为您的会议使用语音到文本转换

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我们都有同样的尖锐问题——工作时间很严格,有时甚至很死板。 我们必须遵守公司规范,避免突破界限或偷工减料。 这导致在家中大量耗时的工作,因为我们没有那么多空闲时间。 因此,让我们深入了解先进技术的使用,更具体地说是语音到文本工具,如何在您处于家庭办公桌模式时帮助提高工作效率。

对于许多即将在这个需求增加的季节开始工作的人,我们想为您提供一些指导。 为了成功,利用你的影响力并提高个人生产力。

现在的技术和软件有很多功能可以帮助平衡工作和生活。 有一些工具可让您通过将录制的语音文件转换为文本来录制和存储会议。 这样,您可以利用开会的时间进行更大的投资,例如促进、讨论和讨价还价。

这里有一些策略可以解决我们的问题。

首先让我们关注会议的一般提示

成功举办商务会议的规则是什么?

制定会议计划,让人们知道将要发生什么

与组织不善的会议相比,组织良好的会议可以带来更好的结果。 对未来所有事件和主题的清晰概述,包括将发生什么以及何时发生。 更不用说时间框架的意识确保每个人都在实现会议目标的轨道上。

清晰的目录和架构的重要性怎么强调都不为过。 在我们开始会议之前,房间里的每个人都应该知道您的会议将如何安排。 此外,您将要展示什么,您对它的期望,以及在会议期间将施加的任何限制。

Woman holding phone to turn her voice to text

一个好的目录应该包括四个方面:目的和目标、内容、时间框架和人员。

尝试快速有效地抓住重点

专注于最重要的事情。 有说服力的演讲可以在几分钟内简洁有力地发表。

作为经理,您的职责之一是在会议上发言,介绍您正在从事的新项目或业务,或与同事进行讨论。 创建一个有创意的介绍,但也仅限于如何限制会议演讲的范围。

从我所听到和看到的一切来看,限制演讲可以让你更好地与听众互动。 存在信息过载,所有内容都被记录下来,人们以这种方式很快忘记了核心信息。 此外,限制演讲有助于节省时间并更有效地分配稀缺资源!

不要过度依赖 Microsoft Office 工具

不要通过包含太多关键点来通过 PowerPoint 幻灯片向听众淹没信息。 这会使对话错开,并使观众难以保留或理解信息,相反,在幻灯片上包含适量的数据并让他们与动画互动

在有大量关于给定主题的文档的商务会议中,PowerPoint 演示文稿变得更加重要和必要。 根据信息图表,让人们感兴趣和告知他们之间只有一条细线。 如果您想确保您的信息传达清晰,请保持简短且引人入胜,但不要让数据过多。

我们的观众很容易被图片甚至大块文字分散注意力。 因此,作为演讲者,我们有责任确保我们引导他们了解他们需要了解的内容,而不是简单地将他们留在岔路口。

Calculator

总结您的商务会议的内容(使用语音到文本工具的力量!)

如果时间紧迫,您需要快速记录会议内容。 但是你怎么做呢? 一种解决方案是请某人为您和其他团队成员做笔记以分享他们的笔记。 或者您可以只录制会议并稍后转录。

第一个意味着团队中的每个成员都必须负责记笔记,然后由他或她来确保他们也能顺利完成其余任务。 如果所有团队成员在参加会议时都不负责,这可能会很困难。 您可以要求他们不由自主地分享他们的笔记以平衡它,但总是存在这样的风险,即这会在下线的与会者中引发一个令人痛心的话题

语音转文本工具已在办公室流行起来。 无需担心语音转文本工具的准确性和即时编辑。 这些转录工具的好处远远超过了它们的一个主要缺点,即音频质量。

尽管如此,语音到文本的技术每天都在随着新软件和新技术的发展而扩展,以转录轻声细语的短语。 使用这些语音转文本工具,可以在更短的时间内创建会议摘要。

Otter.ai 和 Transkriptor 等工具可以有效地将语音转换为文本,或者只是能够将您的想法的音频转换为文本。

与人数有限的人开会

随着时间的推移,科学家们一直在研究群体思维和会议规模的影响。 他们发现,如果超过 20 人参加会议,个人表现将下降 10%。

爱荷华大学的一位颠覆性研究科学家进行了一项研究,以检验陪审团规模及其审议对判决的影响。 他发现,随着越来越多的陪审员被考虑提出意见,它的推理就会开始表现出更多的弱点。

A businessperspon calculating some figures

那么这有什么关系呢? 涉及长期安排的清单的会议最终会花费企业大量的时间和金钱,而只有少数人在场,他们正在审查这些安排好的项目。 为了使团队保持最敏锐和最有影响力,您应该让少数人参与您的会议。

使会议互动

与只有企业主决策的会议相比,有人员参加的会议会更好。 涉及协作和公开讨论的会议会更好,这样每个人都感觉好像被听到了,并允许他们添加自己的细节。 当会议以这种方式参与时,从长远来看,发生误传的可能性很小。

我们都知道会议是怎样的——有时他们只是拖延,通常在他们前面的人有太多的权力,而其他人则不觉得他们有发言权或感觉会议将涉及他们。

会议也应该更多地是一种团队建设活动。 会议在某些方面可能缺乏动力。 这意味着公司员工之间将缺乏敬业度。 让员工参与会议的一种方法是让他们对各种主题和问题进行匿名投票。 或者,您可以让他们急于就正在讨论的会议上讨论的主题提出问题。

会后检查与会人员

发送后续消息以感谢参与者参加您的会议并分享会议记录非常重要,这样他们就可以与您在后续步骤中保持一致。

但不要只向参与者发送感谢信息,在后续会议期间分享有关流程中后续步骤的更多详细信息。

作为会议的协调人,请确保所有参与者都感到被包容并了解他们的要求。 为了确保每个人都保持同步并对即将到来的项目/任务充满希望,在上次会议期间分享行动点/项目截止日期/提醒是一个好主意。 它还继续说,您应该确保每个人都清楚不同的运动部件。 例如头脑风暴或会议每个阶段的截止日期和团队领导。 仔细聆听,以免忽视任何人,尤其是那些在讨论桌上可能不会发声的人。

在线会议的规则是什么?

我们已经讨论了您在演讲/进行演讲时应遵守的规则。 但有时你可能在会议的接收端。 此外,自大流行以来,在线会议的受欢迎程度已大大提高。 所以每个人都应该学会如何行事为人。 这就是我们接下来将尝试回答的问题:您应该如何在在线会议中行事?
1.注意你穿什么
2.除了相机/屏幕外不要看太多
3. 观察你的背景blank

注意你穿什么

在为在线会议着装时,商务专业人士应始终牢记他们的形象将如何被参加者和网络摄像头的另一端看到。 特定类型的服装背后有不同的含义。 确保很容易区分您的工作生活和个人生活。 否则,您可能会在商业世界中失去信誉。

除了相机/屏幕外不要看太多

使电话会议和其他类型的在线会议变得更好的一个主要因素是眼神交流。 虽然演讲者或其他人可能足够诚实地提及它,但永远不要假设任何事情。 如果您正在参加在线会议视频,请始终看着摄像头。

A man who brainstorms

设置物理边界并不是解决中断的方法。 人们可以看着他们的屏幕,但仍然会分心。 避免这种情况的一种方法是更有效地利用视频技术。 例如,当他们说话时看着 CEO 或小组成员的眼睛。 这将有助于我们更好地倾听,同时通过不被背景中的任何东西转移来表达对他们的尊重。

看看你的背景是什么

在向您的员工进行演示时,背景必须看起来自然而专业。 这样可以确保他们的注意力集中在您身上,并且只会与他们有关。

技巧:关闭所有其他光源,以便您的背景有自己的电源 – 墙壁。 墙壁不应过于凌乱或杂乱。 因为在会议期间分散他人的注意力会给其他人带来不必要的压力。

语音转文本工具有哪些好处?

我们最近谈到了在会后准备好会议记录会有什么好处。 但是您应该通过哪种方式获得它们? 你不会想把整个会议都写下来吧? 当有语音到文本的转换技术时,你不应该做这样的事情! 让我们看看你可以用这项技术做些什么
1. 无需时间和精力做会议记录
2.记下电话中谈论的内容
3. 头脑风暴时使用语音转文字blank

无需时间和精力即可记笔记

如果您像许多专业人士一样,发现自己在一天之内从一个会议赶到另一个会议,那么每周只需几个小时的准备时间,您的工作就会变得更轻松。

语音转文本软件不仅有助于跟踪项目进度并掌握工作进度。 它还可以通过使关系更加透明来促进关系的巨大影响。 此外,通过短信而不是说话不仅更容易让听众保持清醒,而且即使在被偷听很久之后,对话的每一个细节都可以随时查看。

技术在办公室并不是什么新鲜事。 很少有人承诺人类将永远不必再弄脏手。 语音到文本工具是使我们成为更高效的专业人员并帮助提高我们的生产力水平的工具。

这种技术进步最流行的形式之一是转录。 会议备忘录、演示文稿和对话可以自动转换。它也以无可挑剔的准确性做到了这一点。 语音转文本工具的使用以多种方式使许多专业人士受益。 现在他们不必在会议结束后立即做笔记。 他们只是以数字格式记录它,因为它会被准确转录。

记下电话中的谈话内容

大多数人每天都会拨打或接听无数电话。 这些对话通常包括专业和个人对话,两者都可能非常重要。 虽然此时不注意或长时间同时处理多项任务是不礼貌的,但可能很难记住所有内容并同时记好笔记。

这就是为什么有语音转文本软件可用的原因——这项技术允许软件转录您录制的内容。 然后,成绩单会自动存档并可供搜索。 这对于大型项目特别有用。 许多人觉得它很有吸引力,因为这种解决方案简单、便宜且高效。

A man who transcribes his voice

头脑风暴时使用语音转文字

用手进行头脑风暴的缺点之一是写下你的想法通常很慢。 许多人不能足够快地写下来,感到沮丧和放弃。 提出想法的目的是把它们拿出来并写下来

在提出新想法时,拥有一个可以说话的工具很重要。

许多作家没有充分利用技术的进步,在沉默中进行头脑风暴并将他们的声音转化为文字。 不要因自己的规则而受到作家的阻碍。 相反,使用语音备忘录来指示更流畅的方式来记录您所说的一切。 对于无法在键盘或鼠标上疯狂打字的人来说,录音更容易。 因为它允许他们根据需要说话和暂停。

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