Không thể Shake Off Covid? 7 cách để tăng hiệu quả của nhóm từ xa của bạn

Bất chấp thế giới mở cửa trở lại, nhiều doanh nghiệp vẫn ở thế xa vời. Tất nhiên, học cách cộng tác hiệu quả nếu nhóm của bạn ở xa là một phần quan trọng trong việc này. Đối với nhiều công ty, hợp tác nhóm từ xa là một bài học kinh nghiệm.

Vì vậy, nếu công ty của bạn quyết định tiếp tục làm việc tại nhà, đây là 7 cách để thúc đẩy sự cộng tác trong các nhóm từ xa. Làm theo những điều này sẽ đảm bảo nhóm của bạn vui vẻ và hiệu quả.

7 cách để tăng cường hiệu quả của sự hợp tác nhóm từ xa

1. Giờ làm việc linh hoạt

Một trong những phần quan trọng nhất của cộng tác nhóm từ xa là làm cho nó hoạt động cho tất cả mọi người. Cách tốt nhất để làm điều này là cung cấp giờ làm việc linh hoạt khi cần thiết. Ví dụ, một số nhân viên có thể cần nghỉ buổi chiều để chăm sóc con cái. Những người khác có thể thích làm việc muộn vào buổi tối.

Nhưng để đảm bảo vẫn có thể giao tiếp từ xa, hãy cố gắng thu hút mọi người cùng làm việc ít nhất một phần trong ngày.

Một đội từ xa

2. Cuộc họp video

Giống như bạn có các cuộc họp nhóm trực tiếp, vẫn có ý nghĩa khi có các cuộc họp nhóm từ xa. Chìa khóa để cộng tác hiệu quả nếu nhóm của bạn ở xa là đảm bảo mọi người vẫn giao tiếp. Rõ ràng, cách dễ nhất để làm điều này là trong các cuộc họp.

Mặc dù bạn có thể không cần các cuộc họp hàng ngày, nhưng hãy lên lịch từ 2 đến 3 cuộc một tuần. Thiết lập phần mềm phiên âm tự động cũng sẽ hữu ích. Nó đảm bảo có một bản ghi về cuộc họp, vì vậy nhân viên có thể quay lại và kiểm tra những gì đã được thảo luận.

3. Chắc chắn để đặt mục tiêu

Điều này không phải là duy nhất đối với làm việc từ xa nhưng có lẽ quan trọng hơn. Nếu mọi người đang làm việc một mình ở nhà, có thể khó tập trung vào bức tranh toàn cảnh hơn. Để giúp được việc này, hãy đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho nhân viên.

Tất nhiên, những điều này sẽ dành riêng cho doanh nghiệp của bạn và thiết lập mục tiêu là điều bạn nên làm. Sự khác biệt là đảm bảo mọi người đều biết về mục tiêu của bạn bằng cách thông báo trực tiếp. Ví dụ, thiết lập chuỗi email hoặc sử dụng phần mềm quản lý dự án có thể hữu ích.

4. Đầu tư vào hệ thống điện thoại ảo

Nếu bạn chưa thiết lập, hãy đảm bảo rằng bạn đã thiết lập hệ thống điện thoại ảo để cộng tác trong các nhóm từ xa. Nói tóm lại, một hệ thống điện thoại ảo liên quan đến việc chuyển hướng cuộc gọi từ một số ảo đến điện thoại thực của mọi người.

Lợi ích chính là mọi người không cần phải cung cấp số điện thoại cá nhân của họ. Ngoài ra, nó có nghĩa là bạn không cần phải mua điện thoại mới hoặc thiết lập các số mới. Hệ thống điện thoại ảo hoạt động hoàn toàn trực tuyến bằng cách sử dụng VoIP (giao thức thoại qua internet).

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm phần cứng mà còn giúp cộng tác hiệu quả hơn và dễ dàng hơn nhiều.

5. Thiết lập đào tạo để làm việc từ xa

Trong khi nhiều người trong chúng tôi đã làm việc từ xa ít nhất 2 năm nay, nhiều công ty không có chương trình đào tạo cụ thể cho công việc đó. Cho dù bạn đang đào tạo nhân viên mới hay nâng cao kiến thức của nhân viên hiện tại, một kế hoạch rõ ràng là rất quan trọng.

Khi nói đến cách cộng tác hiệu quả nếu nhóm của bạn ở xa, có một số điều đáng xem xét:

  • Đảm bảo mọi người biết cách sử dụng bất kỳ hệ thống từ xa nào (chẳng hạn như điện thoại ảo, phần mềm quản lý dự án, v.v.)
  • Xác nhận nhân viên biết nơi tìm tài liệu chính. Chúng bao gồm bảng mục tiêu, bản ghi cuộc họp và hơn thế nữa.
  • Cân nhắc thêm kỳ vọng của bạn vào khóa đào tạo. Ví dụ: bạn có thể muốn thảo luận về các mục tiêu năng suất hoặc các giao thức giao tiếp khi làm việc từ xa.

Nó có thể giúp thiết lập một trưởng dự án cho khóa đào tạo này. Làm như vậy có nghĩa là bạn có một người chịu trách nhiệm. Ngoài ra, nó cung cấp cho nhân viên một đầu mối liên hệ nếu họ có câu hỏi hoặc quan tâm về hệ thống hoặc thủ tục.

6. Tiếp tục với Đánh giá Hiệu suất

Một lần nữa, đánh giá hiệu suất không phải là duy nhất đối với làm việc từ xa. Nhưng nếu bạn muốn cộng tác nhóm từ xa hiệu quả, các bài đánh giá sẽ giúp mọi người đi đúng hướng. Tất nhiên, bạn sẽ muốn điều chỉnh tiêu chí đánh giá của mình để phản ánh những thay đổi trong quy trình làm việc.

Ví dụ: bạn có thể muốn thay đổi cách bạn đánh giá năng suất. Nếu bạn nghĩ rằng nhân viên đang làm việc hiệu quả hơn ở nhà, hãy thay đổi mức năng suất thấp nhất của bạn. Điều này không phải để khiến mọi người làm việc chăm chỉ hơn, mà là để phản ánh sự thật rằng mọi người đang hoàn thành nhiều công việc hơn.

Ngoài ra, nếu sự cộng tác là quan trọng, hãy đặt điều đó làm chỉ số đánh giá. Bạn có thể đo lường điều này thông qua sự tham gia của một người vào các dự án hoặc khả năng của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu liên quan đến cộng tác. Thay đổi mục tiêu đánh giá hiệu suất của bạn có thể mất một số tư duy sáng tạo, nhưng nó đáng để làm việc từ xa.

Các công cụ đo lường hiệu suất của một nhóm từ xa

7. Cung cấp nhiều ưu đãi

Rất nhiều công ty cung cấp các ưu đãi tại nơi làm việc. Đây có thể là những thứ như thời gian nghỉ, thời gian nghỉ dài hơn hoặc thức ăn miễn phí. Tất nhiên, một số trong số này khó cung cấp hơn khi mọi người ở xa và làm việc theo giờ linh hoạt.

Thời gian nghỉ vẫn là một động lực tốt khi mọi người đang làm việc từ xa. Bạn cũng có thể cung cấp thẻ quà tặng hoặc bưu kiện cảm ơn được gửi qua đường bưu điện. Suy nghĩ về những gì phù hợp nhất với văn hóa và mục tiêu công ty của bạn.

Nhưng điều này liên quan như thế nào đến sự hợp tác trong các nhóm từ xa? Nói một cách đơn giản, các biện pháp khuyến khích cung cấp cho mọi người lý do để làm việc chăm chỉ hơn và đạt được các mục tiêu. Nếu bạn hiểu rõ nhu cầu của mình và cung cấp nhiều phản hồi, sẽ có một con đường dẫn đến thành công cho tất cả nhân viên. Nói tóm lại, các biện pháp khuyến khích mang lại cho mọi người động lực để cộng tác theo cách bạn muốn.

Sử dụng Transkriptor để giao tiếp từ xa

Làm theo 7 mẹo này sẽ cải thiện khả năng cộng tác nhóm từ xa của bạn. Cung cấp cho mọi người phần thưởng để đạt được mục tiêu của bạn luôn là con đường dễ dàng nhất để thành công. Tất nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn lưu giữ hồ sơ của bất kỳ cuộc họp từ xa nào để đảm bảo mọi người biết những gì đã được nói.

Cách dễ nhất để thực hiện việc này là sử dụng phần mềm phiên âm tự động của Transkriptor . Bạn tải tệp của mình lên và tệp sẽ biến nó thành một bản sao văn bản, hoàn chỉnh với các dấu thời gian. Bạn có tùy chọn dùng thử miễn phí và bạn sẽ thấy dịch vụ phiên âm trả phí của chúng tôi rẻ hơn 98% so với các đối thủ cạnh tranh.

Hãy sử dụng Transkriptor ngay hôm nay để xem nó có thể giúp ích như thế nào trong việc cộng tác nhóm từ xa của bạn.

Chia sẻ:

Bài viết khác

Chuyển biên video: Tìm gì?

Theo nghiên cứu, video là cách giao tiếp phổ biến nhất của mọi người ở mọi lứa tuổi. Vòng quanh năm 2017, khoảng 2/3 số

Ứng dụng phiên âm là gì?

Các ứng dụng dành cho thiết bị di động đã làm cho chúng tôi rất nhiều dịch vụ hữu ích khác nhau có thể truy