कोविड को हिला नहीं सकते? आपकी दूरस्थ टीम की प्रभावशीलता को बढ़ाने के 7 तरीके

दुनिया फिर से खुलने के बावजूद, कई व्यवसाय दूर रह गए हैं। बेशक, अगर आपकी टीम दूरस्थ है तो प्रभावी ढंग से सहयोग करना सीखना इसका एक बड़ा हिस्सा रहा है। कई कंपनियों के लिए, दूरस्थ टीम सहयोग काफी सीखने की अवस्था रहा है।

इसलिए, अगर आपकी कंपनी ने घर से काम करना जारी रखने का फैसला किया है, तो यहां दूरस्थ टीमों में सहयोग बढ़ाने के 7 तरीके दिए गए हैं। इनका पालन करने से यह सुनिश्चित होगा कि आपकी टीम खुश और उत्पादक दोनों है।

दूरस्थ टीम सहयोग की प्रभावशीलता को बढ़ाने के 7 तरीके

1. लचीले काम के घंटे

दूरस्थ टीम सहयोग के सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों में से एक इसे सभी के लिए काम कर रहा है। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि जहां जरूरत हो वहां काम के लचीले घंटे पेश किए जाएं। उदाहरण के लिए, कुछ कर्मचारियों को बच्चों की देखभाल के लिए दोपहर की छुट्टी की आवश्यकता हो सकती है। अन्य लोग देर शाम तक काम करना पसंद कर सकते हैं।

लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए कि दूरस्थ संचार अभी भी संभव है, सभी को दिन के कम से कम भाग में एक साथ काम करने के लिए प्रेरित करना है।

एक दूरस्थ टीम

2. वीडियो मीटिंग

जिस तरह आप व्यक्तिगत रूप से टीम मीटिंग करते हैं, वैसे ही दूरस्थ टीम मीटिंग करना अभी भी समझ में आता है। यदि आपकी टीम दूरस्थ है तो प्रभावी ढंग से सहयोग करने की कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि हर कोई अभी भी संचार करता है। जाहिर है, ऐसा करने का सबसे आसान तरीका बैठकों में है।

जबकि आपको दैनिक बैठकों की आवश्यकता नहीं हो सकती है, सप्ताह में 2 से 3 समय निर्धारित करें। स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन सॉफ्टवेयर स्थापित करने से भी मदद मिलेगी। यह सुनिश्चित करता है कि बैठक का एक रिकॉर्ड है, इसलिए कर्मचारी वापस जा सकते हैं और जांच सकते हैं कि क्या चर्चा हुई थी।

3. लक्ष्य निर्धारित करना सुनिश्चित करें

यह दूरस्थ कार्य करने के लिए अद्वितीय नहीं है, लेकिन शायद अधिक महत्वपूर्ण है। अगर लोग घर पर अकेले काम कर रहे हैं, तो बड़ी तस्वीर पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो सकता है। इसमें मदद करने के लिए, कर्मचारियों के लिए लघु और दीर्घकालिक लक्ष्य निर्धारित करें।

बेशक, ये आपके व्यवसाय के लिए विशिष्ट होंगे, और लक्ष्य निर्धारित करना कुछ ऐसा है जो आपको पहले से ही करना चाहिए। अंतर यह सुनिश्चित करना है कि हर कोई आपके लक्ष्यों के बारे में उन्हें सीधे संवाद करके जानता है। उदाहरण के लिए, ईमेल श्रृंखला स्थापित करना या परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से मदद मिल सकती है।

4. वर्चुअल फोन सिस्टम में निवेश करें

यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो सुनिश्चित करें कि आपने दूरस्थ टीमों में सहयोग के लिए वर्चुअल फ़ोन सिस्टम सेट अप किया है। संक्षेप में, वर्चुअल फोन सिस्टम में वर्चुअल नंबर से कॉल को लोगों के वास्तविक फोन पर रीडायरेक्ट करना शामिल है।

मुख्य लाभ यह है कि लोगों को अपने व्यक्तिगत फोन नंबर देने की जरूरत नहीं है। साथ ही, इसका मतलब है कि आपको नए फ़ोन खरीदने या नए नंबर सेट करने की ज़रूरत नहीं है। एक वर्चुअल फोन सिस्टम वीओआईपी (वॉयस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल) का उपयोग करके पूरी तरह से ऑनलाइन काम करता है।

इससे न केवल हार्डवेयर की बचत होगी, बल्कि यह सहयोग को अधिक प्रभावी और बहुत आसान भी बनाएगा।

5. रिमोट वर्किंग के लिए प्रशिक्षण सेट करें

जबकि हम में से कई लोग कम से कम 2 वर्षों से दूरस्थ रूप से काम कर रहे हैं, कई कंपनियों के पास इसके लिए विशिष्ट प्रशिक्षण कार्यक्रम नहीं हैं। चाहे आप नए कर्मचारियों को प्रशिक्षण दे रहे हों या मौजूदा कर्मचारियों के ज्ञान में सुधार कर रहे हों, एक स्पष्ट योजना महत्वपूर्ण है।

जब आपकी टीम दूरस्थ होने पर प्रभावी ढंग से सहयोग करने की बात आती है, तो कुछ बातों पर विचार किया जाना चाहिए:

  • सुनिश्चित करें कि हर कोई किसी भी रिमोट सिस्टम (जैसे वर्चुअल फोन, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर, आदि) का उपयोग करना जानता है।
  • पुष्टि करें कि कर्मचारियों को पता है कि प्रमुख दस्तावेज कहां मिलेंगे। इनमें लक्ष्य पत्रक, मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन, और बहुत कुछ शामिल हैं।
  • प्रशिक्षण में अपनी अपेक्षाओं को जोड़ने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, आप दूर से काम करते समय उत्पादकता लक्ष्यों या संचार प्रोटोकॉल पर चर्चा करना चाह सकते हैं।

यह इस प्रशिक्षण के लिए एक प्रोजेक्ट लीडर स्थापित करने में मदद कर सकता है। ऐसा करने का मतलब है कि आपके पास कोई है जो जवाबदेह है। साथ ही, यह कर्मचारियों को सिस्टम या प्रक्रियाओं के बारे में प्रश्न या चिंता होने पर संपर्क का एक बिंदु देता है।

6. प्रदर्शन समीक्षा जारी रखें

फिर से, प्रदर्शन समीक्षाएँ दूरस्थ कार्य करने के लिए अद्वितीय नहीं हैं। लेकिन अगर आप प्रभावी दूरस्थ टीम सहयोग चाहते हैं, तो समीक्षा लोगों को ट्रैक पर रहने में मदद करती है। बेशक, आप कार्य प्रक्रियाओं में परिवर्तनों को दर्शाने के लिए अपने समीक्षा मानदंड को समायोजित करना चाहेंगे।

उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप उत्पादकता की समीक्षा करने के अपने तरीके को बदलना चाहें। यदि आपको लगता है कि कर्मचारी घर पर अधिक उत्पादक हो रहे हैं, तो उत्पादकता के अपने निचले स्तर को बदलें। यह लोगों को अधिक मेहनत करने के लिए नहीं है, बल्कि इस तथ्य को प्रतिबिंबित करने के लिए है कि हर कोई अधिक काम कर रहा है।

साथ ही, यदि सहयोग महत्वपूर्ण है, तो उसे समीक्षा मीट्रिक के रूप में सेट करें। आप इसे परियोजनाओं में किसी व्यक्ति की भागीदारी या सहयोग से संबंधित लक्ष्यों को पूरा करने की उनकी क्षमता के माध्यम से माप सकते हैं। अपने प्रदर्शन समीक्षा लक्ष्यों को बदलने से कुछ रचनात्मक सोच हो सकती है, लेकिन यह दूरस्थ कार्य करने के लायक है।

उपकरण जो दूरस्थ टीम के प्रदर्शन को मापते हैं

7. भरपूर प्रोत्साहन की पेशकश करें

बहुत सी कंपनियां कार्यस्थल में प्रोत्साहन की पेशकश करती हैं। ये टाइम ऑफ, लंबे ब्रेक या फ्री फूड जैसी चीजें हो सकती हैं। बेशक, इनमें से कुछ की पेशकश करना कठिन होता है जब लोग दूरस्थ होते हैं और लचीले घंटे काम करते हैं।

जब लोग दूर से काम कर रहे हों तो टाइम ऑफ अभी भी एक अच्छा प्रोत्साहन है। आप मेल में डिलीवर किए गए उपहार कार्ड या धन्यवाद पार्सल भी दे सकते हैं। इस बारे में सोचें कि आपकी कंपनी संस्कृति और लक्ष्यों के साथ सबसे अच्छा क्या काम करता है।

लेकिन यह दूरस्थ टीमों में सहयोग से कैसे संबंधित है? सीधे शब्दों में कहें तो प्रोत्साहन लोगों को कड़ी मेहनत करने और लक्ष्यों को पूरा करने का कारण देता है। यदि आप अपनी आवश्यकताओं के बारे में स्पष्ट हैं और भरपूर प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं, तो सभी कर्मचारियों के लिए सफलता का एक निर्धारित मार्ग होगा। संक्षेप में, प्रोत्साहन लोगों को उस तरह से सहयोग करने के लिए प्रेरित करते हैं जिस तरह से आप उन्हें चाहते हैं।

रिमोट कम्युनिकेशन के लिए ट्रांसक्रिप्टर का उपयोग करना

इन 7 युक्तियों का पालन करने से आपके दूरस्थ टीम सहयोग में सुधार होना चाहिए। अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए लोगों को पुरस्कार देना हमेशा सफलता का सबसे आसान मार्ग होता है। बेशक, सुनिश्चित करें कि आप किसी भी दूरस्थ मीटिंग का रिकॉर्ड रखते हैं ताकि लोगों को पता चल सके कि क्या कहा गया था।

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