Imagina que estás en una llamada con uno de tus clientes de alto precio. Están discutiendo algunos puntos importantes sobre sus operaciones con usted. Pensabas que podías memorizar todo, así que no tomaste notas. Sin embargo, después de la llamada, te diste cuenta de que no recordabas algunos detalles importantes.
Volver a llamar a tus clientes y pedirles los detalles exactos te hará parecer poco profesional. Sin embargo, con una plataforma de transcripción de llamadas de clientes, puede grabar detalles y escucharlos en cualquier momento. Este artículo te ayudará a entender la importancia de utilizar plataformas de transcripción de voz a texto para llamadas y reuniones de negocios. También verás cómo Transkriptor puede ayudarte a transcribir llamadas y reuniones sin problemas.
Descripción de la transcripción de llamadas de cliente
Transcribir las llamadas de los clientes te ayudará a convertir las conversaciones habladas en textos escritos. De esta manera, puede guardar los detalles esenciales para futuras referencias. Además, puede mejorar la precisión y tomar decisiones más informadas basadas en conversaciones documentadas.
¿Por qué transcribir llamadas de cliente?
Transcribir las llamadas de los clientes le ayuda a evitar perder detalles importantes de sus conversaciones. Tendrá un registro escrito de todo lo que discutió con los clientes. Puede revisar la transcripción de la llamada del cliente más adelante para mayor claridad y menos malentendidos.
Beneficios de las operaciones comerciales
Las transcripciones te ayudarán a crear registros de búsqueda de las interacciones con los clientes. Esto te ayudará a mejorar el proceso interno y a formar a los directivos o al equipo de ventas. A continuación, pueden crear estrategias más eficaces, lo que conduce a operaciones comerciales más eficientes.
Impacto en las relaciones con los clientes
La transcripción profesional de llamadas lo ayudará a brindar un servicio al cliente más personalizado. Puede estar más atento a sus necesidades y abordar sus puntos débiles de manera efectiva. Además, los registros precisos te ayudarán a hacer un seguimiento de tus clientes fácilmente.Help Scout reveló que al 89% de los clientes les gustan las experiencias personalizadas.
Necesidades de cumplimiento y documentación
La transcripción de las llamadas de los clientes le ayuda a cumplir con los requisitos reglamentarios y legales. Esto garantiza la transparencia y puede ser crucial en disputas legales o auditorías. La documentación adecuada respalda la rendición de cuentas y reduce los riesgos de incumplimiento.
Guía paso a paso para usar Transkriptor para llamadas de cliente
Transkriptor es uno de los programas de transcripción de llamadas de clientes más populares. Puede integrarlo con Zoom, Google Meet o MS Teams para grabar y crear transcripciones automáticamente. Estos son los pasos que debes seguir para hacer transcripciones.
Paso 1: Configuración de su cuenta
Primero, debe crear una cuenta. Haga clic en la opción'Iniciar sesión/Registrarse'. A continuación, haz clic en la opción "Continuar con Google " para crear tu cuenta Transkriptor . Una vez hecho esto, la plataforma lo redirigirá a la página principal del tablero.
Paso 2: Configuración de los ajustes de grabación
Encontrará la opción'Unirse a Teams, Zoom o Google Meets reuniones' en el panel de control. Al hacer clic en él, se abrirá una ventana emergente donde puede pegar el enlace de la reunión. También puede personalizar el idioma de la reunión.
Paso 3: Iniciar la grabación de llamadas
Una vez que haga clic en'Iniciar grabación', recibirá una notificación de que Transkriptor se une a la llamada. La plataforma te dirá que está grabando la llamada y te proporcionará la transcripción una vez que esté hecha. Asegúrese de permitir que el bot ingrese a su reunión.
Paso 4: Funciones de transcripción precisas
Una vez que desactive la llamada del cliente, debe visitar la sección "Archivos" del panel de control. Allí encontrará sus reuniones recientes. Haga clic en uno para ver el texto transcrito. Puede ajustar los altavoces o editar el texto para corregir cualquier inexactitud.
Paso 5: Procesamiento posterior a la llamada
Una vez que hayas verificado la transcripción, haz clic en el icono "Descargar" en la parte superior derecha de la pantalla para exportarla. Transkriptor te permitirá exportar tu texto en múltiples formatos como PDF, TXT, DOCX, etc. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por usar ninguna herramienta de conversión más adelante.
Mejores prácticas para la grabación de llamadas de clientes
Cuando graba las llamadas de los clientes, debe prestar mucha atención para garantizar el cumplimiento y la efectividad. Debe seguir un par de prácticas de transcripción de llamadas de ventas. Estas prácticas le ayudarán a crear registros valiosos respetando las normas legales y éticas.
- Requisitos legales y consentimiento: Garantice el cumplimiento de las leyes de consentimiento locales antes de grabar las llamadas de los clientes.
- Optimización de la calidad de audio: Utilice equipos de alta calidad y garantice un discurso claro de ambas partes.
- Etiqueta profesional: Mantén la etiqueta profesional comunicándote con respeto.
- Medidas de seguridad de los datos: Implemente medidas de seguridad de datos para proteger las llamadas grabadas.
Requisitos legales y consentimiento
Antes de grabar las llamadas de los clientes, debe cumplir con las leyes locales relacionadas con el consentimiento. Debe informar a sus clientes que grabará las llamadas y pedirles permiso explícito. Comprender los requisitos legales lo protegerá de cualquier disputa legal imprevista.
Optimización de la calidad de audio
La creación de una transcripción de llamadas de cliente con mala calidad de audio no funcionará. Para optimizar la calidad del audio, es necesario utilizar equipos de alta calidad. Asegúrese de que ambas partes hablen con claridad y ajuste la configuración para capturar voces con precisión. Esto dará como resultado mejores transcripciones y una revisión más sencilla de las llamadas.
Etiqueta profesional
Para mantener la etiqueta profesional, debes comunicarte con respeto. Incluso si graba llamadas comerciales, debe estar atento a sus clientes. Este profesionalismo demostrará su compromiso para resolver sus problemas. Además, la grabación de llamadas comerciales tendrá un efecto positivo.
Medidas de seguridad de los datos
Las medidas de seguridad de los datos son esenciales para proteger las llamadas grabadas del acceso no autorizado. Utilice soluciones de almacenamiento encriptadas y limite el acceso solo al personal autorizado. Estas prácticas de seguridad salvaguardan la información del cliente y garantizan el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Funciones avanzadas para usuarios empresariales
Las funciones avanzadas de transcripción pueden mejorar la calidad de las grabaciones de llamadas de los clientes para los usuarios empresariales. Estas funciones te ayudan a integrar la transcripción con otras herramientas. También permiten un análisis más profundo y una mejor colaboración en equipo.
Configuración de vocabulario personalizado
Con una configuración de vocabulario personalizada, puede agregar términos específicos o jerga para mejorar la precisión de la transcripción. De esta manera, puede garantizar una transcripción precisa de idiomas técnicos o únicos. Como resultado, los registros de llamadas serán más valiosos y precisos.
Identificación del altavoz
La identificación del hablante te ayudará a distinguir entre las diferentes voces en una conversación. Por lo tanto, si está hablando con varias personas, puede obtener transcripciones precisas de cada orador. La transcripción de llamadas del cliente también será fácil de analizar. Un estudio de Statista reveló que el mercado del reconocimiento de voz alcanzará los 8.580 millones de dólares en 2025.
Capacidades de integración
Las capacidades de integración te ayudarán a conectar tu software de transcripción con otras herramientas empresariales. Estas integraciones pueden agilizar todo el flujo de trabajo. Por lo tanto, puede acceder a las transcripciones dentro de los sistemas que ya utiliza.
Análisis e informes
Los análisis e informes avanzados proporcionan información a partir de los datos de las llamadas. Los análisis te ayudarán a identificar patrones de habla específicos y tendencias en curso. Puede convertir la grabación de llamadas comerciales en información procesable. Los informes también te ayudarán a hacer crecer las estrategias de retención de clientes de tu negocio.
Herramientas de colaboración en equipo
Las herramientas de colaboración en equipo pueden ayudarte a compartir y editar transcripciones con los miembros de tu equipo. Funciones como el acceso compartido y los comentarios, por ejemplo, mejorarán el trabajo en equipo. De esta manera, puede asegurarse de que todos puedan contribuir y beneficiarse de la información registrada.
Comparación de soluciones profesionales de transcripción de llamadas
A la hora de elegir los servicios de transcripción de reuniones, hay que comparar varias opciones. Debe prestar mucha atención a las características y la precisión. Cada solución de transcripción de llamadas es diferente de la otra. Por lo tanto, elija la solución que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.
- Transkriptor : Transkriptor puede crear transcripciones de varios hablantes en 100+ idiomas.
- Otter .ai : Otter .ai es un software de transcripción de llamadas que ofrece resúmenes automatizados.
- Trint : Trint es un popular software de transcripción de llamadas de clientes con una interfaz fácil de usar.
- Rev : Rev ofrece transcripciones de llamadas precisas con excelentes funciones de edición.
- Sonix : Sonix utiliza AI para crear transcripciones automáticas en varios idiomas
1. Transkriptor
Transkriptor es una plataforma de transcripción de audio a texto que crea la transcripción de llamadas de clientes. Esta plataforma te ayudará a crear transcripciones muy precisas que requieran una edición mínima. Puede capturar la voz con precisión, incluso en un fondo ruidoso. Transkriptor también viene con una función de reconocimiento de múltiples altavoces.
Si está hablando con varios oradores simultáneamente, la plataforma resaltará efectivamente a todos los oradores. Creará transcripciones con diferentes etiquetas de altavoces. Además, Transkriptor está disponible en 100+ idiomas. Por lo tanto, puede crear o traducir sus transcripciones en el idioma que desee. Por último, puede exportar el texto transcrito en numerosos formatos de archivo.
Características principales
- Características empresariales: Transkriptor tiene una página separada para empresas. Las funciones comerciales lo ayudarán a conectar su calendario y grabar sus reuniones. La plataforma tomará notas y le proporcionará información AI basada en ella.
- Estándares de seguridad: Transkriptor cumple con GDPR, ISO 27001 y SOC 2 . La plataforma siempre garantizará una protección de datos de primer nivel.
- Opciones de integración: Puede integrar Transkriptor con Zoom, MS Teams y Google Meet . Por lo tanto, puede grabar llamadas fácilmente.
- AI Asistente de chat : Transkriptor viene con un asistente de chat AI que puede resumir sus transcripciones e informes. Además, también puede dar instrucciones personalizadas al AI .
2. Otter .ai
Otter .ai es otro popular software de transcripción de llamadas. Además de las transcripciones, también proporciona generación y grabación automatizada de resúmenes. También se puede sincronizar con calendarios. Sin embargo, muchos usuarios se han quejado de su baja precisión.
3. Trint
Trint es un software de transcripción de llamadas de cliente bastante popular. Tiene una interfaz fácil de usar y mayor precisión. La plataforma puede crear transcripciones en más de 40 idiomas. Pero tenga en cuenta que la opción de guardado automático no es confiable.
4. Rev
Rev le ayudará a crear transcripciones precisas de las llamadas de sus clientes. Viene con excelentes funciones de edición y experiencia de usuario. También cuenta con una aplicación móvil para desarrollar transcripciones sobre la marcha. Pero la aplicación móvil en sí tiene demasiados errores y no responde.
5. Sonix
La última plataforma de grabación de conversaciones con el cliente de la lista es Sonix . Su tecnología AI puede crear transcripciones automáticas en varios idiomas. Sonix también viene con excelentes capacidades para compartir. Sin embargo, la exportación de las transcripciones llevará mucho tiempo.
Maximizar el valor de las transcripciones de llamadas
Si necesita aprovechar todos los beneficios de la transcripción automática de llamadas, considere implementar estrategias que mejoren su efectividad. A medida que invierte en un software o plataforma de transcripción de llamadas, necesita sacar valor de su dinero.
Organización del contenido transcrito
Puede organizar y etiquetar el texto transcrito de acuerdo con los clientes y sus industrias comerciales. De esta manera, cuando necesite información específica, podrá encontrarla fácilmente. También puede asegurarse de que las transcripciones estén bien dispuestas para su uso futuro.
Creación de archivos en los que se pueden realizar búsquedas
Los archivos de búsqueda te ayudarán a encontrar y recuperar rápidamente conversaciones específicas. Puede utilizar la indexación y el etiquetado de palabras clave para mejorar la capacidad de búsqueda. Por lo tanto, puede ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia al acceder a registros esenciales.
Análisis de las conversaciones con los clientes
Analizar las conversaciones del cliente te ayudará a conocer sus patrones de habla y sentimientos. Revisar la transcripción de las llamadas del cliente le ayudará a comprender sus necesidades y preferencias. Puede utilizar estos detalles para mejorar su servicio al cliente.
Compartir y colaborar
Promover el intercambio y la colaboración ayudará a tus equipos a acceder y editar las transcripciones. Puede utilizar varias herramientas de colaboración para resaltar las secciones clave u obtener información detallada. De esta manera, puede asegurarse de que todos contribuyan al proyecto.
Solución de problemas y soporte
A veces, es posible que busques estrategias de solución de problemas y soporte para tu herramienta de transcripción. Recuerde que estas dos opciones son esenciales para mantener la efectividad general de la herramienta. También te ayudará a mantener la eficiencia y la precisión en los procesos de transcripción.
Problemas técnicos comunes
Los problemas técnicos, como los fallos de software y la mala calidad del audio, son comunes. Sin embargo, puede solucionar fácilmente estos problemas. Si la calidad del audio es mala, intente verificar la configuración del micrófono. Además, debe asegurarse de que el software tenga las últimas actualizaciones.
Consejos para la optimización de la calidad
Para optimizar la calidad de la transcripción de las llamadas de los clientes, puede utilizar equipos de grabación de alta calidad. Si es posible, configure el software de transcripción con vocabulario personalizado para mejorar la precisión. También debe reducir el ruido de fondo tanto como sea posible.
Recursos de apoyo
A veces, leer recursos de soporte como preguntas frecuentes y guías de usuario también te ayudará. En caso de problemas graves, puede ponerse en contacto con el equipo de atención al cliente. Te ayudarán con los problemas técnicos.
Materiales de capacitación
Puede revisar materiales de capacitación, como seminarios web o tutoriales, para comprender cómo funciona la plataforma de transcripción. Además, asegúrese de que su equipo también lea los materiales de capacitación. Esto les ayudará a usar el software de manera más efectiva.
Conclusión
Un software de transcripción de llamadas de clientes siempre te ayudará a registrar puntos importantes. No tienes que escribir manualmente, ya que las plataformas automatizarán el proceso de generación de transcripciones.Future Marketing Insights reveló que el mercado de la transcripción crecerá un 8,6% para 2033.
Si está buscando una plataforma de transcripción de llamadas confiable, debe usar Transkriptor . Te ayudará a crear transcripciones precisas de tus llamadas. Por lo tanto, intente Transkriptor hoy y deje que automatice el proceso de transcripción.