Використовуйте перетворення голосу в текст для зустрічей

Орієнтовний час читання: 12 minutes

У всіх нас одна гостра проблема – суворий, а іноді і жорсткий робочий час. Ми повинні слідувати корпоративним нормам і уникати розсувних кордонів або зрізання кутів. Це призводить до дуже трудомісткої роботи вдома, оскільки ми не отримуємо стільки вільного часу. Тому давайте глибоко зануримося в те, як використання передових технологій, зокрема інструментів передачі голосу в текст, може допомогти підвищити продуктивність, коли ви перебуваєте в режимі домашнього столу.

Для багатьох, хто збирається почати роботу в цей сезон підвищених вимог, ми хочемо запропонувати вам кілька вказівок. Використовуйте свої важелі впливу та підвищуйте особисту продуктивність заради успіху.

Сучасні технології та програмне забезпечення мають безліч функцій, які можуть допомогти поєднати роботу та життя. Існують інструменти, які дозволяють записувати та зберігати зустрічі, перетворюючи записані голосові файли в текст. Таким чином, ви можете використовувати час на зустрічах для більших інвестицій, таких як фасилітація, обговорення та торг.

Ось кілька стратегій, які можуть вирішити наші проблеми.

Спочатку зосередимося на загальних порадах щодо зустрічі

Які правила проведення успішної ділової зустрічі?

Роздайте план зустрічі, щоб люди знали, що має статися

Добре організована зустріч може привести до кращого результату, ніж погано організована. Чіткий огляд усіх подій і тем попереду, включаючи те, що і коли відбудеться. Не кажучи вже про поінформованість про часові рамки, що гарантує, що кожен буде на шляху до досягнення цілей зустрічі.

Важливість чіткого змісту та схеми неможливо переоцінити. Перш ніж ми приступимо до зустрічі, усі присутні в кімнаті повинні знати, як буде структурована ваша зустріч. Крім того, що ви збираєтеся презентувати, чого від цього очікуєте та будь-які обмеження, які будуть накладені під час зустрічі.

Жінка тримає телефон, щоб перетворити свій голос на текст

Хороший зміст охоплює 4 аспекти: цілі та завдання, зміст, часові рамки та персонал.

Намагайтеся швидко й ефективно дійти до справи

Зосередьтеся на тому, що найважливіше. Переконливу промову можна вимовити коротко і потужно за лічені хвилини.

Як менеджер, одним із ваших обов’язків є виступати на нарадах, представляти нові проекти чи бізнеси, над якими ви працюєте, або брати участь у дискусіях з колегами. Створіть вступ, який має творчий характер, але також обмежується тим, як обмежити виступи на зборах.

З усього, що я чув і бачив, обмеження промови готує вас до кращої взаємодії з аудиторією. Існує інформаційне перевантаження, коли все записується, і люди швидко втрачають основне повідомлення таким чином. Крім того, обмеження виступів допомагає заощадити час і ефективніше розподіляти дефіцитні ресурси!

Не покладайтеся на інструменти Microsoft Office занадто багато

Не засипайте аудиторію інформацією за допомогою слайдів PowerPoint, включаючи занадто багато ключових моментів. Це пригнічує розмову і ускладнює для аудиторії збереження або розуміння інформації, замість цього включайте потрібну кількість даних на слайди та залучайте їх анімацією.

На ділових зустрічах, де має бути багато документів на певну тему, презентації PowerPoint стають важливішими і необхідними. Існує тонка грань між тим, щоб зацікавити людей і інформувати їх, якою має бути лінія відповідно до інфографіки. Якщо ви хочете, щоб ваше повідомлення було зрозумілим, зробіть його коротким і привабливим, але ніколи не перевантажуйте його даними.

Нашій аудиторії легко відволіктися на зображення чи навіть великі шматки тексту. Тож ми, як доповідачі, повинні забезпечити, щоб ми направляли їх через те, що їм потрібно знати, а не просто залишати їх на розвилці.

Калькулятор

Підсумуйте зміст ваших ділових зустрічей (використовуйте інструменти передачі голосом!)

Вам потрібно швидко записати зміст зустрічі, якщо у вас стислий термін. Але як це зробити? Одним із рішень є попросити когось зробити нотатки, щоб ви та інші члени команди поділилися своїми нотатками. Або ви можете просто записати зустріч і записати її пізніше.

Перше означає, що кожен член команди повинен взяти на себе відповідальність за конспектування, а потім він чи вона має переконатися, що вони також безвідмовно виконують решту своїх завдань. Це може бути важко, якщо всі члени команди не несуть відповідальності, коли вони відвідують збори. Ви можете вимагати, щоб вони мимоволі поділилися своїми нотатками, щоб збалансувати це, але тоді завжди є ризик, що це відкриє болючу тему серед учасників.

Інструменти передачі голосу в текст стали популярними в офісах. Більше не потрібно турбуватися про точність і миттєве редагування за допомогою інструмента перетворення голосу в текст. Переваги цих інструментів транскрипції набагато переважають їхній один істотний недолік — якість звуку.

Тим не менш, технологія перетворення голосу в текст з кожним днем розширюється за допомогою нового програмного забезпечення та новітніх методів транскрибування тихих фраз. За допомогою цих інструментів передачі голосу в текст можна створювати підсумки зустрічей за менший час.

Такі інструменти, як Otter.ai і Transkriptor, ефективні для перетворення голосу в текст або просто здатності взяти аудіо з вашої ідеї та перетворити її в текст.

Проведіть зустріч з обмеженою кількістю людей

З часом вчені досліджували вплив групового мислення та розміру зустрічі. Вони виявили, що якщо в зустрічі беруть участь понад 20 осіб, індивідуальні виступи впадуть на 10%.

Дослідник з Університету Айови провів дослідження, щоб вивчити вплив розмірів присяжних та їх обговорення на вироки. Він виявив, що в міру того, як більше присяжних буде розглядатися для отримання висновку, воно почне демонструвати більше слабких місць у своїх міркуваннях.

Бізнесмен підраховує деякі цифри

Так чому це має значення? Зустрічі, які передбачають довго заплановані списки, в кінцевому підсумку коштують підприємствам величезної кількості часу та грошей, коли присутні лише кілька людей, які розглядають ці заплановані пункти. Щоб група була максимально чіткою та ефективною, вам слід залучати до своїх зустрічей невелику кількість людей.

Зробіть зустріч інтерактивною

Зустрічі з людьми будуть кращими, ніж ті, де рішення приймають лише власники бізнесу. Зустрічі, які передбачають співпрацю та відкрите обговорення, краще, щоб усі відчували, ніби їх почули, а також дозволяють додавати власні деталі. Коли зустріч залучається таким чином, у довгостроковій перспективі є мало шансів на неправильне спілкування.

Ми всі знаємо, якими можуть бути зустрічі – іноді вони просто затягуються, часто людина, яка стоїть перед ними, має занадто багато влади, а інші не відчувають, ніби у них немає голосу чи відчуття, що зустріч взагалі залучить їх.

Зустрічі також мають бути більше вправою для формування команди. Існують способи, через які зустрічам не вистачає імпульсу. Це означає, що не буде залученості серед співробітників компанії. Одним із методів є залучення співробітників до зустрічей, щоб вони анонімно голосували з різних тем і питань. Або ви можете змусити їх поспішати задавати запитання щодо теми, що обговорюється під час обговорення.

Перевірка учасників після зустрічі

Важливо надіслати наступне повідомлення, щоб подякувати учасникам за участь у ваших зустрічах і поділитися нотатками зустрічі, щоб вони були на одній сторінці з вами щодо подальших дій.

Але не просто надсилайте учасникам повідомлення з подякою, поділіться детальнішою інформацією про подальші кроки процесу під час наступної зустрічі.

Як фасилітатори зустрічі, будь ласка, переконайтеся, що всі учасники відчувають себе включеними та знають, що від них вимагається. Щоб переконатися, що всі синхронізовані та відчувають надію щодо майбутнього проекту/завдання, було б чудовою ідеєю поділитися пунктами дій/термінами виконання проекту/нагадуваннями під час останньої зустрічі. Далі сказано, що ви повинні переконатися, що всі зрозумілі з різними рухомими частинами. Наприклад, дедлайни та керівники команди на кожному етапі мозкового штурму чи сесії. Уважно слухайте, щоб нікого не нехтувати, особливо тих, хто може не голосити за столом обговорення.

Які правила онлайн-зустрічей?

Ми розповіли про правила, яких слід дотримуватися під час презентації/проведення виступу. Але іноді ви можете бути приймачем зустрічей. Крім того, після пандемії популярність онлайн-зустрічей надзвичайно зросла. Тому кожен повинен навчитися поводитися в одному. І це питання, на яке ми спробуємо відповісти далі: як потрібно діяти під час онлайн-зустрічей?
1. Зважайте на те, що ви носите
2. Не дивіться нікуди, крім камери/екрану, занадто багато
3. Слідкуйте за тим, що є у вашому фоніblank

Зважайте на те, що ви носите

Одягаючись для онлайн-зустрічі, бізнес-фахівці повинні завжди пам’ятати, як їхній імідж бачать ті, хто буде відвідувати та на іншому кінці веб-камери. Окремі види одягу мають різне значення. Переконайтеся, що легко відрізнити ваше робоче життя та особисте життя. Інакше ви можете втратити довіру в діловому світі.

Не дивіться нікуди, крім камери/екрану, занадто багато

Головне, що робить конференц-дзвінки та інші види онлайн-зустрічей набагато кращими, — це зоровий контакт. І хоча оратор або хтось інший може бути достатньо чесним, щоб згадати це, ніколи нічого не припускайте. Якщо ви відвідуєте відеозустріч онлайн, завжди дивіться в камеру.

Людина, яка мислить

Розміщення фізичних кордонів не є рішенням для перерв. Люди можуть дивитися на свої екрани і все одно відволікатися. Один із способів уникнути цього – ефективніше використовувати відеотехнології. Наприклад, дивитися в очі генеральному директору або учасникам дискусії, коли вони говорять. Це допоможе нам краще слухати, демонструючи їм повагу, не відволікаючи нас ні на що у фоновому режимі.

Дивіться, що у вашому фоні

Під час проведення презентації своїм співробітникам важливо, щоб фон виглядав природним і професійним. Це гарантує, що фокус їхньої уваги буде на вас, і це торкнеться тільки їх.

Техніка: вимкніть всі інші джерела світла, щоб у вашому фоні було власне джерело живлення – стіна. Стіна не повинна бути занадто брудною або захаращеною. Тому що відволікання інших під час зустрічі створить зайвий стрес для всіх інших.

Які переваги інструмента «Голос до тексту»?

Нещодавно ми говорили про те, як було б вигідно підготувати нотатки наради після зустрічі. Але яким шляхом ви повинні піти, щоб їх придбати? Ви ж не думаєте про те, щоб записати всю зустріч, чи не так? Ви ніколи не повинні робити подібних речей, коли є технологія перетворення голосу в текст! Давайте подивимося, що можна зробити за допомогою цієї технології
1. Робіть нотатки зустрічі без часу та зусиль
2. Запишіть, про що говорять у телефонних дзвінках
3. Використовуйте голос для передачі тексту під час мозкового штурмуblank

Робіть нотатки зустрічі без часу та зусиль

Якщо ви подібні до багатьох професіоналів, і вам бачиш, що ти бігаєш від зустрічі до наради за день, свою роботу можна спростити лише за кілька годин підготовки щотижня.

Програмне забезпечення для перетворення голосу в текст не тільки допомагає відстежувати хід проектів і залишатися в курсі роботи. Це також може мати величезний ефект, полегшуючи відносини, роблячи їх більш прозорими. Крім того, перегляд текстових повідомлень замість того, щоб говорити, не тільки полегшує розсудливість слухача, але й зберігає кожну деталь ваших розмов доступною для перегляду навіть довго після того, як їх підслухають.

Технологія в офісах не нова. Це рідко представляється з обіцянкою, що людям більше ніколи не доведеться бруднити руки. Інструменти передачі голосу в текст – це інструменти, які роблять нас більш ефективними професіоналами та допомагають підвищити рівень продуктивності.

Однією з найпопулярніших форм цього технологічного прогресу є транскрипція. Нотатки зустрічей, презентації та бесіди можна автоматично конвертувати. І робить це з бездоганною точністю. Використання інструментів передачі голосу в текст принесло користь багатьом професіоналам у кількох аспектах. Тепер їм не потрібно робити нотатки відразу після закінчення зустрічі. Вони просто записують його в цифровому форматі, оскільки він буде точно розшифрований.

Запишіть, про що йдеться в телефонних дзвінках

Більшість людей щодня роблять або відповідають на численні телефонні дзвінки. Ці бесіди часто включають професійні та особисті розмови, обидві потенційно дуже важливі. Хоча це грубо не звертати уваги на даний момент або виконувати багатозадачність занадто довго, може бути важко запам’ятати все і одночасно робити хороші нотатки.

Ось чому доступне програмне забезпечення для перетворення голосу в текст – ця технологія дозволяє програмному забезпеченню транскрибувати те, що ви записали. Стенограми потім автоматично архівуються та доступні для пошуку. Що особливо корисно для великих проектів. Багато людей вважають його привабливим, оскільки це рішення є простим, недорогим і високоефективним.

Людина, яка транскрибує свій голос

Використовуйте голос до тексту під час мозкового штурму

Одним із недоліків мозкового штурму руками є те, що зазвичай повільно записувати свої думки. Багато людей не можуть записати речі досить швидко, розчаровуються і здаються. Суть придумування ідей полягає в тому, щоб викласти їх і записати

Коли ви придумуєте нові ідеї, важливо мати інструмент, за допомогою якого ви можете говорити.

Багато письменників не в повній мірі користуються досягненнями технологій, мовчки проводячи мозковий штурм і перетворюючи свій голос на текст. Не страждайте від письменницького блоку за власними правилами. Замість цього використовуйте голосові нагадування, щоб продиктувати більш плавний спосіб запису всього, що ви говорите. Голосовий запис легше для людей, які не можуть шалено друкувати на клавіатурі чи миші. Тому що це дозволяє їм говорити та робити паузи за потреби.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts

Як перетворити MP3 в текст? (Підручник)

Перетворіть MP3 на текст у 2022 році Transkriptor – це онлайн-додаток, який перетворює MP3 в текст. Ви можете завантажити будь-який медіа-файл, і він буде безкоштовно