Gunakan Konversi Suara Ke Teks Untuk Rapat Anda

Perkiraan waktu membaca: 12 minutes

Kita semua memiliki masalah akut yang sama – jam kerja yang ketat dan terkadang kaku. Kita harus mengikuti norma-norma perusahaan dan menghindari mendorong batas atau mengambil jalan pintas. Hal ini mengakibatkan pekerjaan yang menghabiskan banyak waktu di rumah karena kita tidak mendapatkan banyak waktu luang. Oleh karena itu, mari kita selami lebih dalam bagaimana penggunaan teknologi canggih, lebih khusus alat suara-ke-teks, dapat membantu meningkatkan produktivitas saat Anda menggunakan mode meja rumah.

Bagi banyak orang yang akan mulai bekerja di musim permintaan yang meningkat ini, kami ingin menawarkan beberapa panduan kepada Anda. Gunakan leverage Anda dan tingkatkan produktivitas pribadi demi kesuksesan.

Teknologi dan perangkat lunak saat ini memiliki banyak fitur yang dapat membantu menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan. Ada alat yang memungkinkan Anda merekam dan menyimpan rapat dengan mengubah file suara yang direkam menjadi teks. Dengan ini, Anda dapat menggunakan waktu dalam pertemuan untuk investasi yang lebih besar seperti fasilitasi, diskusi, dan tawar-menawar.

Berikut adalah beberapa strategi yang dapat memecahkan masalah kita.

Pertama mari kita fokus pada tip umum untuk rapat

Apa aturan untuk melakukan pertemuan bisnis yang sukses?

Berikan Rencana Pertemuan Agar Orang Tahu Apa yang Akan Terjadi

Pertemuan yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan hasil yang lebih baik daripada pertemuan yang tidak terorganisir dengan baik. Gambaran yang jelas tentang semua peristiwa dan topik di depan, termasuk apa yang akan terjadi dan kapan. Belum lagi kesadaran akan kerangka waktu memastikan bahwa setiap orang berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan pertemuan.

Pentingnya daftar isi dan skema yang jelas tidak dapat dilebih-lebihkan. Sebelum kita masuk ke rapat, semua orang di ruangan harus tahu bagaimana rapat Anda akan terstruktur. Juga, apa yang akan Anda presentasikan, apa yang Anda harapkan darinya, dan batasan apa pun yang akan diberlakukan selama pertemuan.

Woman holding phone to turn her voice to text

Daftar isi yang baik mencakup 4 aspek: maksud dan tujuan, isi, kerangka waktu, dan personel.

Cobalah Untuk Mencapai Intinya Dengan Cepat Dan Efektif

Fokus pada apa yang paling penting. Pidato persuasif dapat disampaikan dengan singkat dan kuat dalam hitungan menit.

Sebagai seorang manajer, salah satu tanggung jawab Anda adalah berbicara di rapat, memperkenalkan proyek atau bisnis baru yang sedang Anda kerjakan, atau terlibat dalam diskusi dengan rekan kerja. Buat pengantar yang kreatif tetapi juga terbatas pada ruang lingkup bagaimana membatasi pidato dalam rapat.

Dari semua yang saya dengar dan lihat, membatasi pidato mempersiapkan Anda untuk keterlibatan yang lebih baik dengan audiens Anda. Ada informasi yang berlebihan di mana semuanya ditulis dan orang-orang kehilangan jejak pesan inti dengan cepat dengan cara ini. Selain itu, membatasi pidato membantu menghemat waktu dan mengalokasikan sumber daya yang langka dengan lebih efisien juga!

Jangan Terlalu Mengandalkan Alat Microsoft Office

Jangan membanjiri audiens Anda dengan informasi melalui slide PowerPoint dengan memasukkan terlalu banyak poin penting. Ini mengejutkan percakapan dan mempersulit audiens untuk menyimpan atau memahami informasi, sebaliknya, memasukkan jumlah data yang tepat pada slide dan melibatkan mereka dengan animasi

Dalam pertemuan bisnis di mana ada banyak dokumentasi tentang topik tertentu, presentasi PowerPoint menjadi lebih penting dan perlu. Ada garis tipis antara membuat orang tertarik dan memberi tahu mereka yang mana garis itu menurut infografis. Jika Anda ingin memastikan pesan Anda tersampaikan dengan jelas, buatlah pesan yang singkat dan menarik tetapi jangan pernah membebaninya dengan data.

Sangat mudah bagi audiens kami untuk terganggu oleh gambar atau bahkan potongan besar teks. Jadi terserah kita sebagai presenter untuk memastikan bahwa kita membimbing mereka melalui apa yang perlu mereka ketahui dan tidak hanya meninggalkan mereka di persimpangan jalan.

Calculator

Ringkas Isi Rapat Bisnis Anda (Gunakan Kekuatan Suara untuk Alat Teks!)

Anda perlu merekam konten rapat dengan cepat jika Anda memiliki tenggat waktu yang ketat. Tapi bagaimana Anda melakukan ini? Salah satu solusinya adalah dengan meminta seseorang untuk membuat catatan bagi Anda dan anggota tim lainnya untuk membagikan catatan mereka. Atau Anda bisa merekam rapat dan menyalinnya nanti.

Yang pertama berarti bahwa setiap anggota tim harus bertanggung jawab untuk mencatat, kemudian terserah dia untuk memastikan bahwa mereka juga memenuhi sisa tugas mereka tanpa gagal. Ini bisa menjadi sulit jika semua anggota tim tidak bertanggung jawab ketika mereka menghadiri pertemuan. Anda dapat menuntut agar mereka membagikan catatan mereka tanpa sadar untuk menyeimbangkannya, tetapi selalu ada risiko bahwa ini akan membuka topik yang menyakitkan di antara para peserta di telepon.

Alat suara-ke-teks telah menjadi populer di kantor. Tidak ada lagi kekhawatiran akurasi dan pengeditan instan pada alat suara-ke-teks. Manfaat alat transkripsi ini jauh lebih besar daripada satu kelemahan utama mereka, kualitas audio.

Namun demikian, teknologi untuk suara ke teks berkembang setiap hari dengan perangkat lunak baru dan teknik yang lebih baru untuk menyalin frasa yang diucapkan dengan lembut. Dengan alat suara-ke-teks ini, adalah mungkin untuk membuat ringkasan rapat dalam waktu yang lebih singkat.

Alat seperti Otter.ai dan Transkriptor efisien untuk mengubah suara menjadi teks atau hanya dapat mengambil audio dari ide Anda dan mengubahnya menjadi teks.

Lakukan Pertemuan Dengan Jumlah Orang Terbatas

Seiring waktu, para ilmuwan telah meneliti efek pemikiran kelompok dan ukuran pertemuan. Apa yang mereka temukan adalah bahwa jika lebih dari 20 orang terlibat dalam rapat, kinerja individu akan turun 10%.

Seorang ilmuwan penelitian yang mengganggu dari University of Iowa melakukan penelitian untuk menguji pengaruh ukuran juri dan pertimbangan mereka terhadap vonis. Dia menemukan bahwa semakin banyak juri yang dipertimbangkan untuk memberikan pendapat, itu akan mulai menunjukkan lebih banyak kelemahan dalam penalarannya.

A businessperspon calculating some figures

Jadi mengapa ini penting? Rapat yang melibatkan daftar terjadwal panjang akhirnya menghabiskan banyak waktu dan uang bagi bisnis dengan hanya beberapa orang yang hadir yang meninjau item terjadwal tersebut. Untuk menjaga agar grup tetap tajam dan paling berdampak, Anda harus melibatkan sejumlah kecil orang dalam rapat Anda.

Jadikan Rapat Interaktif

Rapat yang melibatkan orang-orang akan lebih baik daripada rapat di mana hanya pemilik bisnis yang mengambil keputusan. Pertemuan yang melibatkan kolaborasi dan diskusi terbuka lebih baik sehingga semua orang merasa seolah-olah didengar, serta memungkinkan mereka untuk menambahkan detail mereka sendiri. Ketika rapat menjadi terlibat dengan cara ini, kecil kemungkinan terjadinya miskomunikasi dalam jangka panjang.

Kita semua tahu bagaimana pertemuan bisa berlangsung – terkadang mereka hanya berlarut-larut, seringkali orang di depan mereka memiliki terlalu banyak kekuatan dan orang lain tidak merasa seolah-olah mereka memiliki suara atau perasaan bahwa pertemuan itu akan melibatkan mereka sama sekali.

Rapat juga harus lebih merupakan latihan membangun tim. Ada beberapa cara agar rapat dapat kekurangan momentum. Ini berarti bahwa akan ada kurangnya keterlibatan di seluruh karyawan perusahaan. Salah satu metode untuk melibatkan karyawan dalam rapat adalah dengan meminta mereka memberikan suara secara anonim pada berbagai topik dan pertanyaan. Atau Anda dapat membuat mereka terburu-buru untuk mengajukan pertanyaan yang mereka miliki tentang topik yang sedang dibahas pada pertemuan yang sedang dibahas.

Periksa Peserta Setelah Rapat

Penting untuk mengirim pesan tindak lanjut yang berterima kasih kepada peserta atas kehadiran mereka di rapat Anda dan membagikan catatan rapat sehingga mereka berada di halaman yang sama dengan Anda dalam langkah selanjutnya.

Tetapi jangan hanya mengirimkan pesan terima kasih kepada peserta, bagikan lebih banyak detail tentang apa langkah selanjutnya dalam proses selama pertemuan lanjutan.

Sebagai fasilitator pertemuan, harap pastikan bahwa semua peserta merasa dilibatkan dan mengetahui apa yang diminta dari mereka. Untuk memastikan semua orang sinkron dan merasa penuh harapan tentang proyek/tugas yang akan datang, merupakan ide bagus untuk membagikan poin tindakan/tanggal jatuh tempo/pengingat proyek selama pertemuan terakhir itu. Ini juga selanjutnya mengatakan bahwa Anda harus memastikan semua orang jelas dengan bagian yang bergerak yang berbeda. Seperti tenggat waktu dan pemimpin tim di setiap tahap brainstorming atau sesi. Dengarkan baik-baik agar tidak mengabaikan siapa pun, terutama mereka yang mungkin tidak vokal di meja diskusi.

Apa Aturan Rapat Online?

Kami telah berbicara tentang aturan yang harus Anda patuhi saat menyajikan/melakukan pidato. Tetapi terkadang Anda mungkin berada di pihak penerima rapat. Selain itu, popularitas pertemuan online telah meningkat pesat sejak pandemi. Jadi setiap orang harus belajar bagaimana berperilaku dalam satu. Dan itulah pertanyaan yang akan kami coba jawab selanjutnya: Bagaimana seharusnya Anda bertindak dalam rapat online?
1. Perhatikan Apa yang Anda Pakai
2. Jangan Terlalu Melihat Ke Mana Saja Selain Kamera/Layar
3. Tonton Apa yang Ada di Latar Belakang Andablank

Perhatikan Apa yang Anda Pakai

Saat berpakaian untuk rapat online, profesional bisnis harus selalu mengingat bagaimana citra mereka akan dilihat oleh mereka yang hadir dan di ujung lain webcam. Jenis pakaian tertentu memiliki makna yang berbeda di belakangnya. Pastikan mudah untuk membedakan antara kehidupan kerja dan kehidupan pribadi Anda. Atau yang lain, Anda bisa kehilangan kredibilitas di dunia bisnis.

Jangan Melihat Ke Mana Saja Selain Kamera/Layar Terlalu Banyak

Satu hal utama yang membuat panggilan konferensi dan jenis pertemuan online lainnya jauh lebih baik adalah kontak mata. Dan sementara pembicara atau orang lain mungkin cukup jujur untuk menyebutkannya, jangan pernah berasumsi apa pun. Jika Anda menghadiri video rapat online, selalu lihat kamera.

A man who brainstorms

Menempatkan batasan fisik bukanlah solusi untuk interupsi. Orang-orang dapat melihat layar mereka dan masih terganggu. Salah satu cara untuk menghindarinya adalah dengan memanfaatkan teknologi video secara lebih efektif. Seperti menatap mata CEO atau panelis saat mereka berbicara. Ini akan membantu kita mendengarkan dengan lebih baik sambil menunjukkan rasa hormat kepada mereka dengan tidak dialihkan oleh apa pun di latar belakang.

Tonton Apa yang Ada di Latar Belakang Anda

Saat memberikan presentasi kepada karyawan Anda, latar belakang harus terlihat alami dan profesional. Ini memastikan bahwa fokus perhatian mereka akan tertuju pada Anda dan itu hanya akan menjadi perhatian mereka.

Teknik: Matikan semua sumber cahaya lain sehingga latar belakang Anda akan memiliki sumber daya sendiri- dinding. Dinding tidak boleh terlalu berantakan atau berantakan. Karena mengganggu orang lain selama pertemuan akan membuat orang lain stres yang tidak perlu.

Apa Beberapa Manfaat Alat Suara ke Teks?

Kami baru-baru ini berbicara tentang betapa bermanfaatnya jika catatan rapat siap setelah rapat. Tetapi cara mana yang harus Anda tempuh untuk mendapatkannya? Anda tidak berpikir untuk menuliskan seluruh pertemuan, bukan? Anda tidak boleh melakukan hal-hal seperti itu ketika ada teknologi konversi suara-ke-teks! Mari kita lihat hal-hal yang dapat Anda lakukan dengan teknologi ini
1. Buat Catatan Rapat Tanpa Waktu dan Usaha
2. Catat Apa yang Dibicarakan dalam Panggilan Telepon
3. Gunakan Suara ke Teks saat Curah Pendapatblank

Buat Catatan Rapat Tanpa Waktu dan Usaha

Jika Anda seperti banyak profesional di luar sana dan Anda mendapati diri Anda berlari dari rapat ke rapat dalam sehari, pekerjaan Anda dapat menjadi lebih mudah hanya dengan beberapa jam persiapan setiap minggu.

Perangkat lunak suara-ke-teks tidak hanya membantu melacak kemajuan proyek dan tetap di atas pekerjaan. Ini juga dapat memiliki efek luar biasa dalam memfasilitasi hubungan dengan membuatnya lebih transparan. Selain itu, melalui pesan teks daripada berbicara tidak hanya lebih mudah pada kewarasan pendengar, tetapi juga membuat setiap detail percakapan Anda tersedia untuk ditinjau bahkan lama setelah didengar.

Teknologi bukanlah hal baru di kantor. Ini jarang diperkenalkan dengan janji bahwa manusia tidak akan pernah mengotori tangan mereka lagi. Alat suara-ke-teks adalah alat yang membuat kita menjadi profesional yang lebih efisien dan membantu meningkatkan tingkat produktivitas kita.

Salah satu bentuk paling populer dari kemajuan teknologi ini adalah transkripsi. Memo rapat, presentasi, dan percakapan dapat dikonversi secara otomatis. Dan ia melakukannya dengan akurasi yang sempurna juga. Penggunaan alat suara-ke-teks telah menguntungkan banyak profesional dalam beberapa cara. Sekarang mereka tidak perlu membuat catatan setelah rapat selesai. Mereka hanya merekamnya dalam format digital karena akan ditranskripsikan secara akurat.

Catat Apa yang Dibicarakan dalam Panggilan Telepon

Kebanyakan orang membuat atau menjawab banyak panggilan telepon setiap hari. Percakapan ini sering kali mencakup percakapan profesional dan pribadi, keduanya berpotensi sangat penting. Meskipun kasar untuk tidak memperhatikan saat ini atau melakukan banyak tugas terlalu lama, mungkin sulit untuk mengingat semuanya dan membuat catatan yang baik secara bersamaan.

Itulah mengapa ada perangkat lunak suara-ke-teks yang tersedia – teknologi ini memungkinkan perangkat lunak untuk menyalin apa yang telah Anda rekam. Transkrip kemudian secara otomatis diarsipkan dan dapat dicari. Yang sangat berguna untuk proyek-proyek besar. Banyak orang menganggapnya menarik karena solusi ini sederhana, murah, dan sangat efektif.

A man who transcribes his voice

Gunakan Suara ke Teks saat Brainstorming

Salah satu kelemahan brainstorming dengan tangan Anda adalah biasanya lambat untuk menuliskan pemikiran Anda. Banyak orang tidak dapat menuliskan sesuatu dengan cukup cepat dan menjadi frustrasi dan menyerah. Inti dari memunculkan ide adalah untuk mengeluarkannya dan menuliskannya

Ketika datang dengan ide-ide baru, penting untuk memiliki alat yang dapat Anda ajak bicara.

Banyak penulis tidak sepenuhnya memanfaatkan kemajuan teknologi dengan melakukan brainstorming dalam diam dan mengubah suara mereka menjadi teks. Jangan menderita blok penulis oleh aturan Anda sendiri. Sebagai gantinya, gunakan memo suara untuk mendiktekan cara yang lebih halus untuk merekam semua yang Anda katakan. Rekaman suara lebih mudah bagi orang-orang yang tidak bisa mengetik dengan hingar-bingar di keyboard atau mouse. Karena itu memungkinkan mereka untuk berbicara dan berhenti sesuai kebutuhan.

Bagikan:

Lebih Banyak Posting

Apa itu Aplikasi Transkripsi?

Aplikasi seluler telah membuat berbagai layanan berguna sangat mudah diakses oleh kami. Anda dapat menerima produk atau layanan dengan mengklik beberapa tombol. Mendapatkan transkrip tidak