Usa la conversione da voce a testo per le tue riunioni

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Abbiamo tutti lo stesso problema acuto: orari di lavoro rigidi e talvolta rigidi. Dobbiamo seguire le norme aziendali ed evitare di superare i limiti o tagliare gli angoli. Ciò si traduce in un lavoro a casa che richiede molto tempo poiché non abbiamo molto tempo libero. Pertanto, diamo un’occhiata approfondita al modo in cui l’utilizzo di tecnologie avanzate, in particolare gli strumenti da voce a testo, possono aiutare ad aumentare la produttività mentre sei in modalità scrivania di casa.

Per molti che stanno per iniziare a correre in questa stagione di crescenti richieste, vogliamo offrirti alcune indicazioni. Usa la tua leva e migliora la produttività personale per il successo.

La tecnologia e il software al giorno d’oggi hanno molte funzionalità che possono aiutare a bilanciare lavoro e vita. Esistono strumenti che ti consentono di registrare e archiviare riunioni trasformando i file vocali registrati in testo. In questo modo, puoi utilizzare il tempo della riunione per maggiori investimenti come facilitazioni, discussioni e contrattazioni.

Ecco alcune strategie che possono risolvere i nostri problemi.

Per prima cosa concentriamoci sui suggerimenti generali per una riunione

Quali sono le regole per condurre una riunione di lavoro di successo?

Distribuisci un piano per l’incontro in modo che le persone sappiano cosa sta per accadere

Una riunione ben organizzata può portare a risultati migliori di una mal organizzata. Una chiara panoramica di tutti gli eventi e gli argomenti futuri, compreso cosa accadrà e quando. Per non parlare della consapevolezza dei tempi che assicura che tutti siano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi dell’incontro.

L’importanza di un sommario e di uno schema chiari non può essere sottovalutata. Prima di entrare nella riunione, tutti nella stanza dovrebbero sapere come sarà strutturata la tua riunione. Inoltre, cosa presenterai, cosa ti aspetti da esso ed eventuali restrizioni che verranno imposte durante la riunione.

Woman holding phone to turn her voice to text

Un buon sommario coprirebbe 4 aspetti: scopi e obiettivi, contenuto, tempi e personale.

Cerca di arrivare al punto in modo rapido ed efficace

Concentrati su ciò che conta di più. Un discorso persuasivo può essere pronunciato in modo conciso e potente in pochi minuti.

In qualità di manager, una delle tue responsabilità è parlare alle riunioni, presentare nuovi progetti o attività su cui stai lavorando o avviare discussioni con i colleghi. Crea un’introduzione creativa ma anche limitata all’ambito di come limitare i discorsi nelle riunioni.

Da tutto ciò che ho sentito e visto, limitare un discorso ti prepara a un migliore coinvolgimento con il tuo pubblico. C’è un sovraccarico di informazioni in cui tutto viene scritto e le persone perdono rapidamente traccia del messaggio principale in questo modo. Inoltre, limitare i discorsi aiuta a risparmiare tempo e alloca anche le scarse risorse in modo più efficiente!

Non fare troppo affidamento sugli strumenti di Microsoft Office

Non inondare il tuo pubblico di informazioni attraverso le diapositive di PowerPoint includendo troppi punti chiave. Ciò sbalordisce la conversazione e rende difficile per il pubblico conservare o comprendere le informazioni, invece, includere la giusta quantità di dati nelle diapositive e coinvolgerli con animazioni

Nelle riunioni di lavoro in cui deve esserci molta documentazione su un determinato argomento, le presentazioni PowerPoint diventano più importanti e necessarie. C’è una linea sottile tra l’interesse delle persone e l’informazione che è quella che dovrebbe essere la linea secondo un’infografica. Se vuoi assicurarti che il tuo messaggio arrivi in modo chiaro, mantienilo breve e coinvolgente, ma non sovraccaricarlo mai di dati.

È facile per il nostro pubblico farsi distrarre dalle immagini o anche dalle grandi porzioni di testo. Quindi spetta a noi come presentatori assicurarci di guidarli attraverso ciò che devono sapere e non semplicemente lasciarli a un bivio.

Calculator

Riassumi il contenuto delle tue riunioni di lavoro (usa la potenza degli strumenti Voice to Text!)

Devi registrare rapidamente il contenuto della riunione se hai una scadenza ravvicinata. Ma come si fa? Una soluzione è chiedere a qualcuno di prendere appunti per te e per gli altri membri del team di condividere i loro appunti. Oppure puoi semplicemente registrare la riunione e trascriverla in un secondo momento.

Il primo significa che ogni membro di una squadra deve assumersi la responsabilità di prendere appunti, quindi spetta a lui o lei assicurarsi che anche loro adempiano il resto dei loro compiti senza fallire. Questo può essere difficile se tutti i membri del team non sono responsabili quando partecipano alle riunioni. Puoi chiedere che condividano le loro note involontariamente per bilanciarlo, ma c’è sempre il rischio che questo apra un argomento dolente tra i partecipanti su tutta la linea

Gli strumenti da voce a testo sono diventati popolari negli uffici. Niente più problemi di precisione e modifiche istantanee sullo strumento di sintesi vocale. I vantaggi di questi strumenti di trascrizione superano di gran lunga il loro unico principale svantaggio, la qualità audio.

Tuttavia, la tecnologia per la voce in testo si espande ogni giorno con nuovi software e nuove tecniche per trascrivere frasi a bassa voce. Con questi strumenti voice-to-text, è possibile creare riepiloghi delle riunioni in meno tempo.

Strumenti come Otter.ai e Transkriptor sono efficienti per convertire la voce in testo o semplicemente per prendere l’audio della tua idea e trasformarla in testo.

Condurre una riunione con un numero limitato di persone

Nel corso del tempo, gli scienziati hanno studiato gli effetti del pensiero di gruppo e delle dimensioni delle riunioni. Quello che hanno scoperto è che se più di 20 persone sono coinvolte in una riunione, le prestazioni individuali diminuiranno del 10%.

Un ricercatore dirompente dell’Università dell’Iowa ha condotto uno studio per esaminare l’effetto delle dimensioni della giuria e delle loro deliberazioni sui verdetti. Ha scoperto che man mano che più giurati venivano presi in considerazione per un’opinione, avrebbe iniziato a mostrare più debolezze nel suo ragionamento.

A businessperspon calculating some figures

Allora perché è importante? Le riunioni che coinvolgono elenchi programmati lunghi finiscono per costare alle aziende un’enorme quantità di tempo e denaro con solo poche persone presenti che stanno rivedendo gli elementi programmati. Per mantenere il gruppo più acuto e di maggior impatto, dovresti coinvolgere un piccolo numero di persone nelle tue riunioni.

Rendi la riunione interattiva

Le riunioni che includono le persone saranno migliori di quelle in cui sono solo gli imprenditori a prendere le decisioni. Le riunioni che implicano la collaborazione e la discussione aperta sono migliori in modo che tutti si sentano ascoltati, oltre a consentire loro di aggiungere dettagli propri. Quando una riunione viene coinvolta in questo modo, ci sono poche possibilità che si verifichino problemi di comunicazione a lungo termine.

Sappiamo tutti come possono essere gli incontri: a volte si trascinano, spesso la persona che ha di fronte ha troppo potere e altri non hanno la sensazione di avere voce o la sensazione che l’incontro li coinvolgerà affatto.

Le riunioni dovrebbero anche essere più un esercizio di team building. Ci sono modi in cui le riunioni possono mancare di slancio. Significa che ci sarà una mancanza di coinvolgimento tra i dipendenti dell’azienda. Un metodo per coinvolgere i dipendenti nelle riunioni consiste nel farli votare in modo anonimo su vari argomenti e domande. Oppure puoi farli affrettare a porre domande che hanno sull’argomento discusso nella riunione o nelle riunioni in discussione.

Verifica sui partecipanti dopo l’incontro

È importante inviare un messaggio di follow-up che ringrazia i partecipanti per la loro partecipazione alle riunioni e condivide le note della riunione in modo che siano sulla tua stessa pagina con i passaggi successivi.

Ma non limitarti a inviare ai partecipanti un messaggio di ringraziamento, condividi maggiori dettagli su quali sono i prossimi passi nel processo durante una riunione di follow-up.

In qualità di facilitatori dell’incontro, assicurati che tutti i partecipanti si sentano inclusi e sappiano cosa è loro richiesto. Per assicurarsi che tutti siano sincronizzati e fiduciosi riguardo al progetto/attività in arrivo, è un’ottima idea condividere punti di azione/date di scadenza/promemoria del progetto durante l’ultimo incontro. Continua anche dicendo che dovresti assicurarti che tutti siano chiari con le diverse parti mobili. Come scadenze e leader del team in ogni fase del brainstorming o della sessione. Ascolta attentamente per non trascurare nessuno, specialmente quelli che potrebbero non essere vocali al tavolo di discussione.

Quali sono le regole delle riunioni online?

Abbiamo parlato delle regole a cui dovresti attenerti quando presenti/conduci un discorso. Ma a volte potresti essere il destinatario delle riunioni. Inoltre, la popolarità delle riunioni online è aumentata enormemente dalla pandemia. Quindi tutti dovrebbero imparare a comportarsi in uno. E questa è la domanda a cui cercheremo di rispondere in seguito: come dovresti agire nelle riunioni online?
1. Fai attenzione a cosa indossi
2. Non guardare troppo da nessuna parte oltre alla fotocamera o allo schermo
3. Guarda cosa c’è nel tuo backgroundblank

Fai attenzione a cosa indossi

Quando si vestono per una riunione online, i professionisti dovrebbero sempre tenere a mente come la loro immagine sarà vista da coloro che stanno partecipando e dall’altra parte della webcam. Particolari tipi di abbigliamento hanno significati diversi dietro di loro. Assicurati che sia facile distinguere tra la tua vita lavorativa e la tua vita personale. Oppure puoi perdere credibilità nel mondo degli affari.

Non guardare troppo da nessuna parte oltre alla fotocamera o allo schermo

Una cosa principale che rende le chiamate in conferenza e altri tipi di riunioni online molto migliori è il contatto visivo. E mentre l’oratore o qualcun altro potrebbe essere abbastanza onesto da menzionarlo, non dare mai per scontato nulla. Se stai partecipando a un video di una riunione online, guarda sempre la fotocamera.

A man who brainstorms

Posizionare confini fisici non è la soluzione alle interruzioni. Le persone possono guardare i loro schermi ed essere comunque distratti. Un modo per evitarlo è sfruttare la tecnologia video in modo più efficace. Come guardare negli occhi il CEO oi membri del panel quando parlano. Questo ci aiuterà ad ascoltare meglio mentre mostra loro rispetto non facendoci distrarre da nulla in sottofondo.

Guarda Cosa c’è nel tuo background

Quando fai una presentazione ai tuoi dipendenti, è essenziale che lo sfondo appaia naturale e professionale. Ciò garantisce che il focus della loro attenzione sarà su di te e riguarderà solo loro.

Tecniche: spegni tutte le altre fonti di luce in modo che lo sfondo abbia la propria fonte di alimentazione: il muro. Il muro non dovrebbe essere troppo disordinato o disordinato. Perché distrarre gli altri durante la riunione metterà sotto stress tutti gli altri.

Quali sono alcuni vantaggi dello strumento Voice to Text?

Di recente abbiamo parlato di come sarebbe utile avere gli appunti della riunione pronti dopo la riunione. Ma da che parte dovresti andare per acquisirli? Non stai pensando di scrivere l’intera riunione, vero? Non dovresti mai fare cose del genere quando c’è la tecnologia di conversione da voce a testo! Vediamo cosa puoi fare con questa tecnologia
1. Prendi appunti sulla riunione senza tempo e fatica
2. Annota di cosa si parla nelle telefonate
3. Usa Voice to Text durante il brainstormingblank

Prendi appunti sulle riunioni senza tempo e fatica

Se sei come molti professionisti là fuori e ti ritrovi a correre da una riunione all’altra in un giorno, il tuo lavoro può essere semplificato con poche ore di preparazione ogni settimana.

Il software voice-to-text non solo aiuta a tenere traccia dello stato di avanzamento dei progetti e a rimanere al passo con il lavoro. Può anche avere l’effetto smisurato di facilitare le relazioni rendendole più trasparenti. Inoltre, leggere i messaggi di testo anziché parlare non solo è più facile per la sanità mentale dell’ascoltatore, ma mantiene anche ogni dettaglio delle tue conversazioni disponibile per la revisione anche molto tempo dopo che sono state ascoltate.

La tecnologia non è una novità negli uffici. Raramente viene introdotto con la promessa che gli umani non dovranno mai più sporcarsi le mani. Gli strumenti di sintesi vocale sono strumenti che ci rendono professionisti più efficienti e aiutano a migliorare i nostri livelli di produttività.

Una delle forme più popolari di questo progresso tecnologico è la trascrizione. I promemoria delle riunioni, le presentazioni e le conversazioni possono essere convertiti automaticamente. E lo fa anche con una precisione impeccabile. L’uso degli strumenti da voce a testo ha avvantaggiato molti professionisti in diversi modi. Ora non devono prendere appunti subito dopo la fine di una riunione. Lo registrano semplicemente in un formato digitale poiché verrà trascritto accuratamente.

Annota di cosa si parla nelle telefonate

La maggior parte delle persone effettua o risponde a numerose telefonate ogni giorno. Queste conversazioni spesso includono conversazioni professionali e personali, entrambe potenzialmente molto importanti. Sebbene sia scortese non prestare attenzione in questo momento o svolgere più compiti per troppo tempo, può essere difficile ricordare tutto e prendere buoni appunti contemporaneamente.

Ecco perché è disponibile un software voice-to-text: questa tecnologia consente al software di trascrivere ciò che hai registrato. Le trascrizioni vengono quindi archiviate automaticamente e ricercabili. Che è particolarmente utile per i grandi progetti. Molte persone lo trovano interessante perché questa soluzione è semplice, poco costosa e altamente efficace.

A man who transcribes his voice

Usa la voce in testo durante il brainstorming

Uno degli aspetti negativi del brainstorming con le mani è che di solito è lento scrivere i propri pensieri. Molte persone non riescono a scrivere le cose abbastanza velocemente, si sentono frustrate e si arrendono. Il punto di venire con le idee è di portarle là fuori e scrivere

Quando ti vengono in mente nuove idee, è importante avere uno strumento in cui puoi parlare.

Molti scrittori non sfruttano appieno i progressi della tecnologia facendo brainstorming in silenzio e trasformando la loro voce in testo. Non soffrire del blocco dello scrittore secondo le tue stesse regole. Invece, usa i promemoria vocali per dettare un modo un po’ più agevole per registrare tutto ciò che dici. Le registrazioni vocali sono più facili per le persone che non possono digitare freneticamente su una tastiera o un mouse. Perché consente loro di parlare e fare una pausa secondo necessità.

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