Utilizați conversia voce în text pentru întâlnirile dvs

Timp de citire estimat: 12 minute

Cu toții avem aceeași problemă acută – orele de lucru stricte și uneori rigide. Trebuie să respectăm normele companiei și să ne ferim de a depăși granițele sau de a tăia colțuri. Acest lucru are ca rezultat munca foarte consumatoare de timp la domiciliu, deoarece nu avem atât de mult timp liber. Prin urmare, haideți să analizăm în profunzime modul în care utilizarea tehnologiei avansate, mai precis instrumentele de voce în text, poate ajuta la creșterea productivității în timp ce sunteți în modul birou acasă.

Pentru mulți dintre cei care sunt pe cale să dea drumul în acest sezon al cerințelor crescute, dorim să vă oferim câteva îndrumări. Folosește-ți pârghia și crește productivitatea personală de dragul succesului.

Tehnologia și software-ul în zilele noastre au o mulțime de caracteristici care pot ajuta la echilibrarea vieții cu viața profesională. Există instrumente care vă permit să înregistrați și să stocați întâlniri transformând fișierele vocale înregistrate în text. Prin aceasta, puteți folosi timpul de întâlnire pentru investiții mai mari, cum ar fi facilitarea, discuțiile și negocierea.

Iată câteva strategii care ne pot rezolva problemele.

Mai întâi să ne concentrăm pe sfaturile generale pentru o întâlnire

Care sunt regulile pentru desfășurarea unei întâlniri de afaceri de succes?

Emiteți un plan pentru întâlnire, astfel încât oamenii să știe ce urmează să se întâmple

O întâlnire bine organizată poate duce la un rezultat mai bun decât una care este prost organizată. O privire de ansamblu clară a tuturor evenimentelor și subiectelor care urmează, inclusiv ce se va întâmpla și când. Ca să nu mai vorbim că o conștientizare a intervalelor de timp asigură că toată lumea este pe drumul cel bun pentru atingerea obiectivelor întâlnirii.

Importanța unui cuprins clar și a unei scheme nu poate fi exagerată. Înainte de a intra în întâlnire, toată lumea din sală ar trebui să știe cum va fi structurată întâlnirea dvs. De asemenea, ce veți prezenta, ce vă așteptați de la el și orice restricții care vor fi impuse în timpul întâlnirii.

Femeie ține telefonul în mână pentru a-și transforma vocea în text

Un cuprins bun ar acoperi 4 aspecte: scopuri și obiective, conținut, interval de timp și personal.

Încercați să ajungeți la obiect rapid și eficient

Concentrează-te pe ceea ce contează cel mai mult. Un discurs persuasiv poate fi rostit concis și puternic în câteva minute.

Ca manager, una dintre responsabilitățile tale este să vorbești la întâlniri, să introduci noi proiecte sau afaceri la care lucrezi sau să te angajezi în discuții cu colegii de muncă. Creați o introducere creativă, dar limitată și la scopul limitării discursurilor în cadrul întâlnirilor.

Din tot ce am auzit și văzut, limitarea unui discurs vă pregătește pentru o mai bună implicare cu publicul. Există o supraîncărcare de informații în care totul este notat și oamenii pierd imediat urma mesajului de bază în acest fel. În plus, limitarea discursurilor ajută la economisirea de timp și aloca resursele limitate mai eficient!

Nu vă bazați prea mult pe instrumentele Microsoft Office

Nu vă inundați publicul cu informații prin diapozitive PowerPoint, incluzând prea multe puncte cheie. Acest lucru eșalonează conversația și îngreunează publicului să rețină sau să înțeleagă informații, în schimb, include cantitatea potrivită de date pe diapozitive și le implică cu animații

În întâlnirile de afaceri în care trebuie să existe multă documentație pe o anumită temă, prezentările PowerPoint devin mai importante și mai necesare. Există o linie subțire între a-i face pe oameni interesați și a-i informa care ar trebui să fie linia conform unui infografic. Dacă doriți să vă asigurați că mesajul dvs. este clar, păstrați-l scurt și captivant, dar nu îl supraîncărcați niciodată cu date.

Este ușor pentru publicul nostru să fie distras de imagini sau chiar de bucățile mari de text. Deci, depinde de noi, în calitate de prezentatori, să ne asigurăm că îi ghidăm prin ceea ce trebuie să știe și nu îi lăsăm pur și simplu la o bifurcație a drumului.

Calculator

Rezumați conținutul întâlnirilor dvs. de afaceri (Folosiți puterea instrumentelor Voice to Text!)

Trebuie să înregistrați rapid conținutul întâlnirii dacă aveți un termen limită strâns. Dar cum faci asta? O soluție este să ceri cuiva să ia notițe pentru ca tu și alți membri ai echipei să-și împărtășească notele. Sau puteți pur și simplu să înregistrați întâlnirea și să o transcrieți mai târziu.

Primul înseamnă că fiecare membru al unei echipe trebuie să-și asume responsabilitatea pentru luarea notițelor, apoi depinde de el sau ea să se asigure că își îndeplinește și restul sarcinilor fără greșeală. Acest lucru poate fi dificil dacă toți membrii echipei nu sunt responsabili atunci când participă la întâlniri. Puteți cere să-și împărtășească notele involuntar pentru a echilibra, dar atunci există întotdeauna riscul ca acest lucru să deschidă un subiect dureros printre participanți.

Instrumentele Voice-to-text au devenit populare în birouri. Gata cu grijile legate de acuratețe și editarea instantanee cu instrumentul de voce în text. Beneficiile acestor instrumente de transcriere depășesc cu mult singurul lor dezavantaj major, calitatea audio.

Cu toate acestea, tehnologia pentru voce în text se extinde în fiecare zi cu software-uri noi și tehnici mai noi de transcrie a frazelor vorbite încet. Cu aceste instrumente de voce în text, este posibil să creați rezumate ale întâlnirilor în mai puțin timp.

Instrumente precum Otter.ai și Transkriptor sunt eficiente pentru a converti vocea în text sau pur și simplu pentru a putea prelua sunetul ideii tale și o transformă în text.

Conduceți o întâlnire cu un număr limitat de persoane

De-a lungul timpului, oamenii de știință au cercetat efectele gândirii în grup și ale dimensiunii întâlnirilor. Ceea ce au descoperit a fost că dacă peste 20 de persoane sunt implicate într-o întâlnire, performanțele individuale vor scădea cu 10%.

Un cercetător perturbator de la Universitatea din Iowa a făcut un studiu pentru a examina efectul mărimii juriului și deliberările acestora asupra verdictelor. El a descoperit că, pe măsură ce mai mulți jurați erau luați în considerare pentru o opinie, ar începe să prezinte mai multe slăbiciuni în raționamentul său.

Un om de afaceri care calculează niște cifre

Deci de ce contează asta? Întâlnirile care implică liste programate îndelung ajung să coste companiile o cantitate enormă de timp și bani, cu doar câțiva oameni prezenți care examinează acele articole programate. Pentru a menține grupul cel mai clar și cel mai impactant, ar trebui să implicați un număr mic de persoane în întâlnirile dvs.

Faceți întâlnirea interactivă

Întâlnirile care includ oameni vor fi mai bune decât cele în care doar proprietarii de afaceri iau decizii. Întâlnirile care implică colaborare și discuții deschise sunt mai bune, astfel încât toată lumea să simtă că este auzită, precum și să le permită să adauge propriile detalii. Când o întâlnire este implicată în acest fel, există puține șanse de comunicare greșită pe termen lung.

Știm cu toții cum pot fi întâlnirile – uneori pur și simplu durează, de multe ori persoana din fața lor are prea multă putere, iar alții nu simt că au o voce sau senzația că întâlnirea îi va implica deloc.

Întâlnirile ar trebui să fie, de asemenea, mai mult un exercițiu de team-building. Există modalități în care întâlnirile pot lipsi de orice impuls. Înseamnă că va exista o lipsă de implicare a angajaților companiei. O metodă este de a implica angajații în întâlniri este de a-i face să voteze anonim pe diverse subiecte și întrebări. Sau îi poți face să se grăbească să pună întrebări pe care le au despre subiectul discutat la întâlnirea (întâlnirile) în discuție.

Verificați participanții după întâlnire

Este important să trimiteți un mesaj de urmărire prin care să le mulțumiți participanților pentru prezența lor la întâlnirile dvs. și să partajați notele întâlnirii, astfel încât să fie pe aceeași pagină cu dvs. cu următorii pași.

Dar nu trimiteți doar participanților un mesaj de mulțumire, împărtășiți mai multe detalii despre următorii pași în proces în timpul unei întâlniri ulterioare.

În calitate de facilitatori ai întâlnirii, vă rugăm să vă asigurați că toți participanții se simt incluși și știu ce li se cere. Pentru a vă asigura că toată lumea este sincronizată și că are speranță în ceea ce privește proiectul/sarcina care urmează, este o idee grozavă să împărtășiți punctele de acțiune/datele limită ale proiectului/memento-urile în timpul ultimei întâlniri. De asemenea, spune că ar trebui să vă asigurați că toată lumea este clară cu diferitele părți în mișcare. Cum ar fi termenele limită și liderii echipei în fiecare etapă de brainstorming sau sesiune. Ascultă cu atenție pentru a nu neglija pe nimeni, mai ales pe cei care nu vor fi vocali la masa de discuții.

Care sunt regulile întâlnirilor online?

Am vorbit despre regulile pe care ar trebui să le respectați atunci când prezentați/suportați un discurs. Dar uneori s-ar putea să fii la capătul de primire al întâlnirilor. În plus, popularitatea întâlnirilor online a crescut enorm de la pandemie. Deci toată lumea ar trebui să învețe cum să se comporte într-unul singur. Și aceasta este întrebarea la care vom încerca să răspundem în continuare: Cum ar trebui să acționați în întâlnirile online?
1. Gândește-te la ceea ce porți
2. Nu vă uitați prea mult nicăieri în afară de cameră/ecran
3. Urmărește Ce este în fundalul tăublank

Ai grijă ce porți

Atunci când se îmbracă pentru o întâlnire online, profesioniștii în afaceri ar trebui să țină mereu cont de modul în care imaginea lor va fi văzută de cei care participă și la celălalt capăt al camerei web. Anumite tipuri de îmbrăcăminte au semnificații diferite în spatele lor. Asigurați-vă că este ușor să faceți diferența între viața profesională și viața personală. Altfel, poți pierde credibilitatea în lumea afacerilor.

Nu vă uitați prea mult nicăieri în afară de cameră/ecran

Un lucru principal care face ca apelurile de conferință și alte tipuri de întâlniri online să fie mult mai bune este contactul vizual. Și în timp ce vorbitorul sau altcineva ar putea fi suficient de sincer să menționeze acest lucru, nu presupuneți niciodată nimic. Dacă participați la un videoclip de întâlnire online, uitați-vă întotdeauna la cameră.

Un om care face brainstorming

Plasarea limitelor fizice nu este soluția pentru întreruperi. Oamenii se pot uita la ecranele lor și totuși pot fi distrași. O modalitate de a evita acest lucru este utilizarea mai eficientă a tehnologiei video. Cum ar fi să privească în ochi CEO-ul sau paneliştii atunci când vorbesc. Acest lucru ne va ajuta să ascultăm mai bine în timp ce le arătăm respect, nefiind distrași de nimic în fundal.

Urmărește Ce este în fundalul tău

Când oferiți o prezentare angajaților dvs., este esențial ca fundalul să arate natural și profesionist. Acest lucru vă asigură că atenția lor se va concentra asupra dvs. și îi va preocupa doar pe ei.

Tehnici: Opriți toate celelalte surse de lumină, astfel încât fundalul dvs. să aibă propria sursă de energie – peretele. Peretele nu trebuie să fie prea dezordonat sau aglomerat. Pentru că distragerea atenției altora în timpul întâlnirii va pune stres inutil asupra tuturor celorlalți.

Care sunt unele beneficii ale instrumentului Voice to Text?

Am vorbit recent despre cum ar fi benefic să avem notele de întâlnire pregătite după întâlnire. Dar pe ce cale ar trebui să mergi pentru a le achiziționa? Nu te gândești să scrii întreaga întâlnire, nu-i așa? Nu ar trebui să faci niciodată astfel de lucruri atunci când există tehnologia de conversie voce în text! Să vedem ce poți face cu această tehnologie
1. Luați note de întâlnire fără timp și efort
2. Notați despre ce se vorbește în apelurile telefonice
3. Folosiți voce la text atunci când faceți brainstormingblank

Luați note de întâlnire fără timp și efort

Dacă sunteți ca mulți profesioniști și vă treziți să alergați de la o întâlnire la alta într-o zi, munca vă poate fi ușurată cu doar ore de pregătire în fiecare săptămână.

Software-ul Voice-to-text nu ajută doar să urmăriți progresul proiectelor și să rămâneți la curent cu munca. De asemenea, poate avea efectul exagerat de a facilita relațiile făcându-le mai transparente. În plus, parcurgerea mesajelor text, mai degrabă decât vorbirea, nu numai că este mai ușoară pentru sănătatea minții ascultătorului, dar păstrează și fiecare detaliu al conversațiilor tale disponibil pentru a le revizui chiar și mult timp după ce sunt auzite.

Tehnologia nu este nimic nou în birouri. Este rareori introdus cu o promisiune că oamenii nu vor mai trebui să-și murdărească niciodată mâinile. Instrumentele Voice-to-text sunt instrumente care ne fac profesioniști mai eficienți și ne ajută să ne creștem nivelul de productivitate.

Una dintre cele mai populare forme ale acestui progres tehnologic este transcrierea. Notele de întâlnire, prezentările și conversațiile pot fi convertite automat. Și face asta cu o acuratețe impecabilă. Utilizarea instrumentelor de voce în text a beneficiat o mulțime de profesioniști în mai multe moduri. Acum nu mai trebuie să facă notițe imediat după încheierea unei întâlniri. Pur și simplu îl înregistrează într-un format digital, deoarece va fi transcris cu acuratețe.

Notați despre ce se vorbește în apelurile telefonice

Majoritatea oamenilor efectuează sau răspund la numeroase apeluri telefonice în fiecare zi. Aceste conversații includ adesea conversații profesionale și personale, ambele potențial foarte importante. Deși nepoliticos să nu fii atent în acest moment sau să faci multitasking prea mult timp, poate fi dificil să-ți amintești totul și să iei note bune simultan.

Acesta este motivul pentru care este disponibil un software de voce în text – această tehnologie permite software-ului să transcrie ceea ce ați înregistrat. Transcrierile sunt apoi arhivate automat și pot fi căutate. Ceea ce este util mai ales pentru proiecte mari. Mulți oameni îl consideră atractiv, deoarece această soluție este simplă, ieftină și extrem de eficientă.

Un bărbat care își transcrie vocea

Utilizați vocea pentru a trimite mesaje atunci când faceți brainstorming

Unul dintre dezavantajele brainstorming-ului cu mâinile tale este că, de obicei, este lent să-ți notezi gândurile. Mulți oameni nu pot scrie lucrurile destul de repede și devin frustrați și renunță. Scopul de a veni cu idei este de a le scoate acolo și de a scrie

Când vii cu idei noi, este important să ai un instrument în care poți vorbi.

Mulți scriitori nu profită pe deplin de progresele tehnologiei făcând brainstorming în tăcere și transformându-și vocile în text. Nu suferi de blocarea scriitorului după propriile reguli. În schimb, folosiți note vocale pentru a dicta un mod puțin mai ușor de a înregistra tot ceea ce spuneți. Înregistrările vocale sunt mai ușoare pentru persoanele care nu pot scrie în mod frenetic pe tastatură sau mouse. Pentru că le permite să vorbească și să se oprească după cum este necesar.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts