ועידות וידאו פופולרית עם אפשרויות להעברת הודעות בזמן אמת, ועידות וידאו, שיתוף מסכים ועוד. תכונות אלה, יחד עם היכולת להוסיף עד 1000 משתתפים, הפכו אותה לתוכנת שיתוף פעולה פופולרית בשנים האחרונות.
כיצד אפליקציות תקשורת צוות מגבירות את הפרודוקטיביות?
היתרונות של אפליקציית תקשורת צוות מובנים מאליהם מכיוון שהיא מייעלת את התקשורת ושיתוף הפעולה ומגבירה את מעורבות העובדים. הדבר עלול לגרום לכך שהפרודוקטיביות הארגונית תגיע לגבהים חדשים, במיוחד בעת שימוש באפליקציות שיתוף פעולה עבור עורכי דין . למידע נוסף על כך:
שיפור זרימת העבודה באמצעות העברת הודעות בזמן אמת
אפליקציות צוות עם תכונות כגון הקלטה קולית, העברת הודעות בזמן אמת וניהול משימות מעודדות שיתוף פעולה ותקשורת. אלו הם הבסיס לסביבת עבודה מוצלחת ולהצלחה ארגונית כוללת בדרכים הבאות:
תקשורת יעילה: חברי הצוות יכולים לתקשר זה עם זה במהירות וביעילות במקום לשלוח דואר אלקטרוני או לבצע שיחת טלפון. כמו כן, ניתן לשוחח עם מספר אנשים בו זמנית, וזה מועיל בעת סיעור מוחות רעיונות לפרויקט. בכך זה עוזר לשפר את יעילות התקשורת ומבסס שקיפות בתוך הצוות.
ניהול משימות משופר: אפליקציות להעברת הודעות מאפשרות גם ניהול משימות טוב יותר. לדוגמה, באפשרותך ליצור ולשתף רשימת משימות לביצוע עם אחרים, לעקוב אחר תאריכי יעד ולארגן את הקבצים הדרושים.
שיתוף פעולה קל: ארגונים אימצו אפליקציות אלה כדי להבטיח שיתוף פעולה יעיל בין חברי הצוות. עם תכונות כגון חדרי צ'אט קבוצתיים, שיתוף קבצים ושילוב עם פלטפורמות של צד שלישי, לאפליקציות אלה יש מספיק משאבים כדי לשמור על סנכרון בין צוותים בזמן שהם עובדים על פרויקטים מרחוק.
שילוב כלי תקשורת עם פלטפורמות לניהול משימות
שילוב כלי תקשורת עם פלטפורמות לניהול משימות יכול להגדיל עוד יותר את הפרודוקטיביות הארגונית הכוללת. Transkriptor היא אחת הפלטפורמות העשירות בתכונות מבחינה זו. זוהי תוכנת הקלטה רב-תכליתית המקליטה את המצלמה, המסך או שניהם בו זמנית.
במהלך הפגישה המרוחקת שלך, תוכל להפעיל את מקליט המסך Transkriptor Chrome לצוותים ולשמור את הפגישה כהקלטת וידאו. אתה יכול לשמור את ההקלטה בחשבון הענן שלך ולבדוק מה נאמר בפגישה מאוחר יותר. באפשרותך גם לשתף את הקישור עם החברים שלא נכחו בפגישה לצורך עדכון מהיר.
Transkriptor שמיש גם כמקליט קול. פשוט בחר באפשרות קול בלבד והקליט כל קול כהודעת שמע הניתנת לשיתוף. אבל זה לא זה. הוא מתמלל ואף מסכם באופן אוטומטי את ההקלטות, מה שמקל על החברים לסקור את המידע החשוב שנדון במהלך הפגישות.
אילו אפליקציות מציעות את התכונות הטובות ביותר של הודעות וידאו ושיתוף מסך?
כאשר הם נעשים נכון, העברת הודעות וידאו ושיתוף מסכים מאפשרים לך לשתף פעולה מרחוק במסמכים, מוצרי הדגמה ועוד. עם זאת, אפליקציה לא תקנית יכולה להחמיר את המצב, ולכן בחירת תוכנת שיתוף המסכים הטובה ביותר חשובה.
האפליקציות הטובות ביותר להודעות וידאו לשיתוף פעולה בצוות
אפליקציית שיתוף הפעולה הטובה ביותר לשיתוף מסכים והקלטת מסך מקוונת חייבת להציע שילוב של ממשק אינטואיטיבי, יכולות שיתוף מסך והודעות וידאו באיכות גבוהה ותאימות בין פלטפורמות מרובות. האפליקציות הבאות עושות את כולן:
Slack
Slack היא גם פלטפורמת שיתוף פעולה מקיפה המאפשרת לך לשתף הודעות וידאו עם הצוות שלך. פשוט לחצו על הקלט, אמרו את המסר שאתם רוצים להעביר ושתפו. זהו! מלבד זאת, תכונות כמו ערוצים ציבוריים ופרטיים, שיחות וידאו ושמע ואחרות יוצרות שקיפות ולכידות בתוך הצוות. עם זאת, חסרה לו תכונה לארגון הודעות הווידאו שלך, כך שהוא עלול ללכת לאיבוד אלא אם שמרת עותק.
Zoom
Zoom היא אפליקציית ועידות וידאו לסמינרים מקוונים, פגישות מכירה והדגמות. החלק הטוב ביותר הוא שזה מאפשר 1000+ משתתפים ויכול להמשיך גם ברשתות קטועות. עם זאת, משתמשים מתחו ביקורת על הפלטפורמה על נוהלי האבטחה שלה ותקלות רשת, כגון בעיות רשת, פיגורים ואיכות אודיו/וידאו ירודה.
כלים לשיתוף מסך יעיל ב- Teams
קל לצלם הקלטות אודיו, וידאו ומסך מעולות כשיש לך אפליקציית שיתוף פעולה מקוונת מצוינת להקלטת מסך בארגז הכלים שלך. הנה כמה מהאפליקציות הטובות ביותר שתוכל לנסות:
Transkriptor
יש Transkriptor יישום אינטרנט ותוסף Chrome Edge שניתן לגשת אליו בקלות מסרגל הכלים של הדפדפן. הידידותיות למשתמש, האמינות והיעילות שלה, מה שהופך אותה לאחת מאפליקציות התמלול המובילות עם תכונות הקלטה. בלחיצה אחת על התוסף, הוא מתחיל ללכוד את המסך שלך ומפיק הקלטות באיכות גבוהה בכל פעם. אתה יכול לערוך את הקלטות הווידאו באמצעות כלי העריכה המובנים של האפליקציה כדי ליצור סרטון מקצועי.
וכפי שצוין קודם לכן, אתה יכול לשלוח את ההקלטות לצוות שלך בלחיצה אחת או לתמלל את השמע עם תכונות התמלול שלו.
ScreenPal
ScreenPal היא פלטפורמה נוספת עם תכונת הקלטת מסך Chrome המאפשרת לך ליצור ולשתף סרטונים באיכות גבוהה. בין אם זה המסך, קריינות שמע או מצלמה, הוא מקליט הכל בחלון הדפדפן, בכרטיסייה או במצב מסך מלא. יש לו כלים נדרשים כדי לשפר את ההקלטות שלך או להסיר רקעים של ההקלטות. עם זאת, ממשק המשתמש אינו אינטואיטיבי בהשוואה לאחרים, ומשתמשים דיווחו על בעיות איכות.
קליק-אפ
ClickUp היא בחירה מצוינת עבור מישהו שצריך כלי הקלטת מסך באיכות מקצועית. הוא מציע שפע של תכונות ואפשרויות שיתוף מאובטחות, הסיבה לכך שמשתמשים רבים מעדיפים להשתמש בו כדי להגביר את יעילותם. עם זאת, יש לו עקומת למידה תלולה יותר מרוב הפלטפורמות שם בחוץ.
מדוע לבחור אפליקציות עם הקלטה קולית בתקשורת צוות?
אפליקציות הקלטה קולית יכולות לטפח תקשורת צוות בכמה דרכים, בין אם זה במונחים של גמישות, חיסכון בזמן, הקלה על שיתוף פעולה ועוד. אלה מפורטים כדלקמן:
- משפר את התקשורת: שימוש בהקלטות קוליות כדי לתקשר עם צוותים עוזר להבטיח שכולם מבינים את המסר ובכך למנוע אי הבנות כמו כן, הוא מבטיח שכולם יישארו מתואמים ומבטיח שיתוף פעולה יעיל.
- שמור רשומה: שמירת תיעוד של הפגישות עוזרת להבטיח שדיונים חשובים יאוחסנו וייבדקו מאוחר יותר עם אלה, משתמשים גם לא צריכים להשתתף בפגישה בזמן אמת.
- ספק גמישות: הערות קוליות מספקות למשתמשים את הגמישות להאזין ולהגיב, דבר שימושי במיוחד בהגדרות מרוחקות לדוגמה, אפשרות זו יכולה להיות שימושית אם אתה עובד על פרוייקט עם מישהו שגר באזור זמן אחר.
- נגישות: הקלטות קוליות מנגישות מידע מסוים לעובדים עם לקויות ראייה או קריאה הם יכולים פשוט להקשיב להודעה ולהגיב בהתאם.
- הדרכה וקליטת עובדים: במקום לשלוח דפי הוראות, שליחת הקלטות קוליות והוראות לעובדים החדשים עוזרת להם להבין טוב יותר ולהסתגל לתרבות.
מה עליך לקחת בחשבון בעת בחירת אפליקציית תקשורת צוות בשנת 2024?
בעת בחירת יישום תקשורת צוות, ההיבטים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון הם אבטחת נתונים, פרטיות וקלות שימוש. אלה מפורטים כדלקמן:
הבטחת אבטחת מידע ופרטיות
מכיוון שהאפליקציה מטפלת בתקשורת עסקית, הכלי חייב להבטיח את בטיחות המידע האישי והשיחות שלך. בידיעה שהשיחות מאובטחות, העובדים יכולים לשוחח בצ'אט בראש שקט. גם אם תמחק את היישום, תוכל לאחזר נתונים מהגיבוי שלו.
תכונת ההקלטה של Transkriptorנועדה לשמור על הווידאו, האודיו והקלטות אחרות שלך בטוחות ומאובטחות. אישורי ISO, SOC ו- GDPR מבטיחים שתוכל להקליט את המצלמה או המסך מבלי לדאוג לסכן את הנתונים שלך.
אפליקציות עם ממשקים ידידותיים למשתמש ואפשרויות אינטגרציה
כאשר לאפליקציה יש ממשק אינטואיטיבי, היא עוזרת לצוות שלך לבצע את העבודה תוך זמן קצר. אפליקציית תקשורת אינה ידידותית למשתמש אם היא דורשת ממך לקרוא מדריכים ארוכים כדי להבין את הממשק שלה. אתה אמור לקבל מושג כיצד להשתמש בו בעת פתיחת האפליקציה עצמה.
הדבר נכון גם לגבי Transkriptor, שכן תכונת ההקלטה שלו מאפשרת לך ליצור סרטונים מקצועיים ולנהל ולשתף אותם עם חברי הצוות שלך ללא כל טרחה. לפיכך, זהו כלי מושלם עבור עסקים, עובדים מרוחקים, יוצרי תוכן ומחנכים.
מסקנה
אפליקציות התקשורת הצוותית הטובות ביותר משתלבות בצורה חלקה בערכת הכלים של הארגון שלך כדי לשפר את התקשורת ולטפח אסטרטגיות שיתוף פעולה עבור מנהלים ופרודוקטיביות. אבל הכל מסתכם בקבלת ההחלטה הנכונה, ואנו מקווים שהמדריך עזר לך מבחינה זו. באפשרותך להגדיל עוד יותר את הפרודוקטיביות על-ידי שימוש Transkriptor עם אפליקציות התקשורת שלך. הקלט את המסך והפגישות שלך ותמלל אותם בכמה לחיצות. החלק הטוב ביותר הוא שאתה יכול להשתמש בו בחינם.
