회의에 음성을 텍스트로 변환 사용

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우리 모두는 엄격하고 때로는 엄격한 근무 시간이라는 동일한 심각한 문제를 가지고 있습니다. 우리는 회사 규범을 따라야 하며 경계를 넓히거나 경계를 허물지 않아야 합니다. 그 결과 우리는 여가 시간이 많지 않기 때문에 집에서 엄청난 시간 소모적인 작업을 하게 됩니다. 따라서 고급 기술 사용, 보다 구체적으로 음성을 텍스트로 변환하는 도구가 홈 데스크 모드에 있는 동안 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 자세히 살펴보겠습니다.

수요가 증가하는 이번 시즌에 본격 가동을 시작하려는 많은 분들을 위해 몇 가지 지침을 제공하고자 합니다. 성공을 위해 지렛대를 사용하고 개인 생산성을 향상시키십시오.

오늘날 기술과 소프트웨어에는 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 되는 많은 기능이 있습니다. 녹음된 음성 파일을 텍스트로 변환하여 회의를 녹음하고 저장할 수 있는 도구가 있습니다. 이를 통해 회의 시간을 촉진, 토론 및 협상과 같은 더 큰 투자에 사용할 수 있습니다.

여기 우리의 문제를 해결할 수 있는 몇 가지 전략이 있습니다.

먼저 회의에 대한 일반적인 팁에 중점을 두겠습니다.

성공적인 비즈니스 미팅을 위한 규칙은 무엇입니까?

사람들이 곧 일어날 일을 알 수 있도록 회의 계획을 제시하십시오

잘 조직된 회의는 제대로 조직되지 않은 회의보다 더 나은 결과를 가져올 수 있습니다. 무슨 일이 언제 일어날지 포함하여 앞으로의 모든 이벤트와 주제에 대한 명확한 개요. 시간 프레임에 대한 인식은 말할 것도 없이 모든 사람이 회의 목표를 달성하기 위한 궤도에 있음을 보장합니다.

명확한 목차와 스키마의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 회의에 들어가기 전에 회의실에 있는 모든 사람들은 회의가 어떻게 구성되는지 알아야 합니다. 또한 발표할 내용, 발표 내용에서 기대하는 내용, 회의 중에 부과될 제한 사항에 대해서도 설명합니다.

Woman holding phone to turn her voice to text

좋은 목차는 목표와 목적, 내용, 기간, 인사의 4가지 측면을 다룹니다.

요점에 빠르고 효과적으로 도달하기 위해 노력하십시오.

가장 중요한 것에 집중하세요. 설득력 있는 연설은 몇 분 안에 간결하고 강력하게 전달될 수 있습니다.

관리자로서 귀하의 책임 중 하나는 회의에서 연설하고, 현재 진행 중인 새로운 프로젝트 또는 비즈니스를 소개하거나, 동료와 토론에 참여하는 것입니다. 창의적이면서도 회의에서 연설을 제한하는 범위로 제한된 소개를 작성하십시오.

내가 듣고 본 모든 것에서 연설을 제한하면 청중과 더 잘 참여할 수 있습니다. 모든 것이 기록되고 사람들이 이런 식으로 핵심 메시지를 빠르게 추적하지 못하는 정보 과부하가 있습니다. 또한 연설을 제한하면 시간을 절약하고 부족한 리소스를 더 효율적으로 할당하는 데 도움이 됩니다!

Microsoft Office 도구에 너무 의존하지 마십시오

너무 많은 요점을 포함하여 PowerPoint 슬라이드를 통해 청중에게 정보를 넘치게 하지 마십시오. 이것은 대화를 비틀거리게 만들고 청중이 정보를 유지하거나 이해하기 어렵게 만듭니다. 대신 슬라이드에 적절한 양의 데이터를 포함하고 애니메이션으로 참여시킵니다.

주어진 주제에 대한 많은 문서가 있어야 하는 비즈니스 회의에서 PowerPoint 프레젠테이션은 더욱 중요해지고 필요합니다. 사람들에게 관심을 갖게 하는 것과 인포그래픽에 따르면 어떤 선이 있어야 하는지 알려주는 것 사이에는 얇은 선이 있습니다. 메시지가 명확하게 전달되도록 하려면 짧고 매력적으로 유지하되 데이터에 과부하가 걸리지 않도록 하십시오.

청중은 그림이나 큰 덩어리의 텍스트로 인해 주의가 산만해지기 쉽습니다. 따라서 우리는 발표자로서 그들이 알아야 할 사항을 안내하고 단순히 길의 갈림길에 놔두지 않도록 해야 합니다.

Calculator

비즈니스 회의 내용 요약

마감 시간이 촉박한 경우 회의 내용을 빠르게 녹음해야 합니다. 하지만 어떻게 합니까? 한 가지 해결책은 다른 사람에게 메모를 작성하도록 요청하여 귀하와 다른 팀 구성원이 메모를 공유하도록 하는 것입니다. 또는 회의를 녹음하고 나중에 기록할 수 있습니다.

첫 번째는 팀의 각 구성원이 메모 작성에 대한 책임을 져야 한다는 것을 의미하고, 나머지 작업도 실패 없이 수행하는지 확인하는 것은 팀의 각 구성원에게 달려 있습니다. 모든 팀 구성원이 회의에 참석할 때 책임이 없는 경우 어려울 수 있습니다. 균형을 맞추기 위해 무의식적으로 메모를 공유하도록 요구할 수 있지만, 그러면 참석자들 사이에 아픈 주제가 열릴 위험이 항상 있습니다.

음성-문자(Voice-to-Text) 도구는 사무실에서 널리 사용됩니다. 음성-텍스트 도구에서 더 이상 정확성에 대한 걱정과 즉각적인 편집이 필요 없습니다. 이러한 필사 도구의 장점은 오디오 품질이라는 주요 단점보다 훨씬 큽니다.

그럼에도 불구하고 음성을 텍스트로 변환하는 기술은 새로운 소프트웨어와 부드러운 구를 전사하는 새로운 기술로 매일 확장되고 있습니다. 이러한 음성-텍스트 변환 도구를 사용하면 더 짧은 시간에 회의 요약을 작성할 수 있습니다.

Otter.ai 및 Transkriptor와 같은 도구는 음성을 텍스트로 변환하거나 아이디어의 오디오를 텍스트로 변환하는 데 효율적입니다.

제한된 수의 사람들과 회의 진행

시간이 지남에 따라 과학자들은 집단 사고와 회의 규모의 효과를 연구해 왔습니다. 그들이 발견한 것은 20명이 넘는 사람들이 회의에 참여하면 개별 성과가 10% 감소한다는 것입니다.

아이오와 대학(University of Iowa)의 파괴적인 연구 과학자는 배심원 규모와 배심원의 심의가 평결에 미치는 영향을 조사하기 위한 연구를 수행했습니다. 그는 의견에 대해 더 많은 배심원들이 고려될수록 추론에 더 많은 약점을 보이기 시작할 것임을 발견했습니다.

A businessperspon calculating some figures

이것이 왜 중요합니까? 일정이 긴 목록이 포함된 회의는 일정 항목을 검토하는 소수의 사람만 참석하여 막대한 시간과 비용을 낭비하게 됩니다. 그룹을 가장 날카롭고 영향력 있게 유지하려면 회의에 소수의 사람들을 참여시켜야 합니다.

회의를 대화형으로 만들기

사람들이 포함된 회의는 사업주들만이 결정을 내리는 회의보다 더 나을 것입니다. 협업과 열린 토론을 포함하는 회의는 모든 사람이 자신의 이야기를 듣고 있는 것처럼 느낄 뿐만 아니라 자신의 세부 사항을 추가할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 이런 식으로 회의가 진행되면 장기적으로 잘못된 의사 소통이 발생할 가능성이 거의 없습니다.

우리는 모두 회의가 어떤 식으로 진행되는지 압니다. 때때로 회의가 계속 진행되고 종종 앞에 있는 사람이 너무 많은 권한을 갖고 있고 다른 사람들은 회의에 자신이 관여할 것이라는 느낌이나 목소리가 있는 것처럼 느끼지 않습니다.

회의는 또한 팀 빌딩 연습에 가깝습니다. 회의에 추진력이 부족할 수 있는 방법이 있습니다. 그것은 회사 직원들 사이에 참여가 부족할 것임을 의미합니다. 직원들을 회의에 참여시키는 한 가지 방법은 다양한 주제와 질문에 대해 익명으로 투표하도록 하는 것입니다. 또는 토론 중인 회의(들)에서 논의 중인 주제에 대해 질문을 서두르게 할 수 있습니다.

회의 후 참가자 확인

참가자가 회의에 참석한 것에 대해 감사하고 회의 메모를 공유하여 다음 단계에서 나와 같은 페이지에 있도록 후속 메시지를 보내는 것이 중요합니다.

그러나 참가자들에게 감사 메시지만 보내는 것이 아니라 후속 회의에서 다음 단계가 어떤 과정인지 자세히 공유하십시오.

회의 진행자로서 모든 참가자가 소속감을 느끼고 그들에게 필요한 것이 무엇인지 알도록 하십시오. 모든 사람이 동기화 상태를 유지하고 다가오는 프로젝트/작업에 대해 희망을 가질 수 있도록 마지막 회의에서 실행 포인트/프로젝트 마감 날짜/알림을 공유하는 것이 좋습니다. 또한 모든 사람이 움직이는 부품이 서로 다른지 확인해야 한다고 말합니다. 브레인스토밍 또는 세션의 모든 단계에서 마감일 및 팀 리더와 같은. 다른 사람, 특히 토론 테이블에서 목소리를 내지 못하는 사람을 소홀히 하지 않도록 주의 깊게 경청하십시오.

온라인 회의의 규칙은 무엇입니까?

우리는 발표/진행 시 지켜야 할 규칙에 대해 이야기했습니다. 그러나 때때로 당신은 회의를 받는 쪽일 수 있습니다. 또한 전염병 이후 온라인 회의의 인기가 엄청나게 높아졌습니다. 따라서 모든 사람은 하나에서 행동하는 법을 배워야합니다. 그리고 그것이 우리가 다음에 대답하려고 시도할 질문입니다. 온라인 회의에서 어떻게 행동해야 합니까?
1. 당신이 무엇을 입고 있는지 생각하십시오
2. 카메라/스크린 외에 다른 곳을 너무 많이 보지 마십시오.
3. 당신의 배경에 무엇이 있는지 살펴보십시오.blank

당신이 무엇을 입고 있는지 생각

온라인 회의를 위해 옷을 입을 때 비즈니스 전문가는 참석자와 웹캠 반대편에서 자신의 이미지가 어떻게 보일지 항상 염두에 두어야 합니다. 특정 유형의 의복에는 그 뒤에 다른 의미가 있습니다. 직장 생활과 개인 생활을 쉽게 구분할 수 있는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 비즈니스 세계에서 신뢰를 잃을 수 있습니다.

카메라/스크린 이외의 다른 곳을 너무 많이 보지 마십시오.

전화 회의 및 기타 유형의 온라인 회의를 훨씬 더 좋게 만드는 한 가지 주요 기능은 눈맞춤입니다. 그리고 연사나 다른 누군가가 그것을 언급할 만큼 정직할 수 있지만, 아무 것도 가정하지 마십시오. 온라인 회의 비디오에 참석하는 경우 항상 카메라를 바라보십시오.

A man who brainstorms

물리적 경계를 설정하는 것은 중단에 대한 해결책이 아닙니다. 사람들은 화면을 보고도 여전히 주의가 산만할 수 있습니다. 이를 피하는 한 가지 방법은 비디오 기술을 보다 효과적으로 활용하는 것입니다. 예를 들어 CEO나 패널이 말할 때 눈을 쳐다봅니다. 이것은 우리가 더 잘 듣는 데 도움이 되며 배경에 있는 어떤 것에도 주의를 돌리지 않음으로써 그들에게 존경을 표시하는 데 도움이 됩니다.

배경 화면 보기

직원들에게 프레젠테이션을 할 때 배경이 자연스럽고 전문적으로 보이도록 하는 것이 중요합니다. 이것은 그들의 관심이 당신에게 집중되고 그들에게만 관심이 될 것임을 보장합니다.

기술: 배경에 자체 전원인 벽이 있도록 다른 모든 광원을 끕니다. 벽이 너무 지저분하거나 어수선해서는 안됩니다. 회의 중에 다른 사람의 주의를 산만하게 하는 것은 다른 모든 사람에게 불필요한 스트레스를 주기 때문입니다.

Voice to Text 도구의 장점은 무엇입니까?

우리는 최근에 회의 후에 회의록을 준비하는 것이 얼마나 유익한지에 대해 이야기했습니다. 그러나 당신은 그들을 얻기 위해 어떤 길을 가야합니까? 회의 전체를 기록할 생각은 아니지 않습니까? 음성을 텍스트로 변환하는 기술이 있을 때 절대 그런 짓을 해서는 안 됩니다! 이 기술로 할 수 있는 일을 봅시다
1. 시간과 노력 없이 회의록 작성
2. 전화 통화 내용을 기록하십시오.
3. 브레인스토밍 시 Voice to Text 사용blank

시간과 노력 없이 회의 메모 작성

당신이 세상의 많은 전문가와 같으며 하루 만에 회의에서 회의로 달려가고 있는 자신을 발견한다면 매주 몇 시간만 준비하면 작업이 더 쉬워질 수 있습니다.

음성을 텍스트로 변환하는 소프트웨어는 프로젝트 진행 상황을 추적하고 작업을 파악하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 또한 관계를 보다 투명하게 만들어 관계를 촉진하는 엄청난 효과를 가질 수 있습니다. 또한, 말하는 것보다 문자 메시지를 통해 진행하는 것은 듣는 사람의 정신 건강에 더 쉬울 뿐만 아니라 대화의 모든 세부 사항을 엿들은 후에도 검토할 수 있도록 유지합니다.

기술은 사무실에서 새로운 것이 아닙니다. 인간이 다시는 손을 더럽힐 필요가 없을 것이라는 약속과 함께 소개되는 경우는 거의 없습니다. 음성 텍스트 변환 도구는 우리를 보다 효율적인 전문가로 만들고 생산성 수준을 높이는 데 도움이 되는 도구입니다.

이러한 기술 발전의 가장 인기 있는 형태 중 하나는 전사입니다. 회의 메모, 프레젠테이션 및 대화를 자동으로 변환할 수 있습니다. 그리고 그것은 또한 흠잡을 데 없는 정확성으로 그렇게 합니다. 음성을 텍스트로 변환하는 도구의 사용은 여러 가지 면에서 많은 전문가에게 도움이 되었습니다. 이제 회의가 끝난 직후에 메모를 할 필요가 없습니다. 정확하게 기록될 것이기 때문에 단순히 디지털 형식으로 기록합니다.

전화 통화에서 이야기되는 내용을 적어 두십시오.

대부분의 사람들은 매일 수많은 전화를 걸거나 받습니다. 이러한 대화에는 종종 직업적 대화와 개인적인 대화가 포함되며 둘 다 잠재적으로 매우 중요합니다. 순간에 집중하지 않거나 너무 오랫동안 멀티태스킹을 하는 것은 무례하지만, 모든 것을 기억하고 동시에 좋은 메모를 하는 것은 어려울 수 있습니다.

이것이 바로 음성-문자(Voice-to-Text) 소프트웨어가 있는 이유입니다. 이 기술을 사용하면 소프트웨어가 녹음한 내용을 전사할 수 있습니다. 그러면 스크립트가 자동으로 보관되고 검색할 수 있습니다. 큰 프로젝트에 특히 유용합니다. 이 솔루션이 간단하고 저렴하며 매우 효과적이기 때문에 많은 사람들이 이 솔루션을 매력적으로 생각합니다.

A man who transcribes his voice

브레인스토밍 시 Voice to Text 사용

손으로 브레인스토밍하는 것의 단점 중 하나는 생각을 기록하는 것이 일반적으로 느리다는 것입니다. 많은 사람들이 내용을 빨리 기록하지 못하고 좌절하고 포기합니다. 아이디어를 떠올리는 요점은 아이디어를 꺼내어 기록하는 것입니다.

새로운 아이디어가 떠오를 때 이야기할 수 있는 도구를 갖는 것이 중요합니다.

많은 작가들이 조용히 브레인스토밍을 하고 목소리를 텍스트로 바꾸는 방식으로 기술의 발전을 충분히 활용하지 않습니다. 나만의 룰로 작가의 블럭으로 괴로워하지 마세요. 대신 음성 메모를 사용하여 말하는 모든 내용을 좀 더 부드럽게 녹음할 수 있습니다. 키보드나 마우스로 열성적으로 타이핑할 수 없는 사람들에게는 음성 녹음이 더 쉽습니다. 필요에 따라 말하고 일시 중지할 수 있기 때문입니다.

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