ใช้การแปลงเสียงเป็นข้อความสำหรับการประชุมของคุณ

เวลาอ่านโดยประมาณ: 12 minutes

สารบัญ

เราทุกคนต่างก็มีปัญหาเฉียบพลันเหมือนกัน นั่นคือชั่วโมงการทำงานที่เข้มงวดและเข้มงวดในบางครั้ง เราต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานของบริษัทและหลีกเลี่ยงขอบเขตที่กดดันหรือการตัดมุม ส่งผลให้การทำงานที่บ้านใช้เวลานานมาก เนื่องจากเราไม่มีเวลาว่างมากนัก ดังนั้น มาเจาะลึกกันว่าการใช้เทคโนโลยีขั้นสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความ สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในขณะที่คุณอยู่ในโหมดโต๊ะทำงานที่บ้านได้อย่างไร

สำหรับหลายๆ คนที่กำลังจะลงมือปฏิบัติจริงในฤดูกาลนี้ที่มีความต้องการเพิ่มขึ้น เราต้องการให้คำแนะนำแก่คุณ ใช้เลเวอเรจของคุณและพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลเพื่อประโยชน์แห่งความสำเร็จ

เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ในปัจจุบันมีคุณลักษณะมากมายที่สามารถช่วยในการสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิต มีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณบันทึกและจัดเก็บการประชุมโดยเปลี่ยนไฟล์เสียงที่บันทึกไว้เป็นข้อความ ด้วยวิธีนี้ คุณจะใช้เวลาในการประชุมเพื่อการลงทุนที่มากขึ้น เช่น การอำนวยความสะดวก การอภิปราย และการเจรจาต่อรอง

นี่คือกลยุทธ์บางอย่างที่สามารถแก้ปัญหาของเราได้

อันดับแรก มาเน้นที่เคล็ดลับทั่วไปสำหรับการประชุมกันก่อน

กฎสำหรับการประชุมทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมีอะไรบ้าง?

แจกแผนการประชุมเพื่อให้ผู้คนรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

การประชุมที่มีการจัดการอย่างดีสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการประชุมที่จัดไม่ดี ภาพรวมที่ชัดเจนของเหตุการณ์และหัวข้อทั้งหมดในอนาคต รวมถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นและเมื่อใด ไม่ต้องพูดถึงความตระหนักในกรอบเวลาทำให้มั่นใจว่าทุกคนกำลังดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการประชุม

ความสำคัญของสารบัญและสคีมาที่ชัดเจนไม่สามารถยกย่องได้ ก่อนที่เราจะเข้าสู่การประชุม ทุกคนในห้องควรทราบว่าการประชุมของคุณมีโครงสร้างเป็นอย่างไร นอกจากนี้ สิ่งที่คุณจะนำเสนอ สิ่งที่คุณคาดหวังจากมัน และข้อจำกัดใดๆ ที่จะมีขึ้นในระหว่างการประชุม

Woman holding phone to turn her voice to text

สารบัญที่ดีจะครอบคลุม 4 ด้าน ได้แก่ จุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ เนื้อหา ระยะเวลา และบุคลากร

พยายามเข้าถึงประเด็นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด คำพูดโน้มน้าวใจสามารถพูดได้กระชับและทรงพลังในเวลาไม่กี่นาที

ในฐานะผู้จัดการ ความรับผิดชอบอย่างหนึ่งของคุณคือการพูดในที่ประชุม แนะนำโครงการหรือธุรกิจใหม่ๆ ที่คุณกำลังทำงานอยู่ หรือมีส่วนร่วมในการสนทนากับเพื่อนร่วมงาน สร้างบทนำที่สร้างสรรค์แต่ยังจำกัดขอบเขตของการจำกัดสุนทรพจน์ในการประชุม

จากทั้งหมดที่ฉันได้ยินและได้เห็น การจำกัดคำพูดจะช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับผู้ชมได้ดียิ่งขึ้น มีข้อมูลล้นเกินที่ทุกอย่างถูกเขียนลงไปและผู้คนสูญเสียการติดตามข้อความหลักอย่างรวดเร็วด้วยวิธีนี้ นอกจากนี้ การจำกัดคำพูดช่วยประหยัดเวลาและจัดสรรทรัพยากรที่หายากได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย!

อย่าพึ่งพาเครื่องมือของ Microsoft Office มากเกินไป

อย่าทำให้ผู้ชมของคุณท่วมท้นด้วยข้อมูลผ่านสไลด์ PowerPoint โดยใส่ประเด็นสำคัญมากเกินไป สิ่งนี้จะทำให้การสนทนาสะดุดและทำให้ผู้ชมรักษาหรือเข้าใจข้อมูลได้ยาก แทนที่จะรวมข้อมูลในจำนวนที่เหมาะสมบนสไลด์และมีส่วนร่วมกับภาพเคลื่อนไหว

ในการประชุมทางธุรกิจที่ต้องมีเอกสารจำนวนมากในหัวข้อที่กำหนด การนำเสนอ PowerPoint มีความสำคัญและจำเป็นมากขึ้น มีเส้นบางๆ ระหว่างการทำให้ผู้คนสนใจและแจ้งพวกเขาว่าเส้นไหนควรเป็นไปตามอินโฟกราฟิก หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อความของคุณชัดเจน ให้สั้นและมีส่วนร่วม แต่อย่าใช้ข้อมูลมากเกินไป

เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ชมที่จะฟุ้งซ่านจากรูปภาพหรือแม้แต่ข้อความจำนวนมาก ดังนั้นมันจึงขึ้นอยู่กับเราในฐานะผู้นำเสนอที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรากำลังชี้นำพวกเขาผ่านสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ และไม่เพียงแค่ปล่อยให้พวกเขาอยู่ที่ทางแยกระหว่างทาง

Calculator

สรุปเนื้อหาของการประชุมธุรกิจของคุณ (ใช้เครื่องมือเสียงเป็นข้อความ!)

คุณต้องบันทึกเนื้อหาของการประชุมอย่างรวดเร็วหากคุณอยู่ในกำหนดเวลาที่คับคั่ง แต่คุณจะทำอย่างไร? วิธีแก้ปัญหาหนึ่งคือการขอให้ใครสักคนจดบันทึกให้คุณและสมาชิกในทีมคนอื่นๆ แบ่งปันบันทึกของพวกเขา หรือคุณสามารถบันทึกการประชุมและถอดเสียงได้ในภายหลัง

ข้อแรกหมายความว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมต้องรับผิดชอบในการจดบันทึก จากนั้นจึงขึ้นอยู่กับเขาหรือเธอที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานที่เหลือให้สำเร็จโดยไม่ล้มเหลว นี่อาจเป็นเรื่องยากหากสมาชิกในทีมทุกคนไม่รับผิดชอบเมื่อเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถขอให้พวกเขาแบ่งปันบันทึกโดยไม่ได้ตั้งใจเพื่อสร้างสมดุล แต่จากนั้นก็มีความเสี่ยงเสมอที่จะเปิดประเด็นที่เจ็บปวดในหมู่ผู้เข้าร่วมประชุมด้านล่าง

เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความได้รับความนิยมในสำนักงาน ไม่ต้องกังวลเรื่องความแม่นยำและการแก้ไขทันทีบนเครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความ ประโยชน์ของเครื่องมือถอดความเหล่านี้มีมากกว่าข้อเสียที่สำคัญประการหนึ่งคือคุณภาพเสียง

อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีสำหรับเสียงเป็นข้อความขยายตัวทุกวันด้วยซอฟต์แวร์ใหม่และเทคนิคที่ใหม่กว่าในการถอดความวลีที่พูดน้อย ด้วยเครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความเหล่านี้ คุณสามารถสร้างสรุปการประชุมได้ในเวลาอันสั้น

เครื่องมืออย่าง Otter.ai และ Transkriptor นั้นมีประสิทธิภาพในการแปลงเสียงเป็นข้อความหรือเพียงแค่นำเสียงของความคิดของคุณไปแปลงเป็นข้อความ

จัดประชุมกับคนจำนวนจำกัด

เมื่อเวลาผ่านไป นักวิทยาศาสตร์ได้ค้นคว้าผลกระทบของการคิดเป็นกลุ่มและขนาดการประชุม สิ่งที่พวกเขาพบคือ หากมีผู้เข้าร่วมการประชุมมากกว่า 20 คน การแสดงของแต่ละคนจะลดลง 10%

นักวิทยาศาสตร์ด้านการวิจัยที่ก่อกวนจากมหาวิทยาลัยไอโอวาได้ทำการศึกษาเพื่อตรวจสอบผลกระทบของขนาดคณะลูกขุนและการพิจารณาของพวกเขาต่อคำตัดสิน เขาค้นพบว่าเมื่อมีการพิจารณาความเห็นของคณะลูกขุนมากขึ้น มันก็จะเริ่มแสดงจุดอ่อนในการให้เหตุผลมากขึ้น

A businessperspon calculating some figures

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญ? การประชุมที่เกี่ยวข้องกับรายการที่จัดตารางเวลาไว้นานจะทำให้ธุรกิจเสียเวลาและเงินจำนวนมหาศาล โดยมีเพียงไม่กี่คนที่กำลังตรวจสอบรายการตามกำหนดการเหล่านั้น เพื่อให้กลุ่มมีความเฉียบคมและมีประสิทธิภาพมากที่สุด คุณควรมีส่วนร่วมกับคนจำนวนน้อยในการประชุมของคุณ

ทำให้การประชุมโต้ตอบ

การประชุมที่รวมผู้คนเข้าด้วยกันจะดีกว่าการประชุมที่มีแต่เจ้าของธุรกิจเท่านั้นที่ตัดสินใจ การประชุมที่เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันและการอภิปรายอย่างเปิดเผยจะดีกว่าเพื่อให้ทุกคนรู้สึกราวกับว่าพวกเขาถูกรับฟัง รวมทั้งอนุญาตให้พวกเขาเพิ่มรายละเอียดของตนเอง เมื่อการประชุมเข้ามาเกี่ยวข้องในลักษณะนี้ มีโอกาสน้อยที่จะมีการสื่อสารผิดพลาดเกิดขึ้นในระยะยาว

เราทุกคนรู้ดีว่าการประชุมเป็นอย่างไร – บางครั้งพวกเขาก็ลากไป บ่อยครั้งที่คนข้างหน้ามีอำนาจมากเกินไป และคนอื่น ๆ ไม่รู้สึกราวกับว่าพวกเขามีเสียงหรือความรู้สึกที่การประชุมจะเกี่ยวข้องกับพวกเขาเลย

การประชุมควรเป็นการฝึกสร้างทีมมากกว่า มีหลายวิธีที่การประชุมอาจขาดโมเมนตัม หมายความว่าพนักงานของบริษัทจะขาดการมีส่วนร่วม วิธีหนึ่งคือการให้พนักงานมีส่วนร่วมในการประชุมคือให้พวกเขาลงคะแนนโดยไม่เปิดเผยชื่อในหัวข้อและคำถามต่างๆ หรือคุณสามารถทำให้พวกเขารีบถามคำถามที่พวกเขามีเกี่ยวกับหัวข้อที่กำลังอภิปรายในที่ประชุมที่กำลังสนทนาอยู่

ตรวจสอบผู้เข้าร่วมหลังการประชุม

สิ่งสำคัญคือต้องส่งข้อความติดตามผลเพื่อขอบคุณผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุมและแชร์บันทึกการประชุม เพื่อให้พวกเขาเข้าใจตรงกันกับขั้นตอนถัดไป

แต่อย่าเพียงแค่ส่งข้อความขอบคุณผู้เข้าร่วม ให้แบ่งปันรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปที่อยู่ในกระบวนการในระหว่างการประชุมติดตามผล

ในฐานะที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการประชุม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมและรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาต้องการคืออะไร เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนซิงค์กันและรู้สึกมีความหวังเกี่ยวกับโครงการ/งานที่กำลังจะเกิดขึ้น ขอแนะนำให้แชร์ประเด็นการดำเนินการ/วันที่ครบกำหนดของโครงการ/การเตือนความจำระหว่างการประชุมครั้งล่าสุด นอกจากนี้ยังกล่าวต่อไปอีกว่าคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวต่างกัน เช่นกำหนดเวลาและหัวหน้าทีมในทุกขั้นตอนของการระดมความคิดหรือเซสชั่น ตั้งใจฟังเพื่อไม่ให้ละเลยใคร โดยเฉพาะผู้ที่อาจไม่มีเสียงพูดในโต๊ะสนทนา

อะไรคือกฎของการประชุมออนไลน์?

เราได้พูดถึงกฎเกณฑ์ที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อนำเสนอ/ดำเนินการกล่าวสุนทรพจน์ แต่บางครั้งคุณอาจอยู่ในจุดสิ้นสุดของการประชุม นอกจากนี้ ความนิยมของการประชุมออนไลน์ได้เพิ่มขึ้นอย่างมากตั้งแต่เกิดโรคระบาด ดังนั้นทุกคนควรเรียนรู้วิธีการปฏิบัติตนเป็นหนึ่งเดียว และนั่นคือคำถามที่เราจะพยายามตอบต่อไป: คุณควรดำเนินการอย่างไรในการประชุมออนไลน์
1. คิดถึงสิ่งที่คุณกำลังสวมใส่
2. อย่ามองที่อื่นนอกจากกล้อง/หน้าจอมากเกินไป
3. ดูสิ่งที่อยู่ในพื้นหลังของคุณblank

คิดถึงสิ่งที่คุณกำลังสวมใส่

เมื่อแต่งตัวสำหรับการประชุมออนไลน์ นักธุรกิจควรจำไว้เสมอว่าภาพที่พวกเขาจะมองเห็นโดยผู้ที่เข้าร่วมและที่ปลายอีกด้านของเว็บแคมจะมองเห็นได้อย่างไร เสื้อผ้าบางประเภทมีความหมายต่างกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันง่ายที่จะแยกความแตกต่างระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ มิฉะนั้น คุณอาจสูญเสียความน่าเชื่อถือในโลกธุรกิจ

อย่ามองไปไหนนอกจากกล้อง/หน้าจอมากเกินไป

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ทำให้การประชุมทางโทรศัพท์และการประชุมออนไลน์ประเภทอื่นๆ ดีขึ้นมากคือการสบตา และในขณะที่ผู้พูดหรือคนอื่นอาจจะซื่อสัตย์พอที่จะพูดถึงมัน อย่าคิดเอาเองว่าสิ่งใด หากคุณกำลังเข้าร่วมวิดีโอการประชุมออนไลน์ ให้มองที่กล้องเสมอ

A man who brainstorms

การวางขอบเขตทางกายภาพไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาสำหรับการหยุดชะงัก ผู้คนสามารถมองหน้าจอและยังคงฟุ้งซ่านได้ วิธีหนึ่งที่จะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้คือการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการมอง CEO หรือผู้ร่วมอภิปรายในสายตาเวลาพูด วิธีนี้จะช่วยให้เราฟังได้ดีขึ้นพร้อมทั้งแสดงความเคารพต่อพวกเขาโดยไม่ถูกเบี่ยงเบนความสนใจจากเบื้องหลัง

ดูสิ่งที่อยู่ในพื้นหลังของคุณ

เมื่อนำเสนองานต่อพนักงาน ฉากหลังจะต้องดูเป็นธรรมชาติและเป็นมืออาชีพ เพื่อให้แน่ใจว่าความสนใจของพวกเขาจะอยู่ที่คุณและจะเกี่ยวข้องกับพวกเขาเท่านั้น

เทคนิค: ปิดแหล่งกำเนิดแสงอื่นๆ ทั้งหมด เพื่อให้ฉากหลังของคุณมีแหล่งพลังงานในตัว นั่นคือ ผนัง ผนังไม่ควรรกหรือรกเกินไป เพราะการเบี่ยงเบนความสนใจของผู้อื่นในระหว่างการประชุมจะทำให้ทุกคนเครียดโดยไม่จำเป็น

เครื่องมือ Voice to Text มีประโยชน์อย่างไร?

เราได้พูดคุยกันเมื่อเร็วๆ นี้ว่าการมีบันทึกการประชุมไว้พร้อมหลังการประชุมจะเป็นประโยชน์อย่างไร แต่ทางไหนที่คุณควรไปซื้อพวกเขา? คุณไม่ได้คิดที่จะเขียนการประชุมทั้งหมดลงไปใช่ไหม คุณไม่ควรทำอะไรแบบนั้นเมื่อมีเทคโนโลยีการแปลงเสียงเป็นข้อความ! มาดูสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยเทคโนโลยีนี้
1. จดบันทึกการประชุมโดยไม่มีเวลาและความพยายาม
2. จดสิ่งที่พูดถึงในการโทรศัพท์
3. ใช้เสียงเป็นข้อความเมื่อระดมสมองblank

จดบันทึกการประชุมโดยไม่มีเวลาและความพยายาม

หากคุณเป็นเหมือนมืออาชีพหลายๆ คน และพบว่าตัวเองกำลังวิ่งจากการประชุมไปสู่การประชุมในหนึ่งวัน งานของคุณจะง่ายขึ้นด้วยการเตรียมตัวเพียงไม่กี่ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์

ซอฟต์แวร์แปลงเสียงเป็นข้อความไม่เพียงช่วยติดตามความคืบหน้าของโครงการและติดตามงานอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังสามารถมีผลเกินปกติในการอำนวยความสะดวกในความสัมพันธ์ด้วยการทำให้พวกเขาโปร่งใสมากขึ้น นอกจากนี้ การอ่านข้อความแทนการพูดไม่เพียงแต่ทำให้สติของผู้ฟังง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ทุกรายละเอียดของการสนทนาพร้อมให้ทบทวนได้แม้จะได้ยินเป็นเวลานานแล้วก็ตาม

เทคโนโลยีไม่มีอะไรใหม่ในสำนักงาน ไม่ค่อยมีใครแนะนำพร้อมกับสัญญาว่ามนุษย์จะไม่ต้องทำให้มือสกปรกอีกต่อไป เครื่องมือเสียงเป็นข้อความเป็นเครื่องมือที่ทำให้เราเป็นมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและช่วยเพิ่มระดับการผลิตของเรา

หนึ่งในรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุดของความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีนี้คือการถอดความ บันทึกการประชุม การนำเสนอ และการสนทนาสามารถ แปลงได้โดยอัตโนมัติ และทำได้อย่างแม่นยำไร้ที่ติเช่นกัน การใช้เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความเป็นประโยชน์ต่อมืออาชีพจำนวนมากในหลายๆ ด้าน ตอนนี้พวกเขาไม่ต้องจดบันทึกทันทีหลังจากการประชุมจบลง พวกเขาเพียงแค่บันทึกในรูปแบบดิจิทัลเนื่องจากจะถูกคัดลอกอย่างถูกต้อง

จดสิ่งที่กำลังพูดถึงในการโทรศัพท์

คนส่วนใหญ่โทรออกหรือรับสายหลายสายทุกวัน การสนทนาเหล่านี้มักจะรวมถึงการสนทนาแบบมืออาชีพและส่วนตัว ซึ่งทั้งสองอย่างมีความสำคัญมาก ถึงแม้จะหยาบคายที่จะไม่ใส่ใจในตอนนี้หรือทำงานหลายอย่างพร้อมกันนานเกินไป แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะจดจำทุกอย่างและจดบันทึกดีๆ ไปพร้อม ๆ กัน

นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมจึงมีซอฟต์แวร์แปลงเสียงเป็นข้อความ เทคโนโลยีนี้ช่วยให้ซอฟต์แวร์สามารถถอดความสิ่งที่คุณบันทึกไว้ได้ การถอดเสียงจะถูกเก็บถาวรและค้นหาได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการขนาดใหญ่ หลายคนพบว่ามันน่าสนใจเพราะวิธีแก้ปัญหานี้เรียบง่าย ราคาไม่แพง และมีประสิทธิภาพสูง

A man who transcribes his voice

ใช้เสียงเป็นข้อความเมื่อระดมสมอง

ข้อเสียอย่างหนึ่งของการระดมสมองด้วยมือของคุณคือ การจดความคิดของคุณมักจะช้า หลายคนไม่สามารถเขียนสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วเพียงพอและท้อถอยและยอมแพ้ จุดประสงค์ของการคิดไอเดียก็คือ นำความคิดเหล่านั้นออกไปแล้วจดบันทึก

เมื่อมีแนวคิดใหม่ๆ สิ่งสำคัญคือต้องมีเครื่องมือที่คุณสามารถพูดได้

นักเขียนหลายคนไม่ได้ใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีอย่างเต็มที่โดยการระดมสมองอย่างเงียบๆ และเปลี่ยนเสียงเป็นข้อความ อย่าทนทุกข์จากการถูกบล็อกของนักเขียนตามกฎของคุณเอง ให้ใช้เสียงบันทึกเพื่อกำหนดวิธีที่ราบรื่นขึ้นเล็กน้อยในการบันทึกทุกสิ่งที่คุณพูด การบันทึกเสียงทำได้ง่ายกว่าสำหรับผู้ที่ไม่สามารถพิมพ์ด้วยแป้นพิมพ์หรือเมาส์อย่างแรง เพราะมันทำให้พวกเขาสามารถพูดและหยุดได้ตามต้องการ

แบ่งปัน:

โพสต์เพิ่มเติม