Googleハングアウトの会議を書き写す方法を知っていると、ビデオ会議の記録を書面で残す必要がある企業にとって便利です。
Googleハングアウトとは?
Googleハングアウトは、コンシューマーレベルのVoIP(Voice over Internet Protocol)サービスです。 2013年に発売されたこのソフトは、よく知られたGoogle Meetsとほぼ同じものです。 2020年以前は、Googleハングアウトが個人向けだったのに対し、Googleミーツは有料のビジネス専用サービスでした。
どちらも現在は誰でも無料で使えますが、GoogleはMeetsとChatに取って代わられたため、 2022年11月に ハングアウトを閉鎖することを発表しています。 ただし、以下の手順は、どちらのビデオ会議サービスでも有効です。
Googleハングアウトのミーティングを書き起こす理由
最も基本的なレベルでは、トランスクリプションとは、オーディオまたはビデオコンテンツを文字にしたものである。 しかし、なぜこれが役に立つのでしょうか。
Googleハングアウトの会議の書き起こしを持つことは、次のようなことに利用できます。
- ノートを受け継ぐ 例えば、会議に出席していない人がいた場合、議論のキャッチボールがしやすくなるのです。
- マーケティングコンテンツの作成 テキストファイルは、ブログ記事、YouTubeのビデオスクリプト、ソーシャルメディアのキャプション、ポッドキャストのコンテンツにすることができます。 トランスクリプトをコピー&ペーストするだけではないかもしれませんが、オーディオファイルよりも書面の方が参照しやすいのです。
- 会議の議事録作成 議事録とは若干異なりますが、議論のログを記録するものであることに変わりはありません。
- 効率化を図る。 テープ起こしをすることで、参加者は自分でメモを取る必要がなくなり、より実際の議論に集中することができます。
Googleハングアウトのミーティングを書き起こす方法
Googleハングアウトの会議を書き写す方法にはいくつかの選択肢があり、以下に詳しく説明します。 しかし、 会議の記録を 作成するためには、まず会議そのものを記録することが必要です。
パソコンで会議を録音する方法
Googleハングアウトには録画機能が搭載されているため、パソコンで簡単に会議を録画することができます。 その手順とは
- デスクトップのブラウザから通常通りハングアウト会議に参加します。
- 上部の縦に並んだ3つの点をクリックすると、「その他」メニューが表示されます。
- そこから、「会議の記録」をクリックします。 この段階からすべて記録されます。
- 停止するには、同じメニューから「録画の停止」をクリックします。
- ハングアウトは自動的にファイルをGoogleドライブに保存します。
スマートフォンやタブレットで会議を録音する方法
モバイル端末でGoogleハングアウトの会議を録画するには、2つのオプションがあります。 1つ目は、タブレットの場合だと思いますが、ハングアウトアプリを使用している場合は上記の手順で行います。
しかし、スマートフォンでは、端末に搭載されている画面録画機能を利用することもできます。 これは簡単な作業です。
- デバイスのコントロールセンターまたはドロップダウン設定メニューに移動します。
- 画面録画のオプションを探し、それをタップします。
- 会議が終了したら、同じボタンをタップして録音を停止します。
Googleハングアウトのミーティングを手動で文字起こしする方法
ハングアウトの会議を書き写すには、手動で行うという方法もあります。 特に、複数のスピーカーによる長時間の会議であれば、この作業は長くなる可能性があります。 簡単にご案内します。
- 会議を録音する。 上記の手順で行ってください。
- 録音を聴く 最初に内容を聞いて、スピーカーやトピックに慣れておく。 可能であれば、登壇者のリストを作成する。
- 書き写しを開始する。 初期の段階では、精度にこだわらないことです。 ただ、できるだけ多くのコンテンツをダウンさせるようにします。 理想的なのは、新しいスピーカーに交代するときに改行を入れることです。
- 転記を整理する。 このステップで、テープ起こしの最終確認に入ります。 スピーカーが適切に分割されているか、句読点が正しいかを確認する。 混乱しそうな言葉に耳を傾ける 例えば、”there” と “their” です。
- タイムスタンプを追加する。 スピーカーが適切に配置されていれば、そのセクションの開始時刻をタイムスタンプで追加することができます。 できるだけ正確に、秒単位まで確認すること。
長所
- 手動転写は無料であり、余分なソフトウェアは必要ありません。 ワープロ(Google Docsなど)と録音があれば、他には何も必要ありません。
- タイピングが速く、聞き取り能力のある人なら、最短2回の聞き取りで手書きのテープ起こしができるだろう。
短所
- 手作業での転写は時間がかかるものです。 例えば、すべての内容を理解するためには、4~5回音声を聴く必要があるかもしれません。
- 精度を保証するものではありません。 書き起こしは、スペル、文法、リスニングのスキルがあって初めて成立します。
Googleハングアウトの会議を自動で文字起こしする方法
もう一つの方法は、 Transkriptorなどの 自動転写プラットフォームを利用することです。 手順は以下の通りです。
- 会議を録音する。
- 音声/動画ファイルをテープ起こし用プラットフォームにアップロードします。
- トランスクライブにお任せください。
- 次に、必要な編集を行います。
- 最後に、ご希望のテキストファイル形式でダウンロードしてください。
長所
- 自動転写は、自分で正確さにこだわる必要がないため、素早く簡単に行えます。
- 自動化されたプラットフォームでは、タイムスタンプやスピーカーがあればそれを追加しますが、これはより気の長い手順の1つです。
短所
- 不明瞭な音声は、テープ起こしの正確性を損なう可能性があります。
- 不明確な単語がある場合、混乱する可能性がありますが、テープ起こし後に簡単に編集することができます。
Googleハングアウト会議の文字起こしに関するよくある質問
設定とアクセシビリティのメニューでキャプションをオンにする。 ライブキャプションを探し、オン/オフを切り替えます。 オンにすると、キャプションが生成され、会議ファイルの一部として記録されます。
テキスト形式のHangoutsの会話をエクスポートするには、「設定」に進みます。 チャット」をクリックし、「エクスポート」というオプションを見つけます。 そして、テキストチャットをcsvファイルとしてダウンロードし、その中にあるメディアはzipファイルとしてダウンロードすることができます。
上記の手順を踏めば、Gmailアカウントにファイルをエクスポートすることができます。 そこから通常通りダウンロードして印刷することができる。