כלי ניהול ידע: תכונות ויתרונות מובילים
תמלול, תרגום וסיכום תוך שניות
כלי ניהול ידע מאפשרים לארגונים לאחסן, לארגן ולאחזר מידע קריטי ביעילות. תוכנות ניהול ידע אפקטיביות ממרכזות את הידע הארגוני, והופכות אותו לנגיש עבור חברי הצוות כשהם זקוקים לו. כלי ניהול מסמכים משמשים כבסיס למערכות מקיפות של מאגרי ידע, ומסייעים לעסקים להתגבר על עומס מידע.
פתרונות ניהול ידע ארגוניים משפרים את שיתוף הפעולה בצוות בעוד שפלטפורמות דיגיטליות לניהול ידע מייעלות את שיתוף הידע. פתרונות מאגרי ידע משמרים את הידע המוסדי בעוד שתמלול שיחות לקוחות לניהול ידע משפר את קליטת המידע מפורמטים שונים.
תכונות מפתח של כלי ניהול ידע:
- אחסון מסמכים מרכזי
- יכולות חיפוש מתקדמות
- מערכות בקרת גישה
- מרחבי עבודה לשיתוף פעולה
- אינטגרציה עם כלים קיימים
- תיעוד ידע אוטומטי
יתרונות מרכזיים של מערכות ניהול ידע:
- הפחתת זמן חיפוש מידע
- שימור הידע הארגוני
- שיפור שיתוף הפעולה בצוות
- ייעול תהליכי חניכה
- שיפור קבלת החלטות
- ביטול סילואים של ידע
מהם כלי ניהול ידע?
כלי ניהול ידע הם יישומי תוכנה ייעודיים המתוכננים ללכידה, אחסון, ארגון ושיתוף של הידע הקולקטיבי של הארגון. פלטפורמות ניהול מידע אלה מאפשרות לעסקים ליצור מאגרי ידע מרכזיים שבהם עובדים יכולים לגשת למידע קריטי, מסמכים ותובנות. כלי ניהול מסמכים מהווים את הליבה של מערכות אלה, ומאפשרים לארגונים לשמור ולאחזר מידע בעל ערך ביעילות.
מערכות בסיסי ידע משרתות מספר מטרות בתוך ארגונים:
- אחסון ואחזור מסמכים
- שיתוף מידע בין מחלקות
- שימור הידע המוסדי
- ייעול תהליכים עסקיים
- שיפור יכולות קבלת החלטות
מהם היתרונות של מערכות ניהול ידע?
כלי ניהול ידע מספקים יתרונות רבים לארגונים המיישמים אותם כראוי. היתרונות הבאים מדגישים מדוע תוכנות ניהול ידע הפכו לחיוניות עבור עסקים מודרניים:
- חיפוש ואחזור קלים: כלי ניהול ידע מאפשרים גישה מהירה למסמכים, מפחיתים את הזמן המושקע בחיפוש ומגדילים את הזמן המוקדש לשימוש יעיל במידע.
- שיתוף פעולה טוב יותר: כלי שיתוף פעולה צוותיים מקלים על שיתוף ידע, מפחיתים משמעותית פערי ידע בין מחלקות. סטטיסטיקות Zoom מצביעות על כך ש-42% מהעובדים מבלים את רוב שעות העבודה בשיתוף פעולה עם אחרים.
- שימור ידע רב יותר: ידע ארגוני קריטי נשמר בתוך החברה גם כאשר עובדים עוזבים, מה שמבטיח המשכיות עסקית.
- פרודוקטיביות משופרת: מאגרי ידע קיימים מבטלים עבודה כפולה, ומאפשרים לצוותים לבנות על בסיס מידע קיים במקום ליצור אותו מחדש.
אילו אתגרים ארגונים מתמודדים עם ניהול ידע?
יישום ניהול ידע מציב מספר מכשולים שארגונים חייבים להתגבר עליהם:
- עומס מידע: אחסון נתונים מופרז ללא ארגון נאות יוצר בלבול במקום בהירות.
- אימוץ לא נכון: ממשקי תוכנת ניהול ידע מורכבים מרתיעים חברי צוות מלהתעסק עם המערכת.
- עדכון תוכן: כלי ניהול ידע דורשים עדכונים קבועים כדי למנוע הפצת מידע מיושן.
- בקרת גישה: מערכות בסיסי ידע חייבות לאזן בין אבטחת מידע רגיש לבין נגישות לכוח אדם מורשה.
מהם המאפיינים של כלי ניהול ידע
בחירת כלי ניהול ידע מתאימים דורשת הערכה זהירה של יכולות. פלטפורמות דיגיטליות לניהול ידע משתנות משמעותית בפונקציונליות שלהן, לכן ארגונים צריכים לתת עדיפות למאפיינים החיוניים הבאים:
לכידה ואחסון מידע
פתרונות ניהול ידע ארגוניים חייבים לאפשר לכידת מידע ללא מאמץ ממקורות מגוונים. תוכנת ניהול ידע יעילה תומכת ב:
- פורמטים מרובים של מסמכים (DOC, PDF, XLS)
- נתונים מובנים ובלתי מובנים
- יכולות רישום הערות
- שימור תוכן מולטימדיה
- תיעוד ידע אוטומטי
יכולות חיפוש ואחזור
הפונקציונליות הבסיסית של כלי ניהול ידע כוללת איתור מידע במהירות. פתרונות מאגר ידע מעולים מציעים:
- אפשרויות סינון מתקדמות
- חיפוש לפי מילות מפתח וחיפוש סמנטי
- ארגון מבוסס תגיות
- עיבוד שפה טבעית
- יכולות חיפוש טקסט מלא
מאפייני שיתוף פעולה
כלי ניהול ידע צריכים לשפר את שיתוף הפעולה בצוות באמצעות:
- מערכות בקרת גרסאות
- יכולות עריכה משותפת
- מנגנוני הערות ומשוב
- מרחבי עבודה משותפים
- בקרות גישה מבוססות הרשאות
אינטגרציה ונגישות
ניהול ידע דיגיטלי דורש חיבור חלק עם תוכנות קיימות:
- אינטגרציית API עם פלטפורמות נוכחיות
- תאימות למובייל לגישה בדרכים
- יכולות עבודה לא מקוונת לפרודוקטיביות רציפה
- פונקציונליות כניסה יחידה (Single sign-on)
- תמיכה בפלטפורמות מרובות
אנליטיקה ודיווח
יעילות תוכנת ניהול ידע תלויה במדידה:
- סטטיסטיקות שימוש ומדדי מעורבות
- אנליטיקה של פופולריות תוכן
- זיהוי פערי ידע
- דיווח פעילות משתמשים
- כלי הערכת ROI
מהם כלי ניהול הידע המובילים?
בחירת פלטפורמת ניהול מידע מתאימה משפיעה באופן משמעותי על שיתוף הפעולה הארגוני. כלי ניהול הידע הארגוניים הטובים ביותר מספקים פונקציונליות חיפוש אינטואיטיבית ותכונות שיתוף פעולה חזקות. הנה שמונה כלי ניהול ידע מובילים לשנת 2025:
- Transkriptor: יוצר תמלולים מדויקים ומאגרי ידע מקיפים למעקב אחר מסמכים
- Notion: מציע ארגון סביבת עבודה רב-תכליתי אך מציג עקומת למידה תלולה יותר
- Confluence: מספק שיתוף ידע מאורגן עם אינטגרציה ל-Jira למרות ממשק עמוס
- Microsoft SharePoint: מספק ניהול ידע ברמה ארגונית הדורש מומחיות IT
- Evernote: מציע יכולות מתקדמות לרישום הערות וחיפוש מבוסס בינה מלאכותית עם יכולות שיתוף פעולה מוגבלות
- Guru: מאפשר גישה לידע בזמן אמת באמצעות אינטגרציה עם Slack ו-Teams
- Bloomfire: מפשט שיתוף ידע עם תמיכה במולטימדיה במחירים גבוהים יותר
- Document360: מציע ניהול ידע מובנה עם ממשק מעט מורכב
טרנסקריפטור
טרנסקריפטור פועל כפלטפורמה מקצועית להמרת דיבור לטקסט, הממירה קבצי אודיו ווידאו לתמלולים מדויקים, תוך שימוש בתוכנת תמלול אודיו מתקדמת. המערכת תומכת בתמלול לניהול ידע ביותר מ-100 שפות עם תוויות דוברים וחותמות זמן. ניתן להוריד תמלולים מוכנים במספר פורמטים כולל PDF, DOCX, SRT, TXT ו-CSV. טרנסקריפטור מאפשר יצירת מאגרי ידע ייעודיים למעקב אחר מסמכים והמרת מידע לתובנות פעולה.
יתרונות:
- תמיכה רב-לשונית ביותר מ-100 שפות
- ממשק משתמש אינטואיטיבי הדורש הדרכה מינימלית
- תובנות וסיכומי פגישות מבוססי בינה מלאכותית
- מגוון פורמטים לייצוא לשימוש רב-תכליתי
- אינטגרציה חלקה עם פלטפורמות פגישה פופולריות
חסרונות:
- מתמקד בעיקר בתוכן אודיו/וידאו ולא בניהול מסמכים
- תכונות מתקדמות עשויות לדרוש מנוי פרימיום
- פונקציונליות מוגבלת במצב לא מקוון לעיבוד תמלולים
תכונות מרכזיות
טרנסקריפטור כולל מספר תכונות מתמחות המשפרות את יכולות ניהול הידע שלו:
תכונות שיתוף פעולה: הרשאות ותפקידים במרחב העבודה מקלים על ניהול פרויקטים, בעוד שיתוף תמלולים מאובטח מאפשר תיאום צוותי.
צ'אט בינה מלאכותית: עוזר בינה מלאכותית מובנה יוצר סיכומי פגישות אוטומטיים ומחלץ מידע קריטי מתמלולים.
אינטגרציות: טרנסקריפטור מתחבר עם Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Outlook ו-Google Calendar לתמלול פגישות מתוזמנות.
חלץ תובנות מתקשורת עם כלי ניהול ידע המנטרים רגשות ומדגישים נקודות דיון. תובנות פגישה: תכונות ניתוח מזהות את הטון הכללי של התמלול, מדגישות הערות מפתח, ועוקבות אחר משך השתתפות הדוברים.
הערך את יעילות התוכן עם כלי ניהול ידע המציגים מדדים, רגשות ופילוח שפות. ניתוח נתונים: אנליטיקת לוח המחוונים מציגה זמן תמלול כולל, מספר קבצים, משך ממוצע, תוצאות מסוננות לפי תאריך, והתפלגות רגשות לפי שפה או תגיות.
כתוב, תכנן, וצור יחד עם כלי ניהול הידע של Notion בסיוע בינה מלאכותית לשיפור הפרודוקטיביות.
Notion
Notion מספק סביבת עבודה גמישה המשלבת אחסון מסמכים וניהול פרויקטים. הממשק שלו תומך בשיתוף פעולה בזמן אמת עם יכולות חיפוש מתקדמות ופונקציונליות של מסד נתונים לארגון מידע. משתמשים חדשים לעתים קרובות נתקלים בעקומת למידה תלולה בעת הסתגלות למערכת הרב-תכליתית של Notion.
יתרונות:
- סביבת עבודה הניתנת להתאמה אישית ברמה גבוהה
- פונקציונליות חזקה של מסד נתונים לארגון ידע
- יכולות שיתוף פעולה בזמן אמת
- משלב מסמכים, משימות וויקי בפלטפורמה אחת
- עדכוני תכונות ושיפורים באופן קבוע
חסרונות:
- עקומת למידה תלולה למשתמשים חדשים
- עלול להפוך לבלתי מאורגן ללא מבנה נכון
- פונקציונליות מוגבלת במצב לא מקוון
- פונקציית החיפוש פחות חזקה מכלי ידע מתמחים
- דרגות תמחור גבוהות יותר עבור תכונות מתקדמות
קונפלואנס
קונפלואנס של אטלסיאן מאפשרת שיתוף ידע מאורגן עם תכונות בקרת גרסאות ואינטגרציה עמוקה עם ג'ירה. הפלטפורמה תומכת בצוותים טכניים ולא-טכניים עם יכולות ניהול ידע מתמחות. חלק מהמשתמשים מוצאים את הממשק פחות נוח לניווט בהשוואה לפתרונות מתחרים של מאגרי ידע.
יתרונות:
- אינטגרציה חזקה עם ג'ירה ומוצרי אטלסיאן
- בקרת גרסאות חזקה והיסטוריית מסמכים
- ספריית תבניות נרחבת למגוון שימושים
- מערכת ניהול הרשאות עוצמתית
- מתאימה היטב לתיעוד טכני
חסרונות:
- ממשק עמוס שעלול להיות קשה לניווט
- דורשת הגדרה משמעותית לשימוש אופטימלי
- פונקציונליות החיפוש עשויה להיות לא עקבית
- עקומת למידה גבוהה יותר למשתמשים לא טכניים
- עלולה להיות יקרה לצוותים קטנים יותר
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint מספק ניהול ידע ברמה ארגונית עם אינטגרציה מקיפה עם Microsoft 365. הפלטפורמה מציעה ניהול מסמכים מאובטח ותכונות שיתוף פעולה לארגונים גדולים. היישום דורש מומחיות IT משמעותית, מה שעלול להגביל את הנגישות לארגונים קטנים יותר ללא משאבים טכניים ייעודיים.
יתרונות:
- אינטגרציה חלקה עם מערכת האקולוגית של Microsoft 365
- תכונות אבטחה ברמה ארגונית
- ניתן להתאמה אישית גבוהה לצרכים ארגוניים ספציפיים
- יכולות אוטומציה חזקות לתהליכי עבודה
- תכונות מקיפות לניהול מסמכים
חסרונות:
- דורש מומחיות IT משמעותית להתקנה ותחזוקה
- ממשק מורכב עם עקומת למידה תלולה
- עלול להיות יקר לארגונים קטנים יותר
- בעיות ביצועים עם ספריות מסמכים גדולות
- התאמה אישית דורשת לעתים קרובות מפתחים מתמחים
Evernote
Evernote מציע יכולות מתקדמות לרישום הערות המשופרות על ידי פונקציונליות חיפוש מבוססת בינה מלאכותית. הפלטפורמה מצטיינת באחסון וארגון מסמכים בתוך מחברות הניתנות לחיפוש. אפשרויות האינטגרציה כוללות קישוריות ל-Slack ו-Google Drive. המגבלה העיקרית של Evernote קשורה לתכונות שיתוף פעולה מוגבלות בהשוואה לפתרונות אחרים.
יתרונות:
- ממשק אינטואיטיבי לרישום הערות
- יכולות חיפוש חזקות מבוססות בינה מלאכותית
- סנכרון בין פלטפורמות
- כלי לשמירת תוכן מהאינטרנט (Web clipper)
- מבנה ארגוני טוב עם מחברות ותגיות
חסרונות:
- תכונות שיתוף פעולה מוגבלות
- הגבלת גודל קבצים מצורפים ברמות המחיר הנמוכות
- בקרת גרסאות בסיסית בהשוואה לחלופות
- פחות מתאים לניהול ידע מובנה
- מגבלות תכונות בגרסה החינמית
גורו
גורו משתלב עם פלטפורמות תקשורת כולל סלאק ומיקרוסופט טימס. המערכת מספקת הצעות ידע בזמן אמת, ומסייעת לצוותים לגשת למידע מאומת כשצריך. מערכת האימות של גורו שומרת על דיוק המידע באמצעות תהליכי סקירה קבועים אך דורשת תחזוקה מתמדת.
יתרונות:
- אינטגרציה חלקה עם כלי תקשורת
- מערכת אימות ידע מבטיחה דיוק
- הצעות מבוססות בינה מלאכותית במהלך העבודה
- מערכת מבוססת כרטיסיות לידע בחתיכות קטנות
- ממשק ידידותי למשתמש הדורש הדרכה מינימלית
חסרונות:
- דורש תחזוקה קבועה כדי לשמור על עדכניות המידע
- יכולות עריכת מסמכים מוגבלות
- פחות מתאים לתיעוד מובנה מורכב
- נקודת מחיר גבוהה יותר לצוותים קטנים
- פונקציונליות החיפוש עשויה להיות בסיסית לשאילתות מורכבות
Bloomfire
Bloomfire מספקת מערכת ניהול ידע ידידותית למשתמש עם יכולות מעקב מעורבות. הפלטפורמה תומכת בשילוב תוכן מולטימדיה, דבר שמועיל לצוותי שיווק ומחלקות תמיכת לקוחות. עסקים קטנים עשויים למצוא את מבנה המחירים של Bloomfire כמגביל בהשוואה לאלטרנטיבות פשוטות יותר.
יתרונות:
- תמיכה חזקה בתוכן מולטימדיה
- ניתוח מפורט של השימוש בידע
- מערכת ארגון מבוססת קטגוריות
- פונקציונליות חיפוש חזקה
- תהליך יצירת ופרסום תוכן קל
חסרונות:
- נקודת מחיר גבוהה יותר לעסקים קטנים
- חוויית מובייל פחות חזקה מאשר בדסקטופ
- אפשרויות התאמה אישית מוגבלות לממשק
- עלול להפוך לעמוס עם תוכן נרחב
- מגבלות API לאינטגרציות מסוימות
Document360
Document360 פועל כפלטפורמת בסיס ידע ייעודית המנהלת תיעוד פנימי וחיצוני. המערכת מספקת פונקציונליות חיפוש ובקרת גרסאות למאגרי ידע מובנים. Document360 כולל אפשרויות מיתוג מותאמות אישית ובקרות גישה מפורטות, אך יש לו ממשק משתמש מיושן במקצת.
יתרונות:
- בנוי במיוחד ליצירת בסיס ידע
- בקרת גרסאות חזקה והיסטוריית תוכן
- פורטלים נפרדים לידע פנימי וחיצוני
- ניהול קטגוריות למידע מאורגן
- אנליטיקה למעקב אחר ביצועי תוכן
חסרונות:
- ממשק משתמש מורכב עם אלמנטים מיושנים
- עקומת למידה תלולה יותר ליוצרי תוכן
- אפשרויות אינטגרציה מוגבלות בהשוואה לחלופות
- פחות מתאים לעריכת מסמכים שיתופית
- פונקציונליות החיפוש מחזירה לעתים תוצאות לא עקביות
קריטריונים לבחירת כלי ניהול ידע
בחירת כלי ניהול ידע מתאימים משפיעה על יעילות שיתוף המידע ושיתוף הפעולה בצוות. ארגונים חייבים לשקול מספר גורמים מכריעים:
גורמי בחירה מרכזיים:
- הערכת צרכי הארגון
- יכולות אינטגרציה
- יכולת הרחבה לצמיחה
- מגבלות תקציב
- פוטנציאל אימוץ משתמשים
- דרישות אבטחה
הערכת צרכי הארגון
קביעת דרישות הארגון מהווה את הצעד הראשון בבחירת כלי ניהול ידע. ארגונים צריכים לשקול סוגי מידע הדורשים אחסון, דפוסי גישה וצרכי אבטחה.
הערכת דרישות אינטגרציה
מערכות ניהול ידע דיגיטליות חייבות להשתלב עם כלים קיימים. ארגונים צריכים לערוך מלאי של רכיבי הטכנולוגיה הנוכחיים ולבדוק תאימות עם מערכות קריטיות.
יכולת הרחבה וצמיחה
כלי ניהול ידע צריכים להתאים להתרחבות ארגונית באמצעות קיבולת משתמשים, הרחבת אחסון וביצועים עם נפח נתונים מוגדל. מחקר של פורבס מצביע על כך שעסקים בעלי יכולת הרחבה נתקלים בהוצאות מוגדלות ב-10% מדי שנה.
שיקולי תקציב
יישום ניהול ידע כרוך בעלויות מנוי, תמחור לפי משתמש, הוצאות יישום ודרישות תחזוקה. ארגונים חייבים לאזן בין תכונות למגבלות תקציב.
שיטות מיטביות ליישום ניהול ידע
בחירת כלי ניהול ידע אופטימליים מהווה רק את ההתחלה. ארגונים חייבים לפתח אסטרטגיות מקיפות המבטיחות אימוץ חלק והצלחה מתמשכת:
גורמי הצלחה ביישום:
- אסטרטגיית אימוץ ברורה
- תוכנית הדרכה מקיפה
- חסות הנהלה בכירה
- מדדי הצלחה מוגדרים
- תחזוקת תוכן קבועה
- שילוב משוב משתמשים
שיטות מיטביות לאימוץ
יישום מוצלח של ניהול ידע דורש גישות מחושבות:
- תקשורת ברורה: הסבר את היתרונות והמטרות של כלי ניהול הידע לחברי הצוות תוך עידוד לשימוש עקבי.
- מעורבות בעלי עניין: שלב בעלי עניין מרכזיים בתחילת התהליך כדי ליישר קו בין כלי ניהול הידע ליעדים הארגוניים.
- הנחיות שימוש: קבע מדיניות ברורה המסדירה את אחסון המידע ושיתופו בתוך מאגר הידע.
- אינטגרציה חלקה: שלב פונקציונליות של ניהול ידע בתוך תהליכי העבודה הקיימים לאימוץ טבעי.
- תמריצים לשיתוף פעולה: צור תרבות של שיתוף ידע על ידי הכרה ותגמול על תרומות למאגר הידע.
אילו טיפים להדרכה וקליטה כדאי לאמץ?
הדרכה אפקטיבית משפיעה משמעותית על הצלחת ניהול הידע:
- הדגמות מעשיות: קיים מפגשי הדרכה חיים המדגימים תכונות מרכזיות בניהול ידע בתרחישים מהעולם האמיתי.
- ספריית משאבים: פתח מדריכים מקיפים וסרטוני הדרכה התומכים בצרכי למידה מתמשכים.
- מובילי ידע: זהה מומחים פנימיים המסוגלים לסייע לעמיתים וליישם שיטות עבודה מיטביות.
- למידה מתמשכת: ספק עדכוני הדרכה קבועים המתייחסים לתכונות חדשות ויכולות מתפתחות.
- תמיכה מותאמת אישית: הצע סיוע מותאם אישית העונה על דרישות ספציפיות של מחלקות.
כיצד למדוד הצלחה באמצעות מדדי ביצוע?
מדידת אפקטיביות ניהול הידע דורשת מדדים ספציפיים:
- מעורבות משתמשים: עקוב אחר כניסות למערכת ותדירות חיפושים להערכת שיעורי האימוץ בצוות.
- יעילות חיפוש: נתח את מהירות אחזור המידע ודיוקו באמצעות רלוונטיות תוצאות החיפוש.
- איכות תוכן: הערך עדכוני מאגר ידע ומשוב משתמשים לגבי רלוונטיות המידע.
- חיסכון בזמן: חשב שיפורי פרודוקטיביות הנובעים מגישה יעילה למידע.
- פערי ידע: זהה תחומים הדורשים תיעוד נוסף בהתבסס על דפוסי חיפוש.
סיכום
יישום כלי ניהול ידע אמינים מאפשר לארגונים לאחסן ולאחזר מידע ביעילות תוך שיפור שיתוף הפעולה בצוות. תוכנת ניהול ידע מתאימה מספקת גישה חלקה לידע ארגוני קריטי, משפרת משמעותית את הפרודוקטיביות. מחקר מ-Exploding Topics חושף ש-70% מהעובדים מאמינים שהפחתת פגישות תשפר את הפרודוקטיביות—כלי ניהול ידע יעילים תורמים למטרה זו על ידי הנגשת מידע ללא דיונים מיותרים.
פלטפורמת הדיבור-לטקסט של Transkriptor מציעה יתרונות מיוחדים לניהול ידע באמצעות יצירת מאגר ידע ייעודי וחילוץ מידע מפתח מתוכן מתומלל, משפרת משמעותית את יעילות תקשורת בפגישות. המערכת מאפשרת הוראות מותאמות אישית המנחות אלגוריתמי בינה מלאכותית בהתאם לדרישות ארגוניות ספציפיות. ארגונים המחפשים יכולות ניהול ידע משופרות יכולים ליצור חשבון Transkriptor חינמי כבר היום כדי לחוות פיתוח ותחזוקת מאגר ידע ללא מאמץ.
שאלות נפוצות
כלי ניהול ידע מאפשר גישה מהירה למידע חיוני עבור הצוותים שלך. הוא משפר שיתוף פעולה ומייעל תהליכי קבלת החלטות בארגון.
מערכות ניהול ידע (KMS) נפוצות בעסקים, מערכות בריאות, מוסדות חינוך, חברות טכנולוגיה ומערכי תמיכת לקוחות. הן מקדמות שיתוף ידע ויעילות תפעולית.
מטרת ניהול הידע היא למקסם את ערך הידע הארגוני. היא מבטיחה נגישות מיידית למידע חיוני ללא עיכובים, ומשפרת את היעילות הכוללת.
לא, ChatGPT אינו מיועד לניהול ידע או בסיסי ידע ארגוניים. לעומת זאת, Transkriptor מציע פתרון ייעודי ליצירת בסיס ידע מקיף ומאורגן.
Transkriptor מייעל שיתוף ידע באמצעות יצירת תמלילים חיפושיים של פגישות, ראיונות והדרכות. חברי צוות יכולים לגשת מיד לתוכן מפתח והחלטות גם ללא השתתפות בפגישות, מה שהופך את העבודה למהירה ומכלילה יותר.