Gebruik spraak-naar-tekstconversie voor uw vergaderingen

Geschatte leestijd: 12 minutes

We hebben allemaal hetzelfde acute probleem: strikte en soms rigide werkuren. We moeten de bedrijfsnormen volgen en geen grenzen verleggen of bezuinigen. Dit resulteert in enorm tijdrovend werk thuis omdat we niet zoveel vrije tijd krijgen. Laten we daarom een diepe duik nemen in hoe geavanceerd technologiegebruik, meer specifiek spraak-naar-tekst-tools, kan helpen de productiviteit te verhogen terwijl u zich in de thuisbureaumodus bevindt.

Voor velen die op het punt staan van start te gaan in dit seizoen van verhoogde eisen, willen we je wat begeleiding bieden. Gebruik uw hefboomwerking en verbeter persoonlijke productiviteit omwille van succes.

Technologie en software hebben tegenwoordig tal van functies die kunnen helpen bij het balanceren van werk en leven. Er zijn tools waarmee u vergaderingen kunt opnemen en opslaan door uw opgenomen spraakbestanden in tekst om te zetten. Hierdoor kunt u de vergadertijd gebruiken voor grotere investeringen, zoals facilitering, discussie en onderhandelingen.

Hier zijn enkele strategieën die onze problemen kunnen oplossen.

Laten we ons eerst concentreren op de algemene tips voor een vergadering

Wat zijn de regels voor het houden van een succesvolle zakelijke bijeenkomst?

Geef een plan voor de vergadering uit zodat mensen weten wat er gaat gebeuren

Een goed georganiseerde vergadering kan tot een beter resultaat leiden dan een slecht georganiseerde vergadering. Een duidelijk overzicht van alle komende evenementen en onderwerpen, inclusief wat er gaat gebeuren en wanneer. Om nog maar te zwijgen van een besef van tijdschema’s zorgt ervoor dat iedereen op schema ligt om de vergaderdoelen te bereiken.

Het belang van een duidelijke inhoudsopgave en schema kan niet genoeg worden geprezen. Voordat we de vergadering ingaan, moet iedereen in de kamer weten hoe uw vergadering zal worden gestructureerd. Ook wat je gaat presenteren, wat je ervan verwacht en eventuele beperkingen die tijdens de bijeenkomst worden opgelegd.

Woman holding phone to turn her voice to text

Een goede inhoudsopgave omvat 4 aspecten: doelstellingen, inhoud, tijdschema en personeel.

Probeer snel en effectief ter zake te komen

Focus op wat het belangrijkst is. Een overtuigende toespraak kan binnen enkele minuten bondig en krachtig worden gehouden.

Als manager is het een van uw verantwoordelijkheden om te spreken tijdens vergaderingen, nieuwe projecten of bedrijven waar u aan werkt te introduceren of om met collega’s in discussie te gaan. Maak een inleiding die creatief is, maar ook beperkt is tot het beperken van toespraken tijdens vergaderingen.

Van alles wat ik heb gehoord en gezien, bereidt het beperken van een toespraak je voor op een betere betrokkenheid bij je publiek. Er is een informatie-overload waarbij alles wordt opgeschreven en men zo snel de kernboodschap uit het oog verliest. Bovendien helpt het beperken van toespraken tijd te besparen en schaarse middelen ook efficiënter toe te wijzen!

Vertrouw niet te veel op Microsoft Office-hulpprogramma’s

Overspoel uw publiek niet met informatie via PowerPoint-dia’s door te veel hoofdpunten op te nemen. Dit verstoort het gesprek en maakt het moeilijk voor het publiek om informatie te onthouden of te begrijpen, in plaats daarvan de juiste hoeveelheid gegevens op de dia’s op te nemen en ze te betrekken bij animaties

In zakelijke bijeenkomsten waar veel documentatie over een bepaald onderwerp moet zijn, worden PowerPoint-presentaties belangrijker en noodzakelijker. Er is een dunne lijn tussen mensen interesseren en informeren, en dat is wat de lijn zou moeten zijn volgens een infographic. Als u er zeker van wilt zijn dat uw boodschap duidelijk overkomt, houdt u deze kort en boeiend, maar overlaadt u deze nooit met gegevens.

Het is gemakkelijk voor ons publiek om afgeleid te worden door de afbeeldingen of zelfs de grote stukken tekst. Het is dus aan ons als presentatoren om ervoor te zorgen dat we hen begeleiden bij wat ze moeten weten en ze niet zomaar op een splitsing in de weg achterlaten.

Calculator

Vat de inhoud van uw zakelijke bijeenkomsten samen (gebruik de kracht van spraak-naar-teksttools!)

U moet de inhoud van de vergadering snel opnemen als u een strakke deadline heeft. Maar hoe doe je dit? Een oplossing is door iemand te vragen om aantekeningen te maken zodat u en andere teamleden hun aantekeningen kunnen delen. Of u kunt de vergadering gewoon opnemen en later uitschrijven.

De eerste betekent dat elk lid van een team de verantwoordelijkheid moet nemen voor het maken van aantekeningen, daarna is het aan hem of haar om ervoor te zorgen dat ze ook de rest van hun taken feilloos uitvoeren. Dit kan moeilijk zijn als alle teamleden niet verantwoordelijk zijn wanneer ze vergaderingen bijwonen. Je kunt eisen dat ze onvrijwillig hun aantekeningen delen om het in evenwicht te brengen, maar dan is er altijd een risico dat dit een pijnlijk onderwerp zal openen onder de aanwezigen langs de lijn

Spraak-naar-tekst-tools zijn populair geworden in kantoren. Geen zorgen meer over nauwkeurigheid en direct bewerken met de spraak-naar-tekst-tool. De voordelen van deze transcriptietools wegen ruimschoots op tegen hun enige grote nadeel, de geluidskwaliteit.

Desalniettemin breidt de technologie voor spraak naar tekst zich elke dag uit met nieuwe software en nieuwere technieken om zachte gesproken zinnen te transcriberen. Met deze spraak-naar-tekst-tools is het mogelijk om in minder tijd vergaderoverzichten te maken.

Tools zoals Otter.ai en Transkriptor zijn efficiënt voor het converteren van spraak naar tekst of om gewoon de audio van je idee te kunnen nemen en het in tekst om te zetten.

Een vergadering houden met een beperkt aantal mensen

In de loop van de tijd hebben wetenschappers onderzoek gedaan naar de effecten van groepsdenken en vergadergrootte. Wat ze ontdekten was dat als er meer dan 20 mensen bij een bijeenkomst betrokken zijn, individuele prestaties met 10% afnemen.

Een ontwrichtende onderzoeker van de Universiteit van Iowa deed een onderzoek naar het effect van jurygroottes en hun beraadslagingen op vonnissen. Hij ontdekte dat naarmate er meer juryleden werden overwogen voor een advies, het meer zwakke punten in zijn redenering zou gaan vertonen.

A businessperspon calculating some figures

Dus waarom is dit van belang? Vergaderingen met lang geplande lijsten kosten bedrijven uiteindelijk enorm veel tijd en geld, aangezien er maar een paar mensen aanwezig zijn die de geplande items doornemen. Om de groep zo scherp en impactvol mogelijk te houden, moet u een klein aantal mensen bij uw vergaderingen betrekken.

Maak de vergadering interactief

Vergaderingen met mensen zijn beter dan vergaderingen waarbij alleen de bedrijfseigenaren beslissingen nemen. Vergaderingen met samenwerking en open discussie zijn beter, zodat iedereen het gevoel heeft dat er naar hem wordt geluisterd en ze zelf details kunnen toevoegen. Wanneer een vergadering op deze manier betrokken raakt, is er op de lange termijn weinig kans op miscommunicatie.

We weten allemaal hoe vergaderingen kunnen zijn – soms slepen ze gewoon voort, vaak heeft de persoon voor hen te veel macht en anderen hebben niet het gevoel dat ze een stem hebben of het gevoel dat ze er helemaal bij betrokken zijn.

Vergaderingen moeten ook meer een teambuilding-oefening zijn. Er zijn manieren waarop vergaderingen geen momentum kunnen hebben. Het betekent dat er een gebrek aan betrokkenheid bij de medewerkers van het bedrijf zal zijn. Een methode is om medewerkers te betrekken bij vergaderingen door ze anoniem te laten stemmen over verschillende onderwerpen en vragen. Of je kunt ze haasten om vragen te stellen die ze hebben over het onderwerp dat wordt besproken tijdens de vergadering(en) die worden besproken.

Controle van de deelnemers na de vergadering

Het is belangrijk om een vervolgbericht te sturen om deelnemers te bedanken voor hun aanwezigheid op uw vergaderingen en om vergadernotities te delen zodat ze op dezelfde pagina staan als u met hun volgende stappen.

Maar stuur deelnemers niet alleen een bedankje, deel tijdens een vervolgbijeenkomst meer details over de vervolgstappen in het proces.

Zorg er als begeleiders van de bijeenkomst voor dat alle deelnemers zich betrokken voelen en weten wat er van hen wordt verlangd. Om ervoor te zorgen dat iedereen synchroon loopt en hoopvol is over het project/de taak die eraan zit te komen, is het een goed idee om actiepunten/einddatums/herinneringen van het project te delen tijdens die laatste vergadering. Er wordt ook gezegd dat je ervoor moet zorgen dat iedereen duidelijk is met de verschillende bewegende delen. Zoals deadlines en leiders van het team in elke fase van brainstormen of sessies. Luister aandachtig om niemand te verwaarlozen, vooral degenen die niet luidruchtig zijn aan de discussietafel.

Wat zijn de regels voor online vergaderingen?

We hebben het gehad over de regels waar je je aan moet houden bij het presenteren/houden van een toespraak. Maar soms bevindt u zich misschien aan de ontvangende kant van de vergaderingen. Bovendien is de populariteit van online vergaderen sinds de pandemie enorm gestegen. Dus iedereen zou moeten leren hoe zich te gedragen in één. En dat is de vraag die we hierna zullen proberen te beantwoorden: hoe moet je handelen in online meetings?
1. Let op wat je draagt
2. Kijk nergens te veel behalve de camera/het scherm
3. Kijk wat er op je achtergrond staatblank

Let op wat je draagt

Bij het kleden voor een online vergadering moeten zakelijke professionals altijd in gedachten houden hoe hun afbeelding zal worden gezien door degenen die aanwezig zijn en aan de andere kant van de webcam. Bepaalde soorten kleding hebben verschillende betekenissen achter hen. Zorg ervoor dat u gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen uw werk en uw privéleven. Of u kunt uw geloofwaardigheid in de zakenwereld verliezen.

Kijk nergens te veel behalve de camera/het scherm

Een belangrijk ding dat telefonische vergaderingen en andere soorten online vergaderingen zo veel beter maakt, is oogcontact. En hoewel de spreker of iemand anders misschien eerlijk genoeg is om het te noemen, mag je nooit iets aannemen. Als je een video van een online vergadering bijwoont, kijk dan altijd in de camera.

A man who brainstorms

Fysieke grenzen stellen is niet de oplossing voor onderbrekingen. Mensen kunnen naar hun scherm kijken en toch worden afgeleid. Een manier om dit te voorkomen is door videotechnologie effectiever in te zetten. Zoals de CEO of panelleden in de ogen kijken als ze spreken. Dit zal ons helpen beter te luisteren en hen respect te tonen door niet afgeleid te worden door iets op de achtergrond.

Kijk wat er op je achtergrond staat

Bij het geven van een presentatie aan uw medewerkers is het essentieel dat de achtergrond er natuurlijk en professioneel uitziet. Dit zorgt ervoor dat de focus van hun aandacht op jou ligt en dat het alleen hen aangaat.

Technieken: Schakel alle andere lichtbronnen uit, zodat uw achtergrond zijn eigen stroombron heeft: de muur. De muur mag niet te rommelig of rommelig zijn. Omdat het afleiden van anderen tijdens de vergadering onnodige stress op alle anderen legt.

Wat zijn enkele voordelen van de tool Spraak naar tekst?

We hebben onlangs gesproken over hoe het nuttig zou zijn om na de vergadering vergadernotities klaar te hebben. Maar welke kant moet je op om ze te verwerven? Je denkt er toch niet aan om de hele vergadering op te schrijven, of wel? Je zou zoiets nooit moeten doen als er spraak-naar-tekst conversietechnologie is! Laten we eens kijken wat u met deze technologie kunt doen
1. Vergadernotities maken zonder tijd en moeite
2. Noteer waarover wordt gesproken in telefoongesprekken
3. Gebruik spraak-naar-tekst tijdens brainstormenblank

Vergadernotities maken zonder tijd en moeite

Als je net als veel andere professionals bent en je merkt dat je op een dag van vergadering naar vergadering rent, kan je werk gemakkelijker worden gemaakt met slechts enkele uren voorbereiding per week.

Spraak-naar-tekst software helpt niet alleen om de voortgang van projecten te volgen en op de hoogte te blijven van het werk. Het kan ook het buitensporige effect hebben om relaties te vergemakkelijken door ze transparanter te maken. Bovendien is het doornemen van sms-berichten in plaats van spreken niet alleen gemakkelijker voor de luisteraar, maar houdt ook elk detail van uw gesprekken beschikbaar om te bekijken, zelfs lang nadat ze zijn afgeluisterd.

Technologie is niets nieuws in kantoren. Het wordt zelden geïntroduceerd met de belofte dat mensen nooit meer hun handen vuil hoeven te maken. Spraak-naar-tekst-tools zijn tools die ons efficiëntere professionals maken en onze productiviteit helpen verhogen.

Een van de meest populaire vormen van deze technologische vooruitgang is transcriptie. Vergadermemo’s, presentaties en gesprekken kunnen automatisch worden geconverteerd. En het doet dat ook met een onberispelijke nauwkeurigheid. Het gebruik van spraak-naar-tekst-tools heeft veel professionals op verschillende manieren geprofiteerd. Nu hoeven ze niet meteen na een vergadering aantekeningen te maken. Ze nemen het gewoon op in een digitaal formaat, omdat het nauwkeurig wordt getranscribeerd.

Noteer waarover wordt gesproken in telefoongesprekken

De meeste mensen voeren of beantwoorden dagelijks talloze telefoontjes. Deze gesprekken omvatten vaak professionele en persoonlijke gesprekken, beide potentieel zeer belangrijk. Hoewel onbeleefd om op dit moment niet op te letten of te lang te multitasken, kan het moeilijk zijn om alles te onthouden en tegelijkertijd goede aantekeningen te maken.

Daarom is er spraak-naar-tekst software beschikbaar – deze technologie stelt de software in staat om te transcriberen wat je hebt opgenomen. De transcripties worden dan automatisch gearchiveerd en doorzoekbaar. Wat vooral handig is bij grote projecten. Veel mensen vinden het aantrekkelijk omdat deze oplossing eenvoudig, goedkoop en zeer effectief is.

A man who transcribes his voice

Spraak naar tekst gebruiken tijdens brainstormen

Een van de nadelen van brainstormen met je handen is dat het meestal traag is om je gedachten op te schrijven. Veel mensen kunnen dingen niet snel genoeg opschrijven en raken gefrustreerd en geven het op. Het punt van het bedenken van ideeën is om ze naar buiten te brengen en op te schrijven

Bij het bedenken van nieuwe ideeën is het belangrijk om een tool te hebben waar je in kunt praten.

Veel schrijvers profiteren niet volledig van de technologische vooruitgang door in stilte te brainstormen en hun stem in tekst om te zetten. Lijd niet door je eigen regels aan een writer’s block. Gebruik in plaats daarvan spraakmemo’s om een wat soepelere manier te dicteren om alles op te nemen wat u zegt. Spraakopnamen zijn gemakkelijker voor mensen die niet koortsachtig kunnen typen op een toetsenbord of muis. Omdat het hen in staat stelt te spreken en te pauzeren als dat nodig is.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts

Wat is een transcriptie-app?

Mobiele apps hebben verschillende nuttige diensten voor ons zeer toegankelijk gemaakt. U kunt een product of dienst ontvangen door op een paar knoppen te klikken.