Kun je Covid niet afschudden? 7 manieren om de effectiviteit van uw externe team te vergroten

Ondanks dat de wereld weer opengaat, zijn veel bedrijven op afstand gebleven. Natuurlijk is het leren hoe u effectief kunt samenwerken als uw team op afstand is, hier een groot onderdeel van. Voor veel bedrijven is samenwerken met teams op afstand een behoorlijk leerproces geweest.

Dus als uw bedrijf heeft besloten om vanuit huis te blijven werken, zijn hier 7 manieren om de samenwerking in teams op afstand te stimuleren. Als u deze opvolgt, zorgt u ervoor dat uw team zowel gelukkig als productief is.

7 manieren om de effectiviteit van teamsamenwerking op afstand te vergroten

1. Flexibele werkuren

Een van de belangrijkste onderdelen van teamsamenwerking op afstand is ervoor te zorgen dat het voor iedereen werkt. De beste manier om dit te doen is door waar nodig flexibele werktijden aan te bieden. Sommige werknemers hebben bijvoorbeeld ’s middags vrij om op kinderen te passen. Anderen werken misschien liever tot laat in de avond.

Maar om ervoor te zorgen dat communicatie op afstand nog steeds mogelijk is, moet u ervoor zorgen dat iedereen ten minste een deel van de dag samen werkt.

Een team op afstand

2. Videovergaderingen

Net zoals u persoonlijk teamvergaderingen zou houden, is het nog steeds zinvol om teamvergaderingen op afstand te houden. Een sleutel tot effectief samenwerken als uw team op afstand is, is ervoor te zorgen dat iedereen nog steeds communiceert. De gemakkelijkste manier om dit te doen is natuurlijk in vergaderingen.

Hoewel u misschien geen dagelijkse vergaderingen nodig heeft, kunt u 2 tot 3 per week plannen. Het opzetten van automatische transcriptiesoftware zou ook helpen. Het zorgt ervoor dat er een verslag van de vergadering is, zodat medewerkers terug kunnen gaan en controleren wat er is besproken.

3. Zorg ervoor dat u doelen stelt

Dit is niet uniek voor werken op afstand, maar is misschien wel belangrijker. Als mensen alleen thuis werken, kan het moeilijk zijn om gefocust te blijven op het grotere geheel. Om hierbij te helpen, stelt u korte- en langetermijndoelen op voor medewerkers.

Deze zijn natuurlijk specifiek voor uw bedrijf en het stellen van doelen is iets dat u al zou moeten doen. Het verschil is om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van uw doelen door ze rechtstreeks te communiceren. Het opzetten van e-mailketens of het gebruik van projectmanagementsoftware kan bijvoorbeeld helpen.

4. Investeer in virtuele telefoonsystemen

Als je dat nog niet hebt gedaan, zorg er dan voor dat je virtuele telefoonsystemen opzet voor samenwerking in teams op afstand. Kortom, een virtueel telefoonsysteem omvat het doorverbinden van oproepen van een virtueel nummer naar de daadwerkelijke telefoons van mensen.

Het belangrijkste voordeel is dat mensen hun persoonlijke telefoonnummers niet hoeven te geven. Het betekent ook dat u geen nieuwe telefoons hoeft te kopen of nieuwe nummers hoeft in te stellen. Een virtueel telefoonsysteem werkt volledig online via VoIP (voice over internet protocol).

Dit bespaart niet alleen op hardware, maar maakt de samenwerking ook effectiever en veel gemakkelijker.

5. Training instellen voor werken op afstand

Hoewel velen van ons al minstens 2 jaar op afstand werken, hebben veel bedrijven er geen specifieke trainingsprogramma’s voor. Of u nu nieuwe medewerkers opleidt of de kennis van bestaand personeel verbetert, een duidelijk plan is essentieel.

Als het erom gaat effectief samen te werken als uw team op afstand is, zijn er een paar dingen die het overwegen waard zijn:

  • Zorg ervoor dat iedereen weet hoe externe systemen (zoals virtuele telefoons, projectbeheersoftware, enz.)
  • Bevestig dat medewerkers weten waar ze belangrijke documenten kunnen vinden. Deze omvatten doelenlijsten, transcripties van vergaderingen en meer.
  • Overweeg om uw verwachtingen toe te voegen aan de training. U wilt bijvoorbeeld productiviteitsdoelen of communicatieprotocollen bespreken wanneer u op afstand werkt.

Het kan helpen om voor deze training een projectleider aan te stellen. Als u dit doet, heeft u iemand die verantwoordelijk is. Ook geeft het medewerkers een aanspreekpunt als ze vragen of zorgen hebben over systemen of procedures.

6. Ga verder met prestatiebeoordelingen

Nogmaals, prestatiebeoordelingen zijn niet uniek voor werken op afstand. Maar als u effectieve teamsamenwerking op afstand wilt, helpen beoordelingen mensen op het goede spoor te blijven. Natuurlijk wilt u uw beoordelingscriteria aanpassen aan de veranderingen in werkprocessen.

U wilt bijvoorbeeld de manier waarop u de productiviteit beoordeelt, wijzigen. Als u denkt dat werknemers thuis productiever zijn, verander dan uw laagste productiviteitsniveau. Dit is niet om mensen harder te laten werken, maar om te laten zien dat iedereen meer werk gedaan krijgt.

Als samenwerking belangrijk is, stelt u dat ook in als beoordelingsstatistiek. Je zou dit kunnen meten aan de hand van iemands betrokkenheid bij projecten of hun vermogen om doelen te bereiken die verband houden met samenwerking. Het wijzigen van uw prestatiebeoordelingsdoelen kan wat creatief denken vergen, maar het is de moeite waard voor werken op afstand.

Tools die de prestaties van een team op afstand meten

7. Bied veel incentives

Veel bedrijven bieden incentives op de werkvloer. Dit kunnen zaken zijn als vrije tijd, langere pauzes of gratis eten. Natuurlijk zijn sommige hiervan moeilijker aan te bieden als mensen op afstand werken en flexibele uren werken.

Vrije tijd is nog steeds een goede stimulans wanneer mensen op afstand werken. U kunt ook cadeaubonnen of bedankpakketten aanbieden die per post worden bezorgd. Bedenk wat het beste past bij uw bedrijfscultuur en doelstellingen.

Maar hoe verhoudt zich dit tot samenwerking in teams op afstand? Simpel gezegd, prikkels geven mensen redenen om harder te werken en doelen te bereiken. Als u duidelijk bent in uw behoeften en voldoende feedback geeft, is er een vaste weg naar succes voor alle medewerkers. Kortom, incentives geven mensen de motivatie om samen te werken zoals jij dat wilt.

Transscriptor gebruiken voor communicatie op afstand

Het volgen van deze 7 tips zou de samenwerking van uw team op afstand moeten verbeteren. Mensen beloningen aanbieden voor het behalen van uw doelen is altijd de gemakkelijkste weg naar succes. Zorg er natuurlijk voor dat u alle vergaderingen op afstand bijhoudt om ervoor te zorgen dat mensen weten wat er is gezegd.

De eenvoudigste manier om dit te doen is met de automatische transcriptiesoftware van Transkriptor . U uploadt uw bestand en het verandert het in een teksttranscriptie, compleet met tijdstempels. Je hebt de mogelijkheid om het gratis te proberen, en je zult merken dat onze betaalde transcriptiediensten 98% goedkoper zijn dan de concurrenten.

Probeer Transkriptor vandaag nog om te zien hoe het kan helpen bij de samenwerking met uw team op afstand.

Share:

More Posts

Wat is een transcriptie-app?

Mobiele apps hebben verschillende nuttige diensten voor ons zeer toegankelijk gemaakt. U kunt een product of dienst ontvangen door op een paar knoppen te klikken.