Используйте преобразование голоса в текст для ваших встреч

Расчетное время чтения: 12 minutes

У всех нас одна и та же острая проблема — строгий, а иногда и жесткий режим работы. Мы должны следовать нормам компании и избегать раздвигания границ или срезания углов. Это приводит к очень трудоемкой работе дома, поскольку у нас не так много свободного времени. Поэтому давайте углубимся в то, как использование передовых технологий, в частности инструментов преобразования голоса в текст, может помочь повысить производительность, когда вы находитесь в режиме домашнего рабочего стола.

Для многих, кто собирается взяться за дело в этот сезон повышенных требований, мы хотим предложить вам некоторые рекомендации. Используйте свои рычаги и повышайте личную продуктивность ради успеха.

Технологии и программное обеспечение в настоящее время имеют множество функций, которые могут помочь сбалансировать работу и жизнь. Существуют инструменты, которые позволяют записывать и сохранять встречи, превращая записанные голосовые файлы в текст. Таким образом, вы можете использовать время встречи для более значительных инвестиций, таких как фасилитация, обсуждение и торг.

Вот несколько стратегий, которые могут решить наши проблемы.

Сначала давайте сосредоточимся на общих советах для встречи

Каковы правила проведения успешной деловой встречи?

Раздайте план встречи, чтобы люди знали, что должно произойти

Хорошо организованная встреча может привести к лучшему результату, чем плохо организованная. Четкий обзор всех предстоящих событий и тем, включая то, что произойдет и когда. Не говоря уже о том, что понимание временных рамок гарантирует, что все находятся на пути к достижению поставленных целей.

Важность четкого оглавления и схемы трудно переоценить. Прежде чем мы начнем собрание, все в комнате должны знать, как будет организовано ваше собрание. Кроме того, что вы собираетесь презентовать, чего вы от этого ожидаете и какие ограничения будут наложены во время встречи.

Woman holding phone to turn her voice to text

Хорошее оглавление должно охватывать 4 аспекта: цели и задачи, содержание, сроки и персонал.

Постарайтесь добраться до сути быстро и эффективно

Сосредоточьтесь на самом важном. Убедительная речь может быть произнесена лаконично и убедительно за считанные минуты.

Одной из ваших обязанностей как менеджера является выступление на собраниях, представление новых проектов или предприятий, над которыми вы работаете, или участие в дискуссиях с коллегами. Создайте введение, которое будет творческим, но также ограниченным рамками того, как ограничить выступления на собраниях.

Из всего, что я слышал и видел, ограничение речи готовит вас к лучшему взаимодействию со своей аудиторией. Существует информационная перегрузка, когда все записывается, и таким образом люди быстро теряют основное сообщение. Кроме того, ограничение выступлений помогает сэкономить время и более эффективно распределяет дефицитные ресурсы!

Не слишком полагайтесь на инструменты Microsoft Office

Не перегружайте свою аудиторию информацией через слайды PowerPoint, включая слишком много ключевых моментов. Это мешает разговору и затрудняет для аудитории сохранение или понимание информации, вместо этого включите нужное количество данных на слайды и задействуйте их анимацией.

На деловых встречах, где должно быть много документации по заданной теме, презентации PowerPoint становятся более важными и необходимыми. Существует тонкая грань между тем, чтобы заинтересовать людей, и информированием их, какой она должна быть согласно инфографике. Если вы хотите, чтобы ваше сообщение было понятным, сделайте его кратким и привлекательным, но никогда не перегружайте его данными.

Нашей аудитории легко отвлечься на изображения или даже на большие куски текста. Таким образом, мы, выступающие, должны убедиться, что мы направляем их через то, что им нужно знать, а не просто оставляем их на развилке дорог.

Calculator

Обобщайте содержание ваших деловых встреч (используйте силу голоса для текстовых инструментов!)

Вам нужно быстро записать содержание встречи, если у вас сжатые сроки. Но как это сделать? Одно из решений — попросить кого-нибудь сделать заметки, чтобы вы и другие члены команды могли поделиться своими заметками. Или вы можете просто записать встречу и расшифровать ее позже.

Первый означает, что каждый член команды должен взять на себя ответственность за ведение заметок, затем он или она должны убедиться, что они также безошибочно выполняют остальные свои задачи. Это может быть сложно, если все члены команды не несут ответственности за посещение совещаний. Вы можете потребовать, чтобы они невольно поделились своими заметками, чтобы сбалансировать это, но тогда всегда есть риск, что это вызовет больную тему среди участников в будущем.

Инструменты преобразования голоса в текст стали популярны в офисах. Больше никаких забот о точности и мгновенное редактирование с помощью инструмента преобразования голоса в текст. Преимущества этих инструментов транскрипции намного перевешивают их главный недостаток — качество звука.

Тем не менее, технология преобразования голоса в текст с каждым днем расширяется за счет нового программного обеспечения и новейших методов расшифровки тихих фраз. С помощью этих инструментов преобразования голоса в текст можно создавать сводки собраний за меньшее время.

Такие инструменты, как Otter.ai и Transkriptor, эффективны для преобразования голоса в текст или просто для того, чтобы взять звук вашей идеи и превратить его в текст.

Провести встречу с ограниченным числом людей

Со временем ученые исследовали влияние группового мышления на размер собрания. Они обнаружили, что если в совещании участвует более 20 человек, индивидуальные выступления снизятся на 10%.

Ученый-исследователь из Университета Айовы провел исследование, чтобы изучить влияние размера присяжных и их обсуждения на вердикты. Он обнаружил, что чем больше присяжных рассматривалось для вынесения мнения, тем больше слабых мест в его рассуждениях проявлялось.

A businessperspon calculating some figures

Так почему это важно? Встречи, которые включают в себя давно запланированные списки, в конечном итоге стоят компаниям огромного количества времени и денег, поскольку присутствует всего несколько человек, которые просматривают эти запланированные элементы. Для того, чтобы группа оставалась наиболее острой и эффективной, вы должны вовлекать в свои встречи небольшое количество людей.

Сделайте встречу интерактивной

Встречи, в которых участвуют люди, будут лучше, чем те, на которых решения принимают только владельцы бизнеса. Встречи, предполагающие совместную работу и открытое обсуждение, лучше, так как каждый чувствует, что его слышат, а также позволяет им добавлять свои собственные детали. Когда встреча становится вовлеченной таким образом, в долгосрочной перспективе мало шансов на недопонимание.

Мы все знаем, какими могут быть встречи — иногда они просто затягиваются, часто человек, стоящий перед ними, обладает слишком большой властью, а другие не чувствуют, что у них есть голос или ощущение, что собрание вообще их привлечет.

Встречи также должны быть скорее упражнением по сплочению команды. Есть причины, по которым собраниям может не хватать импульса. Это означает, что у сотрудников компании будет недостаточная вовлеченность. Один из методов привлечения сотрудников к собраниям заключается в том, чтобы они анонимно голосовали по различным темам и вопросам. Или вы можете заставить их спешить с вопросами, которые у них есть по теме, обсуждаемой на обсуждаемых встречах.

Проверка участников после встречи

Важно отправить последующее сообщение, в котором благодарите участников за их посещение ваших собраний и делитесь заметками о собрании, чтобы они были на той же странице, что и вы, в своих следующих шагах.

Но не просто отправляйте участникам благодарственное сообщение, поделитесь более подробной информацией о том, какие следующие шаги в процессе, во время последующей встречи.

Как фасилитаторы встречи, пожалуйста, убедитесь, что все участники чувствуют себя включенными и знают, что от них требуется. Чтобы убедиться, что все синхронизированы и чувствуют надежду на предстоящий проект/задачу, было бы неплохо поделиться точками действий/сроками выполнения проекта/напоминаниями во время этой последней встречи. Далее также говорится, что вы должны убедиться, что всем понятны различные движущиеся части. Например, сроки и лидеры команды на каждом этапе мозгового штурма или сессии. Слушайте внимательно, чтобы никого не пропустить, особенно тех, кто может не высказываться за столом для обсуждения.

Каковы правила онлайн-встреч?

Мы поговорили о правилах, которых следует придерживаться при выступлении/проведении выступления. Но иногда вы можете быть на принимающей стороне встреч. Кроме того, популярность онлайн-встреч значительно выросла после пандемии. Так что каждый должен научиться вести себя в одном. И это вопрос, на который мы постараемся ответить дальше: как вести себя на онлайн-встречах?
1. Следите за тем, что на вас надето
2. Не смотрите никуда, кроме камеры/экрана слишком много
3. Следите за своим фономblank

Следите за тем, что вы носите

Одевшись для онлайн-встречи, бизнес-профессионалы всегда должны помнить о том, как их образ будет виден присутствующим и на другом конце веб-камеры. Отдельные виды одежды имеют разное значение. Убедитесь, что вам легко отличить работу от личной жизни. В противном случае вы можете потерять авторитет в деловом мире.

Не смотрите никуда, кроме камеры/экрана слишком много

Одна из главных вещей, которая делает конференц-звонки и другие типы онлайн-встреч намного лучше, — это зрительный контакт. И хотя говорящий или кто-то другой может быть достаточно честным, чтобы упомянуть об этом, никогда ничего не предполагайте. Если вы посещаете онлайн-видеовстречу, всегда смотрите в камеру.

A man who brainstorms

Установление физических границ не является решением проблемы прерывания. Люди могут смотреть на свои экраны и все равно отвлекаться. Один из способов избежать этого — более эффективно использовать видеотехнологии. Например, смотреть в глаза генеральному директору или участникам дискуссии, когда они говорят. Это поможет нам лучше слушать, демонстрируя им уважение, не отвлекаясь ни на что на заднем плане.

Следите за тем, что у вас на заднем плане

Когда вы проводите презентацию для своих сотрудников, важно, чтобы фон выглядел естественно и профессионально. Это гарантирует, что центр их внимания будет на вас, и это будет касаться только их.

Техника: Выключите все другие источники света, чтобы у вашего фона был собственный источник питания — стена. Стена не должна быть слишком грязной или захламленной. Потому что отвлечение других во время встречи создаст ненужный стресс для всех остальных.

Каковы некоторые преимущества инструмента «Голос в текст»?

Недавно мы говорили о том, что было бы полезно иметь готовые заметки о собрании после собрания. Но каким путем вы должны пойти, чтобы приобрести их? Вы ведь не думаете о том, чтобы записать всю встречу, не так ли? Вы никогда не должны делать такие вещи, когда есть технология преобразования голоса в текст! Давайте посмотрим, что вы можете сделать с этой технологией
1. Делайте заметки о встречах без затрат времени и усилий
2. Запишите, о чем говорят во время телефонных звонков
3. Используйте голос в текст во время мозгового штурмаblank

Делайте заметки о встречах без времени и усилий

Если вы, как и многие другие профессионалы, бегаете от встречи к встрече в течение дня, ваша работа может быть проще, если вы будете готовиться всего несколько часов в неделю.

Программное обеспечение для преобразования голоса в текст не только помогает отслеживать ход выполнения проектов и оставаться в курсе дел. Это также может иметь огромный эффект, облегчая отношения, делая их более прозрачными. Кроме того, просмотр текстовых сообщений вместо разговора не только снижает психику слушателя, но и сохраняет каждую деталь ваших разговоров доступной для просмотра даже спустя долгое время после того, как они были подслушаны.

Технологии не являются чем-то новым в офисах. Его редко вводят с обещанием, что людям больше никогда не придется пачкать руки. Инструменты преобразования голоса в текст — это инструменты, которые делают нас более эффективными профессионалами и помогают повысить уровень нашей производительности.

Одной из самых популярных форм этого технического прогресса является транскрипция. Заметки о встречах, презентации и разговоры могут быть преобразованы автоматически. И делает это с безупречной точностью. Использование инструментов преобразования голоса в текст принесло пользу многим профессионалам по нескольким причинам. Теперь им не нужно делать заметки сразу после окончания встречи. Они просто записывают его в цифровом формате, так как он будет точно расшифрован.

Запишите, о чем говорят в телефонных звонках

Большинство людей делают или отвечают на многочисленные телефонные звонки каждый день. Эти разговоры часто включают профессиональные и личные разговоры, потенциально очень важные. Хотя грубо не обращать внимания в данный момент или слишком долго заниматься несколькими делами, может быть трудно помнить все и делать хорошие заметки одновременно.

Вот почему доступно программное обеспечение для преобразования голоса в текст — эта технология позволяет программному обеспечению расшифровывать то, что вы записали. Стенограммы затем автоматически архивируются и доступны для поиска. Что особенно полезно для больших проектов. Многие люди находят его привлекательным, потому что это решение простое, недорогое и очень эффективное.

A man who transcribes his voice

Используйте голос в текст во время мозгового штурма

Одним из недостатков мозгового штурма руками является то, что вы обычно медленно записываете свои мысли. Многие люди не могут записать все достаточно быстро, разочаровываются и сдаются. Суть придумывания идей в том, чтобы представить их и записать.

Когда вы выдвигаете новые идеи, важно иметь инструмент, в который вы можете высказаться.

Многие писатели не в полной мере используют преимущества технологий, проводя мозговой штурм в тишине и превращая свой голос в текст. Не страдайте от писательского блока по своим собственным правилам. Вместо этого используйте голосовые заметки, чтобы диктовать более плавный способ записи всего, что вы говорите. Запись голоса проще для людей, которые не могут лихорадочно печатать на клавиатуре или мыши. Потому что это позволяет им говорить и делать паузы по мере необходимости.

Доля:

Еще сообщения

Что такое приложение для транскрипции?

Мобильные приложения сделали различные полезные сервисы очень доступными для нас. Вы можете получить товар или услугу, нажав несколько кнопок. Получение стенограммы еще никогда не было