Use la conversión de voz a texto para sus reuniones

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Todos tenemos el mismo problema agudo: horarios de trabajo estrictos y, a veces, rígidos. Tenemos que seguir las normas de la empresa y evitar empujar los límites o tomar atajos. Esto da como resultado un trabajo que consume mucho tiempo en casa, ya que no tenemos tanto tiempo libre. Por lo tanto, profundicemos en cómo el uso de tecnología avanzada, más específicamente las herramientas de voz a texto, puede ayudar a aumentar la productividad mientras está en el modo de escritorio en casa.

Para aquellos que están a punto de empezar a trabajar en esta temporada de mayores exigencias, queremos ofrecerles una guía. Utilice su apalancamiento y avance en la productividad personal en aras del éxito.

La tecnología y el software hoy en día tienen muchas características que pueden ayudar a equilibrar el trabajo y la vida. Existen herramientas que le permiten grabar y almacenar reuniones convirtiendo sus archivos de voz grabados en texto. De esta manera, puede usar el tiempo de la reunión para mayores inversiones como facilitación, discusión y negociación.

Aquí hay algunas estrategias que pueden resolver nuestros problemas.

Primero centrémonos en los consejos generales para una reunión

¿Cuáles son las reglas para llevar a cabo una reunión de negocios exitosa?

Entregue un plan para la reunión para que la gente sepa lo que está por suceder

Una reunión bien organizada puede generar mejores resultados que una mal organizada. Una visión general clara de todos los eventos y temas que se avecinan, incluido lo que sucederá y cuándo. Sin mencionar que el conocimiento de los plazos garantiza que todos estén encaminados para lograr los objetivos de la reunión.

No se puede sobrevalorar la importancia de una tabla de contenidos y un esquema claros. Antes de entrar a la reunión, todos en la sala deben saber cómo se estructurará su reunión. Además, qué va a presentar, qué espera de él y las restricciones que se impondrán durante la reunión.

Woman holding phone to turn her voice to text

Una buena tabla de contenido cubriría 4 aspectos: propósitos y objetivos, contenido, marco de tiempo y personal.

Trate de llegar al punto de forma rápida y eficaz

Enfócate en lo que más importa. Un discurso persuasivo se puede pronunciar de manera concisa y poderosa en minutos.

Como gerente, una de sus responsabilidades es hablar en las reuniones, presentar nuevos proyectos o negocios en los que está trabajando o participar en discusiones con compañeros de trabajo. Cree una introducción que sea creativa pero que también se limite al alcance de cómo limitar los discursos en las reuniones.

Por todo lo que escuché y vi, limitar un discurso lo prepara para un mejor compromiso con su audiencia. Hay una sobrecarga de información en la que todo se escribe y las personas pierden rápidamente la pista del mensaje central de esta manera. ¡Además, limitar los discursos ayuda a ahorrar tiempo y también asigna recursos escasos de manera más eficiente!

No confíe demasiado en las herramientas de Microsoft Office

No inunde a su audiencia con información a través de diapositivas de PowerPoint al incluir demasiados puntos clave. Esto escalona la conversación y dificulta que la audiencia retenga o comprenda la información; en su lugar, incluya la cantidad correcta de datos en las diapositivas e involúcrelos con animaciones.

En reuniones de negocios donde va a haber mucha documentación sobre un tema determinado, las presentaciones de PowerPoint se vuelven más importantes y necesarias. Hay una delgada línea entre hacer que la gente se interese e informarles cuál debería ser la línea según una infografía. Si quiere asegurarse de que su mensaje sea claro, sea breve y atractivo, pero nunca lo sobrecargue con datos.

Es fácil que nuestro público se distraiga con las imágenes o incluso con grandes fragmentos de texto. Por lo tanto, depende de nosotros como presentadores asegurarnos de guiarlos a través de lo que necesitan saber y no simplemente dejarlos en una bifurcación en el camino.

Calculator

Resuma el contenido de sus reuniones de negocios (¡Use el poder de las herramientas de voz a texto!)

Debe grabar el contenido de la reunión rápidamente si tiene un plazo ajustado. Pero, ¿cómo haces esto? Una solución es pedirle a alguien que tome notas para que usted y otros miembros del equipo compartan sus notas. O simplemente puede grabar la reunión y transcribirla más tarde.

El primero significa que cada miembro de un equipo debe asumir la responsabilidad de tomar notas, luego depende de él o ella asegurarse de que también cumplan con el resto de sus tareas sin falta. Esto puede ser difícil si todos los miembros del equipo no son responsables cuando asisten a las reuniones. Puede exigir que compartan sus notas involuntariamente para equilibrarlo, pero siempre existe el riesgo de que esto abra un tema delicado entre los asistentes en el futuro.

Las herramientas de voz a texto se han vuelto populares en las oficinas. No más preocupaciones de precisión y edición instantánea en la herramienta de voz a texto. Los beneficios de estas herramientas de transcripción superan con creces su principal inconveniente, la calidad del audio.

Sin embargo, la tecnología de voz a texto se expande cada día con nuevos software y nuevas técnicas para transcribir frases habladas en voz baja. Con estas herramientas de voz a texto, es posible crear resúmenes de reuniones en menos tiempo.

Herramientas como Otter.ai y Transkriptor son eficientes para convertir voz a texto o simplemente poder tomar el audio de su idea y convertirlo en texto.

Llevar a cabo una reunión con un número limitado de personas

Con el tiempo, los científicos han estado investigando los efectos del pensamiento grupal y el tamaño de la reunión. Lo que encontraron fue que si más de 20 personas están involucradas en una reunión, las actuaciones individuales disminuirán en un 10%.

Un científico investigador disruptivo de la Universidad de Iowa realizó un estudio para examinar el efecto del tamaño del jurado y sus deliberaciones en los veredictos. Descubrió que mientras más miembros del jurado fueran considerados para una opinión, comenzaría a exhibir más debilidades en su razonamiento.

A businessperspon calculating some figures

Entonces, ¿por qué es importante? Las reuniones que involucran largas listas programadas terminan costando a las empresas una enorme cantidad de tiempo y dinero con solo unas pocas personas presentes que revisan los elementos programados. Para mantener el grupo más nítido e impactante, debe involucrar a un pequeño número de personas en sus reuniones.

Haga que la reunión sea interactiva

Las reuniones que incluyen personas serán mejores que aquellas en las que solo los dueños de negocios toman decisiones. Las reuniones que involucran colaboración y discusión abierta son mejores para que todos sientan que están siendo escuchados, además de permitirles agregar detalles propios. Cuando una reunión se involucra de esta manera, hay pocas posibilidades de que ocurra una falta de comunicación a largo plazo.

Todos sabemos cómo pueden ser las reuniones: a veces simplemente se alargan, a menudo la persona que está frente a ellos tiene demasiado poder y otros no sienten que tengan voz o la sensación de que la reunión los involucrará en absoluto.

Las reuniones también deberían ser más un ejercicio de formación de equipos. Hay formas en que las reuniones pueden carecer de impulso. Significa que habrá una falta de compromiso entre los empleados de la empresa. Un método para involucrar a los empleados en las reuniones es hacer que voten de forma anónima sobre varios temas y preguntas. O puede hacer que se apresuren a hacer las preguntas que tengan sobre el tema que se está discutiendo en la(s) reunión(es) en discusión.

Controle a los participantes después de la reunión

Es importante enviar un mensaje de seguimiento que agradezca a los participantes por su asistencia a sus reuniones y comparta las notas de la reunión para que estén en sintonía con usted con respecto a sus próximos pasos.

Pero no solo envíe a los participantes un mensaje de agradecimiento, comparta más detalles sobre cuáles son los próximos pasos en el proceso durante una reunión de seguimiento.

Como facilitadores de la reunión, asegúrese de que todos los participantes se sientan incluidos y sepan lo que se requiere de ellos. Para asegurarse de que todos estén sincronizados y se sientan esperanzados con el proyecto/tarea que se avecina, es una gran idea compartir puntos de acción/fechas de vencimiento/recordatorios durante la última reunión. También continúa diciendo que debe asegurarse de que todos estén claros con las diferentes partes móviles. Tales como plazos y líderes del equipo en cada etapa de la lluvia de ideas o sesión. Escuche atentamente para no descuidar a nadie, especialmente a aquellos que no pueden hablar en la mesa de discusión.

¿Cuáles son las reglas de las reuniones en línea?

Hemos hablado sobre las reglas que debe cumplir al presentar/dirigir un discurso. Pero a veces usted puede estar en el extremo receptor de las reuniones. Además, la popularidad de las reuniones en línea ha aumentado enormemente desde la pandemia. Entonces todos deberían aprender a comportarse en uno. Y esa es la pregunta que trataremos de responder a continuación: ¿Cómo debes actuar en las reuniones online?
1. Cuidado con lo que llevas puesto
2. No mires demasiado a ningún lado además de la cámara o la pantalla
3. Mire lo que hay en su fondoblank

Cuidado con lo que llevas puesto

Al vestirse para una reunión en línea, los profesionales de negocios siempre deben tener en cuenta cómo verán su imagen los asistentes y en el otro extremo de la cámara web. Los tipos particulares de ropa tienen diferentes significados detrás de ellos. Asegúrate de que sea fácil diferenciar entre tu vida laboral y tu vida personal. O bien, puede perder credibilidad en el mundo de los negocios.

No mires a ningún otro lugar además de la cámara/pantalla demasiado

Una cosa principal que hace que las conferencias telefónicas y otros tipos de reuniones en línea sean mucho mejores es el contacto visual. Y aunque el hablante u otra persona pueda ser lo suficientemente honesto como para mencionarlo, nunca asumas nada. Si asiste a un video de reunión en línea, siempre mire a la cámara.

A man who brainstorms

Poner límites físicos no es la solución a las interrupciones. Las personas pueden mirar sus pantallas y aun así distraerse. Una forma de evitar esto es aprovechar la tecnología de video de manera más efectiva. Como mirar al CEO o a los panelistas a los ojos cuando hablan. Esto nos ayudará a escuchar mejor mientras les mostramos respeto al no distraernos con nada de fondo.

Mire lo que hay en su fondo

Al dar una presentación a sus empleados, es esencial que el fondo luzca natural y profesional. Esto asegura que el foco de su atención estará en ti y solo les preocupará a ellos.

Técnicas: apague todas las demás fuentes de luz para que su fondo tenga su propia fuente de energía: la pared. La pared no debe estar demasiado desordenada o desordenada. Porque distraer a otros durante la reunión generará estrés innecesario en todos los demás.

¿Cuáles son algunos de los beneficios de la herramienta de voz a texto?

Recientemente hemos hablado sobre cómo sería beneficioso tener las notas de la reunión listas después de la reunión. Pero, ¿hacia dónde debes ir para adquirirlos? No estarás pensando en escribir toda la reunión, ¿verdad? ¡Nunca debe hacer cosas así cuando existe la tecnología de conversión de voz a texto! Veamos las cosas que puedes hacer con esta tecnología
1. Tome notas de la reunión sin tiempo ni esfuerzo
2. Anote lo que se habla en las llamadas telefónicas
3. Use voz a texto cuando haga una lluvia de ideasblank

Tome notas de reuniones sin tiempo ni esfuerzo

Si usted es como muchos profesionales y se encuentra corriendo de una reunión a otra en un día, su trabajo puede ser más fácil con solo unas horas de preparación cada semana.

El software de voz a texto no solo ayuda a rastrear el progreso de los proyectos y mantenerse al tanto del trabajo. También puede tener el efecto descomunal de facilitar las relaciones haciéndolas más transparentes. Además, revisar los mensajes de texto en lugar de hablar no solo es más fácil para la cordura del oyente, sino que también mantiene todos los detalles de sus conversaciones disponibles para revisar incluso mucho después de que se escuchan por casualidad.

La tecnología no es nada nuevo en las oficinas. Rara vez se presenta con la promesa de que los humanos nunca más tendrán que ensuciarse las manos. Las herramientas de voz a texto son herramientas que nos hacen profesionales más eficientes y ayudan a aumentar nuestros niveles de productividad.

Una de las formas más populares de este avance tecnológico es la transcripción. Los memorandos de reuniones, las presentaciones y las conversaciones se pueden convertir automáticamente. Y lo hace con una precisión impecable también. El uso de herramientas de voz a texto ha beneficiado a muchos profesionales de varias maneras. Ahora no tienen que tomar notas justo después de que termine una reunión. Simplemente lo graban en formato digital ya que se transcribirá con precisión.

Anote lo que se habla en las llamadas telefónicas

La mayoría de las personas hacen o contestan numerosas llamadas telefónicas todos los días. Estas conversaciones a menudo incluyen conversaciones profesionales y personales, ambas potencialmente muy importantes. Si bien es de mala educación no prestar atención en este momento o realizar múltiples tareas durante demasiado tiempo, puede ser difícil recordar todo y tomar buenas notas al mismo tiempo.

Es por eso que hay software de voz a texto disponible: esta tecnología permite que el software transcriba lo que ha grabado. Las transcripciones se archivan automáticamente y se pueden buscar. Lo cual es especialmente útil para grandes proyectos. Muchas personas lo encuentran atractivo porque esta solución es simple, económica y altamente efectiva.

A man who transcribes his voice

Use voz a texto cuando haga una lluvia de ideas

Una de las desventajas de la lluvia de ideas con las manos es que suele ser lento escribir tus pensamientos. Muchas personas no pueden escribir las cosas lo suficientemente rápido y se frustran y se dan por vencidas. El objetivo de tener ideas es sacarlas y escribirlas.

Cuando se le ocurren nuevas ideas, es importante tener una herramienta en la que pueda hablar.

Muchos escritores no aprovechan al máximo los avances de la tecnología haciendo una lluvia de ideas en silencio y convirtiendo sus voces en texto. No sufras el bloqueo del escritor según tus propias reglas. En su lugar, use notas de voz para dictar una forma un poco más fluida de grabar todo lo que dice. Las grabaciones de voz son más fáciles para las personas que no pueden escribir frenéticamente en un teclado o mouse. Porque les permite hablar y hacer pausas según sea necesario.

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