Koristite pretvorbu glasa u tekst za svoje sastanke

Predviđeno vrijeme čitanja: 12 minutes

Svi imamo isti akutni problem – strogo, a ponekad i kruto radno vrijeme. Moramo slijediti norme tvrtke i kloniti se pomicanja granica ili rezanja kutova. To rezultira velikim dugotrajnim radom kod kuće jer nemamo toliko slobodnog vremena. Stoga, zaronimo duboko u to kako korištenje napredne tehnologije, točnije alata za pretvaranje glasa u tekst, može pomoći u povećanju produktivnosti dok ste na kućnom stolu.

Za mnoge koji će uskoro krenuti u ovu sezonu povećanih zahtjeva, želimo vam ponuditi neke smjernice. Iskoristite svoju snagu i unaprijedite osobnu produktivnost radi uspjeha.

Tehnologija i softver danas imaju mnoštvo značajki koje mogu pomoći u usklađivanju posla i života. Postoje alati koji vam omogućuju snimanje i pohranjivanje sastanaka pretvaranjem vaših snimljenih glasovnih datoteka u tekst. Na taj način možete iskoristiti vrijeme u sastancima za veća ulaganja kao što su facilitacija, rasprava i cjenkanje.

Evo nekoliko strategija koje mogu riješiti naše probleme.

Prvo se usredotočimo na općenite savjete za sastanak

Koja su pravila za vođenje uspješnog poslovnog sastanka?

Dajte plan za sastanak kako bi ljudi znali što će se dogoditi

Dobro organiziran sastanak može dovesti do boljeg ishoda od onog koji je loše organiziran. Jasan pregled svih događaja i tema pred nama, uključujući što će se dogoditi i kada. Da ne spominjemo svijest o vremenskim okvirima osigurava da su svi na pravom putu za postizanje ciljeva sastanka.

Važnost jasnog sadržaja i sheme ne može se precijeniti. Prije nego krenemo na sastanak, svi u prostoriji trebali bi znati kako će vaš sastanak biti strukturiran. Također, što ćete prezentirati, što od toga očekujete i sva ograničenja koja će biti nametnuta tijekom sastanka.

Žena drži telefon kako bi svoj glas pretvorila u tekst

Dobar sadržaj pokriva 4 aspekta: ciljeve i ciljeve, sadržaj, vremenski okvir i osoblje.

Pokušajte brzo i učinkovito doći do točke

Usredotočite se na ono najvažnije. Uvjerljiv govor može se održati sažeto i snažno za nekoliko minuta.

Kao menadžer, jedna od vaših obveza je govoriti na sastancima, predstavljati nove projekte ili tvrtke na kojima radite ili sudjelovati u raspravama sa suradnicima. Napravite uvod koji je kreativan, ali također ograničen na opseg kako ograničiti govore na sastancima.

Iz svega što sam čuo i vidio, ograničenje govora vas priprema za bolji angažman s publikom. Postoji preopterećenost informacijama u kojoj se sve zapisuje i ljudi na ovaj način brzo izgube pojam o osnovnoj poruci. Štoviše, ograničavanje govora pomaže uštedjeti vrijeme i učinkovitije raspoređuje oskudne resurse!

Nemojte se previše oslanjati na Microsoft Office alate

Nemojte zatrpavati svoju publiku informacijama putem PowerPoint slajdova uključivanjem previše ključnih točaka. To otežava razgovor i otežava publici da zadrži ili shvati informacije, umjesto toga uključite pravu količinu podataka na slajdove i angažirajte ih animacijama

Na poslovnim sastancima na kojima mora biti puno dokumentacije na određenu temu, PowerPoint prezentacije postaju sve važnije i potrebnije. Tanka je granica između zainteresiranja ljudi i informiranja, što bi trebala biti linija prema infografiki. Ako želite biti sigurni da vaša poruka bude jasna, neka bude kratka i zanimljiva, ali je nemojte preopteretiti podacima.

Naše je publike lako omesti slike ili čak veliki komadi teksta. Dakle, na nama kao voditeljima je da osiguramo da ih vodimo kroz ono što trebaju znati, a ne da ih jednostavno ostavljamo na račvanju.

Kalkulator

Sažmite sadržaj svojih poslovnih sastanaka (koristite moć glasovnih alata za tekst!)

Ako imate kratak rok, morate brzo snimiti sadržaj sastanka. Ali kako to učiniti? Jedno rješenje je da zamolite nekoga da napravi bilješku kako biste vi i drugi članovi tima podijelili svoje bilješke. Ili možete jednostavno snimiti sastanak i transkribirati ga kasnije.

Prvi znači da svaki član tima mora preuzeti odgovornost za vođenje bilješki, a zatim je na njemu ili njoj da se pobrine da bez greške ispune i ostale svoje zadatke. To može biti teško ako svi članovi tima nisu odgovorni kada prisustvuju sastancima. Možete zahtijevati da nehotice podijele svoje bilješke kako bi to izbalansirali, ali tada uvijek postoji rizik da će to otvoriti bolnu temu među sudionicima u nastavku

Alati za pretvaranje glasa u tekst postali su popularni u uredima. Nema više brige o točnosti i trenutnog uređivanja na alatu za pretvaranje glasa u tekst. Prednosti ovih alata za transkripciju daleko nadmašuju njihov glavni nedostatak, kvalitetu zvuka.

Ipak, tehnologija za prevođenje iz glasa u tekst svakim se danom širi novim softverom i novijim tehnikama za transkripciju tihih fraza. Pomoću ovih alata za pretvaranje glasa u tekst moguće je izraditi sažetke sastanaka u kraćem vremenu.

Alati kao što su Otter.ai i Transkriptor učinkoviti su za pretvaranje glasa u tekst ili jednostavno za snimanje zvuka vaše ideje i pretvaranje u tekst.

Provedite sastanak s ograničenim brojem ljudi

Tijekom vremena, znanstvenici su istraživali učinke grupnog razmišljanja i veličine sastanka. Ono što su otkrili je da ako je više od 20 ljudi uključeno u sastanak, pojedinačni nastupi će pasti za 10%.

Disruptivni znanstvenik sa Sveučilišta Iowa napravio je studiju kako bi ispitao učinak veličine porote i njihova razmatranja na presude. Otkrio je da kako se više porotnika razmatra za mišljenje, ono će početi pokazivati sve više slabosti u svom obrazloženju.

Poslovni čovjek koji izračunava neke brojke

Pa zašto je to važno? Sastanci koji uključuju dugo planirane popise na kraju koštaju tvrtke enormne količine vremena i novca sa samo nekoliko prisutnih ljudi koji pregledavaju te zakazane stavke. Kako bi grupa bila što oštrija i najupečatljivija, trebali biste uključiti mali broj ljudi u svoje sastanke.

Učinite sastanak interaktivnim

Sastanci koji uključuju ljude bit će bolji od onih na kojima samo vlasnici poduzeća donose odluke. Sastanci koji uključuju suradnju i otvorenu raspravu bolji su tako da se svi osjećaju kao da su saslušani, kao i da im se omogući da dodaju svoje pojedinosti. Kada se sastanak uključi na ovaj način, mala je šansa da se dugoročno dogodi pogrešna komunikacija.

Svi znamo kako sastanci mogu biti – ponekad se jednostavno odugovlače, često osoba ispred njih ima previše moći, a drugi nemaju osjećaj da imaju glas ili osjećaj da će ih sastanak uopće uključiti.

Sastanci bi također trebali biti više vježbe za izgradnju tima. Postoje načini na koje sastancima nedostaje zamaha. To znači da će postojati nedostatak angažmana među zaposlenicima tvrtke. Jedna od metoda je da se zaposlenici angažiraju na sastancima da anonimno glasaju o raznim temama i pitanjima. Ili ih možete natjerati da požure postavljati pitanja koja imaju o temi o kojoj se raspravlja na sastancima/sastancima o kojima se raspravlja.

Provjerite sudionike nakon sastanka

Važno je poslati naknadnu poruku kojom se sudionicima zahvaljuje na sudjelovanju na vašim sastancima i dijeli bilješke sa sastanka kako bi bili na istoj stranici s vama sa svojim sljedećim koracima.

Ali nemojte samo sudionicima poslati poruku zahvale, podijelite više pojedinosti o sljedećim koracima u procesu tijekom naknadnog sastanka.

Kao voditelji sastanka, pobrinite se da se svi sudionici osjećaju uključenima i da znaju što se od njih traži. Kako biste bili sigurni da su svi sinkronizirani i osjećaju nadu u vezi s projektom/zadakom koji dolazi, sjajna je ideja podijeliti akcijske točke/roke projekta/podsjetnike tijekom posljednjeg sastanka. Također se dalje kaže da biste trebali osigurati da su svi načisto s različitim pokretnim dijelovima. Kao što su rokovi i voditelji tima u svakoj fazi razmišljanja ili sesije. Pomno slušajte kako nikoga ne biste zanemarili, posebno one koji možda nisu glasni za stolom za raspravu.

Koja su pravila online sastanaka?

Razgovarali smo o pravilima kojih se trebate pridržavati prilikom izlaganja/vodenja govora. Ali ponekad možete biti primamljiva strana sastanaka. Nadalje, popularnost online sastanaka je značajno porasla od pandemije. Dakle, svi bi trebali naučiti kako se ponašati u jednom. A to je pitanje na koje ćemo pokušati odgovoriti sljedeće: Kako se ponašati na online sastancima?
1. Pazite što nosite
2. Ne gledajte previše nigdje osim kamere/ekrana
3. Pazite što je u vašoj pozadiniblank

Pazite što nosite

Kada se oblače za online sastanak, poslovni profesionalci uvijek trebaju imati na umu kako će njihov imidž vidjeti oni koji prisustvuju i s druge strane web kamere. Pojedine vrste odjeće iza sebe imaju različita značenja. Pobrinite se da je lako razlikovati vaš radni i osobni život. U suprotnom, možete izgubiti kredibilitet u poslovnom svijetu.

Ne gledajte previše nigdje osim kamere/ekrana

Jedna glavna stvar koja čini konferencijske pozive i druge vrste online sastanaka mnogo boljim je kontakt očima. I dok bi govornik ili netko drugi mogao biti dovoljno iskren da to spomene, nikada ništa ne pretpostavljajte. Ako prisustvujete video sastanku na mreži, uvijek gledajte u kameru.

Čovjek koji razmišlja

Postavljanje fizičkih granica nije rješenje za prekide. Ljudi mogu gledati u svoje ekrane i dalje biti ometeni. Jedan od načina da se to izbjegne je učinkovitije korištenje video tehnologije. Kao što je gledanje izvršnog direktora ili sudionika panela u oči dok govore. To će nam pomoći da bolje slušamo, a istovremeno im pokazujemo poštovanje tako da nas ništa ne skreće u pozadini.

Gledajte što je u vašoj pozadini

Kada održavate prezentaciju svojim zaposlenicima, bitno je da pozadina izgleda prirodno i profesionalno. To osigurava da će fokus njihove pažnje biti na vama i da će se to ticati samo njih.

Tehnike: Isključite sve ostale izvore svjetlosti kako bi vaša pozadina imala svoj izvor energije – zid. Zid ne smije biti previše neuredan ili pretrpan. Budući da će ometanje drugih tijekom sastanka staviti nepotreban stres na sve ostale.

Koje su neke prednosti alata za glasovno slanje teksta?

Nedavno smo razgovarali o tome kako bi bilo korisno imati spremne bilješke sa sastanka nakon sastanka. Ali kojim putem ići da ih nabavite? Ne razmišljaš o tome da zapišeš cijeli sastanak, zar ne? Nikada ne biste trebali raditi takve stvari kada postoji tehnologija pretvorbe glasa u tekst! Pogledajmo stvari koje možete učiniti s ovom tehnologijom
1. Vodite bilješke sa sastanka bez vremena i truda
2. Zabilježite o čemu se govori u telefonskim pozivima
3. Koristite glas za tekst kada razmišljate o mozgublank

Vodite bilješke sa sastanka bez vremena i truda

Ako ste poput mnogih profesionalaca i nađete se da trčite od sastanka do sastanka u jednom danu, vaš posao može biti lakši uz samo nekoliko sati priprema svaki tjedan.

Softver za pretvaranje glasa u tekst ne samo da pomaže u praćenju napretka projekata i održavanju posla. Također može imati ogroman učinak olakšavanja odnosa čineći ih transparentnijim. Osim toga, pregledavanje tekstualnih poruka umjesto govora ne samo da je lakše za razum slušatelja, već i drži svaki detalj vaših razgovora dostupnim za pregled čak i dugo nakon što se čuju.

Tehnologija nije ništa novo u uredima. Rijetko se predstavlja uz obećanje da ljudi više nikada neće morati prljati ruke. Alati za pretvaranje glasa u tekst alati su koji nas čine učinkovitijim profesionalcima i pomažu u povećanju naše razine produktivnosti.

Jedan od najpopularnijih oblika ovog tehnološkog napretka je transkripcija. Bilješke o sastancima, prezentacije i razgovori mogu se automatski pretvoriti. I to također čini s besprijekornom točnošću. Korištenje alata za pretvaranje glasa u tekst koristilo je mnogim profesionalcima na nekoliko načina. Sada ne moraju praviti bilješke odmah nakon završetka sastanka. Jednostavno ga snimaju u digitalnom formatu jer će biti točno transkribirano.

Zabilježite o čemu se govori u telefonskim pozivima

Većina ljudi svaki dan upućuje ili odgovara na brojne telefonske pozive. Ti razgovori često uključuju profesionalne i osobne razgovore, oba potencijalno vrlo važna. Iako je nepristojno ne obraćati pažnju trenutno ili predugo obavljati više zadataka, može biti teško zapamtiti sve i istovremeno voditi dobre bilješke.

Zato je dostupan softver za pretvaranje glasa u tekst – ova tehnologija omogućuje softveru da transkribira ono što ste snimili. Prijepisi se tada automatski arhiviraju i mogu pretraživati. Što je posebno korisno za velike projekte. Mnogi ga smatraju privlačnim jer je ovo rješenje jednostavno, jeftino i vrlo učinkovito.

Čovjek koji transkribira svoj glas

Upotrijebite glasovno slanje teksta prilikom razmišljanja

Jedna od mana mozganja rukama je ta što je obično sporo zapisivati svoje misli. Mnogi ljudi ne mogu dovoljno brzo zapisati stvari pa se frustriraju i odustanu. Smisao osmišljavanja ideja je iznijeti ih i zapisati

Kada dolazite do novih ideja, važno je imati alat s kojim možete govoriti.

Mnogi pisci ne iskorištavaju u potpunosti prednosti tehnologije tako što razmišljaju u tišini i pretvaraju svoje glasove u tekst. Nemojte patiti od spisateljske blokade prema vlastitim pravilima. Umjesto toga, koristite glasovne bilješke kako biste diktirali malo glatkiji način snimanja svega što kažete. Snimanje glasa lakše je za ljude koji ne mogu frenetično tipkati po tipkovnici ili mišu. Zato što im omogućuje da govore i zastanu po potrebi.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts