Użyj konwersji głosu na tekst podczas spotkań

Szacowany czas czytania: 12 minut

Wszyscy mamy ten sam poważny problem – surowe, a czasem sztywne godziny pracy. Musimy przestrzegać norm firmy i unikać przekraczania granic i chodzenia na skróty. Skutkuje to niezwykle czasochłonną pracą w domu, ponieważ nie dostajemy tak dużo wolnego czasu. Dlatego przyjrzyjmy się, jak zaawansowane technologie, a dokładniej narzędzia zamiany głosu na tekst, mogą pomóc zwiększyć produktywność w trybie biurka domowego.

Dla wielu, którzy mają zamiar rozpocząć bieganie w tym sezonie wzmożonych wymagań, chcemy zaoferować kilka wskazówek. Wykorzystaj swoją dźwignię i zwiększ osobistą produktywność w imię sukcesu.

Technologia i oprogramowanie mają obecnie wiele funkcji, które mogą pomóc w zrównoważeniu pracy i życia. Istnieją narzędzia, które pozwalają nagrywać i przechowywać spotkania, przekształcając nagrane pliki głosowe w tekst. Dzięki temu możesz wykorzystać czas spotkania na większe inwestycje, takie jak facylitacja, dyskusja i negocjacje.

Oto kilka strategii, które mogą rozwiązać nasze problemy.

Najpierw skupmy się na ogólnych wskazówkach dotyczących spotkania

Jakie są zasady prowadzenia udanego spotkania biznesowego?

Przedstaw plan spotkania, aby ludzie wiedzieli, co się wydarzy

Dobrze zorganizowane spotkanie może prowadzić do lepszego wyniku niż źle zorganizowane. Przejrzysty przegląd wszystkich nadchodzących wydarzeń i tematów, w tym co się stanie i kiedy. Nie wspominając już o świadomości ram czasowych, zapewnia to, że wszyscy są na dobrej drodze do osiągnięcia celów spotkania.

Nie można przecenić znaczenia przejrzystego spisu treści i schematu. Zanim wejdziemy na spotkanie, wszyscy na sali powinni wiedzieć, jak będzie zorganizowane spotkanie. A także to, co zamierzasz zaprezentować, czego od tego oczekujesz oraz wszelkie ograniczenia, które zostaną nałożone podczas spotkania.

Woman holding phone to turn her voice to text

Dobry spis treści obejmowałby 4 aspekty: cele i zadania, treść, ramy czasowe i personel.

Postaraj się szybko i skutecznie dotrzeć do celu

Skoncentruj się na tym, co najważniejsze. Przemowę perswazyjną można wygłosić zwięźle i dobitnie w ciągu kilku minut.

Jako menedżer, jednym z Twoich obowiązków jest przemawianie na spotkaniach, przedstawianie nowych projektów lub firm, nad którymi pracujesz lub prowadzenie dyskusji ze współpracownikami. Stwórz wprowadzenie, które jest kreatywne, ale również ogranicza się do tego, jak ograniczyć wystąpienia na spotkaniach.

Ze wszystkiego, co słyszałem i widziałem, ograniczenie przemówienia przygotowuje cię do lepszego zaangażowania z publicznością. Istnieje przeciążenie informacyjne, w którym wszystko zostaje zapisane, a ludzie szybko tracą sedno wiadomości. Co więcej, ograniczanie przemówień pomaga zaoszczędzić czas i wydajniej przydzielać ograniczone zasoby!

Nie polegaj zbytnio na narzędziach pakietu Microsoft Office

Nie zasypuj odbiorców informacjami poprzez slajdy programu PowerPoint, umieszczając zbyt wiele kluczowych punktów. To oszałamia rozmowę i utrudnia odbiorcom zachowanie lub zrozumienie informacji, zamiast tego umieścić odpowiednią ilość danych na slajdach i zaangażować ich w animacje

W spotkaniach biznesowych, na których ma być dużo dokumentacji na dany temat, prezentacje w PowerPoincie stają się ważniejsze i potrzebne. Istnieje cienka granica między zainteresowaniem ludzi a informowaniem ich, jaka powinna być linia zgodnie z infografiką. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja wiadomość zostanie przekazana czytelnie, postaraj się, aby była krótka i angażująca, ale nigdy nie przeciążaj jej danymi.

Nasi widzowie mogą łatwo rozpraszać się obrazami, a nawet dużymi fragmentami tekstu. Więc to do nas, jako prezenterów, należy zapewnienie, że prowadzimy ich przez to, co powinni wiedzieć, a nie zostawiamy ich na rozwidleniu dróg.

Calculator

Podsumuj treść swoich spotkań biznesowych (Użyj narzędzi Power of Voice to Text!)

Musisz szybko nagrać treść spotkania, jeśli masz napięty termin. Ale jak to zrobić? Jednym z rozwiązań jest poproszenie kogoś o sporządzenie notatek dla Ciebie i innych członków zespołu, aby udostępnili swoje notatki. Możesz też po prostu nagrać spotkanie i przepisać je później.

Pierwszy z nich oznacza, że każdy członek zespołu musi wziąć odpowiedzialność za robienie notatek, a następnie to od niego zależy, czy bezbłędnie wykona również resztę swoich zadań. Może to być trudne, jeśli wszyscy członkowie zespołu nie są odpowiedzialni za uczestnictwo w spotkaniach. Możesz zażądać, aby mimowolnie podzielili się swoimi notatkami, aby to zrównoważyć, ale zawsze istnieje ryzyko, że otworzy to bolesny temat wśród uczestników w dalszej kolejności

Narzędzia zamiany głosu na tekst stały się popularne w biurach. Koniec z obawami o dokładność i natychmiastową edycję w narzędziu zamiany głosu na tekst. Korzyści płynące z tych narzędzi do transkrypcji znacznie przewyższają ich jedną z głównych wad, jaką jest jakość dźwięku.

Niemniej jednak technologia przetwarzania głosu na tekst rozwija się każdego dnia dzięki nowemu oprogramowaniu i nowszym technikom transkrypcji miękkich fraz. Dzięki tym narzędziom zamiany głosu na tekst możliwe jest tworzenie podsumowań spotkań w krótszym czasie.

Narzędzia takie jak Otter.ai i Transkriptor są wydajne w konwersji głosu na tekst lub po prostu w stanie wziąć dźwięk swojego pomysłu i przekształcić go w tekst.

Przeprowadź spotkanie z ograniczoną liczbą osób

Z biegiem czasu naukowcy badali efekty myślenia grupowego i rozmiaru spotkania. Odkryli, że jeśli w spotkaniu weźmie udział ponad 20 osób, indywidualne występy spadną o 10%.

Przełomowy naukowiec z University of Iowa przeprowadził badanie, aby zbadać wpływ wielkości ławy przysięgłych i jej obrad na werdykty. Odkrył, że im więcej przysięgłych zostanie wziętych pod uwagę przy wydaniu opinii, zacznie ona wykazywać więcej słabości w jej rozumowaniu.

A businessperspon calculating some figures

Więc dlaczego to ma znaczenie? Spotkania, które obejmują długo zaplanowane listy, w końcu kosztują firmy ogromną ilość czasu i pieniędzy przy obecności tylko kilku osób, które przeglądają te zaplanowane pozycje. Aby grupa była najostrzejsza i miała największy wpływ, powinieneś angażować w swoje spotkania niewielką liczbę osób.

Spraw, aby spotkanie było interaktywne

Spotkania z udziałem ludzi będą lepsze niż te, na których decyzje podejmują wyłącznie właściciele firm. Spotkania, które wymagają współpracy i otwartej dyskusji, są lepsze, aby wszyscy czuli się tak, jakby zostali wysłuchani, a także pozwalają na dodawanie własnych szczegółów. Kiedy spotkanie jest zaangażowane w ten sposób, na dłuższą metę istnieje niewielka szansa na nieporozumienie.

Wszyscy wiemy, jak mogą wyglądać spotkania – czasami po prostu się przeciągają, często osoba stojąca przed nimi ma zbyt dużą władzę, a inni nie czują, że mają głos lub wrażenie, że spotkanie w ogóle ich dotyczy.

Spotkania powinny być również bardziej formą budowania zespołu. Są sposoby na to, że spotkania mogą nie mieć rozmachu. Oznacza to brak zaangażowania pracowników firmy. Jedną z metod jest angażowanie pracowników w spotkania, polegające na tym, aby głosowali anonimowo na różne tematy i pytania. Możesz też sprawić, by pospieszyli z zadawaniem pytań na temat omawianego tematu na omawianym spotkaniu.

Sprawdź uczestników po spotkaniu

Ważne jest, aby wysłać wiadomość uzupełniającą z podziękowaniami dla uczestników za udział w spotkaniach i udostępnieniem notatek ze spotkania, aby byli na tej samej stronie, co Ty, z kolejnymi krokami.

Ale nie tylko wyślij uczestnikom wiadomość z podziękowaniem, podziel się więcej szczegółami na temat kolejnych kroków procesu podczas spotkania uzupełniającego.

Jako moderatorzy spotkania, upewnij się, że wszyscy uczestnicy czuli się zaangażowani i wiedzieli, czego się od nich wymaga. Aby upewnić się, że wszyscy są zsynchronizowani i mają nadzieję na zbliżający się projekt/zadanie, świetnym pomysłem jest dzielenie się punktami akcji/terminami realizacji projektów/przypomnieniami podczas ostatniego spotkania. Mówi również, że powinieneś upewnić się, że wszyscy mają jasność dzięki różnym ruchomym częściom. Takich jak terminy i liderzy zespołu na każdym etapie burzy mózgów czy sesji. Słuchaj uważnie, aby nikogo nie zaniedbywać, zwłaszcza tych, którzy mogą nie zabierać głosu przy stole dyskusyjnym.

Jakie są zasady spotkań online?

Rozmawialiśmy o zasadach, których należy przestrzegać podczas wygłaszania/wygłaszania przemówienia. Ale czasami możesz być odbiorcą spotkań. Co więcej, popularność spotkań online ogromnie wzrosła od czasu pandemii. Więc każdy powinien nauczyć się zachowywać w jednym. I to jest pytanie, na które postaramy się odpowiedzieć w dalszej części: Jak powinieneś zachowywać się na spotkaniach online?
1. Uważaj, co masz na sobie
2. Nie patrz nigdzie poza kamerą/ekranem za dużo
3. Obserwuj, co jest w Twoim tleblank

Uważaj, co masz na sobie

Ubierając się na spotkanie online, profesjonaliści biznesowi powinni zawsze mieć na uwadze to, jak ich wizerunek będzie postrzegany przez osoby biorące w nim udział oraz po drugiej stronie kamery internetowej. Poszczególne rodzaje odzieży mają za sobą różne znaczenia. Upewnij się, że łatwo jest odróżnić życie zawodowe od życia osobistego. Albo możesz stracić wiarygodność w świecie biznesu.

Nie patrz nigdzie poza kamerą/ekranem za dużo

Jedną z głównych rzeczy, która sprawia, że połączenia konferencyjne i inne rodzaje spotkań online są o wiele lepsze, to kontakt wzrokowy. I chociaż mówca lub ktoś inny może być na tyle szczery, by o tym wspomnieć, nigdy niczego nie zakładaj. Jeśli uczestniczysz w wideo spotkania online, zawsze patrz w kamerę.

A man who brainstorms

Umieszczenie fizycznych granic nie jest rozwiązaniem na przerwy. Ludzie mogą patrzeć na swoje ekrany i nadal być rozproszeni. Jednym ze sposobów uniknięcia tego jest bardziej efektywne wykorzystanie technologii wideo. Na przykład patrzenie prezesowi lub panelistom w oczy, gdy przemawiają. Pomoże nam to lepiej słuchać, jednocześnie okazując im szacunek, nie rozpraszając się niczym w tle.

Zobacz, co jest w Twoim tle

Podczas prezentacji swoim pracownikom ważne jest, aby tło wyglądało naturalnie i profesjonalnie. Gwarantuje to, że ich uwaga będzie skupiona na Tobie i będzie dotyczyć tylko ich.

Techniki: Wyłącz wszystkie inne źródła światła, aby tło miało swoje własne źródło zasilania – ścianę. Ściana nie powinna być zbyt brudna ani zagracona. Ponieważ rozpraszanie innych podczas spotkania spowoduje niepotrzebny stres u wszystkich innych.

Jakie są zalety narzędzia Voice to Text?

Niedawno rozmawialiśmy o tym, jak korzystne byłoby przygotowanie notatek ze spotkania po spotkaniu. Ale w którą stronę powinieneś się udać, aby je zdobyć? Nie myślisz o spisaniu całego spotkania, prawda? Nigdy nie powinieneś robić takich rzeczy, gdy istnieje technologia konwersji głosu na tekst! Zobaczmy, co możesz zrobić dzięki tej technologii
1. Rób notatki ze spotkania bez czasu i wysiłku
2. Zanotuj, o czym mówi się w rozmowach telefonicznych
3. Używaj głosu do tekstu podczas burzy mózgówblank

Rób notatki ze spotkania bez czasu i wysiłku

Jeśli jesteś jak wielu profesjonalistów i biegasz od spotkania do spotkania w ciągu jednego dnia, Twoja praca może być łatwiejsza dzięki zaledwie godzinom przygotowań każdego tygodnia.

Oprogramowanie do zamiany głosu na tekst nie tylko pomaga śledzić postępy projektów i być na bieżąco z pracą. Może również mieć nadmierny efekt, ułatwiając relacje, czyniąc je bardziej przejrzystymi. Ponadto przeglądanie wiadomości tekstowych zamiast mówienia jest nie tylko łatwiejsze dla zdrowia psychicznego słuchacza, ale także umożliwia przeglądanie wszystkich szczegółów rozmów nawet długo po ich podsłuchaniu.

Technologia w biurach nie jest niczym nowym. Rzadko wprowadza się go z obietnicą, że ludzie już nigdy nie będą musieli ubrudzić sobie rąk. Narzędzia zamiany głosu na tekst to narzędzia, dzięki którym jesteśmy bardziej wydajni profesjonaliści i pomagają zwiększyć nasz poziom produktywności.

Jedną z najpopularniejszych form tego postępu technologicznego jest transkrypcja. Notatki ze spotkań, prezentacje i rozmowy mogą być konwertowane automatycznie. I robi to z nienaganną dokładnością. Korzystanie z narzędzi zamiany głosu na tekst przyniosło korzyści wielu profesjonalistom na kilka sposobów. Teraz nie muszą robić notatek zaraz po zakończeniu spotkania. Po prostu nagrywają go w formacie cyfrowym, ponieważ zostanie dokładnie przepisany.

Zanotuj, o czym mówi się w rozmowach telefonicznych

Większość ludzi codziennie wykonuje lub odbiera wiele telefonów. Te rozmowy często obejmują rozmowy zawodowe i osobiste, potencjalnie bardzo ważne. Choć niegrzeczne, aby nie zwracać uwagi w tej chwili lub zbyt długo wykonywać wiele zadań, może być trudno zapamiętać wszystko i jednocześnie robić dobre notatki.

Dlatego dostępne jest oprogramowanie do zamiany głosu na tekst — ta technologia pozwala oprogramowaniu na transkrypcję tego, co nagrałeś. Transkrypcje są następnie automatycznie archiwizowane i można je przeszukiwać. Co jest szczególnie przydatne w przypadku dużych projektów. Wiele osób uważa to za atrakcyjne, ponieważ jest to rozwiązanie proste, niedrogie i wysoce skuteczne.

A man who transcribes his voice

Używaj głosu do tekstu podczas burzy mózgów

Jedną z wad burzy mózgów rękami jest to, że zwykle wolno zapisywać myśli. Wiele osób nie potrafi zapisywać rzeczy wystarczająco szybko, denerwuje się i poddaje. Celem wymyślania pomysłów jest wyciągnięcie ich i zapisanie

Kiedy wymyślasz nowe pomysły, ważne jest, aby mieć narzędzie, do którego możesz się wypowiedzieć.

Wielu pisarzy nie wykorzystuje w pełni postępu technologicznego, przeprowadzając w ciszy burze mózgów i zamieniając swój głos na tekst. Nie cierp z powodu blokady pisarskiej według własnych zasad. Zamiast tego użyj notatek głosowych, aby dyktować nieco płynniejszy sposób nagrywania wszystkiego, co mówisz. Nagrywanie głosu jest łatwiejsze dla osób, które nie potrafią gorączkowo pisać na klawiaturze lub myszy. Ponieważ pozwala im mówić i zatrzymywać się w razie potrzeby.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts

Co to jest aplikacja do transkrypcji?

Aplikacje mobilne sprawiły, że różne przydatne usługi są dla nas bardzo dostępne. Możesz otrzymać produkt lub usługę, klikając kilka przycisków. Uzyskanie transkrypcji nigdy nie było