Utilisez la conversion voix-texte pour vos réunions

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Nous avons tous le même problème aigu – des horaires de travail stricts et parfois rigides. Nous devons suivre les normes de l’entreprise et éviter de repousser les limites ou de prendre des raccourcis. Cela se traduit par un travail extrêmement chronophage à la maison puisque nous n’avons pas beaucoup de temps libre. Par conséquent, examinons en profondeur comment l’utilisation de la technologie avancée, plus particulièrement les outils de synthèse vocale, peut aider à augmenter la productivité lorsque vous êtes en mode bureau à domicile.

Pour beaucoup de ceux qui sont sur le point de se lancer en cette saison de demandes accrues, nous voulons vous offrir quelques conseils. Utilisez votre effet de levier et faites progresser votre productivité personnelle pour le succès.

De nos jours, la technologie et les logiciels offrent de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aider à équilibrer le travail et la vie personnelle. Il existe des outils qui vous permettent d’enregistrer et de stocker des réunions en transformant vos fichiers vocaux enregistrés en texte. Ainsi, vous pouvez utiliser le temps de réunion pour des investissements plus importants comme la facilitation, la discussion et la négociation.

Voici quelques stratégies qui peuvent résoudre nos problèmes.

Concentrons-nous d’abord sur les conseils généraux pour une réunion

Quelles sont les règles pour mener à bien une réunion d’affaires ?

Donnez un plan pour la réunion afin que les gens sachent ce qui va se passer

Une réunion bien organisée peut donner de meilleurs résultats qu’une réunion mal organisée. Un aperçu clair de tous les événements et sujets à venir, y compris ce qui se passera et quand. Sans oublier qu’une prise de conscience des délais garantit que tout le monde est sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de la réunion.

L’importance d’une table des matières et d’un schéma clairs ne peut être surestimée. Avant d’entrer dans la réunion, tout le monde dans la salle doit savoir comment votre réunion va être structurée. Aussi, ce que vous allez présenter, ce que vous en attendez et les éventuelles restrictions qui seront imposées lors de la réunion.

Woman holding phone to turn her voice to text

Une bonne table des matières couvrirait 4 aspects : buts et objectifs, contenu, calendrier et personnel.

Essayez d’aller droit au but rapidement et efficacement

Concentrez-vous sur ce qui compte le plus. Un discours persuasif peut être prononcé de manière concise et puissante en quelques minutes.

En tant que manager, l’une de vos responsabilités est de prendre la parole lors de réunions, de présenter de nouveaux projets ou entreprises sur lesquels vous travaillez ou d’engager des discussions avec des collègues. Créez une introduction créative mais également limitée à la manière de limiter les discours lors des réunions.

D’après tout ce que j’ai entendu et vu, limiter un discours vous prépare à un meilleur engagement avec votre public. Il y a une surcharge d’informations où tout est écrit et les gens perdent rapidement la trace du message principal de cette façon. De plus, limiter les discours permet de gagner du temps et d’allouer plus efficacement les ressources rares !

Ne comptez pas trop sur les outils Microsoft Office

N’inondez pas votre public d’informations via des diapositives PowerPoint en incluant trop de points clés. Cela échelonne la conversation et rend difficile pour le public de retenir ou de comprendre les informations. Au lieu de cela, incluez la bonne quantité de données sur les diapositives et engagez-les avec des animations.

Dans les réunions d’affaires où il doit y avoir beaucoup de documentation sur un sujet donné, les présentations PowerPoint deviennent plus importantes et nécessaires. Il y a une ligne mince entre rendre les gens intéressés et les informer de ce que devrait être la ligne selon une infographie. Si vous voulez vous assurer que votre message passe clairement, soyez bref et engageant, mais ne le surchargez jamais de données.

Il est facile pour notre public de se laisser distraire par les images ou même par les gros morceaux de texte. C’est donc à nous, en tant que présentateurs, de nous assurer que nous les guidons à travers ce qu’ils doivent savoir et que nous ne les laissons pas simplement à la croisée des chemins.

Calculator

Résumez le contenu de vos réunions d’affaires (utilisez la puissance des outils Voice to Text !)

Vous devez enregistrer rapidement le contenu de la réunion si vous avez un délai serré. Mais comment faites-vous cela? Une solution consiste à demander à quelqu’un de prendre des notes pour vous et les autres membres de l’équipe afin de partager leurs notes. Ou vous pouvez simplement enregistrer la réunion et la transcrire plus tard.

Le premier signifie que chaque membre d’une équipe doit assumer la responsabilité de la prise de notes, puis c’est à lui de s’assurer qu’il remplit également le reste de ses tâches sans faute. Cela peut être difficile si tous les membres de l’équipe ne sont pas responsables lorsqu’ils assistent aux réunions. Vous pouvez exiger qu’ils partagent leurs notes involontairement pour équilibrer le tout, mais il y a toujours un risque que cela ouvre un sujet sensible parmi les participants sur toute la ligne.

Les outils de synthèse vocale sont devenus populaires dans les bureaux. Plus de soucis de précision et d’édition instantanée sur l’outil voix-texte. Les avantages de ces outils de transcription l’emportent largement sur leur seul inconvénient majeur, la qualité audio.

Néanmoins, la technologie de la voix au texte se développe chaque jour avec de nouveaux logiciels et de nouvelles techniques pour transcrire des phrases à voix douce. Avec ces outils de synthèse vocale, il est possible de créer des résumés de réunion en moins de temps.

Des outils comme Otter.ai et Transkriptor sont efficaces pour convertir la voix en texte ou simplement pour pouvoir prendre l’audio de votre idée et la transformer en texte.

Organiser une réunion avec un nombre limité de personnes

Au fil du temps, les scientifiques ont étudié les effets de la pensée de groupe et de la taille des réunions. Ce qu’ils ont découvert, c’est que si plus de 20 personnes sont impliquées dans une réunion, les performances individuelles diminueront de 10 %.

Un chercheur perturbateur de l’Université de l’Iowa a réalisé une étude pour examiner l’effet de la taille des jurys et de leurs délibérations sur les verdicts. Il a découvert qu’au fur et à mesure que de plus en plus de jurés étaient considérés pour un avis, il commencerait à montrer plus de faiblesses dans son raisonnement.

A businessperspon calculating some figures

Alors pourquoi est-ce important? Les réunions qui impliquent des listes planifiées de longue date finissent par coûter énormément de temps et d’argent aux entreprises avec seulement quelques personnes présentes qui examinent ces éléments planifiés. Afin de garder le groupe le plus précis et le plus percutant, vous devez impliquer un petit nombre de personnes dans vos réunions.

Rendre la réunion interactive

Les réunions qui incluent des personnes seront meilleures que celles où seuls les propriétaires d’entreprise prennent des décisions. Les réunions qui impliquent une collaboration et une discussion ouverte sont meilleures pour que chacun ait l’impression d’être entendu, tout en lui permettant d’ajouter ses propres détails. Lorsqu’une réunion est impliquée de cette façon, il y a peu de chances qu’une mauvaise communication se produise à long terme.

Nous savons tous comment les réunions peuvent être – parfois elles s’éternisent, souvent la personne en face d’eux a trop de pouvoir et les autres n’ont pas l’impression d’avoir une voix ou la sensation que la réunion les impliquera du tout.

Les réunions devraient également être davantage un exercice de renforcement d’équipe. Il y a des façons dont les réunions peuvent manquer de dynamisme. Cela signifie qu’il y aura un manque d’engagement parmi les employés de l’entreprise. Une méthode consiste à faire participer les employés aux réunions en les faisant voter de manière anonyme sur divers sujets et questions. Ou vous pouvez les faire se précipiter pour poser des questions qu’ils ont sur le sujet discuté lors de la ou des réunions en cours de discussion.

Vérifier les participants après la réunion

Il est important d’envoyer un message de suivi qui remercie les participants pour leur présence à vos réunions et partage les notes de réunion afin qu’ils soient sur la même page que vous avec leurs prochaines étapes.

Mais ne vous contentez pas d’envoyer un message de remerciement aux participants, partagez plus de détails sur les prochaines étapes du processus lors d’une réunion de suivi.

En tant qu’animateurs de la réunion, veuillez vous assurer que tous les participants se sentent inclus et savent ce qui est attendu d’eux. Pour vous assurer que tout le monde est synchronisé et plein d’espoir quant au projet/tâche à venir, c’est une excellente idée de partager des points d’action/dates d’échéance/rappels de projet lors de cette dernière réunion. Il ajoute également que vous devez vous assurer que tout le monde est clair avec les différentes pièces mobiles. Tels que les délais et les chefs d’équipe à chaque étape du brainstorming ou de la session. Écoutez attentivement afin de ne négliger personne, en particulier ceux qui ne s’expriment peut-être pas à la table de discussion.

Quelles sont les règles des réunions en ligne ?

Nous avons parlé des règles que vous devez respecter lorsque vous présentez/conduisez un discours. Mais parfois, vous pouvez être le destinataire des réunions. De plus, la popularité des réunions en ligne a énormément augmenté depuis la pandémie. Donc, tout le monde devrait apprendre à se comporter en un seul. Et c’est la question à laquelle nous essaierons de répondre ensuite : comment devez-vous agir dans les réunions en ligne ?
1. Faites attention à ce que vous portez
2. Ne regardez pas trop ailleurs que la caméra/l’écran
3. Regardez ce qu’il y a dans votre arrière-planblank

Faites attention à ce que vous portez

Lorsqu’ils s’habillent pour une réunion en ligne, les professionnels doivent toujours garder à l’esprit la façon dont leur image sera vue par les personnes présentes et à l’autre bout de la webcam. Certains types de vêtements ont des significations différentes derrière eux. Assurez-vous qu’il est facile de faire la différence entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Ou bien, vous pouvez perdre de la crédibilité dans le monde des affaires.

Ne regardez pas trop ailleurs que la caméra/l’écran

Le contact visuel est l’une des principales caractéristiques qui améliorent considérablement les conférences téléphoniques et les autres types de réunions en ligne. Et bien que l’orateur ou quelqu’un d’autre puisse être assez honnête pour le mentionner, ne présumez jamais rien. Si vous assistez à une vidéo de réunion en ligne, regardez toujours la caméra.

A man who brainstorms

Placer des limites physiques n’est pas la solution aux interruptions. Les gens peuvent regarder leurs écrans et être toujours distraits. Une façon d’éviter cela consiste à tirer parti plus efficacement de la technologie vidéo. Comme regarder le PDG ou les panélistes dans les yeux lorsqu’ils parlent. Cela nous aidera à mieux écouter tout en leur montrant du respect en ne nous laissant pas détourner par quoi que ce soit en arrière-plan.

Regardez ce qu’il y a dans votre arrière-plan

Lorsque vous faites une présentation à vos employés, il est essentiel que l’arrière-plan soit naturel et professionnel. Cela garantit que le centre de leur attention sera sur vous et que cela ne les concernera qu’eux.

Techniques : Éteignez toutes les autres sources de lumière afin que votre toile de fond ait sa propre source d’alimentation : le mur. Le mur ne doit pas être trop désordonné ou encombré. Parce que distraire les autres pendant la réunion mettra un stress inutile sur tout le monde.

Quels sont les avantages de l’outil Voice to Text ?

Nous avons récemment parlé de la façon dont il serait avantageux d’avoir des notes de réunion prêtes après la réunion. Mais par où faut-il aller pour les acquérir ? Vous ne pensez pas écrire toute la réunion, n’est-ce pas ? Vous ne devriez jamais faire des choses comme ça quand il y a une technologie de conversion voix-texte ! Voyons ce que vous pouvez faire avec cette technologie
1. Prenez des notes de réunion sans temps ni effort
2. Notez ce dont on parle dans les appels téléphoniques
3. Utilisez Voice to Text lors d’un brainstormingblank

Prenez des notes de réunion sans temps ni effort

Si vous êtes comme de nombreux professionnels et que vous vous retrouvez à courir de réunion en réunion en une journée, votre travail peut être facilité avec seulement quelques heures de préparation chaque semaine.

Le logiciel de synthèse vocale permet non seulement de suivre l’avancement des projets et de rester au top du travail. Elle peut aussi avoir pour effet démesuré de faciliter les relations en les rendant plus transparentes. De plus, passer par des messages texte plutôt que de parler est non seulement plus facile pour la santé mentale de l’auditeur, mais permet également de garder tous les détails de vos conversations disponibles pour les revoir même longtemps après qu’ils aient été entendus.

La technologie n’a rien de nouveau dans les bureaux. Il est rarement introduit avec la promesse que les humains n’auront plus jamais à se salir les mains. Les outils de synthèse vocale sont des outils qui font de nous des professionnels plus efficaces et contribuent à augmenter nos niveaux de productivité.

L’une des formes les plus populaires de cette avancée technologique est la transcription. Les mémos de réunion, les présentations et les conversations peuvent être convertis automatiquement. Et il le fait également avec une précision irréprochable. L’utilisation d’outils de synthèse vocale a profité à de nombreux professionnels de plusieurs manières. Désormais, ils n’ont plus besoin de prendre des notes juste après la fin d’une réunion. Ils l’enregistrent simplement dans un format numérique car il sera retranscrit avec précision.

Notez ce dont on parle dans les appels téléphoniques

La plupart des gens passent ou répondent à de nombreux appels téléphoniques chaque jour. Ces conversations incluent souvent des conversations professionnelles et personnelles, toutes deux potentiellement très importantes. Bien qu’il soit impoli de ne pas faire attention en ce moment ou d’effectuer plusieurs tâches trop longtemps, il peut être difficile de se souvenir de tout et de prendre de bonnes notes simultanément.

C’est pourquoi il existe un logiciel de synthèse vocale – cette technologie permet au logiciel de transcrire ce que vous avez enregistré. Les transcriptions sont ensuite automatiquement archivées et consultables. Ce qui est particulièrement utile pour les grands projets. Beaucoup de gens la trouvent intéressante car cette solution est simple, peu coûteuse et très efficace.

A man who transcribes his voice

Utilisez Voice to Text lors d’un brainstorming

L’un des inconvénients du brainstorming avec vos mains est qu’il est généralement lent d’écrire vos pensées. Beaucoup de gens ne peuvent pas écrire les choses assez rapidement et sont frustrés et abandonnent. Le but de trouver des idées est de les diffuser et de les écrire

Lorsque vous proposez de nouvelles idées, il est important d’avoir un outil dans lequel vous pouvez parler.

De nombreux écrivains ne profitent pas pleinement des progrès de la technologie en faisant du brainstorming en silence et en transformant leur voix en texte. Ne souffrez pas du blocage de l’écrivain selon vos propres règles. Au lieu de cela, utilisez des mémos vocaux pour dicter une manière un peu plus fluide d’enregistrer tout ce que vous dites. Les enregistrements vocaux sont plus faciles pour les personnes qui ne peuvent pas taper frénétiquement sur un clavier ou une souris. Parce que cela leur permet de parler et de faire une pause au besoin.

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