Kan ikke riste av Covid? 7 måter å øke effektiviteten til det eksterne teamet ditt på

Til tross for at verden åpner seg igjen, har mange bedrifter holdt seg avsidesliggende. Selvfølgelig har det vært en stor del av dette å lære hvordan du samarbeider effektivt hvis teamet ditt er eksternt. For mange bedrifter har eksternt teamsamarbeid vært litt av en læringskurve.

Så hvis bedriften din har bestemt seg for å fortsette å jobbe hjemmefra, her er 7 måter å øke samarbeidet i eksterne team. Å følge disse vil sikre at teamet ditt er både fornøyd og produktivt.

7 måter å øke effektiviteten av eksternt teamsamarbeid

1. Fleksibel arbeidstid

En av de viktigste delene av eksternt teamsamarbeid er å få det til å fungere for alle. Den beste måten å gjøre dette på er å tilby fleksibel arbeidstid der det trengs. For eksempel kan noen ansatte trenge fri ettermiddager for å passe barna. Andre foretrekker kanskje å jobbe sent på kvelden.

Men for å sikre at ekstern kommunikasjon fortsatt er mulig, mål å få alle til å jobbe minst en del av dagen sammen.

Et avsidesliggende team

2. Videomøter

Akkurat som du vil ha teammøter personlig, er det fortsatt fornuftig å ha eksterne teammøter. En nøkkel til å samarbeide effektivt hvis teamet ditt er eksternt, er å sørge for at alle fortsatt kommuniserer. Åpenbart er den enkleste måten å gjøre dette på i møter.

Selv om du kanskje ikke trenger daglige møter, planlegg 2-3 møter i uken. Å sette opp programvare for automatisk transkripsjon vil også hjelpe. Det sikrer at det er protokoll fra møtet, slik at ansatte kan gå tilbake og sjekke hva som ble diskutert.

3. Sørg for å sette deg mål

Dette er ikke unikt for fjernarbeid, men er kanskje viktigere. Hvis folk jobber alene hjemme, kan det være vanskelig å holde fokus på det større bildet. For å hjelpe med dette, sett kort- og langsiktige mål for ansatte.

Selvfølgelig vil disse være spesifikke for virksomheten din, og å sette mål er noe du bør gjøre allerede. Forskjellen er å sørge for at alle vet om målene dine ved å kommunisere dem direkte. For eksempel kan det hjelpe å sette opp e-postkjeder eller bruke prosjektstyringsprogramvare.

4. Invester i virtuelle telefonsystemer

Hvis du ikke allerede har gjort det, sørg for at du setter opp virtuelle telefonsystemer for samarbeid i eksterne team. Kort sagt, et virtuelt telefonsystem innebærer å omdirigere anrop fra et virtuelt nummer til folks faktiske telefoner.

Den største fordelen er at folk ikke trenger å oppgi sine personlige telefonnumre. Det betyr også at du ikke trenger å kjøpe nye telefoner eller sette opp nye numre. Et virtuelt telefonsystem fungerer helt online ved hjelp av VoIP (voice over internet protocol).

Ikke bare vil dette spare maskinvare, men det vil også gjøre samarbeid mer effektivt og mye enklere.

5. Sett opp opplæring for fjernarbeid

Mens mange av oss har jobbet eksternt i minst 2 år nå, har mange bedrifter ikke spesifikke opplæringsprogrammer for det. Enten du trener nye ansatte eller forbedrer kunnskapen til eksisterende ansatte, er en klar plan viktig.

Når det kommer til hvordan du kan samarbeide effektivt hvis teamet ditt er eksternt, er det noen ting som er verdt å vurdere:

  • Sørg for at alle vet hvordan de skal bruke eksterne systemer (som virtuelle telefoner, prosjektstyringsprogramvare osv.)
  • Bekreft at ansatte vet hvor de kan finne nøkkeldokumenter. Disse inkluderer målark, møtetranskripsjoner og mer.
  • Vurder å legge til forventningene dine i treningen. Det kan for eksempel være lurt å diskutere produktivitetsmål eller kommunikasjonsprotokoller når du arbeider eksternt.

Det kan hjelpe å sette opp en prosjektleder for denne opplæringen. Å gjøre det betyr at du har noen som er ansvarlig. Det gir også ansatte et kontaktpunkt hvis de har spørsmål eller bekymringer om systemer eller prosedyrer.

6. Fortsett med ytelsesanmeldelser

Igjen, ytelsesvurderinger er ikke unike for fjernarbeid. Men hvis du vil ha effektivt eksternt teamsamarbeid, hjelper anmeldelser folk med å holde seg på sporet. Selvfølgelig vil du justere vurderingskriteriene for å gjenspeile endringene i arbeidsprosessene.

Det kan for eksempel være lurt å endre måten du vurderer produktiviteten på. Hvis du tror ansatte er mer produktive hjemme, endre bunnnivået av produktivitet. Dette er ikke for å få folk til å jobbe hardere, men snarere for å reflektere det faktum at alle får gjort mer arbeid.

Hvis samarbeid er viktig, angi det som en vurderingsverdi. Du kan måle dette gjennom en persons engasjement i prosjekter eller deres evne til å nå mål knyttet til samarbeid. Det kan kreve litt kreativ tenkning å endre målene for resultatgjennomgang, men det er verdt det for fjernarbeid.

Verktøy som måler ytelsen til et eksternt team

7. Tilby mange insentiver

Mange selskaper tilbyr insentiver på arbeidsplassen. Dette kan være ting som fri, lengre pauser eller gratis mat. Selvfølgelig er noen av disse vanskeligere å tilby når folk er avsidesliggende og jobber fleksible timer.

Fritid er fortsatt et godt insentiv når folk jobber eksternt. Du kan også tilby gavekort eller takkepakker levert i posten. Tenk på hva som fungerer best med bedriftens kultur og mål.

Men hvordan henger dette sammen med samarbeid i eksterne team? Enkelt sagt gir insentiver folk grunner til å jobbe hardere og nå mål. Hvis du er klar med dine behov og gir mange tilbakemeldinger, vil det være en fast vei til suksess for alle ansatte. Kort sagt, insentiver gir folk motivasjon til å samarbeide på den måten du ønsker.

Bruke Transskriptor for ekstern kommunikasjon

Å følge disse 7 tipsene bør forbedre ditt eksterne teamsamarbeid. Å tilby folk belønninger for å nå dine mål er alltid den enkleste veien til suksess. Sørg selvfølgelig for at du fører oversikt over eventuelle eksterne møter for å sikre at folk vet hva som ble sagt.

Den enkleste måten å gjøre dette på er med Transkriptors automatiske transkripsjonsprogramvare. Du laster opp filen din, og den vil gjøre den om til en teksttranskripsjon, komplett med tidsstempler. Du har muligheten til å prøve det gratis, og du vil finne at våre betalte transkripsjonstjenester er 98 % billigere enn konkurrentene.

Gi Transkriptor en sjanse i dag for å se hvordan det kan hjelpe med ditt eksterne teamsamarbeid.

Share:

More Posts