Bruk stemme-til-tekst-konvertering for møtene dine

Estimert lesetid: 12 minutter

Vi har alle det samme akutte problemet – strenge og noen ganger rigide arbeidstider. Vi må følge bedriftens normer og styre unna å flytte grenser eller kutte hjørner. Dette resulterer i massivt tidkrevende arbeid hjemme siden vi ikke får så mye fritid. La oss derfor ta et dypdykk i hvordan bruk av avansert teknologi, mer spesifikt stemme-til-tekst-verktøy, kan bidra til å øke produktiviteten mens du er i skrivebordsmodus.

For mange som er i ferd med å treffe bakken i denne sesongen med økte krav, ønsker vi å gi deg litt veiledning. Bruk din innflytelse og fremme personlig produktivitet for å lykkes.

Teknologi og programvare har i dag mange funksjoner som kan hjelpe til med å balansere arbeid og liv. Det finnes verktøy som lar deg ta opp og lagre møter ved å gjøre innspilte talefiler om til tekst. På denne måten kan du bruke tiden i møte til større investeringer som tilrettelegging, diskusjon og forhandlinger.

Her er noen strategier som kan løse problemene våre.

La oss først fokusere på de generelle tipsene for et møte

Hva er reglene for å gjennomføre et vellykket forretningsmøte?

Gi ut en plan for møtet slik at folk vet hva som er i ferd med å skje

Et godt organisert møte kan føre til et bedre resultat enn et som er dårlig organisert. En klar oversikt over alle hendelsene og temaene fremover, inkludert hva som vil skje og når. For ikke å nevne en bevissthet om tidsrammer sikrer at alle er i rute for å nå møtemålene.

Viktigheten av en oversiktlig innholdsfortegnelse og skjema kan ikke overvurderes. Før vi går inn i møtet, bør alle i rommet vite hvordan møtet ditt skal struktureres. Også hva du skal presentere, hva du forventer ut av det, og eventuelle begrensninger som vil bli pålagt under møtet.

Kvinne holder telefonen for å snu stemmen til tekst

En god innholdsfortegnelse vil dekke 4 aspekter: mål og mål, innhold, tidsramme og personell.

Prøv å komme til poenget raskt og effektivt

Fokuser på det som betyr mest. En overbevisende tale kan holdes kortfattet og kraftfullt på få minutter.

Som leder er en av dine ansvarsoppgaver å snakke på møter, introdusere nye prosjekter eller virksomheter du jobber med, eller delta i diskusjoner med medarbeidere. Lag en introduksjon som er kreativ, men også begrenset til omfanget av hvordan man kan begrense taler i møter.

Av alt jeg har hørt og sett, gjør det å begrense en tale deg klar for bedre engasjement med publikum. Det er en informasjonsoverbelastning hvor alt blir skrevet ned og folk mister raskt oversikten over kjernebudskapet på denne måten. Dessuten hjelper begrensende taler å spare tid og fordeler knappe ressurser mer effektivt også!

Ikke stol for mye på Microsoft Office-verktøy

Ikke oversvøm publikum med informasjon gjennom PowerPoint-lysbilder ved å inkludere for mange nøkkelpunkter. Dette forstyrrer samtalen og gjør det vanskelig for publikum å beholde eller forstå informasjon, i stedet inkludere riktig mengde data på lysbildene og engasjere dem med animasjoner

I forretningsmøter hvor det skal være mye dokumentasjon om et gitt emne, blir PowerPoint-presentasjoner viktigere og mer nødvendige. Det er en tynn linje mellom å gjøre folk interessert og å informere dem om hva linjen skal være i henhold til en infografikk. Hvis du vil sørge for at budskapet ditt kommer tydelig frem, hold det kort og engasjerende, men aldri overbelast det med data.

Det er lett for publikum å bli distrahert av bildene eller til og med de store tekstbitene. Så det er opp til oss som foredragsholdere å sørge for at vi veileder dem gjennom det de trenger å vite og ikke bare la dem stå ved et veiskille.

Kalkulator

Oppsummer innholdet i forretningsmøtene dine (Bruk stemmens kraft til tekstverktøy!)

Du må registrere innholdet i møtet raskt hvis du har en stram frist. Men hvordan gjør du dette? En løsning er å be noen om å ta notater for deg og andre teammedlemmer om å dele notatene sine. Eller du kan bare ta opp møtet og transkribere det senere.

Den første betyr at hvert medlem av et team må ta ansvar for å ta notater, så er det opp til ham eller henne å sørge for at de også utfører resten av oppgavene sine uten feil. Dette kan være vanskelig hvis alle teammedlemmer ikke er ansvarlige når de deltar på møter. Du kan kreve at de deler notatene sine ufrivillig for å balansere det, men da er det alltid en risiko for at dette åpner for et sårt tema blant de fremmøtte langs linjen

Stemme-til-tekst-verktøy har blitt populært på kontorer. Ikke flere bekymringer om nøyaktighet og umiddelbar redigering på tale-til-tekst-verktøyet. Fordelene med disse transkripsjonsverktøyene oppveier langt deres ene store ulempe, lydkvaliteten.

Ikke desto mindre utvides teknologi for stemme til tekst hver dag med ny programvare og nyere teknikker for å transkribere myke fraser. Med disse stemme-til-tekst-verktøyene er det mulig å lage møteoppsummeringer på kortere tid.

Verktøy som Otter.ai og Transkriptor er effektive for å konvertere stemme til tekst eller bare kunne ta lyden av ideen din og gjøre den om til tekst.

Gjennomfør et møte med et begrenset antall personer

Over tid har forskere forsket på effektene av gruppetenkning og møtestørrelse. Det de fant var at hvis over 20 personer er involvert i et møte, vil individuelle forestillinger gå ned med 10 %.

En forstyrrende forsker fra University of Iowa gjorde en studie for å undersøke effekten av jurystørrelser og deres vurderinger på dommer. Han oppdaget at etter hvert som flere jurymedlemmer ble vurdert for en mening, ville den begynne å vise flere svakheter i resonnementet.

En forretningsmann som regner ut noen tall

Så hvorfor betyr dette noe? Møter som involverer langplanlagte lister ender opp med å koste bedrifter enormt mye tid og penger med bare noen få personer til stede som vurderer de planlagte elementene. For å holde gruppen skarpest og mest effektfull, bør du involvere et lite antall personer i møtene dine.

Gjør møtet interaktivt

Møter som inkluderer mennesker vil være bedre enn de der det kun er bedriftseierne som tar beslutninger. Møter som involverer samarbeid og åpen diskusjon er bedre slik at alle føler at de blir hørt, i tillegg til at de kan legge til egne detaljer. Når et møte blir involvert på denne måten, er det liten sjanse for feilkommunikasjon i det lange løp.

Vi vet alle hvordan møter kan være – noen ganger drar de bare utover, ofte har personen foran dem for mye makt og andre føler ikke at de har en stemme eller følelsen av at møtet vil involvere dem i det hele tatt.

Møter bør også være mer en teambuilding-øvelse. Det er måter som møter kan mangle noe momentum. Det betyr at det vil være mangel på engasjement på tvers av selskapets ansatte. En metode er å engasjere ansatte i møter er å la dem stemme anonymt på ulike temaer og spørsmål. Eller du kan få dem til å skynde seg å stille spørsmål de har om emnet som diskuteres på møtet/møtene som diskuteres.

Sjekk deltakerne etter møtet

Det er viktig å sende en oppfølgingsmelding som takker deltakerne for deres oppmøte på møtene dine og deler møtenotater slik at de er på samme side som deg med sine neste trinn.

Men ikke bare send deltakerne en takkemelding, del flere detaljer om hva de neste trinnene er i prosessen under et oppfølgingsmøte.

Som tilretteleggere for møtet, sørg for at alle deltakere føler seg inkludert og vet hva som kreves av dem. For å sikre at alle er synkroniserte og føler håp om prosjektet/oppgaven som kommer, er det en god idé å dele handlingspunkter/prosjektforfallsdatoer/påminnelser under det siste møtet. Den sier også at du bør sørge for at alle er tydelige med de forskjellige bevegelige delene. Som for eksempel tidsfrister og ledere av teamet på alle stadier av idédugnad eller økt. Lytt nøye for ikke å neglisjere noen, spesielt de som kanskje ikke er vokale ved diskusjonsbordet.

Hva er reglene for nettmøter?

Vi har snakket om reglene du bør forholde deg til når du presenterer/holder en tale. Men noen ganger kan du være på mottakersiden av møtene. Videre har populariteten til nettmøter økt enormt siden pandemien. Så alle bør lære hvordan de skal oppføre seg i en. Og det er spørsmålet som vi skal prøve å svare på videre: Hvordan bør du opptre i nettmøter?
1. Pass på hva du har på deg
2. Ikke se for mye annet enn kameraet/skjermen
3. Se hva som er i bakgrunnen dinblank

Pass på hva du har på deg

Når du kler deg til et nettmøte, bør forretningsfolk alltid huske på hvordan bildet deres vil bli sett av de som deltar og på den andre enden av webkameraet. Spesielle typer klær har forskjellige betydninger bak seg. Sørg for at det er enkelt å skille mellom arbeidslivet og privatlivet. Ellers kan du miste troverdigheten i næringslivet.

Ikke se for mye annet enn kameraet/skjermen

En hovedting som gjør konferansesamtaler og andre typer nettmøter så mye bedre, er øyekontakt. Og selv om taleren eller noen andre kan være ærlige nok til å nevne det, må du aldri anta noe. Hvis du deltar på en nettmøtevideo, se alltid på kameraet.

En mann som brainstormer

Å sette fysiske grenser er ikke løsningen på avbrudd. Folk kan se på skjermene sine og fortsatt bli distrahert. En måte å unngå dette på er å utnytte videoteknologien mer effektivt. Som for eksempel å se konsernsjefen eller paneldeltakerne i øynene når de snakker. Dette vil hjelpe oss å lytte bedre samtidig som vi viser dem respekt ved ikke å bli avledet av noe i bakgrunnen.

Se hva som er i bakgrunnen din

Når du holder en presentasjon for dine ansatte, er det viktig at bakgrunnen ser naturlig og profesjonell ut. Dette sikrer at fokuset for oppmerksomheten deres vil være på deg, og det vil bare bekymre dem.

Teknikker: Slå av alle andre lyskilder slik at bakteppet ditt får sin egen strømkilde – veggen. Veggen skal ikke være for rotete eller rotete. Fordi å distrahere andre under møtet vil legge unødvendig stress på alle andre.

Hva er noen fordeler med stemme til tekst-verktøyet?

Vi har nylig snakket om hvordan det vil være gunstig å ha møtenotater klare etter møtet. Men hvilken vei bør du gå for å skaffe dem? Du tenker vel ikke på å skrive ned hele møtet? Du bør aldri gjøre slike ting når det er tale-til-tekst-konverteringsteknologi! La oss se hva du kan gjøre med denne teknologien
1. Ta møtenotater uten tid og innsats
2. Skriv ned hva det snakkes om i telefonsamtaler
3. Bruk stemme til å sende tekstmeldinger når du brainstormerblank

Ta møtenotater uten tid og innsats

Hvis du er som mange fagfolk der ute, og du løper fra møte til møte på en dag, kan jobben din gjøres enklere med bare timer med forberedelse hver uke.

Tale-til-tekst-programvare hjelper ikke bare med å spore fremdriften til prosjekter og holde oversikten over arbeidet. Det kan også ha den store effekten at det letter relasjoner ved å gjøre dem mer transparente. I tillegg er det ikke bare lettere for lytterens å gå gjennom tekstmeldinger i stedet for å snakke, men holder også alle detaljer i samtalene dine tilgjengelige for gjennomgang selv lenge etter at de er overhørt.

Teknologi er ikke noe nytt på kontorer. Det er sjelden introdusert med et løfte om at mennesker aldri trenger å skitne hendene sine igjen. Tale-til-tekst-verktøy er verktøy som gjør oss mer effektive fagfolk og bidrar til å øke produktivitetsnivåene våre.

En av de mest populære formene for denne teknologiske utviklingen er transkripsjon. Møtememoer, presentasjoner og samtaler kan konverteres automatisk. Og det gjør den med upåklagelig nøyaktighet også. Bruken av tale-til-tekst-verktøy har vært til nytte for mange fagfolk på flere måter. Nå slipper de å gjøre notater rett etter at et møte er over. De bare registrerer det i et digitalt format siden det vil bli transkribert nøyaktig.

Skriv ned hva det snakkes om i telefonsamtaler

De fleste ringer eller svarer på mange telefonsamtaler hver dag. Disse samtalene inkluderer ofte profesjonelle og personlige samtaler, begge potensielt svært viktige. Selv om det er frekt å ikke være oppmerksom for øyeblikket eller multitaske for lenge, kan det være vanskelig å huske alt og ta gode notater samtidig.

Det er derfor det er tale-til-tekst-programvare tilgjengelig – denne teknologien lar programvaren transkribere det du har tatt opp. Transkripsjonene blir da automatisk arkivert og søkbare. Noe som er spesielt nyttig for store prosjekter. Mange synes det er attraktivt fordi denne løsningen er enkel, rimelig og svært effektiv.

En mann som transkriberer stemmen sin

Bruk stemme til å sende tekstmeldinger når du brainstormer

En av ulempene med brainstorming med hendene er at det vanligvis går tregt å skrive ned tankene. Mange klarer ikke å skrive ned ting raskt nok og blir frustrerte og gir opp. Poenget med å komme med ideer er å få dem ut der og skrive ned

Når du kommer opp med nye ideer, er det viktig å ha et verktøy du kan snakke inn i.

Mange forfattere utnytter ikke teknologiens fremskritt fullt ut ved å brainstorme i stillhet og gjøre stemmen om til tekst. Ikke lid av writer’s block etter dine egne regler. Bruk i stedet talememoer for å diktere en litt smidigere måte å spille inn alt du sier. Stemmeopptak er lettere for folk som ikke frenetisk kan skrive på et tastatur eller en mus. Fordi det lar dem snakke og pause etter behov.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts