Használja a hangból szöveggé konvertálást megbeszélésein

Becsült olvasási idő: 12 minutes

Mindannyiunknak ugyanaz az akut problémája – szigorú és néha merev munkaidő. Követnünk kell a vállalati normákat, és kerülnünk kell a határok feszegetését vagy a kanyarokat. Ez masszívan időigényes otthoni munkát eredményez, hiszen nincs annyi szabadidőnk. Ezért vessünk egy pillantást abba, hogy a fejlett technológiahasználat, pontosabban a hang-szövegké alakító eszközök hogyan segíthetik a termelékenység növelését otthoni asztali módban.

Sokak számára, akik a megnövekedett igényekkel teli szezonban készülnek a földre, szeretnénk néhány útmutatást nyújtani. Használja ki befolyását, és növelje személyes termelékenységét a siker érdekében.

A technológia és a szoftver manapság rengeteg olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segíthetik a munka és az élet egyensúlyát. Vannak olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik a megbeszélések rögzítését és tárolását a rögzített hangfájlok szöveggé alakításával. Ezzel a találkozóra fordított időt nagyobb befektetésekre használhatja fel, mint például a facilitáció, a megbeszélés és az alkudozás.

Íme néhány stratégia, amely megoldhatja problémáinkat.

Először összpontosítsunk az általános tanácsokra egy találkozóhoz

Mik a sikeres üzleti találkozó lebonyolításának szabályai?

Készítsen egy tervet a találkozóra, hogy az emberek tudják, mi fog történni

Egy jól megszervezett találkozó jobb eredményre vezethet, mint egy rosszul szervezett találkozó. Világos áttekintés az összes előttünk álló eseményről és témáról, beleértve azt is, hogy mi fog történni és mikor. Arról nem is beszélve, hogy az időkeretek ismerete biztosítja, hogy mindenki jó úton haladjon a találkozó céljainak elérése felé.

A világos tartalomjegyzék és séma fontosságát nem lehet túlbecsülni. Mielőtt belemennénk az értekezletbe, a teremben mindenkinek tudnia kell, hogyan épül fel az értekezlet. Továbbá, hogy mit fogsz bemutatni, mit vársz tőle, és a megbeszélés során bevezetett korlátozásokról.

Nő tartja a telefont, hogy a hangját szöveggé alakítsa

Egy jó tartalomjegyzék 4 szempontot fedne le: célok és célkitűzések, tartalom, időkeret és személyzet.

Próbáljon gyorsan és hatékonyan a lényegre térni

Koncentrálj arra, ami a legfontosabb. Egy meggyőző beszéd röviden és erőteljesen elmondható percek alatt.

Vezetőként az Ön feladatai közé tartozik, hogy felszólaljon az értekezleteken, bemutasson új projekteket vagy vállalkozásokat, amelyeken éppen dolgozik, vagy megbeszéléseket folytathat a munkatársaival. Készítsen bevezetőt, amely kreatív, de arra is korlátozódik, hogy miként korlátozza a beszédeket az üléseken.

Mindaz, amit hallottam és láttam, a beszéd korlátozása felkészít a közönség jobb elköteleződésére. Van egy információs túlterheltség, amikor mindent leírnak, és az emberek így gyorsan elveszítik az alapvető üzenetet. Ezenkívül a beszédek korlátozása időt takarít meg, és hatékonyabban osztja el a szűkös erőforrásokat!

Ne támaszkodjon túlságosan a Microsoft Office eszközökre

Ne árassza el közönségét információkkal a PowerPoint diákon keresztül, ha túl sok kulcspontot ad meg. Ez megzavarja a beszélgetést, és megnehezíti a közönség számára, hogy megőrizze vagy megértse az információkat, ehelyett megfelelő mennyiségű adatot helyezzen el a diákon, és animációkkal vonja be őket.

Azokon az üzleti találkozókon, ahol egy adott témában sok dokumentumot kell elkészíteni, a PowerPoint prezentációk fontosabbá és szükségesebbé válnak. Vékony a határvonal az érdeklődés felkeltése és a tájékoztatás között, ami egy infografika szerint legyen a határvonal. Ha azt szeretné, hogy üzenete egyértelmű legyen, legyen rövid és vonzó, de soha ne terhelje túl adatokkal.

Könnyen elterelheti közönségünk figyelmét a képek vagy akár a nagy szövegrészek. Tehát rajtunk, előadókon múlik, hogy eligazodjunk abban, amit tudniuk kell, és ne hagyjuk őket az útelágazásban.

Számológép

Foglalja össze üzleti értekezletei tartalmát (Használja a hang erejét szöveges eszközökhöz!)

Ha szűk a határidő, gyorsan rögzítenie kell a megbeszélés tartalmát. De hogyan csinálja ezt? Az egyik megoldás, ha megkér valakit, hogy jegyzeteljen, hogy Ön és a csapat többi tagja megosszák a jegyzeteiket. Vagy egyszerűen rögzítheti a megbeszélést, és később átírhatja.

Az első azt jelenti, hogy a csapat minden tagjának felelősséget kell vállalnia a jegyzetelésért, majd ő maga gondoskodik arról, hogy a többi feladatot is hibátlanul teljesítse. Ez nehéz lehet, ha a csapat minden tagja nem felelős a megbeszéléseken való részvételért. Megkövetelheti, hogy önkéntelenül is osszák meg feljegyzéseiket, hogy kiegyensúlyozzák, de akkor mindig fennáll annak a veszélye, hogy ez fájdalmas témát nyit meg a résztvevők között.

A Voice-to-text eszközök népszerűvé váltak az irodákban. Nincs többé gond a pontossággal és az azonnali szerkesztéssel a hang-szöveg eszközzel. Ezeknek az átírási eszközöknek az előnyei messze meghaladják egyetlen fő hátrányukat, a hangminőséget.

Mindazonáltal a hang-szöveg technológiája napról napra új szoftverrel és a halk beszédű kifejezések átírására szolgáló újabb technikákkal bővül. Ezekkel a hang-szöveg eszközökkel rövidebb idő alatt lehet értekezlet-összefoglalókat készíteni.

Az olyan eszközök, mint az Otter.ai és a Transkriptor, hatékonyan konvertálják a hangot szöveggé, vagy egyszerűen képesek átvenni az ötlet hangját és szöveggé alakítani.

Vezessen megbeszélést korlátozott számú emberrel

Idővel a tudósok a csoportgondolkodás és a találkozók méretének hatásait kutatták. Azt találták, hogy ha több mint 20 ember vesz részt egy megbeszélésen, az egyéni teljesítmények 10%-kal csökkennek.

Az Iowai Egyetem bomlasztó kutatója tanulmányt végzett annak vizsgálatára, hogy az esküdtszék létszáma és mérlegelése milyen hatással van az ítéletekre. Felfedezte, hogy minél több esküdtre gondolnak a vélemény kifejtésére, az érvelésében egyre több gyengeség mutatkozik.

Egy üzletember számol néhány számot

Akkor ez miért számít? A hosszú ütemezésű listákat magában foglaló találkozók végül óriási időbe és pénzbe kerülnek a vállalkozásoknak, mivel csak néhány ember van jelen, akik áttekintik az ütemezett tételeket. Annak érdekében, hogy a csoport a legélesebb és leghatásosabb legyen, vegyen be néhány embert a megbeszélésekbe.

Tegye interaktívvá a találkozót

Az emberek részvételével zajló találkozók jobbak lesznek, mint azok, ahol csak a cégtulajdonosok döntenek. Az együttműködést és nyílt vitát magában foglaló találkozók jobbak, így mindenki úgy érzi, mintha meghallották volna, és lehetővé teszik számukra, hogy saját részeiket is hozzáfűzzék. Ha egy találkozó ilyen módon válik érintetté, hosszú távon kicsi az esélye annak, hogy félreértés történjen.

Mindannyian tudjuk, milyenek lehetnek az értekezletek – néha csak elhúzódnak, gyakran az előttük álló személynek túl sok hatalma van, mások pedig nem érzik úgy, hogy van hangjuk, vagy nem érzik, hogy a találkozó egyáltalán érinteni fogja őket.

A találkozóknak is inkább csapatépítő gyakorlatnak kell lenniük. Vannak olyan módok, amelyek miatt a találkozóknak nincs lendületük. Ez azt jelenti, hogy a vállalat alkalmazottai között nem lesz elkötelezettség. Az egyik módszer az alkalmazottak bevonása az értekezletekbe, ha névtelenül szavaznak különféle témákról és kérdésekről. Vagy arra késztetheti őket, hogy sietve tegyenek fel kérdéseket a megbeszélt találkozó(k)on megvitatott témával kapcsolatban.

Ellenőrizze a résztvevőket a találkozó után

Fontos, hogy küldjön egy utólagos üzenetet, amelyben megköszöni a résztvevőknek, hogy részt vettek az értekezleten, és megosztják az értekezletek jegyzeteit, hogy a következő lépéseik során ugyanazon az oldalon legyenek, mint Ön.

De ne csak köszönő üzenetet küldjön a résztvevőknek, hanem osszon meg további részleteket a folyamat következő lépéseiről egy követő értekezleten.

A találkozó lebonyolítóiként kérjük, gondoskodjon arról, hogy minden résztvevő úgy érezze magát, hogy részt vesz benne, és tudja, mit várnak el tőle. Annak érdekében, hogy mindenki szinkronban legyen, és bizakodóan érezze magát a közelgő projekttel/feladattal kapcsolatban, jó ötlet megosztani a cselekvési pontokat/projekt határidőit/emlékeztetőit az utolsó találkozó során. Azt is elmondja, hogy gondoskodnia kell arról, hogy mindenki tisztában legyen a különböző mozgó alkatrészekkel. Ilyen például a határidők és a csapat vezetői az ötletbörze vagy munkamenet minden szakaszában. Figyeljen figyelmesen, nehogy elhanyagoljon senkit, különösen azokat, akik esetleg nem hangosak a vitaasztalnál.

Mik az online találkozók szabályai?

Beszéltünk azokról a szabályokról, amelyeket be kell tartani a beszéd előadásakor/levezetésekor. De néha előfordulhat, hogy az értekezletek fogadó végén állsz. Ezenkívül az online találkozók népszerűsége rendkívül megnövekedett a járvány óta. Tehát mindenkinek meg kell tanulnia egyben viselkedni. És ez az a kérdés, amelyre legközelebb megpróbálunk választ adni: Hogyan viselkedj az online találkozókon?
1. Ügyeljen arra, hogy mit visel
2. Ne nézzen sehova túl sokat a kamerán/képernyőn kívül
3. Nézze meg, mi van a háttérbenblank

Ügyeljen arra, hogy mit visel

Amikor online találkozóra öltöznek, az üzleti szakembereknek mindig szem előtt kell tartaniuk, hogy a jelenlévők és a webkamera másik végén hogyan látják képüket. Egyes ruházati típusok különböző jelentéssel bírnak mögöttük. Győződjön meg arról, hogy könnyű különbséget tenni a munka és a magánélet között. Ellenkező esetben elveszítheti hitelességét az üzleti világban.

Ne nézzen sehova túl sokat a fényképezőgépen/képernyőn kívül

A szemkontaktus az egyik legfontosabb dolog, ami sokkal jobbá teszi a konferenciahívásokat és más típusú online találkozókat. És bár a beszélő vagy valaki más elég őszinte ahhoz, hogy megemlítse, soha ne feltételezzen semmit. Ha online értekezlet-videón vesz részt, mindig nézzen a kamerába.

Egy ember, aki agyal

A fizikai határok elhelyezése nem megoldás a megszakításokra. Az emberek a képernyőjükre nézhetnek, és továbbra is elvonják a figyelmüket. Ennek elkerülésének egyik módja a videotechnológia hatékonyabb kihasználása. Például a vezérigazgató vagy a paneltagok szemébe nézni, amikor beszélnek. Ez segít abban, hogy jobban hallgassunk, miközben tiszteletet tanúsítunk irántuk azáltal, hogy a háttérben semmi sem tér el.

Nézze meg, mi van a háttérben

Amikor prezentációt tart a munkatársainak, elengedhetetlen, hogy a háttér természetes és professzionális legyen. Ez biztosítja, hogy figyelmük középpontjában Ön álljon, és ez csak őket érinti.

Technikák: Kapcsoljon ki minden más fényforrást, hogy a hátterének saját áramforrása legyen – a fal. A fal ne legyen túl rendetlen vagy zsúfolt. Mert ha mások figyelmét eltereli a találkozó során, az felesleges stresszt okoz mindenkiben.

Milyen előnyei vannak a Hangból szöveggé eszköznek?

Nemrég beszéltünk arról, hogy hasznos lenne, ha az ülés után elkészülnének az ülések feljegyzései. De milyen úton érdemes megszerezni őket? Ugye nem arra gondol, hogy leírja az egész találkozót? Soha ne csináljon ilyen dolgokat, ha van hang-szöveg átalakítási technológia! Lássuk, mit tehetsz ezzel a technológiával
1. Készítsen jegyzeteket az értekezletről idő és erőfeszítés nélkül
2. Jegyezze fel, miről beszélnek a telefonhívások
3. Használja a Voice to Text funkciót ötletbörze soránblank

Készítsen jegyzeteket az értekezletről idő és erőfeszítés nélkül

Ha Ön is olyan, mint sok szakember, és azon kapja magát, hogy egy nap alatt találkozóról találkozóra futja, akkor a munkája könnyebbé teheti, ha hetente órákat kell készítenie.

Hang-szöveg szoftver nem csak segít nyomon követni a projektek előrehaladását és a munka csúcsán marad. Ennek túlméretezett hatása is lehet, hogy megkönnyíti a kapcsolatokat azáltal, hogy átláthatóbbá teszi azokat. Ezen túlmenően, ha beszéd helyett szöveges üzeneteket olvasunk, az nem csak a hallgató józan épségét könnyíti meg, hanem a beszélgetések minden részletét is elérhetővé teszi, hogy még sokáig meghallgatása után is megtekinthesse.

A technológia nem újdonság az irodákban. Ritkán vezetik be azzal az ígérettel, hogy az embereknek soha többé nem kell bepiszkolni a kezüket. A hang-szöveg eszközök olyan eszközök, amelyek hatékonyabbá tesznek bennünket, és segítenek növelni termelékenységünket.

Ennek a technológiai fejlődésnek az egyik legnépszerűbb formája az átírás. Az értekezlet-jegyzetek, prezentációk és beszélgetések automatikusan konvertálhatók. És ezt is kifogástalan pontossággal teszi. A hang-szöveg eszközök használata számos szakember számára előnyös. Most már nem kell feljegyzéseket készíteniük közvetlenül a megbeszélés után. Egyszerűen rögzítik digitális formátumban, mivel pontosan átírják.

Jegyezze fel, miről beszélnek a telefonhívások

A legtöbb ember számos telefonhívást kezdeményez vagy fogad naponta. Ezek a beszélgetések gyakran szakmai és személyes beszélgetéseket is tartalmaznak, mindkettő nagyon fontos lehet. Bár durva nem figyelni pillanatnyilag, vagy túl sokáig végez több feladatot, nehéz lehet mindent megjegyezni, és egyszerre jó jegyzeteket készíteni.

Ezért áll rendelkezésre hang-szöveg szoftver – ez a technológia lehetővé teszi a szoftver számára, hogy átírja a felvett tartalmat. Az átiratok ezután automatikusan archiválódnak és kereshetők. Ami különösen hasznos nagy projekteknél. Sokan vonzónak találják, mert ez a megoldás egyszerű, olcsó és rendkívül hatékony.

Egy ember, aki átírja a hangját

Használja a Voice to Text-et ötletbörze során

A kézzel való ötletelés egyik hátránya, hogy általában lassú a gondolatok lejegyzése. Sokan nem tudnak elég gyorsan leírni dolgokat, csalódottak és feladják. Az ötletelés lényege, hogy előhozzuk és leírjuk

Amikor új ötletekkel áll elő, fontos, hogy legyen egy eszköz, amelybe beleszólhat.

Sok író nem használja ki teljesen a technológia vívmányait azáltal, hogy csendben agyal, és szövegre fordítja a hangját. Ne szenvedjen az írói blokktól a saját szabályai szerint. Ehelyett hangjegyzetekkel diktáljon egy kicsit simább módon mindent, amit mond. A hangfelvételek készítése egyszerűbb azok számára, akik nem tudnak őrülten gépelni a billentyűzeten vagy az egéren. Mert lehetővé teszi számukra, hogy szükség szerint beszéljenek és szünetet tartsanak.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts