Sử dụng chuyển đổi giọng nói thành văn bản cho các cuộc họp của bạn

Thời gian đọc ước tính: 12 minutes

Tất cả chúng ta đều có chung một vấn đề nghiêm trọng – giờ làm việc nghiêm ngặt và đôi khi cứng nhắc. Chúng tôi phải tuân theo các tiêu chuẩn của công ty và tránh xa việc vượt qua ranh giới hoặc cắt ngang. Điều này dẫn đến việc làm ở nhà tốn rất nhiều thời gian vì chúng ta không có nhiều thời gian rảnh như vậy. Do đó, chúng ta hãy đi sâu vào cách sử dụng công nghệ tiên tiến, cụ thể hơn là các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản, có thể giúp tăng năng suất khi bạn đang ở chế độ làm việc tại nhà.

Đối với nhiều người sắp bắt đầu chạy trong mùa yêu cầu gia tăng này, chúng tôi muốn cung cấp cho bạn một số hướng dẫn. Sử dụng đòn bẩy của bạn và nâng cao năng suất cá nhân để đạt được thành công.

Công nghệ và phần mềm ngày nay có rất nhiều tính năng có thể hỗ trợ cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Có những công cụ cho phép bạn ghi lại và lưu trữ các cuộc họp bằng cách chuyển các tệp thoại đã ghi của bạn thành văn bản. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng thời gian họp cho những khoản đầu tư lớn hơn như thúc đẩy, thảo luận và thương lượng.

Dưới đây là một số chiến lược có thể giải quyết vấn đề của chúng tôi.

Trước tiên, hãy tập trung vào các mẹo chung cho một cuộc họp

Các quy tắc để tiến hành một cuộc họp kinh doanh thành công là gì?

Đưa ra kế hoạch cho cuộc họp để mọi người biết điều gì sắp xảy ra

Một cuộc họp được tổ chức tốt có thể dẫn đến một kết quả tốt hơn một cuộc họp được tổ chức kém. Tổng quan rõ ràng về tất cả các sự kiện và chủ đề phía trước, bao gồm những gì sẽ xảy ra và khi nào. Chưa kể đến nhận thức về khung thời gian đảm bảo rằng mọi người đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu cuộc họp.

Không thể đánh giá quá cao tầm quan trọng của một mục lục và lược đồ rõ ràng. Trước khi chúng ta đi vào cuộc họp, mọi người trong phòng nên biết cuộc họp của bạn sẽ được cấu trúc như thế nào. Ngoài ra, những gì bạn sẽ trình bày, những gì bạn đang mong đợi từ nó và bất kỳ hạn chế nào sẽ được áp dụng trong cuộc họp.

Woman holding phone to turn her voice to text

Một mục lục tốt sẽ bao gồm 4 khía cạnh: mục tiêu và mục tiêu, nội dung, khung thời gian và nhân sự.

Cố gắng đi đến vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả

Tập trung vào những gì quan trọng nhất. Một bài phát biểu thuyết phục có thể được truyền tải một cách ngắn gọn và mạnh mẽ trong vài phút.

Là một người quản lý, một trong những trách nhiệm của bạn là phát biểu tại các cuộc họp, giới thiệu các dự án hoặc doanh nghiệp mới mà bạn đang thực hiện hoặc tham gia vào các cuộc thảo luận với đồng nghiệp. Tạo phần giới thiệu vừa sáng tạo nhưng cũng giới hạn phạm vi làm sao để hạn chế phát biểu trong các cuộc họp.

Từ tất cả những gì tôi nghe và thấy, giới hạn một bài phát biểu giúp bạn tương tác tốt hơn với khán giả của mình. Có một tình trạng quá tải thông tin khi mọi thứ được viết ra và mọi người nhanh chóng mất dấu thông điệp cốt lõi theo cách này. Hơn nữa, hạn chế các bài phát biểu giúp tiết kiệm thời gian và phân bổ các nguồn lực khan hiếm hiệu quả hơn!

Không dựa vào các công cụ Microsoft Office quá nhiều

Đừng làm khán giả của bạn tràn ngập thông tin qua các trang chiếu PowerPoint bằng cách bao gồm quá nhiều điểm chính. Điều này làm đình trệ cuộc trò chuyện và khiến khán giả khó giữ lại hoặc hiểu thông tin, thay vào đó, hãy đưa lượng dữ liệu phù hợp vào các trang trình bày và thu hút họ bằng các hình ảnh động

Trong các cuộc họp kinh doanh, nơi có rất nhiều tài liệu về một chủ đề nhất định, các bài thuyết trình PowerPoint trở nên quan trọng và cần thiết hơn. Có một ranh giới mong manh giữa việc khiến mọi người quan tâm và cung cấp thông tin cho họ, đó là ranh giới nên như thế nào đối với một đồ họa thông tin. Nếu bạn muốn đảm bảo thông điệp của mình được rõ ràng, hãy giữ cho nó ngắn gọn và hấp dẫn nhưng đừng bao giờ làm nó quá tải với dữ liệu.

Khán giả của chúng tôi rất dễ bị phân tâm bởi hình ảnh hoặc thậm chí là những đoạn văn bản lớn. Chúng tôi với tư cách là những người thuyết trình để đảm bảo rằng chúng tôi đang hướng dẫn họ những điều họ cần biết chứ không chỉ đơn giản là để họ ở ngã ba đường.

Calculator

Tóm tắt nội dung của các cuộc họp kinh doanh của bạn (Sử dụng sức mạnh của giọng nói thành công cụ văn bản!)

Bạn cần nhanh chóng ghi lại nội dung cuộc họp nếu sắp hết thời hạn. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều này? Một giải pháp là nhờ ai đó ghi chú để bạn và các thành viên khác trong nhóm chia sẻ ghi chú của họ. Hoặc bạn có thể chỉ cần ghi lại cuộc họp và ghi lại cuộc họp sau.

Điều đầu tiên có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm ghi chép, sau đó tùy thuộc vào người đó để đảm bảo rằng họ cũng hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của mình mà không bị thất bại. Điều này có thể khó khăn nếu tất cả các thành viên trong nhóm không có trách nhiệm khi họ tham gia các cuộc họp. Bạn có thể yêu cầu họ chia sẻ ghi chú của họ một cách vô tình để cân bằng nó, nhưng sau đó luôn có rủi ro rằng điều này sẽ mở ra một chủ đề nhức nhối giữa những người tham dự.

Công cụ chuyển giọng nói thành văn bản đã trở nên phổ biến trong các văn phòng. Không còn lo lắng về độ chính xác và chỉnh sửa tức thì trên công cụ chuyển giọng nói thành văn bản. Lợi ích của các công cụ phiên âm này vượt xa một nhược điểm lớn của chúng, đó là chất lượng âm thanh.

Tuy nhiên, công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản mở rộng hàng ngày với phần mềm mới và các kỹ thuật mới hơn để phiên âm các cụm từ nói nhẹ nhàng. Với các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản này, bạn có thể tạo tóm tắt cuộc họp trong thời gian ngắn hơn.

Các công cụ như Otter.ai và Transkriptor rất hiệu quả để chuyển giọng nói thành văn bản hoặc chỉ có thể lấy âm thanh của ý tưởng của bạn và biến nó thành văn bản.

Tiến hành một cuộc họp với một số lượng người hạn chế

Theo thời gian, các nhà khoa học đã nghiên cứu tác động của suy nghĩ nhóm và quy mô cuộc họp. Họ phát hiện ra rằng nếu hơn 20 người tham gia vào một cuộc họp, hiệu suất của từng cá nhân sẽ giảm 10%.

Một nhà khoa học nghiên cứu gây rối từ Đại học Iowa đã thực hiện một nghiên cứu để xem xét ảnh hưởng của quy mô bồi thẩm đoàn và sự cân nhắc của họ đối với các phán quyết. Ông phát hiện ra rằng khi càng có nhiều hội thẩm được xem xét để đưa ra ý kiến, nó sẽ bắt đầu bộc lộ nhiều điểm yếu hơn trong lập luận của mình.

A businessperspon calculating some figures

Vậy tại sao điều này lại quan trọng? Các cuộc họp liên quan đến các danh sách đã lên lịch dài cuối cùng sẽ tiêu tốn của các doanh nghiệp một lượng lớn thời gian và tiền bạc khi chỉ có một vài người có mặt đang xem xét các mục đã lên lịch đó. Để giữ cho nhóm hoạt động sắc nét và có tác động mạnh mẽ nhất, bạn nên thu hút một số lượng nhỏ người tham gia vào các cuộc họp của mình.

Làm cho cuộc họp tương tác

Những cuộc họp bao gồm mọi người sẽ tốt hơn những cuộc họp chỉ có chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định. Các cuộc họp có sự cộng tác và thảo luận cởi mở sẽ tốt hơn để mọi người cảm thấy như thể họ đang được lắng nghe, cũng như cho phép họ thêm các chi tiết của riêng họ. Khi một cuộc họp được tổ chức theo cách này, có rất ít khả năng xảy ra thông tin sai trong thời gian dài.

Tất cả chúng ta đều biết cuộc họp có thể diễn ra như thế nào – đôi khi họ chỉ kéo dài, thường thì người đứng trước họ có quá nhiều quyền lực và những người khác không cảm thấy như thể họ có tiếng nói hoặc cảm giác rằng cuộc họp sẽ liên quan đến họ.

Các cuộc họp cũng nên là một bài tập xây dựng nhóm nhiều hơn. Có những cách mà các cuộc họp có thể thiếu bất kỳ động lực nào. Điều đó có nghĩa là các nhân viên trong công ty sẽ thiếu sự gắn bó. Một phương pháp để thu hút nhân viên tham gia các cuộc họp là để họ bỏ phiếu ẩn danh về các chủ đề và câu hỏi khác nhau. Hoặc bạn có thể khiến họ vội vàng hỏi những câu hỏi mà họ có về chủ đề đang được thảo luận tại (các) cuộc họp đang thảo luận.

Kiểm tra những người tham gia sau cuộc họp

Điều quan trọng là gửi một thông báo tiếp theo rằng cảm ơn những người tham gia đã tham dự cuộc họp của bạn và chia sẻ ghi chú cuộc họp để họ ở cùng trang với bạn trong các bước tiếp theo của họ.

Nhưng đừng chỉ gửi cho người tham gia một tin nhắn cảm ơn, hãy chia sẻ thêm thông tin chi tiết về các bước tiếp theo trong quy trình trong cuộc họp tiếp theo.

Với tư cách là người điều hành cuộc họp, vui lòng đảm bảo rằng tất cả những người tham gia cảm thấy được tham gia và biết những gì họ cần. Để đảm bảo rằng mọi người đều đồng bộ và cảm thấy hy vọng về dự án / nhiệm vụ sắp tới, bạn nên chia sẻ các điểm hành động / ngày hoàn thành dự án / lời nhắc trong cuộc họp cuối cùng đó. Nó cũng tiếp tục nói rằng bạn nên đảm bảo rằng mọi người đều rõ các bộ phận chuyển động khác nhau. Chẳng hạn như thời hạn và lãnh đạo của nhóm ở mọi giai đoạn động não hoặc phiên họp. Lắng nghe chặt chẽ để không bỏ sót bất kỳ ai, đặc biệt là những người có thể không có tiếng nói trong bàn thảo luận.

Các Quy tắc của Cuộc họp Trực tuyến là gì?

Chúng tôi đã nói về các quy tắc bạn nên tuân thủ khi trình bày / thực hiện một bài phát biểu. Nhưng đôi khi bạn có thể ở vào cuối cuộc họp. Hơn nữa, sự phổ biến của các cuộc họp trực tuyến đã tăng lên rất nhiều kể từ sau đại dịch. Vì vậy, mọi người nên học cách cư xử trong một. Và đó là câu hỏi mà chúng tôi sẽ cố gắng trả lời tiếp theo: Bạn nên hành động như thế nào trong các cuộc họp trực tuyến?
1. Lưu ý bạn đang mặc gì
2. Đừng Nhìn Bất Kỳ Đâu Ngoài Máy Ảnh / Màn Hình Quá Nhiều
3. Xem những gì trong nền của bạnblank

Nhớ bạn đang mặc gì

Khi mặc đồ cho một cuộc họp trực tuyến, các chuyên gia kinh doanh nên luôn ghi nhớ cách những người đang tham dự và ở đầu bên kia của webcam nhìn thấy hình ảnh của họ. Các loại quần áo cụ thể có những ý nghĩa khác nhau đằng sau chúng. Đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Hoặc nếu không, bạn có thể mất uy tín trong giới kinh doanh.

Đừng nhìn vào bất kỳ đâu ngoài máy ảnh / màn hình quá nhiều

Một điều chính làm cho các cuộc gọi hội nghị và các loại cuộc họp trực tuyến khác trở nên tốt hơn rất nhiều là giao tiếp bằng mắt. Và mặc dù người nói hoặc người khác có thể đủ trung thực để đề cập đến nó, nhưng đừng bao giờ giả định bất cứ điều gì. Nếu bạn đang tham dự video cuộc họp trực tuyến, hãy luôn nhìn vào máy ảnh.

A man who brainstorms

Đặt ranh giới vật lý không phải là giải pháp cho sự gián đoạn. Mọi người có thể nhìn vào màn hình của họ và vẫn bị phân tâm. Một cách để tránh điều này là tận dụng công nghệ video hiệu quả hơn. Chẳng hạn như nhìn thẳng vào mắt giám đốc điều hành hoặc các thành viên hội thảo khi họ phát biểu. Điều này sẽ giúp chúng ta lắng nghe tốt hơn đồng thời thể hiện sự tôn trọng của họ bằng cách không bị bất cứ điều gì làm chệch hướng.

Xem nội dung nền của bạn

Khi thuyết trình cho nhân viên của bạn, điều cần thiết là nền phải trông tự nhiên và chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo rằng trọng tâm của sự chú ý của họ sẽ đổ dồn vào bạn và nó sẽ chỉ khiến họ quan tâm.

Kỹ thuật: Tắt tất cả các nguồn sáng khác để phông nền của bạn có nguồn điện riêng – tường. Bức tường không nên quá lộn xộn, lộn xộn. Bởi vì làm mất tập trung những người khác trong cuộc họp sẽ gây căng thẳng không cần thiết cho những người khác.

Một số lợi ích của công cụ chuyển giọng nói thành văn bản là gì?

Gần đây chúng tôi đã nói về lợi ích của việc chuẩn bị sẵn các ghi chú cuộc họp sau cuộc họp. Nhưng bạn nên đi theo cách nào để có được chúng? Bạn đang không nghĩ đến việc viết ra toàn bộ cuộc họp phải không? Bạn đừng bao giờ làm những việc như vậy khi có công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản! Hãy xem những điều bạn có thể làm với công nghệ này
1. Ghi chú cuộc họp mà không cần thời gian và công sức
2. Ghi lại những gì được nói về trong cuộc gọi điện thoại
3. Sử dụng giọng nói để nhắn tin khi động nãoblank

Ghi chú cuộc họp mà không mất thời gian và công sức

Nếu bạn giống như nhiều chuyên gia ngoài kia và bạn thấy mình phải chạy từ cuộc họp này sang cuộc họp khác trong một ngày, công việc của bạn có thể trở nên dễ dàng hơn chỉ với vài giờ chuẩn bị mỗi tuần.

Phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản không chỉ giúp theo dõi tiến độ của các dự án và luôn cập nhật công việc. Nó cũng có thể có tác dụng thúc đẩy các mối quan hệ bằng cách làm cho chúng trở nên minh bạch hơn. Ngoài ra, việc xem qua tin nhắn văn bản thay vì nói không chỉ dễ dàng hơn đối với sự tỉnh táo của người nghe mà còn giữ cho mọi chi tiết của cuộc trò chuyện của bạn luôn sẵn sàng để xem lại ngay cả khi họ đã nghe lén.

Công nghệ không có gì mới trong các văn phòng. Nó hiếm khi được giới thiệu với lời hứa rằng con người sẽ không bao giờ phải làm bẩn tay nữa. Công cụ chuyển giọng nói thành văn bản là những công cụ giúp chúng ta trở thành những chuyên gia hiệu quả hơn và giúp nâng cao mức năng suất của chúng ta.

Một trong những hình thức phổ biến nhất của tiến bộ công nghệ này là phiên âm. Bản ghi nhớ cuộc họp, bản trình bày và hội thoại có thể được chuyển đổi tự động. Và nó cũng làm được điều đó với độ chính xác hoàn hảo. Việc sử dụng các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản đã mang lại lợi ích cho rất nhiều chuyên gia theo một số cách. Giờ đây, họ không phải ghi chú ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Họ chỉ ghi lại nó ở định dạng kỹ thuật số vì nó sẽ được phiên âm chính xác.

Ghi lại những gì được nói về trong cuộc gọi điện thoại

Hầu hết mọi người thực hiện hoặc trả lời nhiều cuộc điện thoại mỗi ngày. Những cuộc trò chuyện này thường bao gồm các cuộc trò chuyện chuyên nghiệp và cá nhân, cả hai đều có khả năng rất quan trọng. Mặc dù thô lỗ khi không chú ý vào lúc này hoặc làm việc đa nhiệm quá lâu, nhưng có thể khó nhớ mọi thứ và ghi chú đồng thời.

Đó là lý do tại sao có phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản – công nghệ này cho phép phần mềm phiên âm những gì bạn đã ghi âm. Sau đó, bảng điểm sẽ được lưu trữ tự động và có thể tìm kiếm được. Điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án lớn. Nhiều người thấy hấp dẫn vì giải pháp này đơn giản, rẻ tiền mà hiệu quả lại cao.

A man who transcribes his voice

Sử dụng giọng nói thành văn bản khi động não

Một trong những mặt trái của việc động não bằng tay là việc viết ra suy nghĩ của bạn thường rất chậm. Nhiều người không thể viết ra mọi thứ một cách nhanh chóng và cảm thấy thất vọng và bỏ cuộc. Mục đích của việc nảy ra ý tưởng là đưa chúng ra khỏi đó và viết ra

Khi nảy ra những ý tưởng mới, điều quan trọng là bạn phải có một công cụ để bạn có thể nói ra.

Nhiều người viết không hoàn toàn tận dụng được những tiến bộ của công nghệ bằng cách động não trong im lặng và chuyển giọng nói của họ thành văn bản. Đừng bị nhà văn chặn bởi các quy tắc của riêng bạn. Thay vào đó, hãy sử dụng bản ghi nhớ giọng nói để ra lệnh một cách mượt mà hơn một chút để ghi lại mọi thứ bạn nói. Ghi âm giọng nói dễ dàng hơn cho những người không thể gõ điên cuồng trên bàn phím hoặc chuột. Bởi vì nó cho phép họ nói và tạm dừng khi cần thiết.

Chia sẻ:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Bài viết khác

Chuyển biên video: Tìm gì?

Theo nghiên cứu, video là cách giao tiếp phổ biến nhất của mọi người ở mọi lứa tuổi. Vòng quanh năm 2017, khoảng 2/3 số

Ứng dụng phiên âm là gì?

Các ứng dụng dành cho thiết bị di động đã làm cho chúng tôi rất nhiều dịch vụ hữu ích khác nhau có thể truy