अपनी मीटिंग के लिए ध्वनि से पाठ रूपांतरण का उपयोग करें

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विषयसूची

हम सभी की एक ही गंभीर समस्या है – सख्त और कभी-कभी कठोर काम के घंटे। हमें कंपनी के मानदंडों का पालन करना होगा और सीमाओं को आगे बढ़ाने या कोनों को काटने से बचना होगा। इसके परिणामस्वरूप घर पर बड़े पैमाने पर समय लगता है क्योंकि हमें उतना खाली समय नहीं मिलता है। इसलिए, आइए इस बात पर गहराई से विचार करें कि होम डेस्क मोड पर रहते हुए उन्नत तकनीक का उपयोग, विशेष रूप से वॉयस-टू-टेक्स्ट टूल, उत्पादकता बढ़ाने में कैसे मदद कर सकते हैं।

कई लोगों के लिए जो बढ़ती मांगों के इस मौसम में मैदान में उतरने वाले हैं, हम आपको कुछ मार्गदर्शन देना चाहते हैं। सफलता के लिए अपने उत्तोलन का उपयोग करें और व्यक्तिगत उत्पादकता को आगे बढ़ाएं।

प्रौद्योगिकी और सॉफ्टवेयर में आजकल बहुत सारी विशेषताएं हैं जो काम और जीवन को संतुलित करने में सहायता कर सकती हैं। ऐसे उपकरण हैं जो आपकी रिकॉर्ड की गई ध्वनि फ़ाइलों को पाठ में बदलकर आपको मीटिंग रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने देते हैं। इसके द्वारा, आप बैठक में समय का उपयोग सुविधा, चर्चा और सौदेबाजी जैसे अधिक निवेश के लिए कर सकते हैं।

यहां कुछ रणनीतियां दी गई हैं जो हमारी समस्याओं का समाधान कर सकती हैं।

आइए पहले मीटिंग के लिए सामान्य युक्तियों पर ध्यान दें

एक सफल व्यावसायिक बैठक आयोजित करने के नियम क्या हैं?

बैठक के लिए एक योजना दें ताकि लोगों को पता चले कि क्या होने वाला है

एक अच्छी तरह से आयोजित बैठक खराब तरीके से आयोजित की तुलना में बेहतर परिणाम दे सकती है। आगे क्या होगा और कब होगा, सहित सभी घटनाओं और विषयों का स्पष्ट अवलोकन। समय सीमा के बारे में जागरूकता का उल्लेख नहीं करना सुनिश्चित करता है कि हर कोई बैठक के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए ट्रैक पर है।

सामग्री और स्कीमा की एक स्पष्ट तालिका के महत्व को अधिक महत्व नहीं दिया जा सकता है। इससे पहले कि हम मीटिंग में जाएँ, रूम में मौजूद सभी लोगों को पता होना चाहिए कि आपकी मीटिंग की संरचना कैसी होने वाली है। साथ ही, आप क्या प्रस्तुत करने जा रहे हैं, आप इससे क्या अपेक्षा कर रहे हैं, और बैठक के दौरान जो भी प्रतिबंध लगाए जाएंगे।

Woman holding phone to turn her voice to text

सामग्री की एक अच्छी तालिका में 4 पहलू शामिल होंगे: लक्ष्य और उद्देश्य, सामग्री, समय सीमा और कार्मिक।

जल्दी और प्रभावी ढंग से बिंदु पर पहुंचने का प्रयास करें

जो सबसे ज्यादा मायने रखता है उस पर फोकस करें। एक प्रेरक भाषण मिनटों में संक्षिप्त और शक्तिशाली रूप से दिया जा सकता है।

एक प्रबंधक के रूप में, आपकी जिम्मेदारियों में से एक है बैठकों में बोलना, नई परियोजनाओं या व्यवसायों को पेश करना, जिन पर आप काम कर रहे हैं, या सहकर्मियों के साथ चर्चा में संलग्न हैं। एक परिचय बनाएं जो रचनात्मक हो, लेकिन बैठकों में भाषणों को सीमित करने के दायरे तक सीमित हो।

मैंने जो कुछ भी सुना और देखा है, एक भाषण को सीमित करने से आप अपने दर्शकों के साथ बेहतर जुड़ाव के लिए तैयार हो जाते हैं। एक सूचना अधिभार है जहां सब कुछ लिखा जाता है और लोग इस तरह से मूल संदेश का ट्रैक जल्दी खो देते हैं। इसके अलावा, भाषणों को सीमित करने से समय की बचत होती है और दुर्लभ संसाधनों को अधिक कुशलता से आवंटित किया जाता है!

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टूल्स पर ज्यादा भरोसा न करें

बहुत सारे प्रमुख बिंदुओं को शामिल करके अपने दर्शकों को PowerPoint स्लाइड के माध्यम से जानकारी से न भरें। यह बातचीत को डगमगाता है और दर्शकों के लिए जानकारी को बनाए रखना या समझना मुश्किल बनाता है, इसके बजाय, स्लाइड पर सही मात्रा में डेटा शामिल करें और उन्हें एनिमेशन के साथ संलग्न करें

व्यावसायिक बैठकों में जहां किसी दिए गए विषय पर बहुत सारे दस्तावेज होने होते हैं, पावरपॉइंट प्रस्तुतियाँ अधिक महत्वपूर्ण और आवश्यक हो जाती हैं। लोगों को दिलचस्पी लेने और उन्हें सूचित करने के बीच एक पतली रेखा है कि एक इन्फोग्राफिक के अनुसार कौन सी रेखा होनी चाहिए। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका संदेश स्पष्ट हो, तो इसे छोटा और आकर्षक रखें लेकिन इसे डेटा के साथ कभी भी अधिभारित न करें।

हमारे दर्शकों के लिए चित्रों या पाठ के बड़े हिस्से से विचलित होना आसान है। तो यह सुनिश्चित करने के लिए प्रस्तुतकर्ता के रूप में हम पर निर्भर है कि हम उन्हें जो कुछ जानने की जरूरत है उसके माध्यम से मार्गदर्शन कर रहे हैं और उन्हें सड़क पर एक कांटा पर नहीं छोड़ रहे हैं।

Calculator

अपनी व्यावसायिक मीटिंग्स की सामग्री को सारांशित करें (वॉयस की शक्ति का उपयोग टेक्स्ट टूल्स में करें!)

यदि आप एक तंग समय सीमा पर हैं, तो आपको मीटिंग की सामग्री को जल्दी से रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है। लेकिन आप यह कैसे करते हैं? एक समाधान यह है कि आप किसी को नोट-टेक करने के लिए कहें ताकि आप और टीम के अन्य सदस्य अपने नोट्स साझा कर सकें। या आप केवल मीटिंग को रिकॉर्ड कर सकते हैं और बाद में इसे ट्रांसक्रिप्ट कर सकते हैं।

पहले का मतलब है कि टीम के प्रत्येक सदस्य को नोटबंदी की जिम्मेदारी लेनी होगी, फिर यह सुनिश्चित करना उसके ऊपर है कि वे अपने बाकी कार्यों को भी बिना किसी असफलता के पूरा करते हैं। यह मुश्किल हो सकता है यदि टीम के सभी सदस्य बैठकों में भाग लेने के लिए जिम्मेदार नहीं हैं। आप मांग कर सकते हैं कि वे अपने नोट्स को अनैच्छिक रूप से इसे संतुलित करने के लिए साझा करें, लेकिन फिर हमेशा एक जोखिम होता है कि यह लाइन के नीचे उपस्थित लोगों के बीच एक पीड़ादायक विषय खोल देगा

वॉयस-टू-टेक्स्ट टूल कार्यालयों में लोकप्रिय हो गए हैं। वॉइस-टू-टेक्स्ट टूल पर अब सटीकता की चिंता और तत्काल संपादन की कोई चिंता नहीं है। इन ट्रांसक्रिप्शन टूल के लाभ उनके एक प्रमुख नकारात्मक पहलू, ऑडियो गुणवत्ता से कहीं अधिक हैं।

फिर भी, वॉयस टू टेक्स्ट की तकनीक हर दिन नए सॉफ्टवेयर और मृदु-भाषी वाक्यांशों को स्थानांतरित करने के लिए नई तकनीकों के साथ फैलती है। इन वॉयस-टू-टेक्स्ट टूल से कम समय में मीटिंग सारांश बनाना संभव है।

Otter.ai और Transkriptor जैसे उपकरण आवाज को पाठ में बदलने या सिर्फ आपके विचार का ऑडियो लेने और इसे पाठ में बदलने में सक्षम हैं।

सीमित संख्या में लोगों के साथ बैठक आयोजित करें

समय के साथ, वैज्ञानिक समूह विचार और बैठक के आकार के प्रभावों पर शोध कर रहे हैं। उन्होंने जो पाया वह यह था कि यदि 20 से अधिक लोग एक बैठक में शामिल होते हैं, तो व्यक्तिगत प्रदर्शन 10% कम हो जाएगा।

आयोवा विश्वविद्यालय के एक विघटनकारी शोध वैज्ञानिक ने जूरी के आकार और निर्णयों पर उनके विचार-विमर्श के प्रभाव की जांच करने के लिए एक अध्ययन किया। उन्होंने पाया कि एक राय के लिए जितने अधिक जूरी सदस्यों पर विचार किया जाएगा, वह अपने तर्क में अधिक कमजोरियों का प्रदर्शन करना शुरू कर देगा।

A businessperspon calculating some figures

तो यह क्यों मायने रखता है? जिन बैठकों में लंबी-अनुसूचित सूचियाँ शामिल होती हैं, उनमें व्यवसायों को बहुत अधिक समय और धन खर्च करना पड़ता है, केवल कुछ ही लोग उपस्थित होते हैं जो उन निर्धारित वस्तुओं की समीक्षा कर रहे होते हैं। समूह को सबसे तेज और सबसे प्रभावशाली बनाए रखने के लिए, आपको अपनी बैठकों में कम संख्या में लोगों को शामिल करना चाहिए।

बैठक को इंटरैक्टिव बनाएं

बैठकें जिनमें लोगों को शामिल किया जाता है, उन लोगों की तुलना में बेहतर होगी जहां निर्णय लेने वाले केवल व्यवसाय के मालिक ही होते हैं। ऐसी बैठकें जिनमें सहयोग और खुली चर्चा शामिल होती है, बेहतर होती हैं ताकि सभी को ऐसा लगे कि उन्हें सुना जा रहा है, साथ ही उन्हें अपना विवरण जोड़ने की अनुमति भी दी जा रही है। जब एक बैठक इस तरह से शामिल हो जाती है, तो लंबे समय में गलत संचार होने की संभावना बहुत कम होती है।

हम सभी जानते हैं कि बैठकें कैसे हो सकती हैं – कभी-कभी वे बस खींच लेते हैं, अक्सर उनके सामने वाले व्यक्ति के पास बहुत अधिक शक्ति होती है और दूसरों को यह महसूस नहीं होता है कि उनके पास एक आवाज है या यह अनुभूति है कि बैठक में उन्हें शामिल किया जाएगा।

बैठकें भी एक टीम-निर्माण अभ्यास की तरह होनी चाहिए। ऐसे तरीके हैं जिनसे बैठकों में गति की कमी हो सकती है। इसका मतलब है कि कंपनी के कर्मचारियों में जुड़ाव की कमी होगी। बैठकों में कर्मचारियों को शामिल करने का एक तरीका यह है कि उन्हें विभिन्न विषयों और प्रश्नों पर गुमनाम रूप से वोट दिया जाए। या आप उनसे सवाल पूछने के लिए जल्दी कर सकते हैं कि उनके पास चर्चा के तहत बैठक में चर्चा किए जा रहे विषय के बारे में है।

बैठक के बाद प्रतिभागियों की जाँच करें

एक फॉलो-अप संदेश भेजना महत्वपूर्ण है जो प्रतिभागियों को आपकी बैठकों में उपस्थिति के लिए धन्यवाद देता है और मीटिंग नोट्स साझा करता है ताकि वे आपके अगले चरणों के साथ उसी पृष्ठ पर हों।

लेकिन प्रतिभागियों को केवल एक धन्यवाद संदेश न भेजें, एक अनुवर्ती बैठक के दौरान प्रक्रिया में अगले चरण क्या हैं, इस बारे में अधिक विवरण साझा करें।

बैठक के सूत्रधार के रूप में, कृपया सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागी शामिल महसूस करें और जानें कि उनके लिए क्या आवश्यक है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई सिंक में है और परियोजना/कार्य के बारे में आशान्वित महसूस कर रहा है, उस अंतिम बैठक के दौरान कार्य बिंदुओं/परियोजना की देय तिथियों/अनुस्मारकों को साझा करना एक अच्छा विचार है। यह भी कहा जाता है कि आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि अलग-अलग चलती भागों के साथ हर कोई स्पष्ट है। जैसे कि समय सीमा और टीम के नेता विचार-मंथन या सत्र के हर चरण में। ध्यान से सुनें ताकि किसी की उपेक्षा न करें, खासकर उन लोगों की जो चर्चा की मेज पर मुखर नहीं हो सकते हैं।

ऑनलाइन मीटिंग के नियम क्या हैं?

हमने उन नियमों के बारे में बात की है जिनका आपको भाषण प्रस्तुत करते/संचालन करते समय पालन करना चाहिए। लेकिन कभी-कभी आप बैठकों के अंत में हो सकते हैं। इसके अलावा, महामारी के बाद से ऑनलाइन बैठकों की लोकप्रियता काफी बढ़ गई है। इसलिए सभी को सीखना चाहिए कि एक में कैसे व्यवहार करना है। और यही वह प्रश्न है जिसका उत्तर हम आगे देने का प्रयास करेंगे: आपको ऑनलाइन बैठकों में कैसे कार्य करना चाहिए?
1. ध्यान रखें कि आप क्या पहन रहे हैं
2. कैमरा/स्क्रीन के अलावा कहीं और न देखें
3. देखें कि आपकी पृष्ठभूमि में क्या हैblank

ध्यान रहे कि आप क्या पहन रहे हैं

ऑनलाइन मीटिंग के लिए ड्रेसिंग करते समय, व्यावसायिक पेशेवरों को हमेशा इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि उनकी छवि उन लोगों द्वारा कैसे देखी जाएगी जो इसमें भाग ले रहे हैं और वेबकैम के दूसरे छोर पर हैं। उनके पीछे खास तरह के कपड़ों के अलग-अलग मायने होते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके कार्य जीवन और आपके व्यक्तिगत जीवन के बीच अंतर करना आसान है। नहीं तो आप व्यापार जगत में अपनी साख खो सकते हैं।

कैमरा/स्क्रीन के अलावा कहीं और न देखें

एक मुख्य बात जो कॉन्फ़्रेंस कॉल और अन्य प्रकार की ऑनलाइन मीटिंग्स को इतना बेहतर बनाती है, वह है आँख से संपर्क करना। और जबकि वक्ता या कोई अन्य व्यक्ति इसका उल्लेख करने के लिए पर्याप्त ईमानदार हो सकता है, कभी भी कुछ भी न मानें। यदि आप किसी ऑनलाइन मीटिंग वीडियो में भाग ले रहे हैं, तो हमेशा कैमरे को देखें।

A man who brainstorms

भौतिक सीमाओं को रखना रुकावटों का समाधान नहीं है। लोग अपनी स्क्रीन को देख सकते हैं और फिर भी विचलित हो सकते हैं। इससे बचने का एक तरीका वीडियो तकनीक का अधिक प्रभावी ढंग से लाभ उठाना है। जैसे सीईओ या पैनलिस्ट को बोलते समय आंखों में देखना। यह पृष्ठभूमि में किसी भी चीज़ से विचलित न होकर उन्हें सम्मान दिखाते हुए बेहतर सुनने में हमारी मदद करेगा।

देखें कि आपकी पृष्ठभूमि में क्या है

अपने कर्मचारियों को प्रेजेंटेशन देते समय, यह आवश्यक है कि पृष्ठभूमि प्राकृतिक और पेशेवर दिखे। यह सुनिश्चित करता है कि उनका ध्यान आप पर होगा और यह केवल उनकी चिंता करेगा।

तकनीक: अन्य सभी प्रकाश स्रोतों को बंद कर दें ताकि आपकी पृष्ठभूमि का अपना शक्ति स्रोत- दीवार हो। दीवार बहुत गंदी या अव्यवस्थित नहीं होनी चाहिए। क्योंकि मीटिंग के दौरान दूसरों का ध्यान भटकाने से बाकी सभी पर बेवजह का तनाव पड़ेगा।

वॉयस टू टेक्स्ट टूल के कुछ लाभ क्या हैं?

हमने हाल ही में इस बारे में बात की है कि मीटिंग के बाद मीटिंग नोट्स तैयार करना कितना फायदेमंद होगा। लेकिन उन्हें हासिल करने के लिए आपको किस रास्ते जाना चाहिए? आप पूरी बैठक लिखने के बारे में नहीं सोच रहे हैं, है ना? जब वॉयस-टू-टेक्स्ट कनवर्ज़न तकनीक हो तो आपको इस तरह के काम कभी नहीं करने चाहिए! आइए देखें कि आप इस तकनीक से क्या-क्या कर सकते हैं
1. बिना समय और प्रयास के मीटिंग नोट्स लें
2. फोन कॉल में किस बारे में बात की जाती है, उसे संक्षेप में लिखें
3. ब्रेनस्टॉर्मिंग करते समय वॉयस टू टेक्स्ट का उपयोग करेंblank

बिना समय और प्रयास के मीटिंग नोट्स लें

यदि आप कई पेशेवरों की तरह हैं और आप खुद को एक दिन में मीटिंग से मीटिंग तक दौड़ते हुए पाते हैं, तो हर हफ्ते तैयारी के कुछ घंटों के साथ आपका काम आसान हो सकता है।

वॉयस-टू-टेक्स्ट सॉफ्टवेयर न केवल परियोजनाओं की प्रगति को ट्रैक करने और काम के शीर्ष पर बने रहने में मदद करता है। यह संबंधों को और अधिक पारदर्शी बनाकर सुगम बनाने का बाहरी प्रभाव भी डाल सकता है। इसके अतिरिक्त, बोलने के बजाय पाठ संदेशों के माध्यम से जाना न केवल श्रोता की विवेक पर आसान है, बल्कि आपकी बातचीत के हर विवरण को सुनने के बाद भी समीक्षा के लिए उपलब्ध रखता है।

ऑफिस में टेक्नोलॉजी कोई नई बात नहीं है। यह शायद ही कभी इस वादे के साथ पेश किया जाता है कि मनुष्यों को फिर कभी अपने हाथ गंदे नहीं करने पड़ेंगे। वॉयस-टू-टेक्स्ट टूल ऐसे टूल हैं जो हमें अधिक कुशल पेशेवर बनाते हैं और हमारे उत्पादकता स्तर को बढ़ाने में मदद करते हैं।

इस तकनीकी प्रगति के सबसे लोकप्रिय रूपों में से एक प्रतिलेखन है। मीटिंग मेमो, प्रस्तुतियों और वार्तालापों को स्वचालित रूप से परिवर्तित किया जा सकता है। और यह त्रुटिहीन सटीकता के साथ भी करता है। वॉइस-टू-टेक्स्ट टूल के उपयोग से कई पेशेवरों को कई तरह से लाभ हुआ है। अब उन्हें मीटिंग खत्म होने के ठीक बाद नोट्स बनाने की जरूरत नहीं है। वे इसे केवल एक डिजिटल प्रारूप में रिकॉर्ड करते हैं क्योंकि इसे सटीक रूप से लिखा जाएगा।

फोन कॉल में किस बारे में बात की जाती है उसे संक्षेप में लिखें

ज्यादातर लोग हर दिन कई फोन कॉल करते हैं या उनका जवाब देते हैं। इन वार्तालापों में अक्सर पेशेवर और व्यक्तिगत वार्तालाप शामिल होते हैं, दोनों संभावित रूप से बहुत महत्वपूर्ण हैं। जबकि इस समय ध्यान न देना या बहुत लंबे समय तक मल्टीटास्किंग न करना, सब कुछ याद रखना और एक साथ अच्छे नोट्स लेना मुश्किल हो सकता है।

इसीलिए वॉयस-टू-टेक्स्ट सॉफ़्टवेयर उपलब्ध है – यह तकनीक सॉफ़्टवेयर को आपके द्वारा रिकॉर्ड की गई चीज़ों को ट्रांसक्राइब करने की अनुमति देती है। तब प्रतिलेख स्वचालित रूप से संग्रहीत और खोजने योग्य होते हैं। जो बड़ी परियोजनाओं के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। बहुत से लोगों को यह आकर्षक लगता है क्योंकि यह समाधान सरल, सस्ता और अत्यधिक प्रभावी है।

A man who transcribes his voice

विचार-मंथन करते समय वॉयस टू टेक्स्ट का उपयोग करें

अपने हाथों से विचार-मंथन करने का एक नुकसान यह है कि आमतौर पर अपने विचारों को लिखना धीमा होता है। बहुत से लोग चीजों को जल्दी से नहीं लिख पाते हैं और निराश होकर हार मान लेते हैं। विचारों के साथ आने का उद्देश्य उन्हें वहाँ से बाहर निकालना और लिखना है

नए विचारों के साथ आने पर, एक उपकरण होना महत्वपूर्ण है जिससे आप बात कर सकें।

कई लेखक मौन में विचार-मंथन करके और अपनी आवाज़ को पाठ में बदलकर प्रौद्योगिकी की प्रगति का पूरी तरह से लाभ नहीं उठाते हैं। अपने स्वयं के नियमों से लेखक के अवरोध से ग्रस्त न हों। इसके बजाय, आप जो कुछ भी कहते हैं उसे रिकॉर्ड करने के लिए थोड़ा आसान तरीका निर्धारित करने के लिए वॉयस मेमो का उपयोग करें। वॉयस रिकॉर्डिंग उन लोगों के लिए आसान होती है जो कीबोर्ड या माउस पर तेजी से टाइप नहीं कर सकते। क्योंकि यह उन्हें आवश्यकतानुसार बोलने और रुकने की अनुमति देता है।

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