Транскрипция на Zoho Meeting: Запишете всяка дума от срещите

Ползи от транскрибирането на срещи в Zoho

Ето ползите от транскрибирането на срещи в Zoho:

1. Подобрена комуникация: Можете да подобрите достъпността и комуникацията с екипа. Всеки ще има актуална информация за това какво да прави следващо.
2. По-добро съхранение на записи: Можете да запазите ключовите точки за бъдеща употреба, тъй като ще имате писмен запис.
3. По-малко недоразумения: Можете да прегледате транскриптите по-късно, за да намалите недоразуменията. Освен това, можете също да въведете различни промени.
4. Повече приобщаване: Транскрипциите също ангажират хора, които не са носители на езика, и лица с увреден слух. NIDCD разкри, че около 1 от 8 американци на възраст 12 и повече години имат загуба на слуха в двете уши.
5. По-добра възможност за търсене: Ще имате по-добра възможност за търсене, за да откриете конкретни точки. Не е нужно да преминавате през цялата среща многократно.

Често срещани предизвикателства при транскрипция на срещи

Ето някои често срещани предизвикателства при транскрибиране на срещи:

1. Отнема време и е склонно към грешки: Създаването на транскрипции често отнема дълги часове. Можете да допуснете грешки в правописа или структурата на изреченията.
2. Проблем с идентифицирането на говорителя: Множество говорители или технически жаргон правят процеса по-предизвикателен. Това е преди всичко защото те са трудни за разбиране.
3. Проблеми с качеството на звука: Фоновият шум и припокриващите се диалози могат да повлияят на оригиналното аудио. То ще звучи повредено или изкривено.
4. Рискове за съответствие: Неспазването на разпоредбите за поверителност може да доведе до сериозни последствия. Например, ще загубите репутацията и доверието си.

Защо автоматизираната транскрипция е от съществено значение

Автоматизираните инструменти за транскрипция на срещи в Zoho могат бързо да генерират транскрипции. Такива инструменти използват усъвършенствани алгоритми за изкуствен интелект и машинно обучение, за да превърнат говоримите думи в текст. Тези инструменти за преобразуване на реч в текст за срещи в Zoho също ще гарантират, че транскрибираният текст е с по-висока точност.

Записване и ръчно транскрибиране

Zoho Meet разполага с вградена функция за записване. Следвайки традиционния метод, първо трябва да запишете срещите и след това да ги транскрибирате. Ще имате пълен контрол върху точността. Въпреки че можете да различавате различните говорители, процесът отнема твърде много време.

Използване на вградени инструменти

Zoho не предоставя вградена опция за транскрибиране. Ако искате да транскрибирате срещи, използвайте Rev AI от библиотеката за интеграция. След това трябва да копирате и поставите токена за достъп до API от уебсайта на Rev. Процесът е по-технически и не е подходящ за начинаещи.

Услуги за транскрибиране от трети страни

Можете да използвате инструменти от трети страни като Transkriptor за транскрибиране на срещи в Zoho. Платформата предоставя автоматизирана технология за разпознаване на реч, за да създаде по-точни транскрипции. Ще получите също функции за идентификация на говорителя и времеви маркери.

Професионални услуги за транскрибиране

Можете да изберете професионални услуги за транскрибиране за по-висока точност и специфична за индустрията терминология. Ще получите транскрипти, създадени от хора, които могат да предложат по-висока прецизност от много автоматизирани решения. Този метод обаче е по-скъп и отнема повече време. Това обикновено е идеално за правни и медицински цели, където трябва да поддържате първокласна яснота.

Процес на транскрибиране стъпка по стъпка

Сега, когато знаете ключовите функции на Transkriptor, трябва да знаете как той може да транскрибира вашата среща в Zoho. Ето някои основни стъпки, които трябва да следвате:

Стъпка 1: Влезте и отворете таблото

Първо, трябва да влезете в своя акаунт в Transkriptor. След като го направите, ще видите страницата на таблото. От там кликнете върху опцията Recorder, за да запишете екрана и аудиото си.

Стъпка 2: Персонализирайте настройките

След това трябва да персонализирате настройките за аудио и видео. Например, можете да записвате само екрана или аудиото. Междувременно можете да го персонализирате, за да записвате микрофон, система или и двете аудиа. Уверете се, че също избирате етикетите на говорителите и броя от разширените настройки.

Стъпка 3: Транскрибирайте аудио/видео файла

След като имате записите си, можете лесно да ги транскрибирате. Просто изберете файла от вашата система и го качете в Transkriptor. Платформата поддържа различни файлови формати за допълнително улеснение на използването.

Стъпка 4: Табло за транскрипции

След като Transkriptor завърши процеса на транскрибиране, можете да достъпите таблото, за да намерите всички ваши транскрипции в дясната част на екрана. Можете лесно да ги редактирате директно от това табло. Междувременно можете да достъпите AI чата от лявата секция и да зададете всякакъв въпрос, който искате.

Подготовка за успешен запис

Трябва да се подготвите за срещите предварително. Например, трябва да информирате участниците, че ще записвате срещите. Освен това, трябва да изберете тихо място, за да намалите фоновия шум. Професионален микрофон ще ви помогне в този случай.

Оптимизиране на качеството на звука

Не забравяйте, че ясният звук е от съществено значение за точна транскрипция. Затова трябва да поставите микрофона близо до себе си и до говорителите. Помолете всички да заглушат неизползваните си микрофони по време на виртуални срещи. Трябва също да регулирате настройките за аудио запис, за да направите гласа си по-разбираем.

Управление на множество говорители

Ако в срещата участват множество хора, ще имате проблеми с разграничаването на техните гласове. Тук идва на помощ функцията за идентификация на множество говорители в инструментите за транскрипция. Но се уверете, че молите участниците да посочват имената си преди да говорят. По този начин инструментът може лесно да проследява техните диалози без припокриване.

Организация след транскрипцията

След като транскрипцията на срещата в Zoho е завършена, трябва да я прегледате и редактирате за най-добра четимост. Трябва също да съхранявате транскрипциите сигурно, особено когато съдържат чувствителна информация. Уверете се, че спазвате политиките за защита на данните. Termly разкри, че 64% от потребителите подозират, че бизнесите злоупотребяват с личните им данни.

Резюмета на срещи, базирани на изкуствен интелект

Инструментите за транскрибиране, базирани на изкуствен интелект, могат автоматично да генерират резюмета на срещи. Тези инструменти ще подчертаят ключовите точки на дискусия и действията, които трябва да се предприемат. По този начин можете да намалите времето, което прекарвате в преглеждане на пълни транскрипции. Вашите екипи също могат бързо да извлекат най-релевантните прозрения.

Идентификация на говорителя

Функцията за идентификация на говорителя може да ви помогне да различите кой какво е казал. Разширените инструменти за транскрибиране използват машинно обучение, за да разграничават гласове и да присвояват етикети на говорителите. Тази функция е полезна за панелни дискусии. По този начин можете да проследявате всеки индивидуален участник.

Персонализиран речник и терминология

Не забравяйте, че специфични термини и жаргон често могат да доведат до грешки при стандартното транскрибиране. Можете да обучите моделите за транскрибиране да разпознават специализирана терминология благодарение на функциите за персонализиран речник. Това е особено полезно за правни и медицински цели, където точната формулировка е от съществено значение.

Възможности за интеграция

Интеграцията с инструменти за сътрудничество ще подобри вашите работни процеси. Затова трябва да определите какъв тип интеграция поддържа софтуерът за транскрибиране на Zoho срещи. Тези интеграции помагат на вашите екипи да управляват по-ефективно записите от срещи.

Организиране и категоризиране на съдържанието

Добре структурираната транскрипция може да ви помогне да се позовавате лесно на ключови точки. Освен това можете да сегментирате съдържанието на раздели въз основа на теми и времеви маркери за по-добра четимост. Можете също да използвате заглавия и метаданни за по-добра категоризация.

Търсене и извличане на информация

В повечето случаи не можете да преглеждате дълги транскрипции без подходяща функционалност за търсене. С проучване на ключови думи и филтри можете бързо да локализирате конкретни детайли. Напредналите платформи за транскрипция предлагат и възможности за търсене, базирани на изкуствен интелект. По този начин можете да намерите релевантно съдържание въз основа на контекста, а не на точни съвпадения на думи.

Функции за споделяне и сътрудничество

Транскрипциите на срещите в Zoho са най-ефективни, когато членовете на вашия екип могат лесно да имат достъп до тях. Например, можете да използвате облачно хранилище и инструменти за сътрудничество, за да споделяте и редактирате транскрипциите. Тази безпроблемна работна интеграция ще ви помогне да проследявате промените в оригиналния файл.

Създаване на задачи и последващи действия

Транскрипциите могат да превърнат ключови точки от дискусията в изпълними задачи. Следователно, това може да помогне на вашия екип да проследява решенията и да разпределя отговорностите. Можете също така да се възползвате максимално от функцията за обобщаване.

Мерки за защита на данните

Уверете се, че прилагате силни протоколи за криптиране, за да запазите транскрипциите сигурни по време на съхранение. Благодарение на криптирането от край до край, можете да предотвратите неоторизиран достъп. Междувременно, сигурните решения за облачно съхранение предлагат допълнителна защита срещу пробиви в данните. Редовните одити на сигурността и актуализации също могат да помогнат за идентифициране на уязвимости.

Съображения за поверителност

Трябва да информирате участниците за практиките на записване и транскрибиране. Можете да обмислите функции за анонимизиране, за да редактирате чувствителна информация. Освен това, трябва да зададете насоки за това кой може да има достъп до транскрипцията и колко дълго може да има достъп до нея.

Регулаторно съответствие

Трябва да спазвате специфични разпоредби за защита на данните като GDPR, HIPAA или SOC 2. С това съответствие можете да гарантирате, че обработвате чувствителна информация с изключително внимание. В резултат на това можете да намалите правните и финансовите рискове. Затова трябва да изберете платформа за транскрипция на срещи в Zoho като Transkriptor, тъй като тя е в съответствие с индустриалните стандарти.

Контрол на достъпа и разрешения

Когато прилагате строги политики за контрол на достъпа, можете да предотвратите неоторизирано споделяне или злоупотреба. Например, RBAC може да ви помогне да контролирате кой има достъп до тези транскрипции. Трябва също да внедрите многофакторна автентикация и одитни записи, за да повишите сигурността. Fortune Business Insights разкри, че глобалният пазар за контрол на достъпа ще достигне 20,02 милиарда до 2027 г.