Μια εφαρμογή κατώτερης ποιότητας κάνει ακριβώς το αντίθετο, επομένως είναι σημαντικό να λάβετε μια SMART απόφαση. Αυτός ο οδηγός σάς βοηθά να επιλέξετε την καλύτερη εφαρμογή επικοινωνίας ομάδας όσον αφορά τις δυνατότητες, τη χρηστικότητα, την τιμή και άλλα. Έτσι, χωρίς άλλη καθυστέρηση, σκάψτε!
Ποιες είναι οι καλύτερες εφαρμογές ομαδικής επικοινωνίας για το 2024;
Η καλύτερη εφαρμογή ομαδικής επικοινωνίας απλοποιεί την ομαδική επικοινωνία και διευκολύνει τη συνεργασία σε κινητές συσκευές. Είτε πρόκειται για ανταλλαγή μηνυμάτων, κοινή χρήση αρχείων ή έναρξη μιας γρήγορης βιντεοκλήσης, αυτές οι εφαρμογές είναι αποτελεσματικές εναλλακτικές λύσεις για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις.
Βασικές δυνατότητες που πρέπει να αναζητήσετε στις εφαρμογές ομάδας
Οι εφαρμογές ομαδικής επικοινωνίας εξαλείφουν τις περιττές συσκέψεις και μειώνουν τις καθυστερήσεις επικοινωνίας, συνδέοντας γρήγορα τους υπαλλήλους για να μοιράζονται ιδέες, να συνεργάζονται και να παραμένουν προσηλωμένοι στην εργασία τους. Αυτό, με τη σειρά του, καθιερώνει διαφάνεια εντός της ομάδας και εξορθολογίζει τη ροή εργασίας. Λοιπόν, εδώ είναι οι δυνατότητες που πρέπει να αναζητήσετε σε αυτές τις εφαρμογές:
- Οργανισμός: Ελέγξτε αν η εφαρμογή οργανώνει την επικοινωνία σε νήματα, κανάλια και άλλες κατηγορίες Αυτό διασφαλίζει ότι όλοι έχουν πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες και μπορούν να τις ελέγξουν στο μέλλον.
- Διαχείριση εργασιών: Καθώς αυτές οι εφαρμογές θεωρούνται πλατφόρμες συνεργασίας, πρέπει να διαθέτουν ενσωματωμένες δυνατότητες για την ανάθεση εργασιών, την παρακολούθηση εργασιών και τη διασφάλιση ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
- Κοινή χρήση αρχείων: Ελέγξτε εάν η πλατφόρμα υποστηρίζει την κοινή χρήση οποιουδήποτε τύπου αρχείων και διαθέτει άφθονο χώρο αποθήκευσης Επιτρέπει στις ομάδες να συνεργάζονται σε έγγραφα ταυτόχρονα, εξαλείφοντας την ανάγκη για ατελείωτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Μηνύματα: Όπως υποδηλώνει το όνομα, η εφαρμογή θα πρέπει να επιτρέπει στις ομάδες να συνομιλούν μεταξύ τους σε πραγματικό χρόνο και να μοιράζονται τυχόν σημαντικές ενημερώσεις για να κρατούν όλους ενήμερους.
- Τηλεδιάσκεψη: Η τηλεδιάσκεψη βοηθά τις ομάδες να παραμένουν συνδεδεμένες, ειδικά στην απομακρυσμένη εργασία Η κοινή χρήση οθόνης σε εφαρμογές ομάδας είναι επίσης μια κρίσιμη προσθήκη Με την κοινή χρήση του περιεχομένου σε μια οθόνη, μπορείτε να καθοδηγήσετε τους συμμετέχοντες να δουν τις ίδιες πληροφορίες και να αποκτήσουν μεγαλύτερο έλεγχο στις συσκέψεις.
Κορυφαία εργαλεία επικοινωνίας για μικρές και μεγάλες ομάδες
Τώρα που καταλαβαίνετε τι κάνει μια εξαιρετική εφαρμογή ομαδικής επικοινωνίας, ήρθε η ώρα να επιλέξετε μία. Υπάρχουν πολλά στην αγορά, αλλά αυτά είναι τα καλύτερα:
Transkriptor
Transkriptor, με τη δυνατότητα εγγραφής, είναι μια ευέλικτη λύση για επικοινωνία με την ομάδα σας μέσω μηνυμάτων βίντεο. Με ένα μόνο κλικ, καταγράψτε ένα μήνυμα βίντεο στο smartphone / φορητό υπολογιστή σας, λάβετε έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κοινής χρήσης και στείλτε τον στα μέλη της ομάδας σας. Το ίδιο ισχύει και για τη δυνατότητα εγγραφής οθόνης και το καλύτερο μέρος είναι ότι η ανάλυση παραμένει ανέπαφη.
Εκτός από αυτό, η πλατφόρμα σάς επιτρέπει να δημιουργείτε χώρους εργασίας και φακέλους για να οργανώνετε τις εγγραφές βίντεο. Αποθηκεύστε τις εγγραφές σας σε διαφορετικούς φακέλους με βάση το έργο, την κατηγορία και το θέμα, ώστε να είναι εύκολα προσβάσιμες. Μπορείτε να συνεργαστείτε με τα μέλη της ομάδας σας στην εγγραφή στην οθόνη, ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτήν ανά πάσα στιγμή. Μόλις έχετε την ηχογράφηση, μπορείτε να την μεταγράψετε με ακρίβεια σε οποιαδήποτε γλώσσα επιθυμείτε για καλύτερη προσβασιμότητα και συνεργασία.
Slack
Slack, που αναπτύχθηκε από την Slack Technologies, έχει σχεδιαστεί για οργανωτική και επαγγελματική επικοινωνία. Παρέχει στους χρήστες δημόσια κανάλια για συνομιλίες χωρίς ομαδικά μηνύματα σε εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπάρχουν επίσης ιδιωτικά κανάλια όπου οι χρήστες μπορούν να έχουν προσωπικές συνομιλίες με κάποιον. Οι χρήστες μπορούν επίσης να στέλνουν αρχεία, να πραγματοποιούν κλήσεις ήχου και βίντεο και να μοιράζονται τις οθόνες τους με άλλους.
Microsoft Teams
Microsoft είναι ένας ασφαλής χώρος εργασίας που επιτρέπει σε εσάς και την ομάδα σας να συνομιλείτε, να βλέπετε αναφορές, επισημάνσεις "μου αρέσει" και να επεξεργάζεστε αρχεία. Είναι μια εξαιρετική πλατφόρμα ομαδικής συνεργασίας που προσφέρει προσαρμογές μέσω της προσθήκης ιστότοπων, σημειώσεων και εφαρμογών. Εκτός από αυτό, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση με την ομάδα και να μοιραστείτε οθόνες για να διατηρήσετε όλους στην ίδια σελίδα. Το καλύτερο μέρος είναι ότι δεν χρειάζεστε λογαριασμό Teams για να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη στην πλατφόρμα.
Zoom
Zoom είναι ένα δημοφιλές λογισμικό τηλεδιάσκεψης με επιλογές για ανταλλαγή μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο, τηλεδιάσκεψη, κοινή χρήση οθόνης και πολλά άλλα. Αυτά τα χαρακτηριστικά, μαζί με τη δυνατότητα προσθήκης έως και 1000 συμμετεχόντων, το έχουν καταστήσει ένα δημοφιλές λογισμικό συνεργασίας τα τελευταία χρόνια.
Πώς οι εφαρμογές ομαδικής επικοινωνίας ενισχύουν την παραγωγικότητα;
Τα οφέλη μιας εφαρμογής ομαδικής επικοινωνίας είναι αυτονόητα, καθώς βελτιστοποιεί την επικοινωνία και τη συνεργασία και, με τη σειρά της, αυξάνει την αφοσίωση των εργαζομένων. Αυτό δυνητικά έχει ως αποτέλεσμα η οργανωτική παραγωγικότητα να φτάσει σε νέα ύψη. Μάθετε περισσότερα για αυτό:
Βελτίωση της ροής εργασίας με ανταλλαγή μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο
Οι εφαρμογές ομάδας με δυνατότητες όπως η εγγραφή φωνής, η ανταλλαγή μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο και η διαχείριση εργασιών προωθούν τη συνεργασία και την επικοινωνία. Αυτά αποτελούν το θεμέλιο ενός επιτυχημένου εργασιακού περιβάλλοντος και συνολικής οργανωτικής επιτυχίας με τους ακόλουθους τρόπους:
Αποτελεσματική επικοινωνία: Τα μέλη της ομάδας μπορούν να επικοινωνούν γρήγορα και αποτελεσματικά μεταξύ τους αντί να στέλνουν email ή να πραγματοποιούν τηλεφωνικές κλήσεις. Επίσης, μπορεί κανείς να συνομιλήσει με πολλούς ανθρώπους ταυτόχρονα, κάτι που είναι χρήσιμο όταν ανταλλάσσετε ιδέες για ένα έργο. Με αυτόν τον τρόπο συμβάλλει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της επικοινωνίας και καθιερώνει τη διαφάνεια εντός της ομάδας.
Βελτιωμένη διαχείριση εργασιών: Οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων επιτρέπουν επίσης καλύτερη διαχείριση εργασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε μια λίστα εκκρεμών εργασιών με άλλους, να παρακολουθείτε τις προθεσμίες και να οργανώνετε τα απαιτούμενα αρχεία.
Εύκολη συνεργασία: Οι οργανισμοί έχουν υιοθετήσει αυτές τις εφαρμογές για να εξασφαλίσουν αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας. Με δυνατότητες όπως αίθουσες ομαδικής συνομιλίας, κοινή χρήση αρχείων και ενοποίηση με πλατφόρμες τρίτων, αυτές οι εφαρμογές διαθέτουν αρκετούς πόρους για να διατηρούν τις ομάδες συγχρονισμένες ενώ εργάζονται σε έργα εξ αποστάσεως.
Ενσωμάτωση εργαλείων επικοινωνίας με πλατφόρμες διαχείρισης εργασιών
Η ενσωμάτωση εργαλείων επικοινωνίας με πλατφόρμες διαχείρισης εργασιών μπορεί να αυξήσει περαιτέρω τη συνολική παραγωγικότητα του οργανισμού. Transkriptor είναι μια από τις πλούσιες σε χαρακτηριστικά πλατφόρμες από αυτή την άποψη. Είναι ευέλικτο λογισμικό εγγραφής που καταγράφει ταυτόχρονα την κάμερα, την οθόνη ή και τα δύο.
Κατά τη διάρκεια της απομακρυσμένης σύσκεψης, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη συσκευή εγγραφής οθόνης Transkriptor Chrome για ομάδες και να αποθηκεύσετε τη σύσκεψη ως εγγραφή βίντεο. Μπορείτε να αποθηκεύσετε την εγγραφή στον λογαριασμό σας στο cloud και να ελέγξετε τι ειπώθηκε στη σύσκεψη αργότερα. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τον σύνδεσμο με τα μέλη που δεν παρευρέθηκαν στη σύσκεψη για μια γρήγορη ενημέρωση.
Transkriptor μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως συσκευή εγγραφής φωνής. Απλώς επιλέξτε την επιλογή μόνο φωνής και εγγράψτε οποιαδήποτε φωνή ως ηχητικό μήνυμα με δυνατότητα κοινής χρήσης. Αλλά δεν είναι αυτό. Μεταγράφει αυτόματα και ακόμη και συνοψίζει τις ηχογραφήσεις, διευκολύνοντας τα μέλη να αναθεωρήσουν τις σημαντικές πληροφορίες που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια των συναντήσεων.
Ποιες εφαρμογές προσφέρουν τις καλύτερες δυνατότητες κοινής χρήσης μηνυμάτων βίντεο και οθόνης;
Όταν γίνει σωστά, τα μηνύματα βίντεο και η κοινή χρήση οθόνης σάς επιτρέπουν να συνεργάζεστε εξ αποστάσεως σε έγγραφα, προϊόντα επίδειξης και πολλά άλλα. Ωστόσο, μια υποβαθμισμένη εφαρμογή μπορεί να κάνει τα πράγματα χειρότερα, γι 'αυτό είναι σημαντική η επιλογή του καλύτερου λογισμικού κοινής χρήσης οθόνης.
Οι καλύτερες εφαρμογές μηνυμάτων βίντεο για ομαδική συνεργασία
Η καλύτερη εφαρμογή συνεργασίας κοινής χρήσης οθόνης και ηλεκτρονικής εγγραφής οθόνης πρέπει να προσφέρει έναν συνδυασμό διαισθητικής διεπαφής, δυνατοτήτων κοινής χρήσης οθόνης και ανταλλαγής μηνυμάτων βίντεο υψηλής ποιότητας και συμβατότητας σε πολλές πλατφόρμες. Οι παρακάτω εφαρμογές τα κάνουν όλα:
Slack
Slack είναι επίσης μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα συνεργασίας που σας επιτρέπει να μοιράζεστε μηνύματα βίντεο με την ομάδα σας. Απλώς πατήστε εγγραφή, εκφωνήστε το μήνυμα που θέλετε να μεταφέρετε και μοιραστείτε. Αυτό είναι! Εκτός από αυτό, λειτουργίες όπως δημόσια και ιδιωτικά κανάλια, βιντεοκλήσεις και ηχητικές κλήσεις και άλλες δημιουργούν διαφάνεια και συνοχή εντός της ομάδας. Ωστόσο, δεν διαθέτει δυνατότητα οργάνωσης των μηνυμάτων βίντεο, επομένως ενδέχεται να χαθεί εκτός εάν έχετε αποθηκεύσει ένα αντίγραφο.
Zoom
Zoom είναι μια εφαρμογή τηλεδιάσκεψης για διαδικτυακά σεμινάρια, συναντήσεις πωλήσεων και επιδείξεις. Το καλύτερο μέρος είναι ότι επιτρέπει 1000+ συμμετέχοντες και μπορεί να συνεχιστεί ακόμη και σε ασταθή δίκτυα. Ωστόσο, οι χρήστες έχουν επικρίνει την πλατφόρμα για τις πρακτικές ασφαλείας και τις δυσλειτουργίες του δικτύου, όπως προβλήματα δικτύου, καθυστερήσεις και κακή ποιότητα ήχου / βίντεο.
Εργαλεία για αποτελεσματική κοινή χρήση οθόνης στο Teams
Η λήψη εξαιρετικών εγγραφών ήχου, βίντεο και οθόνης είναι εύκολη όταν έχετε μια εξαιρετική διαδικτυακή εφαρμογή συνεργασίας εγγραφής οθόνης στην εργαλειοθήκη σας. Ακολουθούν μερικές από τις καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να δοκιμάσετε:
Transkriptor
Transkriptor διαθέτει μια εφαρμογή web και μια επέκταση Chrome και Edge που είναι εύκολα προσβάσιμη από τη γραμμή εργαλείων του προγράμματος περιήγησης. Η φιλικότητα προς το χρήστη, η αξιοπιστία και η αποτελεσματικότητά του, καθιστώντας το μία από τις κορυφαίες εφαρμογές μεταγραφής με δυνατότητες εγγραφής. Με ένα κλικ στην επέκταση, αρχίζει να καταγράφει την οθόνη σας και παράγει εγγραφές υψηλής ποιότητας κάθε φορά. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εγγραφές βίντεο με τα ενσωματωμένα εργαλεία επεξεργασίας της εφαρμογής για να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό βίντεο.
Και όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορείτε να στείλετε τις ηχογραφήσεις στην ομάδα σας με ένα μόνο κλικ ή να μεταγράψετε τον ήχο με τις δυνατότητες μεταγραφής του.
ScreenPal
Το ScreenPal είναι μια άλλη πλατφόρμα με δυνατότητα εγγραφής οθόνης στο Chrome που σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να μοιράζεστε βίντεο υψηλής ποιότητας. Είτε πρόκειται για την οθόνη, την ηχητική αφήγηση ή την κάμερά σας, καταγράφει τα πάντα στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης, στην καρτέλα ή σε λειτουργία πλήρους οθόνης. Διαθέτει τα απαραίτητα εργαλεία για να βελτιώσετε τις ηχογραφήσεις σας ή να αφαιρέσετε το φόντο των ηχογραφήσεων. Ωστόσο, η διεπαφή χρήστη δεν είναι διαισθητική σε σύγκριση με άλλες και οι χρήστες έχουν αναφέρει προβλήματα ποιότητας.
Κάντε κλικ επάνω
Το ClickUp είναι μια εξαιρετική επιλογή για κάποιον που χρειάζεται ένα εργαλείο εγγραφής οθόνης επαγγελματικής ποιότητας. Προσφέρει πολλές δυνατότητες και ασφαλείς επιλογές κοινής χρήσης, ο λόγος για τον οποίο πολλοί χρήστες προτιμούν να το χρησιμοποιούν για να ενισχύσουν την αποτελεσματικότητά τους. Ωστόσο, έχει μια πιο απότομη καμπύλη μάθησης από τις περισσότερες πλατφόρμες εκεί έξω.
Γιατί να επιλέξετε εφαρμογές με εγγραφή φωνής στην ομαδική επικοινωνία;
Οι εφαρμογές εγγραφής φωνής μπορούν να προωθήσουν την επικοινωνία της ομάδας με διάφορους τρόπους, είτε πρόκειται για ευελιξία, εξοικονόμηση χρόνου, διευκόλυνση της συνεργασίας και άλλα. Αυτά περιγράφονται λεπτομερώς ως εξής:
- Βελτιώνει την επικοινωνία: Η χρήση φωνητικών εγγραφών για την επικοινωνία με τις ομάδες διασφαλίζει ότι όλοι κατανοούν το μήνυμα και, ως εκ τούτου, αποφεύγονται τυχόν παρεξηγήσεις Επίσης, διασφαλίζει ότι όλοι παραμένουν στην ίδια σελίδα και εξασφαλίζει αποτελεσματική συνεργασία.
- Τήρηση αρχείου: Η τήρηση αρχείου των συσκέψεων διασφαλίζει ότι οι σημαντικές συζητήσεις αποθηκεύονται και αναθεωρούνται αργότερα Με αυτά, οι χρήστες επίσης δεν χρειάζεται να παρακολουθήσουν τη συνάντηση σε πραγματικό χρόνο.
- Παροχή ευελιξίας: Οι φωνητικές σημειώσεις παρέχουν στους χρήστες την ευελιξία να ακούν και να ανταποκρίνονται, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε απομακρυσμένες ρυθμίσεις Για παράδειγμα, μπορεί να είναι χρήσιμο εάν εργάζεστε σε ένα έργο με κάποιον που ζει σε διαφορετική ζώνη ώρας.
- Προσβασιμότητα: Οι ηχογραφήσεις φωνής καθιστούν ορισμένες πληροφορίες προσβάσιμες σε υπαλλήλους με προβλήματα όρασης ή ανάγνωσης Μπορούν απλώς να ακούσουν το μήνυμα και να απαντήσουν ανάλογα.
- Εκπαίδευση και ενσωμάτωση: Αντί να στέλνετε σελίδες οδηγιών, η αποστολή ηχογραφήσεων φωνής και οδηγιών στους νέους υπαλλήλους τους βοηθά να κατανοήσουν καλύτερα και να προσαρμοστούν στην κουλτούρα.
Τι πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε μια εφαρμογή ομαδικής επικοινωνίας το 2024;
Όταν επιλέγετε μια εφαρμογή επικοινωνίας ομάδας, οι πιο σημαντικές πτυχές που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι η ασφάλεια των δεδομένων, το απόρρητο και η ευκολία χρήσης. Αυτά περιγράφονται λεπτομερώς ως εξής:
Διασφάλιση της ασφάλειας και του απορρήτου των δεδομένων
Καθώς η εφαρμογή χειρίζεται την επιχειρηματική επικοινωνία, το εργαλείο πρέπει να διασφαλίζει την ασφάλεια των προσωπικών πληροφοριών και των συνομιλιών σας. Γνωρίζοντας ότι οι συνομιλίες είναι ασφαλείς, οι εργαζόμενοι μπορούν να συνομιλούν με σιγουριά. Ακόμα κι αν διαγράψετε την εφαρμογή, μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα από το αντίγραφο ασφαλείας της.
Η δυνατότητα εγγραφής του Transkriptorέχει σχεδιαστεί για να διατηρεί το βίντεο, τον ήχο και άλλες εγγραφές σας ασφαλείς και ασφαλείς. Οι πιστοποιήσεις ISO, SOC και GDPR διασφαλίζουν ότι μπορείτε να εγγράψετε την κάμερα ή την οθόνη χωρίς να ανησυχείτε μήπως θέσετε σε κίνδυνο τα δεδομένα σας.
Εφαρμογές με φιλικές προς το χρήστη διεπαφές και επιλογές ενσωμάτωσης
Όταν η εφαρμογή διαθέτει μια διαισθητική διεπαφή, βοηθά την ομάδα σας να ολοκληρώσει τη δουλειά σε χρόνο μηδέν. Μια εφαρμογή επικοινωνίας δεν είναι φιλική προς το χρήστη εάν απαιτεί από εσάς να διαβάσετε μακροσκελή σεμινάρια για να κατανοήσετε τη διεπαφή της. Θα πρέπει να πάρετε μια ιδέα για το πώς να το χρησιμοποιήσετε κατά το άνοιγμα της ίδιας της εφαρμογής.
Παρόμοιο ισχύει και για Transkriptor, καθώς η δυνατότητα εγγραφής σάς επιτρέπει να δημιουργείτε επαγγελματικά βίντεο και να τα διαχειρίζεστε και να τα μοιράζεστε με τα μέλη της ομάδας σας χωρίς καμία ταλαιπωρία. Έτσι, είναι ένα τέλειο εργαλείο για επιχειρήσεις, απομακρυσμένους εργαζόμενους, δημιουργούς περιεχομένου και εκπαιδευτικούς.
Συμπέρασμα
Οι καλύτερες εφαρμογές ομαδικής επικοινωνίας ενσωματώνονται απρόσκοπτα στην εργαλειοθήκη του οργανισμού σας για τη βελτίωση της επικοινωνίας και την προώθηση της συνεργασίας και της παραγωγικότητας. Αλλά όλα καταλήγουν στη λήψη της σωστής απόφασης και ελπίζουμε ότι ο οδηγός σας βοήθησε από αυτή την άποψη. Μπορείτε να αυξήσετε περαιτέρω την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας Transkriptor με τις εφαρμογές επικοινωνίας σας. Καταγράψτε την οθόνη και τις συναντήσεις σας και μεταγράψτε τις με μερικά κλικ. Το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δωρεάν.
