Por ejemplo, AI herramientas de transcripción como Transkriptor pueden automatizar la conversión de grabaciones de reuniones en texto escrito. También pueden ayudarlo a resumir la reunión con elementos de acción y puntos clave. A continuación, puede compartirlos con alguien WHO no haya podido asistir a la sesión.
En esta guía, te guiaremos a través de las cinco estrategias clave que te ayudarán a ahorrar costes de reuniones y a llevar a cabo reuniones más eficientes:
1 Aproveche las herramientas de transcripción como Transkriptor para tomar notas de reuniones automatizadas
AI asistentes de reuniones, utilice un software de transcripción de llamadas para ayudarle a grabar reuniones en línea. También pueden transcribir audio con Evernote y videos y guardar las transcripciones para su uso posterior. En lugar de tomar notas manuales durante las reuniones en curso, AI herramientas de transcripción como Transkriptor pueden ayudarte a automatizar el proceso.
La herramienta de audio a texto puede grabar y transcribir palabras habladas a texto. Dado que no es necesario asignar un anotador manual a cada reunión, puede reducir el costo de la reunión con herramientas de transcripción precisas.
AI herramientas están transformando la comunicación en el lugar de trabajo y mejorando la productividad de las reuniones. Por ejemplo, este artículo de Forbes destaca cómo las herramientas de automatización están reduciendo el esfuerzo necesario para transcribir y resumir reuniones, mejorando la eficiencia y la colaboración del equipo.
Si sueles asistir o organizar reuniones en tu lugar de trabajo, aquí tienes dos herramientas de transcripción de AI populares.
Transkriptor
Transkriptor es una herramienta de transcripción de reuniones virtuales AI confiable y rica en funciones para Google Meet, MS Teams y Zoom. Puede conectar el calendario de Google Calendar y Outlook a Transkriptor para que el bot de reuniones pueda unirse automáticamente a las reuniones programadas.
Transkriptor también puede generar resúmenes de transcripciones de reuniones y elementos de acción para descargar o compartir con los miembros del equipo. Tiene una precisión del 99% y admite más de 100 idiomas de transcripción y traducción para satisfacer las necesidades de los equipos globales.
Otter.AI
Otter.AI es otra herramienta de audio a texto AI que puede grabar y transcribir reuniones de Zoom . OtterPilot pueden unirse a las reuniones en línea Zoom, Google Meeto Microsoft teams y convertir las palabras habladas en texto.
Si bien Otter.AI hace un trabajo decente transcribiendo reuniones, la precisión de la herramienta de voz a texto es solo del 85%. Esto significa que tendrá que dedicar mucho tiempo a editar el archivo transcrito.
Otra área de mejora de Otter.AI es que la herramienta AI para tomar notas se limita al inglés. Por lo tanto, es posible que no sea adecuado para usuarios multilingües.
2 Utilice las videoconferencias para reducir los gastos de viaje
Las videoconferencias se han convertido en la nueva normalidad en las empresas remotas e híbridas. Esto se debe a que ayudan a reducir la necesidad de viajes y otros gastos.
Las herramientas de videoconferencia pueden ayudarlo a programar y agregar rápidamente reuniones remotas a su calendario. Las herramientas de audio a texto también pueden reducir costos y permitir una programación flexible.
Zoom
Zoom es una popular aplicación de videoconferencia. Todo lo que necesita hacer es compartir el enlace de la reunión Zoom con los asistentes. Puede estar seguro de que todos pueden unirse a la llamada rápidamente.
Es altamente confiable y mantendrá su video incluso con una conexión a Internet débil. Zoom también ofrece una pizarra que llena rápidamente la pizarra virtual con notas adhesivas, imágenes y diagramas.
Microsoft teams
Microsoft teams ofrece algunas de las funciones de videoconferencia y ofertas de chat en equipo más sólidas del mercado. La función de pizarra es excelente: puede dibujar a mano alzada y el programa suavizará las cosas.
Esta función facilita la toma de notas y la creación de diagramas sobre la marcha. Guarda todo el chat de la reunión y se guarda en la aplicación de chat del equipo para que pueda guardarlo para futuras referencias.
Google Meet
Una de las mejores características de Google Meet es su profunda integración con las aplicaciones de Google Workspace. Si crea una reunión en el Google Calendar, recibirá un enlace de Meet, al que todos los asistentes pueden hacer clic para unirse.
Meet es una alternativa popular a Zoom que se ejecuta en un navegador, no en una aplicación, lo cual es una ventaja. Los subtítulos funcionan bien en inglés, pero Meet no puede detectar cuándo los participantes hablan otros idiomas.
3 Implemente reuniones más cortas y eficientes con agendas estructuradas
Las reuniones son la columna vertebral de la colaboración eficaz, pero las reuniones más largas e ineficientes pueden suponer una pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo; considere la etiqueta adecuada para reuniones virtuales para minimizar las interrupciones. Ahí es donde entra en escena una agenda de reuniones bien elaborada. Te permite establecer expectativas claras para el equipo. Incluso puede acortar la duración de la reunión centrándose solo en las discusiones esenciales.
La comprensión de los participantes de lo que discutirán en la reunión permite una mejor preparación. También elimina el tiempo dedicado a discusiones improductivas. Las agendas bien estructuradas te ayudan a lograr el equilibrio perfecto entre flexibilidad y estructura. Estos son algunos de los consejos para implementar reuniones más cortas y eficientes:
- Utilizar agendas preestablecidas: Una agenda de reunión preestablecida actuará como un plan Con este plan, su reunión podría completarse a tiempo y en la dirección correcta Una agenda bien pensada debe proporcionar una visión general de los puntos de discusión Establece un cronograma para cada tema con el fin de evitar la saturación.
- Asigne límites de tiempo para cada punto de discusión: Debe definir las horas de inicio y finalización de la reunión y asignar un límite de tiempo a cada tema Una agenda de reunión bien elaborada debe respetar el tiempo de los participantes y ayudar a mantener la concentración de principio a fin.
- Cumpla con el horario para evitar sobrecostos: Recuerde que los excesos son el enemigo de la participación en una reunión abarrotada Asegúrate de que todo sea conciso Si bien puede ser tentador continuar discutiendo un tema interesante, es esencial ceñirse al horario para reducir los costos de las reuniones y ahorrar tiempo.
4 Reducir el número de asistentes para ahorrar tiempo y recursos
Debes evitar hacer perder el tiempo a los miembros del equipo metiéndolos en reuniones a las que no necesitan asistir. Demasiados participantes hacen que las discusiones sean más desafiantes.
Como regla general, es mejor invitar a los participantes cuya aportación sea necesaria para lograr los objetivos. Menos participantes significa que el anfitrión tendrá que perder menos tiempo en la coordinación y habrá menos interrupciones.
Reducir el número de asistentes a la reunión también ayudará a los principales responsables de la toma de decisiones a centrarse en las tareas de alta prioridad y a mantenerse centrados en los temas o preguntas relevantes.
- Invite solo a las partes interesadas esenciales: Una forma de reducir el número de asistentes a la reunión es invitar solo a las partes interesadas esenciales Incluye a los responsables de la toma de decisiones vitales, a los colaboradores o a cualquier otra persona WHO afecte al resultado de la reunión.
- Utilice un resumen de la reunión para actualizar a los no asistentes: Puede compartir el resumen de la reunión con ellos incluso si no está invitando a todos a la reunión Garantizará que todos tengan acceso a información y debates críticos.
AI características de resumen de Transkriptor puede generar automáticamente un resumen de la reunión. Incluirá información práctica y puntos clave de la transcripción de la reunión. Puede compartir el resumen con cualquier persona WHO no haya podido asistir a la reunión para que pueda mantenerse informado.
5 Utilizar herramientas de gestión de tareas y proyectos para el seguimiento
El seguimiento es una de las mejores maneras de hacer que una reunión valga la pena. El software de gestión de tareas y proyectos, como Asana, Trelloy monday.com , puede ayudarte a agilizar la asignación de tareas y realizar un seguimiento del progreso, reduciendo la necesidad de hacer un seguimiento manual de los asistentes.
El uso de las herramientas de gestión de tareas y proyectos también mejora la rendición de cuentas. Garantiza que todos completen los elementos de acción asignados sin más reuniones. Estos son algunos de los software de gestión de tareas y proyectos gratuitos y de pago para reducir los costos de las reuniones relacionados con el seguimiento:
Asana
Asana es un moderno software de gestión de proyectos que admite múltiples estilos de gestión de proyectos. Le brinda un control total sobre cómo visualiza y organiza el trabajo. También puede encontrar muchas funciones integradas que facilitan la colaboración.
Por ejemplo, le permite asignar tareas a personas mediante una interfaz intuitiva y bien diseñada. La mensajería directa en la aplicación le permite adjuntar archivos, etiquetar otros proyectos y grabar mensajes de video.
Trello
Trello ofrece una forma visual sencilla de organizar proyectos utilizando tableros Kanban. Es fácil de usar y no tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Gracias a la sencilla interfaz de arrastrar y soltar, usted y su equipo pueden utilizar la herramienta de forma eficiente.
Las tarjetas o tareas incluyen fechas de vencimiento, archivos adjuntos, imágenes, comentarios, campos personalizados y listas de comprobación. Una vez que los miembros del equipo completen las tareas, pueden arrastrar las tarjetas a la lista correspondiente.
monday.com
monday.com es otra aplicación de gestión de proyectos que te permite visualizar todos los proyectos en un solo lugar. Es altamente personalizable y le ayuda a agregar datos y métricas en una interfaz visualmente atractiva.
Si bien monday.com ofrece muchas opciones de personalización, algunas de las funciones y vistas avanzadas solo están disponibles en niveles de precios más altos.
Conclusión
Las reuniones son como talleres donde los miembros del equipo pueden reunirse para dar forma a las mejores ideas utilizando estrategias de colaboración para gerentes . Sin embargo, programar y organizar reuniones requiere mucho tiempo y recursos. Las empresas deben organizar bien las reuniones para garantizar que se mantengan sus beneficios y considerar los beneficios del SEO de los servicios de transcripción para la visibilidad en línea.
Afortunadamente, muchas herramientas AI pueden automatizar tareas tediosas y que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, los desarrolladores pueden transcribir reuniones mediante herramientas de voz a texto. También pueden utilizar herramientas de videoconferencia populares como Zoom o Google Meet para programar y organizar reuniones remotas.
En lugar de pedirle a un asistente que tome las actas de la reunión, puede agregar herramientas de AI confiables como software de transcripción automática . Por ejemplo, Transkriptor puede convertir la voz en texto y proporcionar notas de reuniones automatizadas para reducir costos. Estas herramientas AI ayudarán a reducir los costos de las reuniones y harán que cada sesión valga la pena.
