Vous ne pouvez pas vous débarrasser de Covid ? 7 façons d’augmenter l’efficacité de votre équipe à distance

Malgré la réouverture du monde, de nombreuses entreprises sont restées isolées. Bien sûr, apprendre à collaborer efficacement si votre équipe est distante a joué un rôle important dans ce processus. Pour de nombreuses entreprises, la collaboration en équipe à distance a été une courbe d’apprentissage.

Donc, si votre entreprise a décidé de continuer à travailler à domicile, voici 7 façons de renforcer la collaboration dans les équipes distantes. En les suivant, votre équipe sera à la fois heureuse et productive.

7 façons d’améliorer l’efficacité de la collaboration en équipe à distance

1. Horaires de travail flexibles

L’un des éléments les plus importants de la collaboration d’équipe à distance est de faire en sorte qu’elle fonctionne pour tout le monde. La meilleure façon d’y parvenir est d’offrir des horaires de travail flexibles si nécessaire. Par exemple, certains employés peuvent avoir besoin d’après-midi de congé pour s’occuper des enfants. D’autres pourraient préférer travailler tard dans la soirée.

Mais pour vous assurer que la communication à distance est toujours possible, essayez de faire en sorte que tout le monde travaille ensemble au moins une partie de la journée.

Une équipe à distance

2. Réunions vidéo

Tout comme vous auriez des réunions d’équipe en personne, il est toujours logique d’avoir des réunions d’équipe à distance. Une clé pour collaborer efficacement si votre équipe est distante est de s’assurer que tout le monde communique toujours. De toute évidence, le moyen le plus simple de le faire est lors de réunions.

Bien que vous n’ayez pas besoin de réunions quotidiennes, prévoyez 2 à 3 réunions par semaine. La mise en place d’un logiciel de transcription automatique serait également utile. Il garantit qu’il y a un compte rendu de la réunion, afin que les employés puissent revenir en arrière et vérifier ce qui a été discuté.

3. Assurez-vous de fixer des objectifs

Ce n’est pas propre au travail à distance, mais c’est peut-être plus important. Si les gens travaillent seuls à la maison, il peut être difficile de rester concentré sur la situation dans son ensemble. Pour y parvenir, fixez des objectifs à court et à long terme pour les employés.

Bien sûr, ceux-ci seront spécifiques à votre entreprise, et vous devriez déjà vous fixer des objectifs. La différence est de s’assurer que tout le monde connaît vos objectifs en les communiquant directement. Par exemple, la configuration de chaînes de messagerie ou l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet peut aider.

4. Investissez dans des systèmes téléphoniques virtuels

Si vous ne l’avez pas déjà fait, assurez-vous de configurer des systèmes téléphoniques virtuels pour la collaboration dans des équipes distantes. En bref, un système téléphonique virtuel consiste à rediriger les appels d’un numéro virtuel vers les téléphones réels des personnes.

Le principal avantage est que les gens n’ont pas besoin de donner leurs numéros de téléphone personnels. En outre, cela signifie que vous n’avez pas besoin d’acheter de nouveaux téléphones ou de configurer de nouveaux numéros. Un système téléphonique virtuel fonctionne entièrement en ligne en utilisant la VoIP (voice over internet protocol).

Non seulement cela permettra d’économiser du matériel, mais cela rendra également la collaboration plus efficace et beaucoup plus facile.

5. Configurer une formation pour le travail à distance

Alors que beaucoup d’entre nous travaillent à distance depuis au moins 2 ans maintenant, de nombreuses entreprises n’ont pas de programmes de formation spécifiques pour cela. Que vous formiez de nouvelles recrues ou que vous amélioriez les connaissances du personnel existant, un plan clair est essentiel.

Lorsqu’il s’agit de savoir comment collaborer efficacement si votre équipe est distante, il y a quelques points à considérer :

  • Assurez-vous que tout le monde sait comment utiliser les systèmes distants (tels que les téléphones virtuels, les logiciels de gestion de projet, etc.)
  • Confirmez que les employés savent où trouver les documents clés. Ceux-ci incluent des feuilles d’objectifs, des transcriptions de réunions, etc.
  • Envisagez d’ajouter vos attentes à la formation. Par exemple, vous voudrez peut-être discuter des objectifs de productivité ou des protocoles de communication lorsque vous travaillez à distance.

Il peut être utile de mettre en place un chef de projet pour cette formation. Cela signifie que vous avez quelqu’un qui est responsable. En outre, il donne aux employés un point de contact s’ils ont des questions ou des préoccupations concernant les systèmes ou les procédures.

6. Continuez avec les évaluations de performance

Encore une fois, les évaluations de performances ne sont pas propres au travail à distance. Mais si vous voulez une collaboration d’équipe à distance efficace, les avis aident les gens à rester sur la bonne voie. Bien sûr, vous voudrez ajuster vos critères d’examen pour refléter les changements dans les processus de travail.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être modifier la façon dont vous examinez la productivité. Si vous pensez que les employés sont plus productifs à la maison, modifiez votre niveau de productivité le plus bas. Il ne s’agit pas de faire travailler les gens plus dur, mais plutôt de refléter le fait que tout le monde fait plus de travail.

De plus, si la collaboration est importante, définissez-la comme métrique de révision. Vous pouvez mesurer cela par l’implication d’une personne dans des projets ou sa capacité à atteindre des objectifs liés à la collaboration. Changer vos objectifs d’évaluation des performances peut nécessiter une réflexion créative, mais cela en vaut la peine pour le travail à distance.

Des outils qui mesurent la performance d'une équipe à distance

7. Offrez de nombreuses incitations

De nombreuses entreprises offrent des incitations sur le lieu de travail. Il peut s’agir de congés, de pauses plus longues ou de nourriture gratuite. Bien sûr, certains d’entre eux sont plus difficiles à offrir lorsque les gens sont éloignés et travaillent selon des horaires flexibles.

Les congés sont toujours une bonne incitation lorsque les gens travaillent à distance. Vous pouvez également offrir des cartes-cadeaux ou des colis de remerciement livrés par la poste. Réfléchissez à ce qui fonctionne le mieux avec la culture et les objectifs de votre entreprise.

Mais comment cela est-il lié à la collaboration dans des équipes distantes ? En termes simples, les incitations donnent aux gens des raisons de travailler plus dur et d’atteindre leurs objectifs. Si vous êtes clair sur vos besoins et fournissez beaucoup de commentaires, il y aura un chemin tracé vers le succès pour tous les employés. En bref, les incitations motivent les gens à collaborer comme vous le souhaitez.

Utilisation de Transkriptor pour la communication à distance

Suivre ces 7 conseils devrait améliorer la collaboration de votre équipe à distance. Offrir aux gens des récompenses pour avoir atteint vos objectifs est toujours le chemin le plus facile vers le succès. Bien sûr, assurez-vous de conserver des enregistrements de toutes les réunions à distance pour vous assurer que les gens savent ce qui a été dit.

Le moyen le plus simple de le faire est d’utiliser le logiciel de transcription automatique de Transkriptor . Vous téléchargez votre fichier et il le transformera en une transcription de texte, avec des horodatages. Vous avez la possibilité de l’essayer gratuitement et vous constaterez que nos services de transcription payants sont 98 % moins chers que ceux de la concurrence.

Essayez Transkriptor dès aujourd’hui pour voir comment il peut vous aider avec la collaboration de votre équipe à distance.

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