Käytä puhetekstimuunnoksia kokouksissasi

Arvioitu lukuaika: 12 minutes

Meillä kaikilla on sama akuutti ongelma – tiukat ja joskus tiukat työajat. Meidän on noudatettava yrityksen normeja ja vältettävä rajojen rikkomista tai kulmien leikkaamista. Tämä johtaa valtavasti aikaa vievään kotityöhön, koska meillä ei ole niin paljon vapaa-aikaa. Sukeltakaamme siis syvällisesti siihen, kuinka edistyneen teknologian käyttö, tarkemmin sanottuna puhetekstiksi -työkalut, voi auttaa parantamaan tuottavuutta, kun olet kotona työpöytätilassa.

Haluamme tarjota sinulle ohjeita monille, jotka ovat alkamassa vauhtiin tänä lisääntyneen vaativana aikana. Käytä vipuvaikutustasi ja lisää henkilökohtaista tuottavuuttasi menestyäksesi.

Teknologiassa ja ohjelmistoissa on nykyään paljon ominaisuuksia, jotka voivat auttaa työn ja elämän tasapainottamisessa. On olemassa työkaluja, joiden avulla voit nauhoittaa ja tallentaa kokouksia muuttamalla tallennetut äänitiedostot tekstiksi. Tämän avulla voit käyttää kokoukseen kuluvan ajan suurempiin investointeihin, kuten fasilitointiin, keskusteluun ja neuvotteluihin.

Tässä on joitain strategioita, jotka voivat ratkaista ongelmamme.

Keskitytään ensin kokouksen yleisiin vinkkeihin

Mitkä ovat onnistuneen liiketapaamisen säännöt?

Tee kokoukselle suunnitelma, jotta ihmiset tietävät, mitä tapahtuu

Hyvin järjestetty kokous voi johtaa parempaan lopputulokseen kuin huonosti järjestetty kokous. Selkeä yleiskuva kaikista tulevista tapahtumista ja aiheista, mukaan lukien mitä tapahtuu ja milloin. Puhumattakaan tietoisuus aikatauluista varmistaa, että kaikki ovat oikeilla jäljillä saavuttaakseen kokouksen tavoitteet.

Selkeän sisällysluettelon ja skeeman tärkeyttä ei voi ylistää. Ennen kuin siirrymme kokoukseen, kaikkien huoneessa olevien tulee tietää, miten kokouksesi rakennetaan. Myös mitä aiot esittää, mitä odotat siltä ja mahdolliset rajoitukset, jotka asetetaan kokouksen aikana.

Woman holding phone to turn her voice to text

Hyvä sisällysluettelo kattaisi 4 näkökohtaa: tavoitteet ja tavoitteet, sisällön, aikataulun ja henkilöstön.

Yritä päästä asiaan nopeasti ja tehokkaasti

Keskity siihen, mikä on tärkeintä. Vakuuttava puhe voidaan pitää ytimekkäästi ja voimakkaasti muutamassa minuutissa.

Esimiehenä yksi tehtävistäsi on puhua kokouksissa, esitellä uusia projekteja tai yrityksiä, joiden parissa työskentelet, tai käydä keskusteluja työtovereiden kanssa. Luo esittely, joka on luova, mutta myös rajoitettu puheenvuorojen rajoittamiseen kokouksissa.

Kaiken kuulemani ja näkemäni perusteella puheen rajoittaminen valmistaa sinut parempaan sitoutumiseen yleisöösi. Siellä on informaatiotulva, jossa kaikki kirjoitetaan ylös ja ihmiset menettävät näin nopeasti käsityksen ydinviestistä. Lisäksi puheiden rajoittaminen säästää aikaa ja kohdistaa niukkoja resursseja tehokkaammin!

Älä luota liikaa Microsoft Office -työkaluihin

Älä hukuta yleisöäsi tiedolla PowerPoint-diojen avulla sisällyttämällä liian monta avainkohtaa. Tämä järkyttää keskustelua ja tekee yleisön vaikeaksi säilyttää tai ymmärtää tietoa, vaan sisällyttää dioihin oikea määrä dataa ja saada heidät mukaan animaatioilla.

Yritystapaamisissa, joissa tietystä aiheesta tulee olla paljon dokumentaatiota, PowerPoint-esityksistä tulee entistä tärkeämpiä ja tarpeellisempia. Ihmisten kiinnostuksen herättämisen ja heille tiedottamisen välillä on ohut raja, mikä linjan tulisi olla infografian mukaan. Jos haluat varmistaa, että viestisi välittyy selkeästi, pidä se lyhyt ja mukaansatempaava, mutta älä koskaan ylikuormita sitä datalla.

Yleisömme on helppo häiritä kuvista tai jopa suurista tekstipaloista. Siksi meidän esittelijöiden tehtävänä on varmistaa, että opastamme heitä sen läpi, mitä heidän on tiedettävä, emmekä jätä heitä tien haaraan.

Calculator

Tee yhteenveto yrityksesi kokousten sisällöstä (käytä äänen voimaa tekstin kirjoittamiseen!)

Sinun on tallennettava kokouksen sisältö nopeasti, jos sinulla on tiukka määräaika. Mutta miten teet tämän? Yksi ratkaisu on pyytää jotakuta tekemään muistiinpanoja sinulle ja muille tiimin jäsenille jakamaan muistiinpanonsa. Tai voit vain nauhoittaa kokouksen ja litteroida sen myöhemmin.

Ensimmäinen tarkoittaa, että jokaisen tiimin jäsenen on otettava vastuu muistiinpanojen tekemisestä, sitten on hänen tehtävänsä varmistaa, että he myös suorittavat muut tehtävänsä ongelmitta. Tämä voi olla vaikeaa, jos kaikki tiimin jäsenet eivät ole vastuussa osallistuessaan kokouksiin. Voit vaatia, että he jakavat muistiinpanonsa tahattomasti tasapainottaaksesi sitä, mutta silloin on aina olemassa riski, että tämä avaa kipeän aiheen osallistujien keskuudessa.

Äänestä tekstiksi -työkaluista on tullut suosittuja toimistoissa. Ei enää tarkkuushuolia ja välitöntä muokkausta puhetekstiksi -työkalulla. Näiden transkriptiotyökalujen edut ovat paljon suuremmat kuin niiden yksi merkittävä haittapuoli, äänenlaatu.

Siitä huolimatta puheen tekstiksi tekniikka laajenee joka päivä uusilla ohjelmistoilla ja uudemmilla tekniikoilla pehmeääänisten lauseiden litteroimiseksi. Näiden ääni-tekstityökalujen avulla on mahdollista luoda kokousyhteenvedot lyhyemmässä ajassa.

Työkalut, kuten Transkriptor ja Transkriptor, ovat tehokkaita äänen muuntamiseen tekstiksi tai vain ottamaan ideasi äänen ja muuttamaan sen tekstiksi.

Järjestä kokous rajoitetun henkilömäärän kanssa

Tiedemiehet ovat ajan mittaan tutkineet ryhmäajattelun ja kokouksen koon vaikutuksia. He havaitsivat, että jos yli 20 henkilöä on mukana kokouksessa, yksittäiset esitykset laskevat 10 prosenttia.

Häiritsevä tutkija Iowan yliopistosta teki tutkimuksen, jossa tutkittiin tuomariston koon ja niiden harkinnan vaikutusta tuomioihin. Hän havaitsi, että kun useamman valamiehistön kannanottoa harkittiin, sen perusteluissa alkoi ilmetä enemmän heikkouksia.

A businessperspon calculating some figures

Joten miksi tällä on väliä? Kokoukset, joihin liittyy pitkään ajoitettuja luetteloita, maksavat yrityksille suunnattoman paljon aikaa ja rahaa, kun vain muutama henkilö on paikalla, jotka tarkistavat aikataulun mukaisia kohteita. Jotta ryhmä pysyisi terävinä ja vaikuttavimpana, sinun tulee ottaa pieni määrä ihmisiä mukaan kokouksiin.

Tee kokouksesta interaktiivinen

Kokoukset, joissa on ihmisiä, ovat parempia kuin ne, joissa vain yrittäjät tekevät päätökset. Yhteistyötä ja avointa keskustelua sisältävät tapaamiset ovat parempia, jotta jokainen kokee tulevansa kuulluksi ja antaa mahdollisuuden lisätä omia yksityiskohtiaan. Kun tapaaminen tulee osalliseksi tällä tavalla, on vähän todennäköistä, että viestintävirhe tapahtuu pitkällä aikavälillä.

Me kaikki tiedämme, millaisia kokoukset voivat olla – joskus ne vain venyvät, usein niiden edessä olevalla henkilöllä on liikaa valtaa ja toiset eivät tunne, että heillä olisi ääntä tai tunnetta, että kokoukseen liittyy heitä ollenkaan.

Tapaamisten tulisi myös olla enemmän tiimiä rakentavaa harjoitusta. On tapoja, joilla kokouksista voi puuttua vauhtia. Se tarkoittaa, että yrityksen työntekijöiltä puuttuu sitoutuminen. Yksi tapa saada työntekijät mukaan kokouksiin on saada heidät äänestämään nimettömästi eri aiheista ja kysymyksistä. Tai voit saada heidät kiirehtimään esittämään kysymyksiä, joita heillä on keskustelun kohteena olevassa kokouksessa (keskusteluissa) käsiteltävästä aiheesta.

Tarkista osallistujat kokouksen jälkeen

On tärkeää lähettää seurantaviesti, jossa kiitetään osallistujia heidän osallistumisestaan kokouksiin ja jaetaan kokousmuistiinpanoja, jotta he ovat samalla sivulla kanssasi seuraavissa vaiheissaan.

Älä kuitenkaan lähetä osallistujille vain kiitosviestiä, vaan kerro lisätietoa prosessin seuraavista vaiheista seurantakokouksen aikana.

Kokouksen ohjaajina varmistakaa, että kaikki osallistujat tuntevat olevansa mukana ja tietävät, mitä heiltä vaaditaan. Varmistaaksesi, että kaikki ovat synkronoituja ja tuntevat toiveikkaita tulevasta projektista/tehtävästä, on hyvä idea jakaa toimintapisteitä/projektin eräpäiviä/muistutuksia viimeisen kokouksen aikana. Siinä sanotaan myös, että sinun tulee varmistaa, että kaikki ymmärtävät eri liikkuvat osat. Kuten määräajat ja tiimin johtajat aivoriihien tai istunnon jokaisessa vaiheessa. Kuuntele tarkasti, jotta et laiminlyö ketään, etenkään niitä, jotka eivät ehkä ole äänekkäästi keskustelupöydässä.

Mitkä ovat online-kokousten säännöt?

Olemme puhuneet säännöistä, joita sinun tulee noudattaa puheen pitämisessä/johtamisessa. Mutta joskus saatat olla kokousten vastaanottavassa päässä. Lisäksi verkkokokousten suosio on kasvanut valtavasti pandemian jälkeen. Joten kaikkien pitäisi oppia käyttäytymään yhdessä. Ja se on kysymys, johon yritämme vastata seuraavaksi: Miten verkkokokouksissa pitäisi toimia?
1. Ota huomioon, mitä sinulla on päälläsi
2. Älä katso muualta kuin kamerasta/näytöstä liikaa
3. Katso mitä taustallasi onblank

Muista mitä sinulla on päälläsi

Pukeutuessaan verkkokokoukseen liike-elämän ammattilaisten tulee aina pitää mielessä, kuinka heidän kuvansa näkevät osallistujat ja web-kameran toisessa päässä. Tietyillä vaatetyypeillä on erilainen merkitys takanaan. Varmista, että työelämäsi ja yksityiselämäsi erottaminen toisistaan on helppoa. Muuten voit menettää uskottavuutesi yritysmaailmassa.

Älä katso muualta kuin kamerasta/näytöstä liikaa

Yksi tärkein asia, joka tekee neuvottelupuheluista ja muun tyyppisistä online-kokouksista niin paljon parempia, on katsekontakti. Ja vaikka puhuja tai joku muu saattaa olla tarpeeksi rehellinen mainitsemaan sen, älä koskaan oleta mitään. Jos osallistut online-kokousvideoon, katso aina kameraan.

A man who brainstorms

Fyysisten rajojen asettaminen ei ole ratkaisu häiriöihin. Ihmiset voivat katsoa näyttöään ja silti olla hajamielisiä. Yksi tapa välttää tämä on hyödyntää videotekniikkaa tehokkaammin. Kuten toimitusjohtajan tai panelistien katsominen silmiin, kun he puhuvat. Tämä auttaa meitä kuuntelemaan paremmin samalla kun osoitamme heille kunnioitusta, koska mikään taustalla oleva ei häiritse meitä.

Katso mitä on taustallasi

Työntekijöille esitellessään on tärkeää, että tausta näyttää luonnolliselta ja ammattimaiselta. Tämä varmistaa, että heidän huomionsa keskittyy sinuun ja se koskee vain heitä.

Tekniikat: Sammuta kaikki muut valonlähteet, jotta taustallasi olisi oma virtalähde – seinä. Seinä ei saa olla liian sotkuinen tai sotkuinen. Koska muiden huomion häiritseminen kokouksen aikana aiheuttaa tarpeetonta stressiä kaikille muille.

Mitä etuja on ääni tekstiksi -työkalusta?

Olemme äskettäin puhuneet siitä, kuinka olisi hyödyllistä saada kokousmuistiinpanot valmiiksi kokouksen jälkeen. Mutta millä tavalla niitä kannattaa hankkia? Ethän aio kirjoittaa koko kokousta muistiin, ethän? Sinun ei pitäisi koskaan tehdä sellaisia asioita, kun on olemassa ääni-tekstimuunnostekniikka! Katsotaanpa, mitä voit tehdä tällä tekniikalla
1. Tee kokousmuistiinpanoja ilman aikaa ja vaivaa
2. Kirjoita muistiin, mistä puheluissa puhutaan
3. Käytä Voice to Text -toimintoa aivoriihissäblank

Tee kokousmuistiinpanoja ilman aikaa ja vaivaa

Jos olet kuin monet ammattilaiset ja huomaat juoksevasi kokouksesta tapaamiseen päivässä, työsi voi helpottaa vain tunteja valmistautumalla joka viikko.

Äänestä tekstiksi -ohjelmisto ei ainoastaan auta seuraamaan projektien edistymistä ja pysymään työn tasalla. Sillä voi myös olla suuri vaikutus, joka helpottaa suhteita tekemällä niistä avoimempia. Lisäksi tekstiviestien läpikäyminen puhumisen sijaan ei pelkästään helpota kuuntelijan järkeä, vaan myös pitää keskustelujesi jokaisen yksityiskohdan saatavilla tarkastettavaksi vielä kauan sen jälkeen, kun ne on kuultu.

Teknologia ei ole uutta toimistoissa. Se esitetään harvoin lupauksella, että ihmisten ei enää koskaan tarvitse likata käsiään. Äänestä tekstiksi -työkalut ovat työkaluja, jotka tekevät meistä tehokkaampia ammattilaisia ja auttavat nostamaan tuottavuuttamme.

Yksi tämän teknisen kehityksen suosituimmista muodoista on transkriptio. Kokousmuistiot, esitykset ja keskustelut voidaan muuntaa automaattisesti. Ja se tekee sen myös moitteettomalla tarkkuudella. Äänestä tekstiksi -työkalujen käyttö on hyödyttänyt monia ammattilaisia monella tapaa. Nyt heidän ei tarvitse tehdä muistiinpanoja heti kokouksen päätyttyä. He yksinkertaisesti tallentavat sen digitaaliseen muotoon, koska se litteroidaan tarkasti.

Kirjoita muistiin, mistä puheluissa puhutaan

Useimmat ihmiset soittavat tai vastaavat lukuisiin puheluihin joka päivä. Nämä keskustelut sisältävät usein ammatillisia ja henkilökohtaisia keskusteluja, jotka molemmat voivat olla erittäin tärkeitä. Vaikka on epäkohteliasta olla kiinnittämättä huomiota tällä hetkellä tai tehdä useita asioita liian pitkään, voi olla vaikeaa muistaa kaikkea ja tehdä hyviä muistiinpanoja samanaikaisesti.

Tästä syystä saatavilla on ääni tekstiksi -ohjelmisto – tämän tekniikan avulla ohjelmisto pystyy litteroimaan tallentamasi. Transkriptiot arkistoidaan sitten automaattisesti ja ne ovat haettavissa. Mikä on erityisen hyödyllistä suurissa projekteissa. Monet ihmiset pitävät sitä houkuttelevana, koska tämä ratkaisu on yksinkertainen, edullinen ja erittäin tehokas.

A man who transcribes his voice

Käytä puhetta tekstiksi ajattelussa

Yksi käsillä tapahtuvan aivoriihen huonoista puolista on se, että ajatusten kirjoittaminen on yleensä hidasta. Monet ihmiset eivät pysty kirjoittamaan asioita ylös tarpeeksi nopeasti ja turhautuvat ja luovuttavat. Ideoiden keksimisen tarkoitus on saada ne esiin ja kirjoittaa ylös

Kun keksit uusia ideoita, on tärkeää, että sinulla on työkalu, johon voit puhua.

Monet kirjoittajat eivät hyödynnä täysin tekniikan kehitystä tekemällä aivoriihiä hiljaa ja kääntämällä äänensä tekstiksi. Älä kärsi kirjoittajan estämisestä omien sääntöjesi mukaan. Sen sijaan käytä äänimuistioita sanellaksesi hieman sujuvampaa tapaa tallentaa kaikki sanomasi. Äänen tallentaminen on helpompaa ihmisille, jotka eivät osaa kirjoittaa hurjasti näppäimistöllä tai hiirellä. Koska sen avulla he voivat puhua ja pysähtyä tarpeen mukaan.

Jaa:

Lisää viestejä

Kuinka muuntaa mp4 tekstiksi

Mp4-tiedoston muuntaminen tekstiksi ei ole erityisen vaikeaa, mutta se voi kestää kauan. Tekstitiedoston tarkkuus ja luettavuus riippuvat viime kädessä myös siitä, miten kirjoitat sen. Joten

Kuinka valita paras haastattelutranskriptioohjelmisto

Transkriptio on puheen muuntamista tekstiksi manuaalisella tai automatisoidulla prosessilla. Tämä puhe voidaan poimia tallennetusta äänitiedostosta, tallennetusta videotiedostosta tai audiovisuaalisesta live-istunnosta. Muunnoksen teksti voidaan sitten julkaista

Podcastisi transkriptio voi tehdä ihmeitä

Podcastin transkriptio ei ehkä ole prioriteettiluettelosi kärjessä, mutta se on melko hyödyllinen asia. Syyt vaihtelevat hieman tavoitteidesi ja sisällön mukaan, mutta ne ovat melko samanlaisia