Použite prevod hlasu na text pre vaše stretnutia

Odhadovaný čas čítania: 12 minutes

Všetci máme rovnaký akútny problém – prísnu a niekedy strnulú pracovnú dobu. Musíme dodržiavať firemné normy a vyhýbať sa prekračovaniu hraníc alebo strihaniu rohov. To má za následok masívne časovo náročnú prácu doma, keďže nemáme toľko voľného času. Preto sa pozrime na to, ako môže používanie pokročilých technológií, presnejšie nástrojov prevodu hlasu na text, pomôcť zvýšiť produktivitu, keď ste v režime domáceho stola.

Mnohým, ktorí sa v tejto sezóne zvýšených požiadaviek chystajú preraziť, vám chceme ponúknuť niekoľko rád. Využite svoj vplyv a zvýšte osobnú produktivitu v záujme úspechu.

Dnešná technológia a softvér majú množstvo funkcií, ktoré vám môžu pomôcť zosúladiť prácu a život. Existujú nástroje, ktoré vám umožňujú nahrávať a ukladať stretnutia prevedením nahratých hlasových súborov na text. Takto môžete využiť čas na stretnutia na väčšie investície, ako je uľahčenie, diskusia a vyjednávanie.

Tu je niekoľko stratégií, ktoré môžu vyriešiť naše problémy.

Najprv sa zamerajme na všeobecné tipy na stretnutie

Aké sú pravidlá úspešného obchodného stretnutia?

Poskytnite plán stretnutia, aby ľudia vedeli, čo sa bude diať

Dobre zorganizované stretnutie môže viesť k lepšiemu výsledku ako to, ktoré je zle zorganizované. Jasný prehľad o všetkých udalostiach a témach pred nami, vrátane toho, čo sa bude diať a kedy. Nehovoriac o povedomí o časových rámcoch zaisťuje, že každý je na správnej ceste k dosiahnutiu cieľov stretnutia.

Dôležitosť jasného obsahu a schémy nemožno preceňovať. Predtým, ako sa pustíme do stretnutia, každý v miestnosti by mal vedieť, ako bude vaše stretnutie štruktúrované. Tiež to, čo sa chystáte prezentovať, čo od toho očakávate a akékoľvek obmedzenia, ktoré budú počas stretnutia uložené.

Žena drží telefón, aby zmenila svoj hlas na textovú správu

Dobrý obsah by pokrýval 4 aspekty: ciele a zámery, obsah, časový rámec a personál.

Pokúste sa dostať k veci rýchlo a efektívne

Sústreďte sa na to, čo je najdôležitejšie. Presvedčivá reč môže byť prednesená stručne a silne za pár minút.

Ako manažér je jednou z vašich povinností hovoriť na stretnutiach, predstavovať nové projekty alebo podniky, na ktorých pracujete, alebo sa zapájať do diskusií so spolupracovníkmi. Vytvorte úvod, ktorý bude kreatívny, ale zároveň bude obmedzený na to, ako obmedziť prejavy na stretnutiach.

Zo všetkého, čo som počul a videl, obmedzenie prejavu vás pripraví na lepšie zapojenie sa do publika. Dochádza k preťaženiu informáciami, kde sa všetko zapisuje a ľudia týmto spôsobom rýchlo strácajú prehľad o hlavnej správe. Obmedzenie prejavov navyše pomáha šetriť čas a efektívnejšie prideľovať obmedzené zdroje!

Nespoliehajte sa príliš na nástroje balíka Microsoft Office

Nezahlcujte svoje publikum informáciami prostredníctvom powerpointových snímok zahrnutím príliš veľkého množstva kľúčových bodov. To vedie k ohromeniu konverzácie a sťažuje publiku udržať si alebo pochopiť informácie, namiesto toho zahrnúť správne množstvo údajov na snímky a zapojiť ich do animácií.

Na obchodných stretnutiach, kde má byť k danej téme veľa dokumentácie, sú prezentácie v PowerPointe dôležitejšie a potrebnejšie. Je tenká hranica medzi tým, aby sa ľudia zaujímali a informovaním, aká by mala byť hranica podľa infografiky. Ak sa chcete uistiť, že vaša správa bude jasná, držte ju stručnú a pútavú, ale nikdy ju nepreťažujte údajmi.

Pre naše publikum je ľahké nechať sa rozptyľovať obrázkami alebo dokonca veľkými kúskami textu. Je teda na nás ako moderátoroch, aby sme ich previedli tým, čo potrebujú vedieť, a nenechali ich len tak na rázcestí.

Kalkulačka

Zhrňte obsah svojich obchodných stretnutí (Využite silu hlasu na textové nástroje!)

Ak máte krátky termín, musíte rýchlo zaznamenať obsah stretnutia. Ale ako to urobíte? Jedným z riešení je požiadať niekoho, aby si urobil poznámky pre vás a ostatných členov tímu, aby sa podelili o svoje poznámky. Alebo môžete stretnutie nahrať a prepísať neskôr.

Prvý znamená, že každý člen tímu musí prevziať zodpovednosť za písanie poznámok, potom je na ňom, aby sa ubezpečil, že bezchybne splní aj zvyšok svojich úloh. To môže byť ťažké, ak všetci členovia tímu nie sú zodpovední, keď sa zúčastňujú stretnutí. Môžete od nich požadovať, aby sa nedobrovoľne podelili o svoje poznámky, aby ste to vyvážili, ale potom vždy existuje riziko, že to medzi účastníkmi otvorí bolestivú tému.

Nástroje na prevod hlasu do textu sa stali populárnymi v kanceláriách. Už žiadne starosti s presnosťou a okamžitou úpravou pomocou nástroja na prevod hlasu do textu. Výhody týchto prepisovacích nástrojov ďaleko prevyšujú ich jednu veľkú nevýhodu, kvalitu zvuku.

Napriek tomu sa technológia pre prevod hlasu na text každým dňom rozširuje o nový softvér a novšie techniky na prepis mäkkých fráz. Pomocou týchto nástrojov na prevod hlasu do textu je možné vytvárať súhrny stretnutí v kratšom čase.

Nástroje ako Otter.ai a Transkriptor sú účinné na konverziu hlasu na text alebo len na to, aby dokázali preniesť zvuk vášho nápadu a premeniť ho na text.

Zorganizujte stretnutie s obmedzeným počtom ľudí

Postupom času vedci skúmali účinky skupinového myslenia a veľkosti stretnutí. Zistili, že ak sa na stretnutí zúčastní viac ako 20 ľudí, jednotlivé výkony sa znížia o 10 %.

Prevratný výskumník z University of Iowa urobil štúdiu, aby preskúmal vplyv veľkosti poroty a ich rozhodovania na verdikty. Zistil, že keď sa viac porotcov zvažuje, aby sa vyjadrilo, začalo by to vykazovať viac nedostatkov vo svojom zdôvodňovaní.

Podnikateľ počítajúci nejaké čísla

Tak prečo na tom záleží? Stretnutia, ktoré zahŕňajú dlho naplánované zoznamy, v konečnom dôsledku stoja podniky obrovské množstvo času a peňazí, pričom je prítomných len niekoľko ľudí, ktorí kontrolujú tieto naplánované položky. Aby bola skupina najostrejšia a najpôsobivejšia, mali by ste do svojich stretnutí zapojiť malý počet ľudí.

Urobte schôdzu interaktívnou

Stretnutia, na ktorých sa zúčastňujú ľudia, budú lepšie ako tie, na ktorých budú rozhodovať iba majitelia firiem. Stretnutia, ktoré zahŕňajú spoluprácu a otvorenú diskusiu, sú lepšie, takže každý má pocit, že je vypočutý, a zároveň im to umožňuje pridať svoje vlastné detaily. Keď sa stretnutie zapojí týmto spôsobom, z dlhodobého hľadiska je malá šanca, že dôjde k nesprávnej komunikácii.

Všetci vieme, aké môžu byť stretnutia – niekedy sa jednoducho naťahujú, často má osoba pred nimi príliš veľkú moc a iní nemajú pocit, že majú hlas alebo pocit, že sa ich stretnutie vôbec týka.

Stretnutia by tiež mali byť skôr cvičením na budovanie tímu. Existujú spôsoby, ako môžu stretnutiam chýbať akýkoľvek impulz. Znamená to, že medzi zamestnancami spoločnosti bude nedostatočná angažovanosť. Jednou z metód je zapojiť zamestnancov do schôdzí a nechať ich anonymne hlasovať o rôznych témach a otázkach. Alebo ich môžete prinútiť, aby sa ponáhľali klásť otázky, ktoré majú o téme, o ktorej sa diskutuje na stretnutí (stretnutiach), o ktorých sa diskutuje.

Po stretnutí skontrolujte účastníkov

Je dôležité poslať následnú správu, v ktorej sa poďakuje účastníkom za ich účasť na vašich stretnutiach a zdieľa poznámky zo schôdze, aby boli s ďalšími krokmi na rovnakej stránke ako vy.

Neposielajte však účastníkom iba ďakovnú správu, podeľte sa o ďalšie podrobnosti o ďalších krokoch v procese počas následného stretnutia.

Ako facilitátori stretnutia zaistite, aby sa všetci účastníci cítili zahrnutí a vedeli, čo sa od nich vyžaduje. Aby ste sa uistili, že sú všetci zosynchronizovaní a cítia nádej v nadchádzajúcom projekte/úlohe, je skvelým nápadom zdieľať akčné body/termíny projektu/pripomienky počas posledného stretnutia. Ďalej sa tiež hovorí, že by ste sa mali uistiť, že všetci majú jasno v rôznych pohyblivých častiach. Ako sú termíny a vedúci tímu v každej fáze brainstormingu alebo sedenia. Počúvajte pozorne, aby ste nikoho nezanedbali, najmä tých, ktorí nemusia byť hlasní pri diskusnom stole.

Aké sú pravidlá online stretnutí?

Hovorili sme o pravidlách, ktoré by ste mali dodržiavať pri prezentovaní/vedení prejavu. Ale niekedy môžete byť na prijímacej strane stretnutí. Okrem toho popularita online stretnutí od pandémie nesmierne vzrástla. Takže každý by sa mal naučiť správať v jednom. A to je otázka, na ktorú sa pokúsime odpovedať ďalej: Ako by ste sa mali správať na online stretnutiach?
1. Myslite na to, čo máte na sebe
2. Nepozerajte sa príliš nikam okrem fotoaparátu/obrazovky
3. Sledujte, čo je vo vašom pozadíblank

Myslite na to, čo máte na sebe

Keď sa obliekajú na online stretnutie, obchodníci by mali mať vždy na pamäti, ako ich obraz uvidia účastníci a na druhom konci webovej kamery. Jednotlivé typy oblečenia majú za sebou rôzne významy. Uistite sa, že je ľahké rozlíšiť medzi pracovným a osobným životom. V opačnom prípade môžete stratiť dôveryhodnosť vo svete podnikania.

Nepozerajte sa príliš nikam okrem fotoaparátu/obrazovky

Jednou z hlavných vecí, vďaka ktorým sú konferenčné hovory a iné typy online stretnutí oveľa lepšie, je očný kontakt. A hoci rečník alebo niekto iný môže byť dostatočne úprimný, aby to spomenul, nikdy nič nepredpokladajte. Ak sa zúčastňujete online video stretnutia, vždy sa pozerajte do kamery.

Muž, ktorý brainstorming

Umiestňovanie fyzických hraníc nie je riešením prerušení. Ľudia sa môžu pozerať na svoje obrazovky a stále ich rozptyľujú. Jedným zo spôsobov, ako sa tomu vyhnúť, je efektívnejšie využitie video technológie. Ako napríklad pohľad do očí generálneho riaditeľa alebo panelistov, keď hovoria. Pomôže nám to lepšie počúvať a zároveň im prejaviť rešpekt tým, že sa nenecháme odviesť ničím v pozadí.

Pozrite si, čo je vo vašom pozadí

Pri prezentácii svojim zamestnancom je nevyhnutné, aby pozadie vyzeralo prirodzene a profesionálne. To zaisťuje, že stred ich pozornosti bude na vás a bude sa týkať len ich.

Techniky: Vypnite všetky ostatné zdroje svetla, aby vaše pozadie malo svoj vlastný zdroj energie – stenu. Stena by nemala byť príliš špinavá alebo preplnená. Pretože rozptyľovanie ostatných počas stretnutia spôsobí zbytočnému stresu všetkých ostatných.

Aké sú niektoré výhody nástroja Voice to Text Tool?

Nedávno sme hovorili o tom, ako by bolo prospešné mať po stretnutí pripravené poznámky zo schôdze. Ale akým spôsobom by ste sa mali vydať, aby ste ich získali? Neuvažujete o tom, že by ste si zapísali celé stretnutie, však? Nikdy by ste nemali robiť takéto veci, keď existuje technológia prevodu hlasu na text! Pozrime sa, čo môžete s touto technológiou robiť
1. Robte si poznámky zo stretnutí bez času a námahy
2. Zapíšte si, o čom sa hovorí v telefónnych hovoroch
3. Pri brainstormingu použite hlas na textovú správublank

Robte si poznámky zo stretnutí bez času a námahy

Ak ste ako mnohí profesionáli a ocitnete sa pri tom, že beháte zo stretnutia na stretnutie za deň, vaša práca môže byť jednoduchšia vďaka hodinám prípravy každý týždeň.

Softvér na prevod hlasu do textu nielen pomáha sledovať priebeh projektov a mať prehľad o práci. Môže to mať aj obrovský efekt uľahčenia vzťahov tým, že sa stanú transparentnejšími. Okrem toho, prezeranie textových správ namiesto rozprávania je nielen jednoduchšie pre zdravý rozum poslucháča, ale zároveň si každý detail vašich konverzácií ponechá k dispozícii na kontrolu aj dlho potom, čo si ich vypočuje.

Technológia nie je v kanceláriách žiadnou novinkou. Málokedy sa uvádza s prísľubom, že ľudia si už nikdy nebudú musieť špiniť ruky. Nástroje na prevod hlasu do textu sú nástroje, ktoré z nás robia efektívnejších profesionálov a pomáhajú zvyšovať našu úroveň produktivity.

Jednou z najpopulárnejších foriem tohto technologického pokroku je prepis. Poznámky zo stretnutí, prezentácie a konverzácie je možné konvertovať automaticky. A robí to tiež s dokonalou presnosťou. Používanie nástrojov na prevod hlasu do textu je prínosom pre mnohých profesionálov niekoľkými spôsobmi. Teraz si nemusia robiť poznámky hneď po skončení stretnutia. Jednoducho to zaznamenajú v digitálnom formáte, pretože budú presne prepísané.

Zapíšte si, o čom sa hovorí v telefónnych hovoroch

Väčšina ľudí každý deň uskutoční alebo odpovie na množstvo telefonátov. Tieto rozhovory často zahŕňajú profesionálne a osobné rozhovory, ktoré sú potenciálne veľmi dôležité. Aj keď je neslušné momentálne nevenovať pozornosť alebo robiť viac vecí naraz príliš dlho, môže byť ťažké zapamätať si všetko a súčasne si robiť dobré poznámky.

Preto je k dispozícii softvér na prevod hlasu do textu – táto technológia umožňuje softvéru prepísať to, čo ste nahrali. Prepisy sa potom automaticky archivujú a možno v nich vyhľadávať. Čo je užitočné najmä pri veľkých projektoch. Mnoho ľudí to považuje za atraktívne, pretože toto riešenie je jednoduché, lacné a vysoko efektívne.

Muž, ktorý prepisuje svoj hlas

Pri brainstormingu použite hlas na textové správy

Jednou z nevýhod brainstormingu s rukami je, že zapisovanie myšlienok je zvyčajne pomalé. Mnoho ľudí si nedokáže veci zapísať dostatočne rýchlo a sú frustrovaní a vzdávajú sa. Zmyslom vymýšľania nápadov je dostať ich von a zapísať

Pri vymýšľaní nových nápadov je dôležité mať nástroj, s ktorým môžete hovoriť.

Mnohí spisovatelia plne nevyužívajú technologický pokrok tým, že v tichosti brainstormujú a premieňajú svoj hlas na text. Netrpte spisovateľským blokom podľa vlastných pravidiel. Namiesto toho použite hlasové poznámky na diktovanie o niečo plynulejšieho spôsobu zaznamenávania všetkého, čo hovoríte. Hlasové nahrávky sú jednoduchšie pre ľudí, ktorí nemôžu freneticky písať na klávesnici alebo myši. Pretože im umožňuje hovoriť a prestávku podľa potreby.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts