Yüksek biletli müşterilerinizden biriyle görüşme yaptığınızı hayal edin. Operasyonlarıyla ilgili bazı önemli noktaları sizinle tartışıyorlar. Her şeyi ezberleyebileceğini düşündün, bu yüzden hiç not almadın. Ancak aramadan sonra bazı önemli detayları hatırlamadığınızı fark ettiniz.
Müşterilerinizi tekrar aramak ve kesin ayrıntıları istemek, profesyonellikten uzak görünmenize neden olacaktır. Ancak, bir müşteri araması transkripsiyon platformu ile ayrıntıları kaydedebilir ve istediğiniz zaman dinleyebilirsiniz. Bu makale, iş görüşmeleri ve toplantılar için sesten metne transkripsiyon platformlarını kullanmanın önemini anlamanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, Transkriptor aramaları ve toplantıları kusursuz bir şekilde yazıya dökmenize nasıl yardımcı olabileceğini de göreceksiniz.
İstemci Çağrısı Dökümünü Anlama
Müşteri aramalarını yazıya dökmek, sözlü konuşmaları yazılı metinlere dönüştürmenize yardımcı olacaktır. Bu şekilde, ileride başvurmak üzere temel ayrıntıları kaydedebilirsiniz. Ayrıca, doğruluğu artırabilir ve belgelenmiş konuşmalara dayalı olarak daha bilinçli kararlar alabilirsiniz.
Müşteri Çağrılarını Neden Yazıya Dökmelisiniz?
Müşteri aramalarını yazıya dökmek, görüşmelerinizdeki önemli ayrıntıları kaybetmekten kaçınmanıza yardımcı olur. Müşterilerle tartıştığınız her şeyin yazılı bir kaydına sahip olacaksınız. Netlik ve daha az yanlış anlama için istemci arama transkripsiyonunu daha sonra gözden geçirebilirsiniz.
İş Operasyonlarının Faydaları
Transkripsiyonlar, müşteri etkileşimlerinin aranabilir kayıtlarını oluşturmanıza yardımcı olur. Bu, iç süreci iyileştirmenize ve yöneticileri veya satış ekibini eğitmenize yardımcı olacaktır. Daha sonra daha etkili stratejiler oluşturarak daha verimli iş operasyonlarına yol açabilirler.
Müşteri İlişkileri Üzerindeki Etkisi
Profesyonel arama transkripsiyonu, daha kişiselleştirilmiş müşteri hizmetleri sunmanıza yardımcı olacaktır. İhtiyaçlarına daha dikkatli olabilir ve acı noktalarını etkili bir şekilde ele alabilirsiniz. Ayrıca, doğru kayıtlar müşterilerinizi kolayca takip etmenize yardımcı olacaktır.Help Scout müşterilerin %89'unun kişiselleştirilmiş deneyimleri sevdiğini ortaya koydu.
Uyumluluk ve Dokümantasyon İhtiyaçları
Müşteri aramalarını yazıya dökmek, yasal ve yasal gereklilikleri karşılamanıza yardımcı olur. Bu şeffaflığı sağlar ve yasal anlaşmazlıklarda veya denetimlerde çok önemli olabilir. Uygun dokümantasyon hesap verebilirliği destekler ve uyumsuzluk risklerini azaltır.
Müşteri Çağrıları için Transkriptor Kullanmaya İlişkin Adım Adım Kılavuz
Transkriptor, en popüler müşteri araması transkripsiyon yazılımlarından biridir. Otomatik olarak transkripsiyon kaydetmek ve oluşturmak için Zoom, Google Meet veya MS Teams ile entegre edebilirsiniz. Transkripsiyon yapmak için izlemeniz gereken adımlar şunlardır.
1. Adım: Hesabınızı Ayarlama
İlk olarak, bir hesap oluşturmanız gerekir. 'Giriş/Kayıt Ol' seçeneğine tıklayın. Ardından, Transkriptor hesabınızı oluşturmak için'Google ile devam et' seçeneğini tıklayın. Tamamlandığında, platform sizi ana kontrol paneli sayfasına yönlendirecektir.
2. Adım: Kayıt Ayarlarını Yapılandırma
Kontrol panelinden' Teams, Zoom veya Google Meets Toplantılarına Katıl' seçeneğini bulacaksınız. Üzerine tıkladığınızda, toplantı bağlantısını yapıştırabileceğiniz bir açılır pencere açılacaktır. Toplantı dilini de özelleştirebilirsiniz.
3. Adım: Çağrı Kaydını Başlatma
'Kaydı Başlat'ı tıkladığınızda, Transkriptor aramaya katıldığına dair bir bildirim alacaksınız. Platform size aramayı kaydettiğini söyleyecek ve tamamlandığında size transkripsiyonu sağlayacaktır. Botun toplantınıza girmesine izin verdiğinizden emin olun.
4. Adım: Doğru Transkripsiyon Özellikleri
Müşteri aramanızı kapattıktan sonra, kontrol panelinin'Dosyalar' bölümünü ziyaret etmeniz gerekir. Orada, son toplantılarınızı bulacaksınız. Deşifre edilen metni görüntülemek için birine tıklayın. Herhangi bir yanlışlığı düzeltmek için hoparlörleri ayarlayabilir veya metni düzenleyebilirsiniz.
5. Adım: Çağrı Sonrası İşleme
Transkripsiyonu çapraz kontrol ettikten sonra, dışa aktarmak için ekranın sağ üst tarafındaki'İndir' simgesine tıklayın. Transkriptor, metninizi PDF, TXT, DOCX vb. gibi birden çok formatta dışa aktarmanıza olanak tanır. Bu nedenle, daha sonra herhangi bir dönüştürme aracını kullanma konusunda endişelenmenize gerek yok.
Müşteri Çağrı Kaydı için En İyi Uygulamalar
Müşteri aramalarını kaydettiğinizde, uyumluluğu ve etkinliği sağlamak için çok dikkat etmelisiniz. Birkaç satış görüşmesi transkripsiyon uygulamasını takip etmeniz gerekir. Bu uygulamalar, yasal ve etik standartlara saygı gösterirken değerli kayıtlar oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
- Yasal Gereklilikler ve Rıza: Müşteri aramalarını kaydetmeden önce yerel rıza yasalarına uygunluğu sağlayın.
- Ses Kalitesi Optimizasyonu: Yüksek kaliteli ekipman kullanın ve her iki tarafın da net bir şekilde konuşmasını sağlayın.
- Profesyonel Görgü Kuralları: Saygılı bir şekilde iletişim kurarak profesyonel görgü kurallarını koruyun.
- Veri Güvenliği Önlemleri: Kayıtlı aramaları korumak için veri güvenliği önlemleri uygulayın.
Yasal Gereklilikler ve Rıza
Müşteri aramalarını kaydetmeden önce, izinle ilgili yerel yasalara uymanız gerekir. Müşterilerinize aramaları kaydedeceğinizi bildirmeniz ve açık izinlerini istemeniz gerekir. Yasal gereklilikleri anlamak, sizi öngörülemeyen yasal anlaşmazlıklardan koruyacaktır.
Ses Kalitesi Optimizasyonu
Düşük ses kalitesine sahip istemci araması transkripsiyonu oluşturmak işe yaramaz. Ses kalitesini optimize etmek için yüksek kaliteli ekipman kullanmanız gerekir. Her iki tarafın da net bir şekilde konuştuğundan emin olun ve sesleri doğru bir şekilde yakalamak için ayarları yapın. Bu, daha iyi transkripsiyonlar ve aramaların daha basit bir şekilde gözden geçirilmesi ile sonuçlanacaktır.
Profesyonel Görgü Kuralları
Profesyonel görgü kurallarını korumak için saygılı bir şekilde iletişim kurmalısınız. İş görüşmelerini kaydetseniz bile, yine de müşterilerinize karşı dikkatli olmalısınız. Bu profesyonellik, onların sorunlarını çözme konusundaki kararlılığınızı gösterecektir. Ayrıca, iş görüşmelerini kaydetmenin olumlu bir etkisi olacaktır.
Veri Güvenliği Önlemleri
Kaydedilen aramaları yetkisiz erişime karşı korumak için veri güvenliği önlemleri çok önemlidir. Şifreli depolama çözümleri kullanın ve erişimi yalnızca yetkili personelle sınırlayın. Bu güvenlik uygulamaları, müşteri bilgilerini korur ve veri koruma düzenlemelerine uygunluğu sağlar.
İş Kullanıcıları için Gelişmiş Özellikler
Gelişmiş transkripsiyon özellikleri, iş kullanıcıları için müşteri arama kayıtlarının kalitesini artırabilir. Bu özellikler, transkripsiyonu diğer araçlarla entegre etmenize yardımcı olur. Ayrıca daha derin analizleri ve daha iyi ekip işbirliğini de desteklerler.
Özel Kelime Bilgisi Kurulumu
Özel bir kelime dağarcığı kurulumuyla, transkripsiyon doğruluğunu artırmak için belirli terimler veya jargon ekleyebilirsiniz. Bu şekilde, teknik veya benzersiz dillerin doğru bir şekilde transkripsiyonunu sağlayabilirsiniz. Sonuç olarak, arama kayıtları daha değerli ve kesin hale gelecektir.
Konuşmacı Tanımlama
Konuşmacı tanımlama, bir konuşmadaki farklı sesleri ayırt etmenize yardımcı olacaktır. Dolayısıyla, birden fazla kişiyle konuşuyorsanız, her konuşmacının doğru transkripsiyonlarını alabilirsiniz. Müşteri çağrı transkripsiyonunun analiz edilmesi de kolaylaşacaktır. Statista tarafından yapılan bir araştırma, konuşma tanıma pazarının 2025 yılında 8,58 milyar dolara ulaşacağını ortaya koydu.
Entegrasyon Yetenekleri
Entegrasyon yetenekleri, transkripsiyon yazılımınızı diğer iş araçlarıyla bağlamanıza yardımcı olacaktır. Bu entegrasyonlar tüm iş akışını kolaylaştırabilir. Bu nedenle, halihazırda kullandığınız sistemler içindeki transkripsiyonlara erişebilirsiniz.
Analitik ve Raporlama
Gelişmiş analiz ve raporlama, arama verilerinizden içgörüler sağlar. Analitik, belirli konuşma kalıplarını ve devam eden eğilimleri belirlemenize yardımcı olacaktır. İş görüşmesi kaydını eyleme geçirilebilir bilgilere dönüştürebilirsiniz. Raporlama, işletmenizin müşteriyi elde tutma stratejilerini büyütmenize de yardımcı olacaktır.
Ekip İşbirliği Araçları
Ekip işbirliği araçları, transkripsiyonu ekip üyelerinizle paylaşmanıza ve düzenlemenize yardımcı olabilir. Örneğin, paylaşılan erişim ve yorum yapma gibi özellikler ekip çalışmasını geliştirecektir. Bu şekilde, herkesin kaydedilen bilgilere katkıda bulunabilmesini ve bu bilgilerden yararlanabilmesini sağlayabilirsiniz.
Profesyonel Çağrı Transkripsiyon Çözümlerini Karşılaştırma
Toplantı transkripsiyon hizmetlerini seçerken, çeşitli seçenekleri karşılaştırmanız gerekir. Özelliklere ve doğruluğa çok dikkat etmeniz gerekir. Her çağrı transkripsiyon çözümü diğerinden farklıdır. Bu nedenle, iş gereksinimlerinizi en iyi karşılayan çözümü seçin.
- Transkriptor : Transkriptor, 100+ dilde çok hoparlörlü transkripsiyonlar oluşturabilir.
- Otter .ai : Otter .ai, otomatik özetler sunan bir çağrı transkripsiyon yazılımıdır.
- Trint : Trint , kullanıcı dostu bir arayüze sahip popüler bir müşteri araması transkripsiyon yazılımıdır.
- Rev : Rev, harika düzenleme özellikleriyle doğru arama dökümleri sunar.
- Sonix : Sonix, birden çok dilde otomatik transkripsiyonlar oluşturmak için AI kullanır
1. Transkriptor
Transkriptor, müşteri çağrısı transkripsiyonu oluşturan bir sesten metne transkripsiyon platformudur. Bu platform, minimum düzenleme gerektiren son derece doğru transkripsiyonlar oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Gürültülü bir arka planda bile sesi doğru bir şekilde yakalayabilir. Transkriptor ayrıca çoklu hoparlör tanıma özelliği ile birlikte gelir.
Aynı anda birden fazla konuşmacıyla konuşuyorsanız, platform tüm konuşmacıları etkili bir şekilde vurgulayacaktır. Farklı konuşmacı etiketleriyle transkripsiyonlar oluşturacaktır. Ayrıca, Transkriptor 100+ dilde mevcuttur. Böylece, transkripsiyonlarınızı istediğiniz herhangi bir dilde oluşturabilir veya çevirebilirsiniz. Son olarak, yazıya dökülen metni çok sayıda dosya biçiminde dışa aktarabilirsiniz.
Yararlı Bilgiler
- Kurumsal Özellikler: Transkriptor işletmeler için ayrı bir sayfası vardır. İş özellikleri, takviminizi bağlamanıza ve toplantılarınızı kaydetmenize yardımcı olacaktır. Platform notlar alacak ve size AI destekli bilgiler sağlayacaktır.
- Güvenlik Standartları: Transkriptor GDPR, ISO 27001 ve SOC 2 ile uyumludur. Platform her zaman birinci sınıf veri koruması sağlayacaktır.
- Entegrasyon Seçenekleri: Transkriptor Zoom, MS Teams ve Google Meet ile entegre edebilirsiniz. Böylece aramaları kolayca kaydedebilirsiniz.
- AI Sohbet Asistanı : Transkriptor, transkripsiyonlarınızı ve raporlarınızı özetleyebilen AI bir sohbet asistanı ile birlikte gelir. Ayrıca, AI özel talimatlar da verebilirsiniz.
2. Otter .ai
Otter .ai, başka bir popüler arama transkripsiyon yazılımıdır. Transkripsiyonların yanı sıra, otomatik özet oluşturma ve kayıt da sağlar. Ayrıca takvimlerle senkronize edilebilir. Ancak, birçok kullanıcı düşük doğruluğundan şikayet etti.
3. Trint
Trint , oldukça popüler bir müşteri araması transkripsiyon yazılımıdır. Kullanıcı dostu bir arayüze ve daha yüksek doğruluğa sahiptir. Platform, 40'tan fazla dilde transkripsiyon oluşturabilir. Ancak otomatik kaydetme seçeneğinin güvenilir olmadığını unutmayın.
4. Rev
Rev, müşteri aramalarınızın doğru transkripsiyonlarını oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Harika düzenleme özellikleri ve kullanıcı deneyimi ile birlikte gelir. Ayrıca hareket halindeyken transkripsiyon geliştirmek için bir mobil uygulamaya sahiptir. Ancak mobil uygulamanın kendisi çok hatalı ve yanıt vermiyor.
5. Sonix
Listedeki son müşteri konuşma kaydedici platformu Sonix . AI teknolojisi, birden çok dilde otomatik transkripsiyonlar oluşturabilir. Sonix ayrıca mükemmel paylaşım yetenekleriyle birlikte gelir. Ancak, transkripsiyonların dışa aktarılması önemli bir zaman alacaktır.
Çağrı Dökümlerinden Değeri En Üst Düzeye Çıkarma
Otomatik arama transkripsiyonunun tüm avantajlarından yararlanmanız gerekiyorsa, bunların etkinliğini artıran stratejiler uygulamayı düşünün. Bir arama transkripsiyon yazılımına veya platformuna yatırım yaparken, paranızın karşılığını çıkarmanız gerekir.
Deşifre Edilen İçeriğin Düzenlenmesi
Deşifre edilen metni müşterilere ve iş sektörlerine göre düzenleyebilir ve etiketleyebilirsiniz. Bu şekilde, belirli bir bilgiye ihtiyacınız olduğunda, onu kolayca bulabilirsiniz. Ayrıca, ileride kullanmak üzere transkripsiyonların uygun şekilde düzenlenmesini de sağlayabilirsiniz.
Aranabilir Arşivler Oluşturma
Aranabilir arşivler, belirli konuşmaları hızlı bir şekilde bulmanıza ve almanıza yardımcı olur. Aranabilirliği artırmak için dizine ekleme ve anahtar kelime etiketleme kullanabilirsiniz. Böylece temel kayıtlara erişirken zamandan tasarruf edebilir ve verimliliği artırabilirsiniz.
Müşteri Konuşmalarını Analiz Etme
Müşterinin konuşmalarını analiz etmek, konuşma kalıplarını ve duygularını bilmenize yardımcı olacaktır. Müşteri arama dökümünü gözden geçirmek, onların ihtiyaçlarını ve tercihlerini anlamanıza yardımcı olacaktır. Müşteri hizmetlerinizi geliştirmek için bu ayrıntıları kullanabilirsiniz.
Paylaşma ve İşbirliği
Paylaşımı ve işbirliğini teşvik etmek, ekiplerinizin transkripsiyonlara erişmesine ve bunları düzenlemesine yardımcı olacaktır. Önemli bölümleri vurgulamak veya ayrıntılı bilgiler edinmek için çeşitli işbirliği araçlarını kullanabilirsiniz. Bu sayede herkesin projeye katkıda bulunduğundan emin olabilirsiniz.
Sorun Giderme ve Destek
Bazen, transkripsiyon aracınız için sorun giderme ve destek stratejileri isteyebilirsiniz. Aracın genel etkinliğini korumak için bu iki seçeneğin gerekli olduğunu unutmayın. Ayrıca transkripsiyon işlemlerinde verimliliği ve doğruluğu korumanıza yardımcı olacaktır.
Yaygın Teknik Sorunlar
Yazılım hataları ve düşük ses kalitesi gibi teknik sorunlar yaygındır. Ancak, bu sorunları kolayca giderebilirsiniz. Ses kalitesi düşükse, mikrofon ayarlarını kontrol etmeyi deneyin. Ayrıca, yazılımın en son güncellemelere sahip olduğundan emin olmanız gerekir.
Kalite Optimizasyon İpuçları
Müşteri araması transkripsiyon kalitesini optimize etmek için yüksek kaliteli kayıt ekipmanı kullanabilirsiniz. Mümkünse, doğruluğu artırmak için transkripsiyon yazılımını özel kelimelerle yapılandırın. Ayrıca arka plan gürültüsünü mümkün olduğunca azaltmanız gerekir.
Destek Kaynakları
Bazen, SSS'ler ve kullanım kılavuzları gibi destek kaynaklarını okumak da size yardımcı olacaktır. Ciddi sorunlar olması durumunda müşteri destek ekibiyle iletişime geçebilirsiniz. Teknik konularda size yardımcı olacaklardır.
Eğitim Materyalleri
Transkripsiyon platformunun nasıl çalıştığını anlamak için web seminerleri veya öğreticiler gibi eğitim materyallerini inceleyebilirsiniz. Ayrıca, ekibinizin de eğitim materyallerini okuduğundan emin olun. Bu, yazılımı daha etkili bir şekilde kullanmalarına yardımcı olacaktır.
Son
Bir müşteri araması transkripsiyon yazılımı her zaman önemli noktaları kaydetmenize yardımcı olacaktır. Platformlar transkripsiyon oluşturma sürecini otomatikleştireceği için manuel olarak yazmanız gerekmez.Future Marketing Insights, transkripsiyon pazarının 2033 yılına kadar %8,6 büyüyeceğini ortaya koydu.
Güvenilir bir arama transkripsiyon platformu arıyorsanız, Transkriptor kullanmalısınız. Aramalarınızın doğru transkripsiyonlarını oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Bu nedenle, bugün Transkriptor deneyin ve transkripsiyon sürecini otomatikleştirmesine izin verin.