Använd röst-till-text-konvertering för dina möten

Beräknad lästid: 12 minutes

Vi har alla samma akuta problem – strikta och ibland stela arbetstider. Vi måste följa företagets normer och undvika att tänja på gränser eller skära i hörn. Detta resulterar i ett enormt tidskrävande arbete hemma eftersom vi inte får så mycket fritid. Låt oss därför ta en djupdykning i hur avancerad teknikanvändning, närmare bestämt röst-till-text-verktyg, kan hjälpa till att öka produktiviteten medan du är i hemmabordsläget.

För många som är på väg att slå igång den här säsongen av ökade krav, vill vi ge dig lite vägledning. Använd din hävstång och främja personlig produktivitet för framgångens skull.

Teknik och mjukvara har idag massor av funktioner som kan hjälpa till att balansera arbete och liv. Det finns verktyg som låter dig spela in och lagra möten genom att omvandla dina inspelade röstfiler till text. Genom detta kan du använda tiden på mötet för större investeringar som underlättande, diskussion och förhandlingar.

Här är några strategier som kan lösa våra problem.

Låt oss först fokusera på de allmänna tipsen för ett möte

Vilka är reglerna för att genomföra ett framgångsrikt affärsmöte?

Ge ut en plan för mötet så att folk vet vad som är på väg att hända

Ett välorganiserat möte kan leda till ett bättre resultat än ett som är dåligt organiserat. En tydlig översikt över alla händelser och ämnen som kommer, inklusive vad som kommer att hända och när. För att inte tala om en medvetenhet om tidsramar säkerställer att alla är på rätt spår för att uppnå mötesmålen.

Vikten av en tydlig innehållsförteckning och schema kan inte övervärderas. Innan vi går in i mötet bör alla i rummet veta hur ert möte kommer att vara uppbyggt. Även vad du ska presentera, vad du förväntar dig av det och eventuella restriktioner som kommer att införas under mötet.

Woman holding phone to turn her voice to text

En bra innehållsförteckning skulle täcka fyra aspekter: mål och mål, innehåll, tidsram och personal.

Försök att komma till punkten snabbt och effektivt

Fokusera på det som är viktigast. Ett övertygande tal kan hållas kortfattat och kraftfullt på några minuter.

Som chef är ett av dina ansvarsområden att tala vid möten, presentera nya projekt eller verksamheter som du arbetar med, eller engagera dig i diskussioner med medarbetare. Skapa en introduktion som är kreativ men också begränsad till omfattningen av hur man begränsar tal på möten.

Av allt jag hört och sett gör att begränsa ett tal redo för bättre engagemang med din publik. Det finns en informationsöverbelastning där allt skrivs ner och folk tappar koll på kärnbudskapet snabbt på detta sätt. Dessutom hjälper begränsningar av tal att spara tid och fördelar knappa resurser mer effektivt också!

Lita inte för mycket på Microsoft Office-verktyg

Översvämma inte din publik med information genom PowerPoint-bilder genom att inkludera för många nyckelpunkter. Detta förvränger konversationen och gör det svårt för publiken att behålla eller förstå information, inkludera istället rätt mängd data på bilderna och engagera dem med animationer

Vid affärsmöten där det ska finnas mycket dokumentation om ett visst ämne blir PowerPoint-presentationer viktigare och mer nödvändiga. Det finns en tunn linje mellan att göra folk intresserade och att informera dem om vad linjen ska vara enligt en infografik. Om du vill se till att ditt budskap blir tydligt, håll det kort och engagerande men överbelasta det aldrig med data.

Det är lätt för vår publik att bli distraherad av bilderna eller till och med de stora textbitarna. Så det är upp till oss som presentatörer att se till att vi guidar dem genom vad de behöver veta och inte bara lämnar dem vid en vägskäl.

Calculator

Sammanfatta innehållet i dina affärsmöten (Använd röstens kraft för att textverktyg!)

Du måste spela in innehållet i mötet snabbt om du har en snäv deadline. Men hur gör man detta? En lösning är att be någon att göra anteckningar för dig och andra teammedlemmar att dela sina anteckningar. Eller så kan du bara spela in mötet och transkribera det senare.

Den första innebär att varje medlem i ett team måste ta ansvar för att göra anteckningar, sedan är det upp till honom eller henne att se till att de också fullgör resten av sina uppgifter utan att misslyckas. Detta kan vara svårt om alla teammedlemmar inte är ansvariga när de deltar i möten. Du kan kräva att de delar med sig av sina anteckningar ofrivilligt för att balansera det, men då finns det alltid en risk att detta öppnar ett ömmande ämne bland deltagarna längre fram.

Röst-till-text-verktyg har blivit populära på kontor. Inga fler noggrannhetsbekymmer och omedelbar redigering på röst-till-text-verktyget. Fördelarna med dessa transkriptionsverktyg uppväger vida deras enda stora nackdel, ljudkvaliteten.

Ändå utökas tekniken för röst till text varje dag med ny programvara och nyare tekniker för att transkribera mjuka fraser. Med dessa röst-till-text-verktyg är det möjligt att skapa mötessammanfattningar på kortare tid.

Verktyg som Otter.ai och Transkriptor är effektiva för att konvertera röst till text eller bara kunna ta ljudet från din idé och omvandla det till text.

Genomför ett möte med ett begränsat antal personer

Med tiden har forskare undersökt effekterna av grupptänkande och mötesstorlek. Vad de fann var att om över 20 personer är inblandade i ett möte, kommer individuella föreställningar att minska med 10%.

En störande forskare från University of Iowa gjorde en studie för att undersöka effekten av jurystorlekar och deras överväganden på domar. Han upptäckte att när fler jurymedlemmar övervägdes för ett yttrande, skulle det börja uppvisa fler svagheter i sitt resonemang.

A businessperspon calculating some figures

Så varför spelar detta någon roll? Möten som involverar långa schemalagda listor slutar med att kosta företagen enormt mycket tid och pengar med endast ett fåtal personer närvarande som granskar de schemalagda föremålen. För att hålla gruppen skarpast och mest effektfull bör du involvera ett litet antal personer i dina möten.

Gör mötet interaktivt

Möten som inkluderar människor kommer att bli bättre än de där det bara är företagsägarna som fattar beslut. Möten som involverar samarbete och öppen diskussion är bättre så att alla känner att de blir hörda, samt låter dem lägga till sina egna detaljer. När ett möte blir inblandat på det här sättet, är det liten chans att missförstånd inträffar i det långa loppet.

Vi vet alla hur möten kan vara – ibland drar de bara ut på tiden, ofta har personen framför dem för mycket makt och andra känner inte att de har en röst eller känslan av att mötet kommer att involvera dem alls.

Möten borde också vara mer av en lagbyggande övning. Det finns sätt som möten kan sakna momentum. Det betyder att det kommer att saknas engagemang bland företagets anställda. En metod är att engagera anställda i möten är att låta dem rösta anonymt i olika ämnen och frågor. Eller så kan du få dem att skynda sig att ställa frågor som de har om ämnet som diskuteras på mötet/mötena som diskuteras.

Kontrollera deltagarna efter mötet

Det är viktigt att skicka ett uppföljningsmeddelande som tackar deltagarna för deras närvaro vid dina möten och delar mötesanteckningar så att de är på samma sida som du med sina nästa steg.

Men skicka inte bara ett tackmeddelande till deltagarna, dela mer information om vad nästa steg är i processen under ett uppföljningsmöte.

Som facilitatorer för mötet, se till att alla deltagare känner sig inkluderade och vet vad som krävs av dem. För att se till att alla är synkroniserade och känner hopp inför projektet/uppgiften som kommer, är det en utmärkt idé att dela med sig av åtgärdspunkter/projektets förfallodatum/påminnelser under det senaste mötet. Det fortsätter också med att säga att du bör se till att alla är tydliga med de olika rörliga delarna. Såsom deadlines och ledare för teamet i varje skede av brainstorming eller session. Lyssna noga för att inte försumma någon, särskilt de som kanske inte är högljudda vid diskussionsbordet.

Vilka är reglerna för onlinemöten?

Vi har pratat om vilka regler du ska hålla dig till när du presenterar/håller ett tal. Men ibland kan du vara på mottagande sida av mötena. Dessutom har populariteten för onlinemöten ökat enormt sedan pandemin. Så alla borde lära sig hur man beter sig i en. Och det är frågan som vi ska försöka svara på härnäst: Hur ska du agera i onlinemöten?
1. Tänk på vad du har på dig
2. Titta inte någonstans förutom kameran/skärmen för mycket
3. Titta på vad som finns i din bakgrundblank

Tänk på vad du har på dig

När man klär sig för ett onlinemöte bör affärsmän alltid ha i åtanke hur deras bild kommer att ses av de som deltar och i andra änden av webbkameran. Särskilda typer av kläder har olika betydelser bakom sig. Se till att det är lätt att skilja på ditt arbetsliv och ditt privatliv. Annars kan du förlora trovärdighet i affärsvärlden.

Titta inte någonstans förutom kameran/skärmen för mycket

En viktig sak som gör konferenssamtal och andra typer av onlinemöten så mycket bättre är ögonkontakt. Och även om talaren eller någon annan kan vara ärlig nog att nämna det, anta aldrig något. Om du deltar i ett onlinemötesvideo, titta alltid in i kameran.

A man who brainstorms

Att sätta fysiska gränser är inte lösningen på avbrott. Människor kan titta på sina skärmar och ändå bli distraherade. Ett sätt att undvika detta är att utnyttja videotekniken mer effektivt. Som att se vd:n eller paneldeltagarna i ögonen när de pratar. Detta kommer att hjälpa oss att lyssna bättre samtidigt som vi visar dem respekt genom att inte avledas av något i bakgrunden.

Titta på vad som finns i din bakgrund

När du håller en presentation för dina anställda är det viktigt att bakgrunden ser naturlig och professionell ut. Detta säkerställer att fokus för deras uppmärksamhet kommer att vara på dig och det kommer bara att beröra dem.

Tekniker: Stäng av alla andra ljuskällor så att din bakgrund får sin egen strömkälla – väggen. Väggen ska inte vara för rörig eller rörig. För att distrahera andra under mötet kommer att belasta alla andra i onödan.

Vilka är några fördelar med Voice to Text Tool?

Vi har nyligen pratat om hur det skulle vara fördelaktigt att ha mötesanteckningar klara efter mötet. Men vilken väg ska du gå för att skaffa dem? Du funderar väl inte på att skriva ner hela mötet? Du bör aldrig göra sådana saker när det finns teknik för konvertering av röst-till-text! Låt oss se vad du kan göra med den här tekniken
1. Gör mötesanteckningar utan tid och ansträngning
2. Skriv ner vad det pratas om i telefonsamtal
3. Använd röst för att sms:a när du brainstormarblank

Ta mötesanteckningar utan tid och ansträngning

Om du är som många proffs där ute och du hittar dig själv att springa från möte till möte på en dag, kan ditt jobb göras enklare med bara timmars förberedelse varje vecka.

Voice-to-text-programvara hjälper inte bara att spåra projektens framsteg och hålla koll på arbetet. Det kan också ha den överdrivna effekten att det underlättar relationer genom att göra dem mer transparenta. Att gå igenom textmeddelanden i stället för att prata är dessutom inte bara lättare för lyssnarens förstånd, utan håller också alla detaljer i dina konversationer tillgängliga att granska även långt efter att de har hörts.

Teknik är inget nytt på kontor. Det introduceras sällan med ett löfte om att människor aldrig kommer behöva smutsa ner händerna igen. Röst-till-text-verktyg är verktyg som gör oss mer effektiva yrkesmän och hjälper till att öka våra produktivitetsnivåer.

En av de mest populära formerna av denna tekniska utveckling är transkription. Mötesmemon, presentationer och konversationer kan konverteras automatiskt. Och det gör den med oklanderlig noggrannhet också. Användningen av röst-till-text-verktyg har gynnat många proffs på flera sätt. Nu behöver de inte göra anteckningar direkt efter att ett möte är över. De spelar helt enkelt in det i ett digitalt format eftersom det kommer att transkriberas korrekt.

Skriv ner vad det pratas om i telefonsamtal

De flesta människor ringer eller svarar på många telefonsamtal varje dag. Dessa samtal innehåller ofta professionella och personliga samtal, båda potentiellt mycket viktiga. Även om det är oförskämt att inte vara uppmärksam för tillfället eller multitaska för länge, kan det vara svårt att komma ihåg allt och ta bra anteckningar samtidigt.

Det är därför det finns programvara för röst-till-text tillgänglig – den här tekniken gör att programvaran kan transkribera det du har spelat in. Avskrifterna arkiveras sedan automatiskt och sökbara. Vilket är särskilt användbart för stora projekt. Många människor tycker att det är attraktivt eftersom denna lösning är enkel, billig och mycket effektiv.

A man who transcribes his voice

Använd röst för att sms:a när du brainstormar

En av nackdelarna med att brainstorma med händerna är att det vanligtvis går långsamt att skriva ner sina tankar. Många människor kan inte skriva ner saker snabbt nog och blir frustrerade och ger upp. Poängen med att komma på idéer är att få ut dem och skriva ner

När du kommer på nya idéer är det viktigt att ha ett verktyg som du kan prata in i.

Många författare utnyttjar inte helt teknikens framsteg genom att brainstorma i tysthet och vända sina röster till text. Lid inte av writer’s block av dina egna regler. Använd istället röstmemon för att diktera ett lite smidigare sätt att spela in allt du säger. Röstinspelningar är lättare för personer som inte frenetiskt kan skriva på tangentbord eller mus. Eftersom det låter dem prata och pausa efter behov.

Dela med sig:

Fler inlägg

Vad är en transkriptionsapp?

Mobilappar har gjort olika användbara tjänster mycket tillgängliga för oss. Du kan ta emot en produkt eller tjänst genom att klicka på några knappar. Att