Use a conversão de voz em texto para suas reuniões

Tempo estimado de leitura: 12 minutes

Todos nós temos o mesmo problema agudo – horários de trabalho rígidos e às vezes rígidos. Temos que seguir as normas da empresa e evitar ultrapassar limites ou cortar custos. Isso resulta em um trabalho extremamente demorado em casa, já que não temos muito tempo livre. Portanto, vamos nos aprofundar em como o uso de tecnologia avançada, mais especificamente ferramentas de voz para texto, pode ajudar a aumentar a produtividade enquanto você está no modo home desk.

Para muitos que estão prestes a entrar em ação nesta época de aumento de demandas, queremos oferecer algumas orientações. Use sua alavancagem e aumente a produtividade pessoal em prol do sucesso.

Tecnologia e software hoje em dia têm muitos recursos que podem auxiliar no equilíbrio entre trabalho e vida. Existem ferramentas que permitem gravar e armazenar reuniões transformando seus arquivos de voz gravados em texto. Com isso, você pode usar o tempo da reunião para investimentos maiores, como facilitação, discussão e barganha.

Aqui estão algumas estratégias que podem resolver nossos problemas.

Primeiro vamos focar nas dicas gerais para uma reunião

Quais são as regras para conduzir uma reunião de negócios bem-sucedida?

Distribua um plano para a reunião para que as pessoas saibam o que está prestes a acontecer

Uma reunião bem organizada pode levar a um resultado melhor do que uma mal organizada. Uma visão geral clara de todos os eventos e tópicos à frente, incluindo o que acontecerá e quando. Sem mencionar que o conhecimento dos prazos garante que todos estejam no caminho certo para atingir as metas de cumprimento.

A importância de um índice e esquema claros não pode ser exagerada. Antes de entrarmos na reunião, todos na sala devem saber como sua reunião será estruturada. Além disso, o que você vai apresentar, o que você espera dele e quaisquer restrições que serão impostas durante a reunião.

Woman holding phone to turn her voice to text

Um bom índice abrangeria 4 aspectos: metas e objetivos, conteúdo, prazo e pessoal.

Tente chegar ao ponto de forma rápida e eficaz

Concentre-se no que é mais importante. Um discurso persuasivo pode ser entregue de forma concisa e poderosa em minutos.

Como gerente, uma de suas responsabilidades é falar em reuniões, apresentar novos projetos ou negócios nos quais você está trabalhando ou participar de discussões com colegas de trabalho. Crie uma introdução que seja criativa, mas também limitada ao escopo de como limitar os discursos nas reuniões.

De tudo o que ouvi e vi, limitar um discurso prepara você para um melhor envolvimento com seu público. Há uma sobrecarga de informações em que tudo é anotado e as pessoas perdem a noção da mensagem central rapidamente dessa maneira. Além disso, limitar os discursos ajuda a economizar tempo e aloca recursos escassos de forma mais eficiente também!

Não confie demais nas ferramentas do Microsoft Office

Não inunde seu público com informações por meio de slides do PowerPoint, incluindo muitos pontos-chave. Isso atrapalha a conversa e dificulta que o público retenha ou compreenda as informações; em vez disso, inclua a quantidade certa de dados nos slides e envolva-os com animações

Em reuniões de negócios onde deve haver muita documentação sobre um determinado tópico, as apresentações em PowerPoint se tornam mais importantes e necessárias. Há uma linha tênue entre fazer as pessoas se interessarem e informá-las sobre qual deve ser a linha de acordo com um infográfico. Se você quiser garantir que sua mensagem seja clara, mantenha-a curta e envolvente, mas nunca a sobrecarregue com dados.

É fácil para o nosso público se distrair com as imagens ou até mesmo com os grandes pedaços de texto. Portanto, cabe a nós, como apresentadores, garantir que os estamos guiando pelo que eles precisam saber e não simplesmente deixando-os em uma bifurcação na estrada.

Calculator

Resuma o conteúdo de suas reuniões de negócios (use o poder das ferramentas de voz para texto!)

Você precisa gravar o conteúdo da reunião rapidamente se estiver com um prazo apertado. Mas como você faz isso? Uma solução é pedir a alguém para fazer anotações para você e outros membros da equipe compartilharem suas anotações. Ou você pode simplesmente gravar a reunião e transcrevê-la mais tarde.

O primeiro significa que cada membro de uma equipe deve assumir a responsabilidade de tomar notas, depois cabe a ele garantir que eles também cumpram o restante de suas tarefas sem falhas. Isso pode ser difícil se todos os membros da equipe não forem responsáveis quando participam das reuniões. Você pode exigir que eles compartilhem suas anotações involuntariamente para equilibrar, mas sempre há o risco de que isso abra um assunto delicado entre os participantes.

As ferramentas de voz para texto tornaram-se populares nos escritórios. Não há mais preocupações com precisão e edição instantânea na ferramenta de voz para texto. Os benefícios dessas ferramentas de transcrição superam em muito sua grande desvantagem, a qualidade do áudio.

No entanto, a tecnologia de voz para texto se expande a cada dia com novos softwares e técnicas mais recentes para transcrever frases faladas em voz baixa. Com essas ferramentas de voz para texto, é possível criar resumos de reuniões em menos tempo.

Ferramentas como Otter.ai e Transkriptor são eficientes para converter voz em texto ou simplesmente conseguir pegar o áudio da sua ideia e transformá-lo em texto.

Conduza uma reunião com um número limitado de pessoas

Ao longo do tempo, os cientistas têm pesquisado os efeitos do pensamento de grupo e do tamanho das reuniões. O que eles descobriram foi que, se mais de 20 pessoas estiverem envolvidas em uma reunião, o desempenho individual cairá 10%.

Um cientista de pesquisa disruptiva da Universidade de Iowa fez um estudo para examinar o efeito do tamanho do júri e suas deliberações sobre os veredictos. Ele descobriu que, à medida que mais jurados fossem considerados para uma opinião, ela começaria a exibir mais fraquezas em seu raciocínio.

A businessperspon calculating some figures

Então, por que isso importa? Reuniões que envolvem listas agendadas por muito tempo acabam custando às empresas uma enorme quantidade de tempo e dinheiro com apenas algumas pessoas presentes que estão revisando esses itens agendados. Para manter o grupo mais nítido e impactante, você deve envolver um pequeno número de pessoas em suas reuniões.

Torne a reunião interativa

Reuniões que incluem pessoas serão melhores do que aquelas em que são apenas os empresários tomando decisões. Reuniões que envolvem colaboração e discussão aberta são melhores para que todos se sintam ouvidos, além de permitir que eles acrescentem detalhes próprios. Quando uma reunião se envolve dessa maneira, há poucas chances de ocorrer uma falha de comunicação a longo prazo.

Todos nós sabemos como as reuniões podem ser – às vezes elas simplesmente se arrastam, muitas vezes a pessoa na frente delas tem muito poder e outras não sentem que têm voz ou a sensação de que a reunião os envolverá.

As reuniões também devem ser mais um exercício de construção de equipe. Existem maneiras pelas quais as reuniões podem não ter impulso. Isso significa que haverá uma falta de engajamento entre os funcionários da empresa. Um método para envolver os funcionários em reuniões é fazê-los votar anonimamente em vários tópicos e perguntas. Ou você pode fazer com que eles se apressem em fazer perguntas sobre o tópico que está sendo discutido na(s) reunião(ões) em discussão.

Verifique os participantes após a reunião

É importante enviar uma mensagem de acompanhamento que agradeça aos participantes por sua participação em suas reuniões e compartilhe notas de reunião para que eles estejam na mesma página que você com as próximas etapas.

Mas não envie apenas uma mensagem de agradecimento aos participantes, compartilhe mais detalhes sobre quais são os próximos passos do processo durante uma reunião de acompanhamento.

Como facilitadores da reunião, certifique-se de que todos os participantes se sintam incluídos e saibam o que é exigido deles. Para garantir que todos estejam em sincronia e se sintam esperançosos com o projeto/tarefa, é uma ótima ideia compartilhar pontos de ação/datas de entrega do projeto/lembretes durante a última reunião. Ele também diz que você deve garantir que todos estejam claros com as diferentes partes móveis. Como prazos e líderes da equipe em todas as fases do brainstorming ou sessão. Ouça atentamente para não negligenciar ninguém, especialmente aqueles que podem não falar na mesa de discussão.

Quais são as regras das reuniões online?

Falamos sobre as regras que você deve seguir ao apresentar/conduzir um discurso. Mas às vezes você pode estar no lado receptor das reuniões. Além disso, a popularidade das reuniões online aumentou tremendamente desde a pandemia. Portanto, todos devem aprender a se comportar em um. E essa é a pergunta que tentaremos responder a seguir: Como você deve agir nas reuniões online?
1. Cuidado com o que você está vestindo
2. Não olhe muito além da câmera/tela
3. Observe o que está em seu plano de fundoblank

Cuidado com o que você está vestindo

Ao se vestir para uma reunião online, os profissionais de negócios devem sempre ter em mente como sua imagem será vista por aqueles que estão presentes e do outro lado da webcam. Tipos particulares de roupas têm significados diferentes por trás deles. Certifique-se de que é fácil diferenciar entre sua vida profissional e sua vida pessoal. Ou então, você pode perder credibilidade no mundo dos negócios.

Não olhe muito além da câmera/tela

Uma coisa principal que torna as teleconferências e outros tipos de reuniões online muito melhores é o contato visual. E embora o orador ou outra pessoa possa ser honesto o suficiente para mencioná-lo, nunca assuma nada. Se você estiver participando de um vídeo de reunião online, sempre olhe para a câmera.

A man who brainstorms

Colocar limites físicos não é a solução para interrupções. As pessoas podem olhar para suas telas e ainda se distrair. Uma maneira de evitar isso é aproveitar a tecnologia de vídeo de forma mais eficaz. Como olhar o CEO ou os membros do painel nos olhos quando eles falam. Isso nos ajudará a ouvir melhor enquanto mostramos respeito a eles, não sendo desviados por nada ao fundo.

Assista o que está em seu plano de fundo

Ao fazer uma apresentação para seus funcionários, é essencial que o plano de fundo pareça natural e profissional. Isso garante que o foco de sua atenção estará em você e só lhes interessará.

Técnicas: Desligue todas as outras fontes de luz para que seu pano de fundo tenha sua própria fonte de energia – a parede. A parede não deve ser muito bagunçada ou desordenada. Porque distrair os outros durante a reunião colocará um estresse desnecessário em todos os outros.

Quais são alguns benefícios da ferramenta de voz para texto?

Falamos recentemente sobre como seria benéfico ter notas de reunião prontas após a reunião. Mas qual caminho você deve seguir para adquiri-los? Você não está pensando em escrever toda a reunião, está? Você nunca deve fazer coisas assim quando há tecnologia de conversão de voz para texto! Vamos ver o que você pode fazer com essa tecnologia
1. Faça anotações de reuniões sem tempo e esforço
2. Anote o que é falado nas ligações telefônicas
3. Use voz para texto ao fazer brainstormingblank

Faça anotações de reuniões sem tempo e esforço

Se você é como muitos profissionais por aí e se encontra correndo de reunião em reunião em um dia, seu trabalho pode ser facilitado com apenas algumas horas de preparação por semana.

O software de voz para texto não apenas ajuda a acompanhar o andamento dos projetos e a manter o controle do trabalho. Também pode ter o efeito descomunal de facilitar os relacionamentos, tornando-os mais transparentes. Além disso, passar por mensagens de texto em vez de falar não é apenas mais fácil para a sanidade do ouvinte, mas também mantém todos os detalhes de suas conversas disponíveis para revisão, mesmo muito tempo depois de ouvidas.

A tecnologia não é novidade nos escritórios. Raramente é apresentado com a promessa de que os humanos nunca mais terão que sujar as mãos. As ferramentas de voz para texto são ferramentas que nos tornam profissionais mais eficientes e ajudam a aumentar nossos níveis de produtividade.

Uma das formas mais populares desse avanço tecnológico é a transcrição. Memorandos de reunião, apresentações e conversas podem ser convertidos automaticamente. E faz isso com precisão impecável também. O uso de ferramentas de voz para texto beneficiou muitos profissionais de várias maneiras. Agora eles não precisam fazer anotações logo após o término de uma reunião. Eles simplesmente gravam em formato digital, pois serão transcritos com precisão.

Anote o que é falado em chamadas telefônicas

A maioria das pessoas faz ou atende inúmeras chamadas telefônicas todos os dias. Essas conversas geralmente incluem conversas profissionais e pessoais, ambas potencialmente muito importantes. Embora seja rude não prestar atenção no momento ou fazer várias tarefas por muito tempo, pode ser difícil lembrar de tudo e fazer boas anotações simultaneamente.

É por isso que há software de voz para texto disponível – essa tecnologia permite que o software transcreva o que você gravou. As transcrições são então arquivadas automaticamente e pesquisáveis. O que é especialmente útil para grandes projetos. Muitas pessoas acham atraente porque esta solução é simples, barata e altamente eficaz.

A man who transcribes his voice

Use voz para texto ao fazer brainstorming

Uma das desvantagens do brainstorming com as mãos é que geralmente é lento para escrever seus pensamentos. Muitas pessoas não conseguem escrever as coisas com rapidez suficiente e ficam frustradas e desistem. O objetivo de ter ideias é colocá-las em prática e anotá-las

Ao apresentar novas ideias, é importante ter uma ferramenta com a qual você possa falar.

Muitos escritores não aproveitam totalmente os avanços da tecnologia fazendo brainstorming em silêncio e transformando suas vozes em texto. Não sofra de bloqueio de escritor por suas próprias regras. Em vez disso, use memorandos de voz para ditar uma maneira um pouco mais suave de gravar tudo o que você diz. Gravações de voz são mais fáceis para pessoas que não podem digitar freneticamente em um teclado ou mouse. Porque permite que eles falem e parem conforme necessário.

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