Toplantılarınız İçin Sesten Metne Dönüştürmeyi Kullanın

Tahmini okuma süresi: 12 minutes

Hepimizin aynı akut sorunu var – katı ve bazen katı çalışma saatleri. Şirket normlarını takip etmeli ve sınırları zorlamaktan veya köşeleri kesmekten uzak durmalıyız. Bu, çok fazla boş zamanımız olmadığı için evde çok fazla zaman alan işlerle sonuçlanır. Bu nedenle, ileri teknoloji kullanımının, daha özel olarak sesten metne araçlarının kullanımının, siz ev masası modundayken üretkenliği artırmaya nasıl yardımcı olabileceğine derinlemesine bir dalış yapalım.

Taleplerin arttığı bu mevsimde yola çıkmak üzere olan birçok kişi için size biraz rehberlik etmek istiyoruz. Başarı uğruna kaldıracınızı kullanın ve kişisel üretkenliğinizi artırın.

Günümüzde teknoloji ve yazılım, iş ve yaşamı dengelemeye yardımcı olabilecek birçok özelliğe sahiptir. Kaydedilmiş ses dosyalarınızı metne dönüştürerek toplantıları kaydetmenizi ve saklamanızı sağlayan araçlar vardır. Bu sayede toplantı zamanını kolaylaştırma, tartışma ve pazarlık gibi daha büyük yatırımlar için kullanabilirsiniz.

İşte sorunlarımızı çözebilecek bazı stratejiler.

Önce bir toplantı için genel ipuçlarına odaklanalım

Başarılı bir iş toplantısı yapmanın kuralları nelerdir?

İnsanların Olmak Üzere Neler Olduğunu Bilmeleri İçin Toplantı İçin Bir Plan Yapın

İyi organize edilmiş bir toplantı, kötü organize edilmiş bir toplantıdan daha iyi bir sonuca yol açabilir. Ne olacağı ve ne zaman olacağı da dahil olmak üzere, önümüzdeki tüm olaylara ve konulara net bir genel bakış. Zaman çerçevelerinin farkındalığından bahsetmiyorum bile, herkesin toplantı hedeflerine ulaşmak için doğru yolda olmasını sağlar.

Açık bir içindekiler tablosunun ve şemanın önemi ne kadar da abartılamaz. Toplantıya girmeden önce, odadaki herkes toplantınızın nasıl yapılandırılacağını bilmelidir. Ayrıca ne sunacağınız, bundan ne beklediğiniz ve toplantı sırasında uygulanacak kısıtlamalar.

Woman holding phone to turn her voice to text

İyi bir içindekiler 4 yönü kapsar: amaçlar ve hedefler, içerik, zaman çerçevesi ve personel.

Hedefe Hızlı ve Etkili Bir Şekilde Ulaşmaya Çalışın

En önemli olana odaklanın. İkna edici bir konuşma, birkaç dakika içinde özlü ve güçlü bir şekilde yapılabilir.

Bir yönetici olarak sorumluluklarınızdan biri toplantılarda konuşmak, üzerinde çalıştığınız yeni projeleri veya işleri tanıtmak veya iş arkadaşlarınızla tartışmalara katılmaktır. Yaratıcı ama aynı zamanda toplantılarda konuşmaların nasıl sınırlandırılacağı kapsamıyla sınırlı olan bir giriş oluşturun.

Duyduğum ve gördüğüm kadarıyla, bir konuşmayı sınırlamak, sizi dinleyicilerinizle daha iyi etkileşim kurmaya hazırlar. Her şeyin yazıldığı ve insanların bu şekilde temel mesajın izini hızla kaybettiği bir aşırı bilgi yüklemesi var. Ayrıca, konuşmaları sınırlamak zamandan tasarruf etmeye yardımcı olur ve kıt kaynakları da daha verimli bir şekilde tahsis eder!

Microsoft Office Araçlarına Çok Fazla Güvenmeyin

Çok fazla önemli nokta ekleyerek hedef kitlenizi PowerPoint slaytları aracılığıyla bilgiyle boğmayın. Bu, konuşmayı duraksatır ve izleyicilerin bilgileri tutmasını veya anlamasını zorlaştırır, bunun yerine slaytlara doğru miktarda veri ekleyin ve onları animasyonlarla meşgul edin.

Belirli bir konuda çok sayıda dokümantasyonun olacağı iş toplantılarında PowerPoint sunumları daha önemli ve gerekli hale gelir. İnsanların ilgisini çekmek ile bir infografikte çizginin ne olması gerektiğini onlara bildirmek arasında ince bir çizgi vardır. Mesajınızın anlaşılır olduğundan emin olmak istiyorsanız, kısa ve ilgi çekici tutun, ancak asla aşırı veri yüklemeyin.

İzleyicilerimizin resimler ve hatta büyük metin parçaları tarafından dikkatlerinin dağılması kolaydır. Dolayısıyla, onları sadece bir yol ayrımında bırakmak yerine bilmeleri gereken şeyler konusunda onlara rehberlik ettiğimizden emin olmak sunum yapan kişiler olarak bize bağlıdır.

Calculator

İş Toplantılarınızın İçeriğini Özetleyin (Metne Sesin Gücünü Kullanın!)

Sıkı bir son teslim tarihiniz varsa, toplantının içeriğini hızlı bir şekilde kaydetmeniz gerekir. Ama bunu nasıl yaparsın? Çözümlerden biri, birinden sizin ve diğer ekip üyelerinin notlarını paylaşmaları için not almasını istemektir. Veya toplantıyı kaydedebilir ve daha sonra yazabilirsiniz.

İlki, bir ekibin her üyesinin not alma sorumluluğunu alması gerektiği anlamına gelir, daha sonra görevlerinin geri kalanını da hatasız bir şekilde yerine getirmelerini sağlamak ona bağlıdır. Tüm ekip üyeleri toplantılara katıldıkları zaman sorumlu değilse, bu zor olabilir. Dengelemek için notlarını istemeden paylaşmalarını talep edebilirsiniz, ancak bunun her zaman katılımcılar arasında ciddi bir konu açma riski vardır.

Sesten metne araçları ofislerde popüler hale geldi. Sesten metne aracında artık doğruluk endişesi ve anında düzenleme yok. Bu transkripsiyon araçlarının faydaları, tek bir dezavantajı olan ses kalitesinden çok daha ağır basar.

Bununla birlikte, sesten metne teknoloji her gün yeni yazılımlar ve yumuşak sözlü ifadeleri yazıya dökmek için daha yeni tekniklerle genişlemektedir. Bu sesten metne araçları ile daha kısa sürede toplantı özetleri oluşturmak mümkündür.

Otter.ai ve Transkriptor gibi araçlar, sesi metne dönüştürmek veya sadece fikrinizin sesini alıp metne dönüştürmek için etkilidir.

Sınırlı Sayıda Kişiyle Toplantı Yapın

Zamanla, bilim adamları grup düşüncesinin ve toplantı boyutunun etkilerini araştırıyorlar. Buldukları şey, bir toplantıya 20’den fazla kişi katılırsa, bireysel performansların %10 oranında düşeceğiydi.

Iowa Üniversitesi’nden yıkıcı bir araştırma bilimcisi, jüri boyutlarının ve onların müzakerelerinin kararlar üzerindeki etkisini incelemek için bir çalışma yaptı. Bir fikir için daha fazla jüri üyesi düşünüldüğünde, muhakemesinde daha fazla zayıflık sergilemeye başlayacağını keşfetti.

A businessperspon calculating some figures

Peki bu neden önemli? Uzun zamanlanmış listeleri içeren toplantılar, bu planlanmış öğeleri gözden geçiren yalnızca birkaç kişinin hazır bulunmasıyla işletmelere çok büyük miktarda zaman ve paraya mal olur. Grubu en keskin ve en etkili şekilde tutmak için toplantılarınıza az sayıda insanı dahil etmelisiniz.

Toplantıyı Etkileşimli Hale Getirin

İnsanları içeren toplantılar, yalnızca işletme sahiplerinin karar verdiği toplantılardan daha iyi olacaktır. İşbirliği ve açık tartışma içeren toplantılar daha iyidir, böylece herkes duyuluyormuş gibi hisseder ve kendi ayrıntılarını eklemelerine izin verir. Bir toplantı bu şekilde dahil olduğunda, uzun vadede yanlış iletişim olma ihtimali çok düşüktür.

Toplantıların nasıl olabileceğini hepimiz biliyoruz – bazen sadece uzarlar, çoğu zaman önlerindeki kişinin çok fazla gücü vardır ve diğerleri kendilerinin bir seslerinin olduğunu veya toplantının kendilerini kapsayacağı hissine sahip olduklarını hissetmezler.

Toplantılar ayrıca daha çok bir ekip oluşturma alıştırması olmalıdır. Toplantıların herhangi bir ivmeden yoksun olabileceği yollar vardır. Bu, şirket çalışanları arasında katılım eksikliği olacağı anlamına gelir. Çalışanları toplantılara dahil etmenin bir yöntemi, çeşitli konularda ve sorularda isimsiz olarak oy vermelerini sağlamaktır. Veya tartışılan toplantı(lar)da tartışılan konu hakkında sahip oldukları soruları sormak için acele etmelerini sağlayabilirsiniz.

Toplantıdan Sonra Katılımcıları Kontrol Edin

Katılımcılara toplantılarınıza katıldıkları için teşekkür eden ve sonraki adımlarında sizinle aynı sayfada olmaları için toplantı notlarını paylaşan bir takip mesajı göndermeniz önemlidir.

Ancak katılımcılara yalnızca bir teşekkür mesajı göndermeyin, bir takip toplantısı sırasında süreçte sonraki adımların ne olduğu hakkında daha fazla ayrıntı paylaşın.

Toplantının kolaylaştırıcıları olarak, lütfen tüm katılımcıların kendilerini dahil hissettiklerinden ve onlardan ne istendiğini bildiklerinden emin olun. Herkesin uyum içinde olduğundan ve yaklaşmakta olan proje/görev konusunda umutlu olduğundan emin olmak için, bu son toplantıda eylem noktalarını/proje bitiş tarihlerini/hatırlatıcıları paylaşmak harika bir fikirdir. Ayrıca herkesin farklı hareketli parçalar konusunda net olduğundan emin olmanız gerektiğini söylemeye devam ediyor. Beyin fırtınası veya oturumun her aşamasında takımın son tarihleri ve liderleri gibi. Hiç kimseyi, özellikle de tartışma masasında sesini çıkaramayanları ihmal etmemek için dikkatle dinleyin.

Online Toplantı Kuralları Nelerdir?

Sunum yaparken/konuşarken uymanız gereken kurallardan bahsetmiştik. Ancak bazen toplantıların alıcı tarafında olabilirsiniz. Ayrıca, çevrimiçi toplantıların popülaritesi pandemiden bu yana muazzam bir şekilde arttı. Bu yüzden herkes bir arada nasıl davranacağını öğrenmelidir. İşte bundan sonra cevaplamaya çalışacağımız soru bu: Online toplantılarda nasıl davranmalısınız?
1. Ne Giydiğine Dikkat Et
2. Kamera/Ekrandan Başka Bir Yere Çok Fazla Bakmayın
3. Arka Planınızda Neler Olduğunu İzleyinblank

Ne Giydiğine Dikkat Et

Çevrimiçi bir toplantı için giyinirken, iş profesyonelleri, web kamerasının diğer ucunda ve katılanlar tarafından görüntülerinin nasıl görüneceğini her zaman akıllarında tutmalıdır. Belirli giyim türlerinin arkasında farklı anlamlar vardır. İş hayatınız ile özel hayatınız arasında ayrım yapmanın kolay olduğundan emin olun. Yoksa iş dünyasında güvenilirliğinizi kaybedebilirsiniz.

Kamera/Ekran Dışına Çok Fazla Bakmayın

Konferans görüşmelerini ve diğer çevrimiçi toplantı türlerini çok daha iyi yapan temel şeylerden biri göz temasıdır. Ve konuşmacı veya bir başkası bundan bahsedecek kadar dürüst olsa da, asla bir şey varsaymayın. Çevrimiçi bir toplantı videosuna katılıyorsanız, her zaman kameraya bakın.

A man who brainstorms

Fiziksel sınırlar koymak, kesintilerin çözümü değildir. İnsanlar ekranlarına bakabilir ve yine de dikkatleri dağılabilir. Bunu önlemenin bir yolu, video teknolojisini daha etkin bir şekilde kullanmaktır. Konuşurken CEO’nun veya panelistlerin gözlerinin içine bakmak gibi. Bu, arka planda hiçbir şey tarafından yönlendirilmeden onlara saygı gösterirken daha iyi dinlememize yardımcı olacaktır.

Arka Planınızda Neler Olduğunu İzleyin

Çalışanlarınıza sunum yaparken arka planın doğal ve profesyonel görünmesi esastır. Bu, dikkatlerinin sizin üzerinizde olmasını ve sadece onları ilgilendirmesini sağlar.

Teknikler: Arka planınızın kendi güç kaynağı olan duvar olması için diğer tüm ışık kaynaklarını kapatın. Duvar çok dağınık veya dağınık olmamalıdır. Çünkü toplantı sırasında başkalarının dikkatini dağıtmak, diğer herkes üzerinde gereksiz stres yaratacaktır.

Sesten Metne Aracın Bazı Faydaları Nelerdir?

Geçenlerde toplantı notlarının toplantıdan sonra hazır bulundurulmasının ne kadar faydalı olacağından bahsetmiştik. Ama onları elde etmek için hangi yolu izlemelisiniz? Tüm toplantıyı yazmayı düşünmüyorsun, değil mi? Sesten metne dönüştürme teknolojisi varken asla böyle şeyler yapmamalısınız! Bakalım bu teknoloji ile yapabilecekleriniz
1. Zaman ve Zahmet Olmadan Toplantı Notları Alın
2. Telefon Görüşmelerinde Neler Konuşulduğunu Not Edin
3. Beyin Fırtınası Yaparken Sesten Metne Kullanınblank

Zaman ve Zahmet Olmadan Toplantı Notları Alın

Dışarıdaki birçok profesyonel gibiyseniz ve kendinizi bir günde toplantıdan toplantıya koşarken buluyorsanız, her hafta sadece saatlerce hazırlık yaparak işiniz daha kolay hale getirilebilir.

Sesten metne yazılım, yalnızca projelerin ilerlemesini takip etmeye ve işin başında kalmaya yardımcı olmakla kalmaz. Ayrıca, ilişkileri daha şeffaf hale getirerek kolaylaştırma etkisine de sahip olabilir. Ek olarak, konuşmak yerine metin mesajları üzerinden geçmek sadece dinleyicinin akıl sağlığı açısından daha kolay olmakla kalmaz, aynı zamanda konuşmalarınızın her detayını, kulak misafiri olduktan çok sonra bile gözden geçirilebilir halde tutar.

Ofislerde teknoloji yeni bir şey değil. İnsanların bir daha asla ellerini kirletmek zorunda kalmayacakları vaadiyle nadiren tanıtıldı. Sesten metne araçları, bizi daha verimli profesyoneller yapan ve üretkenlik seviyemizi artırmaya yardımcı olan araçlardır.

Bu teknolojik ilerlemenin en popüler biçimlerinden biri de transkripsiyondur. Toplantı notları, sunumlar ve konuşmalar otomatik olarak dönüştürülebilir. Ve bunu da kusursuz bir doğrulukla yapıyor. Sesten metne araçlarının kullanımı, birçok profesyonele çeşitli şekillerde fayda sağlamıştır. Artık toplantı bittikten hemen sonra not almak zorunda değiller. Doğru bir şekilde kopyalanacağı için dijital formatta kaydederler.

Telefon Görüşmelerinde Neler Konuşulduğunu Not Edin

Çoğu insan her gün çok sayıda telefon görüşmesi yapar veya cevap verir. Bu konuşmalar genellikle her ikisi de potansiyel olarak çok önemli olan profesyonel ve kişisel konuşmaları içerir. Şu anda dikkat etmemek ya da çok uzun süre birden fazla iş yapmak kaba olsa da, aynı anda her şeyi hatırlamak ve iyi notlar almak zor olabilir.

Bu nedenle sesten metne yazılım mevcuttur – bu teknoloji yazılımın kaydettiklerinizi kopyalamasını sağlar. Transkriptler daha sonra otomatik olarak arşivlenir ve aranabilir. Hangi özellikle büyük projeler için yararlıdır. Birçok kişi bunu çekici buluyor çünkü bu çözüm basit, ucuz ve oldukça etkili.

A man who transcribes his voice

Beyin Fırtınası Yaparken Sesten Metne Kullanın

Ellerinizle beyin fırtınası yapmanın dezavantajlarından biri, düşüncelerinizi yazmanın genellikle yavaş olmasıdır. Pek çok insan bir şeyleri yeterince hızlı yazamaz ve hüsrana uğrar ve pes eder. Fikir bulmanın amacı, onları ortaya çıkarmak ve yazmaktır.

Yeni fikirler ortaya atarken, konuşabileceğiniz bir araca sahip olmak önemlidir.

Pek çok yazar, sessizce beyin fırtınası yaparak ve seslerini metne çevirerek teknolojinin ilerlemelerinden tam olarak faydalanmaz. Kendi kurallarınız yüzünden yazar blokajına maruz kalmayın. Bunun yerine, söylediğiniz her şeyi kaydetmenin biraz daha yumuşak bir yolunu dikte etmek için sesli notları kullanın. Bir klavye veya fare üzerinde çılgınca yazamayan kişiler için ses kayıtları daha kolaydır. Çünkü gerektiğinde konuşmalarını ve duraklamalarını sağlar.

Paylaş:

Daha Fazla Gönderi

Videonun Deşifre Edilmesi: Ne Aramalı?

Araştırmaya göre videolar her yaştan insan arasında en popüler iletişim yolu. 2017 dolaylarında, Amerika’daki yetişkinlerin yaklaşık üçte ikisinin bir akıllı telefonu var. Bu nedenle video

Transkripsiyon Uygulaması Nedir?

Mobil uygulamalar, çeşitli faydalı hizmetleri bizim için çok erişilebilir hale getirdi. Birkaç butona tıklayarak bir ürün veya hizmet alabilirsiniz. Transkript almak, bir transkripsiyon uygulamasının kullanılabilirliği

Hangi Tip Transkripsiyon Hizmetini Kullanmalısınız?

Transkripsiyon, kaydedilmiş çeşitli konuşmaları iyi yazılmış veya basılı biçimlere dönüştürmek anlamına gelir. Basit bir deyişle, bir ortamdan başka bir ortama kopyalanan bir şey yazılır. Transkripsiyonun