Представете си, че разговаряте с един от вашите клиенти с високи билети. Те обсъждат някои важни моменти от операциите си с вас. Мислехте, че можете да запомните всичко, така че не си водехте бележки. След разговора обаче разбрахте, че не си спомняте някои важни подробности.
Обаждането на клиентите ви отново и питането за точните подробности ще ви накара да изглеждате непрофесионално. Въпреки това, с платформа за транскрипция на клиентски разговори, можете да записвате подробности и да ги слушате по всяко време. Тази статия ще ви помогне да разберете важността на използването на платформи за транскрипция на глас в текст за бизнес разговори и срещи. Ще видите и как Transkriptor може да ви помогне да транскрибирате разговори и срещи безупречно.
Разбиране на транскрипцията на клиентски разговори
Транскрибирането на разговорите на клиентите ще ви помогне да преобразувате устните разговори в писмени текстове. По този начин можете да запазите основните подробности за бъдещи справки. Освен това можете да подобрите точността и да вземете по-информирани решения въз основа на документирани разговори.
Защо да транскрибирате обажданията на клиенти
Транскрибирането на клиентски обаждания ви помага да избегнете загубата на важни подробности от разговорите си. Ще имате писмен запис на всичко, което сте обсъдили с клиентите. Можете да прегледате транскрипцията на разговора на клиента по-късно за яснота и по-малко недоразумения.
Ползи от бизнес операциите
Транскрипциите ще ви помогнат да създадете записи за взаимодействия с клиенти с възможност за търсене. Това ще ви помогне да подобрите вътрешния процес и да обучите мениджърите или екипа по продажбите. След това те могат да направят по-ефективни стратегии, водещи до по-ефективни бизнес операции.
Въздействие върху взаимоотношенията с клиентите
Професионалната транскрипция на разговори ще ви помогне да предоставите по-персонализирано обслужване на клиентите. Можете да станете по-внимателни към техните нужди и да се справите ефективно с болезнените им точки. Освен това точните записи ще ви помогнат лесно да проследите клиентите си.Help Scout разкри, че 89% от клиентите харесват персонализирани преживявания.
Съответствие и нужди от документация
Транскрибирането на клиентски обаждания ви помага да изпълните регулаторните и законовите изисквания. Това гарантира прозрачност и може да бъде от решаващо значение при правни спорове или одити. Правилната документация подпомага отчетността и намалява рисковете от неспазване.
Ръководство стъпка по стъпка за използване на Transkriptor за обаждания на клиенти
Transkriptor е един от най-популярните софтуери за транскрипция на клиентски разговори. Можете да го интегрирате с Zoom, Google Meet или MS Teams , за да записвате и създавате транскрипции автоматично. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да направите транскрипции.
Стъпка 1: Настройване на вашия акаунт
Първо, трябва да създадете акаунт. Кликнете върху опцията "Вход/Регистрация". След това щракнете върху опцията "Продължи с Google ", за да създадете своя Transkriptor акаунт. След като приключите, платформата ще ви пренасочи към главната страница на таблото за управление.
Стъпка 2: Конфигуриране на настройките за запис
Ще намерите опцията "Присъединяване Teams, Zoom или Google Meets срещи" от таблото за управление. Щракването върху него ще отвори изскачащ прозорец, където можете да поставите връзката към срещата. Можете също да персонализирате езика на събранието.
Стъпка 3: Стартиране на запис на разговори
След като щракнете върху "Стартиране на записа", ще получите известие, че Transkriptor се присъединява към разговора. Платформата ще ви каже, че записва разговора и ще ви предостави транскрипцията, след като приключи. Уверете се, че сте разрешили на бота да влезе в срещата ви.
Стъпка 4: Функции за точна транскрипция
След като изключите обаждането си с клиент, трябва да посетите секцията "Файлове" на таблото за управление. Там ще намерите последните си срещи. Кликнете върху един, за да видите транскрибирания текст. Можете да регулирате високоговорителите или да редактирате текста, за да коригирате всички неточности.
Стъпка 5: Обработка след обаждане
След като проверите транскрипцията, щракнете върху иконата "Изтегляне" в горната дясна част на екрана, за да я експортирате. Transkriptor ще ви позволи да експортирате текста си в множество формати като PDF, TXT, DOCX и т.н. Така че не е нужно да се притеснявате да използвате инструмент за преобразуване по-късно.
Най-добри практики за запис на разговори с клиенти
Когато записвате обаждания на клиенти, трябва да обърнете голямо внимание, за да осигурите съответствие и ефективност. Трябва да следвате няколко практики за транскрипция на обаждания за продажби. Тези практики ще ви помогнат да създадете ценни записи, като същевременно спазвате правните и етичните стандарти.
- Законови изисквания и съгласие: Уверете се в спазването на местните закони за съгласие, преди да записвате обажданията на клиентите.
- Оптимизиране на качеството на звука: Използвайте висококачествено оборудване и осигурете ясна реч и от двете страни.
- Професионален етикет: Поддържайте професионален етикет, като общувате с уважение.
- Мерки за сигурност на данните: Внедрете мерки за сигурност на данните за защита на записаните разговори.
Законови изисквания и съгласие
Преди да запишете обажданията на клиенти, трябва да спазвате местните закони относно съгласието. Трябва да информирате клиентите си, че ще записвате обажданията и да поискате изричното им разрешение. Разбирането на законовите изисквания ще ви предпази от всякакви непредвидени правни спорове.
Оптимизиране на качеството на звука
Създаването на транскрипция на клиентски разговори с лошо качество на звука няма да работи. За да оптимизирате качеството на звука, трябва да използвате висококачествено оборудване. Уверете се, че и двете страни говорят ясно и коригирайте настройките, за да гласовете точно. Това ще доведе до по-добра транскрипция и по-директен преглед на разговорите.
Професионален етикет
За да поддържате професионален етикет, трябва да общувате с уважение. Дори и да записвате бизнес разговори, все пак трябва да сте внимателни към клиентите си. Този професионализъм ще покаже вашата ангажираност за решаване на техните проблеми. Освен това записването на бизнес разговори ще има положителен ефект.
Мерки за сигурност на данните
Мерките за сигурност на данните са от съществено значение за защита на записаните разговори от неоторизиран достъп. Използвайте криптирани решения за съхранение и ограничете достъпа само до оторизиран персонал. Тези практики за сигурност защитават информацията на клиентите и гарантират спазването на разпоредбите за защита на данните.
Разширени функции за бизнес потребители
Разширените функции за транскрипция могат да подобрят качеството на записите на разговорите на клиентите за бизнес потребителите. Тези функции ви помагат да интегрирате транскрипцията с други инструменти. Те също така поддържат по-задълбочен анализ и по-добро екипно сътрудничество.
Персонализирана настройка на речника
С персонализирана настройка на речника можете да добавите конкретни термини или жаргон, за да подобрите точността на транскрипцията. По този начин можете да осигурите точна транскрипция на технически или уникални езици. В резултат на това записите на разговорите ще станат по-ценни и точни.
Идентификация на високоговорителя
Идентификацията на говорителя ще ви помогне да разграничите различните гласове в разговора. Така че, ако говорите с няколко души, можете да получите точни транскрипции на всеки говорител. Транскрипцията на разговорите на клиента също ще стане лесна за анализиране. Проучване на Statista разкри, че пазарът на разпознаване на реч ще достигне 8.58 милиарда долара през 2025 г.
Възможности за интеграция
Възможностите за интеграция ще ви помогнат да свържете вашия софтуер за транскрипция с други бизнес инструменти. Тези интеграции могат да рационализират целия работен процес. Следователно можете да получите достъп до транскрипции в системите, които вече използвате.
Анализ и отчитане
Разширените анализи и отчитане предоставят информация от данните за обажданията ви. Анализът ще ви помогне да идентифицирате конкретни модели на говорене и текущи тенденции. Можете да преобразувате записа на служебните разговори в полезна информация. Отчитането също така ще ви помогне да развиете стратегиите за задържане на клиенти на вашия бизнес.
Инструменти за екипно сътрудничество
Инструментите за екипно сътрудничество могат да ви помогнат да споделяте и редактирате транскрипция с членовете на вашия екип. Функции като споделен достъп и коментиране, например, ще подобрят работата в екип. По този начин можете да гарантирате, че всеки може да допринесе и да се възползва от записаната информация.
Сравняване на професионални решения за транскрипция на разговори
Когато избирате услуги за транскрипция на срещи, трябва да сравните различни опции. Трябва да обърнете голямо внимание на характеристиките и точността. Всяко решение за транскрипция на разговори е различно от другото. Така че, изберете решение, което най-добре отговаря на вашите бизнес нужди.
- Transkriptor : Transkriptor можете да създавате транскрипции с няколко говорителя на 100+ езика.
- Otter .ai : Otter .ai е софтуер за транскрипция на разговори, който предлага автоматизирани резюмета.
- Trint : Trint е популярен софтуер за транскрипция на клиентски разговори с удобен за потребителя интерфейс.
- Rev : Rev предлага точни транскрипции на разговори със страхотни функции за редактиране.
- Sonix : Sonix използва AI за създаване на автоматизирани транскрипции на множество езици
1. Transkriptor
Transkriptor е платформа за транскрипция на аудио в текст, която създава транскрипция на клиентски разговори. Тази платформа ще ви помогне да създадете много точни транскрипции, които изискват минимално редактиране. Той може да улови гласа точно, дори в шумен фон. Transkriptor се предлага и с функция за разпознаване на няколко високоговорителя.
Ако говорите с няколко високоговорителя едновременно, платформата ефективно ще подчертае всички високоговорители. Той ще създаде транскрипции с различни етикети на високоговорителите. Освен това Transkriptor се предлага на 100+ езика. Така че можете да създавате или превеждате транскрипциите си на всеки език, който искате. И накрая, можете да експортирате транскрибирания текст в множество файлови формати.
Основни характеристики
- Корпоративни функции: Transkriptor има отделна страница за бизнеса. Бизнес функциите ще ви помогнат да свържете календара си и да записвате срещите си. Платформата ще си води бележки и ще ви предоставя AI информация.
- Стандарти за сигурност: Transkriptor отговаря на GDPR, ISO 27001 и SOC 2 . Платформата винаги ще гарантира първокласна защита на данните.
- Опции за интеграция: Можете да интегрирате Transkriptor с Zoom, MS Teams и Google Meet . По този начин можете лесно да записвате разговори.
- AI Chat Assistant : Transkriptor идва с AI чат асистент, който може да обобщи вашите транскрипции и отчети. Освен това можете също да дадете персонализирани инструкции на AI .
2. Otter .ai
Otter .ai е друг популярен софтуер за транскрипция на разговори. Освен транскрипции, той също така осигурява автоматизирано генериране и записване на резюме. Може да се синхронизира и с календари. Много потребители обаче се оплакват от ниската му точност.
3. Trint
Trint е доста популярен софтуер за транскрипция на клиентски разговори. Има удобен за потребителя интерфейс и по-висока точност. Платформата може да създава транскрипции на повече от 40 езика. Но имайте предвид, че опцията за автоматично запазване не е надеждна.
4. Rev
Rev ще ви помогне да създадете точни транскрипции на вашите клиентски разговори. Той идва със страхотни функции за редактиране и потребителско изживяване. Освен това има мобилно приложение за разработване на транскрипции в движение. Но самото мобилно приложение е твърде бъгаво и не реагира.
5. Sonix
Последната платформа за запис на разговори с клиенти в списъка е Sonix . Неговата AI технология може да създава автоматизирани транскрипции на множество езици. Sonix идва и с отлични възможности за споделяне. Експортирането на транскрипциите обаче ще отнеме значително време.
Максимизиране на стойността от транскрипциите на обажданията
Ако трябва да се възползвате от пълните предимства на автоматизираната транскрипция на разговори, помислете за прилагане на стратегии, които повишават тяхната ефективност. Когато инвестирате в софтуер или платформа за транскрипция на разговори, трябва да извлечете стойност от парите си.
Организиране на транскрибирано съдържание
Можете да организирате и маркирате транскрибирания текст според клиентите и техните бизнес индустрии. По този начин, когато имате нужда от конкретна информация, можете лесно да я намерите. Можете също така да осигурите правилното подреждане на транскрипциите за бъдеща употреба.
Създаване на архиви с възможност за търсене
Архивите с възможност за търсене ще ви помогнат бързо да намерите и извлечете конкретни разговори. Можете да използвате индексиране и маркиране на ключови думи, за да подобрите възможността за търсене. По този начин можете да спестите време и да увеличите ефективността при достъп до основни записи.
Анализиране на разговорите с клиенти
Анализирането на разговорите на клиента ще ви помогне да разберете неговите речеви модели и настроения. Прегледът на транскрипцията на разговора на клиента ще ви помогне да разберете техните нужди и предпочитания. Можете да използвате тези подробности, за да подобрите обслужването на клиентите си.
Споделяне и сътрудничество
Насърчаването на споделянето и сътрудничеството ще помогне на вашите екипи да имат достъп и да редактират транскрипции. Можете да използвате различни инструменти за сътрудничество, за да подчертаете ключовите раздели или да получите подробна информация. По този начин можете да гарантирате, че всеки допринася за проекта.
Отстраняване на неизправности и поддръжка
Понякога може да се занимавате с отстраняване на неизправности и стратегии за поддръжка на вашия инструмент за транскрипция. Не забравяйте, че тези две опции са от съществено значение за поддържане на цялостната ефективност на инструмента. Освен това ще ви помогне да поддържате ефективност и точност в процесите на транскрипция.
Често срещани технически проблеми
Технически проблеми като софтуерни проблеми и лошо качество на звука са често срещани. Въпреки това, можете лесно да отстраните тези проблеми. Ако качеството на звука е лошо, опитайте да проверите настройките на микрофона. Освен това трябва да се уверите, че софтуерът има най-новите актуализации.
Съвети за оптимизиране на качеството
За да оптимизирате качеството на транскрипцията на клиентските разговори, можете да използвате висококачествено оборудване за запис. Ако е възможно, конфигурирайте софтуера за транскрипция с персонализиран речник, за да подобрите точността. Също така трябва да намалите фоновия шум, доколкото е възможно.
Ресурси за поддръжка
Понякога четенето на ресурси за поддръжка като често задавани въпроси и ръководства за потребителя също ще ви помогне. В случай на сериозни проблеми можете да се свържете с екипа за поддръжка на клиенти. Те ще ви помогнат с технически проблеми.
Обучителни материали
Можете да прегледате обучителни материали като уебинари или уроци, за да разберете как работи платформата за транскрипция. Също така се уверете, че вашият екип също чете обучителните материали. Това ще им помогне да използват софтуера по-ефективно.
Извод
Софтуерът за транскрипция на клиентски разговори винаги ще ви помогне да записвате важни точки. Не е нужно да пишете ръчно, тъй като платформите ще автоматизират процеса на генериране на транскрипция.Future Marketing Insights разкри, че пазарът на транскрипция ще нарасне с 8,6% до 2033 г.
Ако търсите надеждна платформа за транскрипция на разговори, трябва да използвате Transkriptor . Това ще ви помогне да създадете точни транскрипции на вашите разговори. Така че, опитайте Transkriptor днес и го оставете да автоматизира процеса на транскрипция.