Verwenden Sie die Sprach-zu-Text-Konvertierung für Ihre Meetings

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Wir alle haben das gleiche akute Problem – strenge und teilweise starre Arbeitszeiten. Wir müssen die Unternehmensnormen befolgen und vermeiden, Grenzen zu überschreiten oder Abstriche zu machen. Das führt zu massiv zeitraubender Arbeit zu Hause, da wir nicht so viel Freizeit haben. Lassen Sie uns daher einen tiefen Blick darauf werfen, wie der Einsatz fortschrittlicher Technologien, insbesondere Voice-to-Text-Tools, dazu beitragen kann, die Produktivität zu steigern, während Sie sich im Home-Desk-Modus befinden.

Für viele, die in dieser Saison mit erhöhten Anforderungen kurz vor dem Start stehen, möchten wir Ihnen eine Orientierungshilfe bieten. Nutzen Sie Ihren Hebel und steigern Sie die persönliche Produktivität für den Erfolg.

Technologie und Software verfügen heutzutage über zahlreiche Funktionen, die bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben helfen können. Es gibt Tools, mit denen Sie Meetings aufzeichnen und speichern können, indem Sie Ihre aufgezeichneten Sprachdateien in Text umwandeln. Auf diese Weise können Sie die Zeit in Meetings für größere Investitionen wie Moderation, Diskussion und Verhandlungen nutzen.

Hier sind einige Strategien, die unsere Probleme lösen können.

Konzentrieren wir uns zunächst auf die allgemeinen Tipps für ein Meeting

Was sind die Regeln für die Durchführung eines erfolgreichen Geschäftstreffens?

Geben Sie einen Plan für das Meeting heraus, damit die Leute wissen, was passieren wird

Ein gut organisiertes Meeting kann zu einem besseren Ergebnis führen als ein schlecht organisiertes. Ein klarer Überblick über alle bevorstehenden Ereignisse und Themen, einschließlich was und wann passieren wird. Ganz zu schweigen davon, dass das Bewusstsein für Zeitrahmen sicherstellt, dass alle auf dem richtigen Weg sind, um die Meeting-Ziele zu erreichen.

Die Bedeutung eines übersichtlichen Inhaltsverzeichnisses und Schemas kann nicht überschätzt werden. Bevor wir in das Meeting gehen, sollte jeder im Raum wissen, wie Ihr Meeting strukturiert sein wird. Außerdem, was Sie präsentieren werden, was Sie davon erwarten und alle Einschränkungen, die während des Meetings auferlegt werden.

Woman holding phone to turn her voice to text

Ein gutes Inhaltsverzeichnis würde 4 Aspekte abdecken: Ziele und Ziele, Inhalt, Zeitrahmen und Personal.

Versuchen Sie, schnell und effektiv auf den Punkt zu kommen

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Eine überzeugende Rede kann in wenigen Minuten prägnant und kraftvoll gehalten werden.

Als Manager gehört es zu Ihren Aufgaben, bei Besprechungen zu sprechen, neue Projekte oder Unternehmen vorzustellen, an denen Sie arbeiten, oder sich an Diskussionen mit Kollegen zu beteiligen. Erstellen Sie eine Einführung, die kreativ ist, sich aber auch darauf beschränkt, Reden in Besprechungen einzuschränken.

Nach allem, was ich gehört und gesehen habe, bereitet Sie die Begrenzung einer Rede auf eine bessere Interaktion mit Ihrem Publikum vor. Es herrscht eine Informationsüberflutung, bei der alles aufgeschrieben wird und man so schnell den Überblick über die Kernbotschaft verliert. Darüber hinaus hilft die Begrenzung von Reden, Zeit zu sparen und knappe Ressourcen effizienter zuzuweisen!

Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Microsoft Office Tools

Überschwemmen Sie Ihr Publikum nicht mit Informationen durch PowerPoint-Folien, indem Sie zu viele Schlüsselpunkte einfügen. Dies versetzt die Konversation ins Wanken und erschwert es dem Publikum, Informationen zu behalten oder zu verstehen. Fügen Sie stattdessen die richtige Menge an Daten in die Folien ein und binden Sie sie mit Animationen ein

In Geschäftstreffen, in denen zu einem bestimmten Thema viel dokumentiert werden muss, werden PowerPoint-Präsentationen immer wichtiger und notwendiger. Es ist ein schmaler Grat, Menschen zu interessieren und sie zu informieren, was laut einer Infografik der Grat sein sollte. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Botschaft klar rüberkommt, halten Sie sie kurz und ansprechend, aber überladen Sie sie niemals mit Daten.

Es ist leicht für unser Publikum, sich von den Bildern oder sogar den großen Textblöcken ablenken zu lassen. Es liegt also an uns als Präsentatoren sicherzustellen, dass wir sie durch das führen, was sie wissen müssen, und sie nicht einfach an einer Weggabelung stehen lassen.

Calculator

Fassen Sie den Inhalt Ihrer Geschäftstreffen zusammen (Nutzen Sie die Kraft von Voice-to-Text-Tools!)

Sie müssen den Inhalt des Meetings schnell aufzeichnen, wenn Sie unter Zeitdruck stehen. Aber wie macht man das? Eine Lösung besteht darin, jemanden zu bitten, Notizen zu machen, damit Sie und andere Teammitglieder ihre Notizen teilen können. Oder Sie können das Meeting einfach aufzeichnen und später transkribieren.

Die erste bedeutet, dass jedes Teammitglied die Verantwortung für das Mitschreiben übernehmen muss, dann liegt es an ihm oder ihr, dafür zu sorgen, dass sie auch die restlichen Aufgaben fehlerfrei erfüllen. Dies kann schwierig sein, wenn nicht alle Teammitglieder verantwortlich sind, wenn sie an Meetings teilnehmen. Sie können verlangen, dass sie ihre Notizen unfreiwillig teilen, um dies auszugleichen, aber dann besteht immer die Gefahr, dass dies später ein wunder Thema unter den Teilnehmern eröffnet

Voice-to-Text-Tools sind in Büros beliebt geworden. Keine Genauigkeitssorgen mehr und sofortige Bearbeitung mit dem Voice-to-Text-Tool. Die Vorteile dieser Transkriptionstools überwiegen bei weitem ihren einzigen großen Nachteil, die Audioqualität.

Nichtsdestotrotz erweitert sich die Technologie für Voice-to-Text jeden Tag mit neuer Software und neueren Techniken, um leise gesprochene Sätze zu transkribieren. Mit diesen Voice-to-Text-Tools ist es möglich, Besprechungszusammenfassungen in kürzerer Zeit zu erstellen.

Tools wie Otter.ai und Transkriptor sind effizient, um Sprache in Text umzuwandeln oder einfach das Audio Ihrer Idee in Text umzuwandeln.

Führen Sie ein Meeting mit einer begrenzten Anzahl von Personen durch

Im Laufe der Zeit haben Wissenschaftler die Auswirkungen von Gruppendenken und der Größe von Meetings untersucht. Sie fanden heraus, dass die individuelle Leistung um 10 % sinkt, wenn mehr als 20 Personen an einem Meeting teilnehmen.

Ein disruptiver Forscher der University of Iowa hat eine Studie durchgeführt, um die Auswirkungen der Jury-Größen und ihrer Überlegungen auf Urteile zu untersuchen. Er entdeckte, dass je mehr Geschworene für ein Gutachten in Betracht gezogen wurden, es mehr Schwächen in seiner Argumentation aufweisen würde.

A businessperspon calculating some figures

Warum ist das wichtig? Meetings, die lange geplante Listen beinhalten, kosten Unternehmen am Ende enorm viel Zeit und Geld, wenn nur wenige Personen anwesend sind, die diese geplanten Punkte überprüfen. Um die Gruppe so scharf und wirkungsvoll wie möglich zu halten, sollten Sie eine kleine Anzahl von Personen in Ihre Meetings einbeziehen.

Machen Sie das Meeting interaktiv

Meetings, an denen Menschen teilnehmen, sind besser als solche, bei denen nur die Geschäftsinhaber Entscheidungen treffen. Meetings, die Zusammenarbeit und offene Diskussionen beinhalten, sind besser, damit jeder das Gefühl hat, gehört zu werden, und es ihm ermöglicht, eigene Details hinzuzufügen. Wenn ein Meeting auf diese Weise involviert wird, besteht auf lange Sicht kaum die Möglichkeit, dass es zu Missverständnissen kommt.

Wir alle wissen, wie Meetings sein können – manchmal ziehen sie sich einfach hin, oft hat die Person vor ihnen zu viel Macht und andere haben nicht das Gefühl, dass sie eine Stimme haben oder das Gefühl haben, dass das Meeting sie überhaupt einbeziehen wird.

Meetings sollten auch eher eine Teambuilding-Übung sein. Es gibt Möglichkeiten, dass Besprechungen jegliche Dynamik vermissen kann. Dies bedeutet, dass es bei den Mitarbeitern des Unternehmens an Engagement mangelt. Eine Methode, Mitarbeiter in Besprechungen einzubeziehen, besteht darin, sie anonym über verschiedene Themen und Fragen abstimmen zu lassen. Oder Sie können sie dazu bringen, schnell Fragen zu stellen, die sie zu dem Thema haben, das bei der/den Besprechung(en) besprochen wird.

Überprüfen Sie die Teilnehmer nach dem Meeting

Es ist wichtig, eine Folgenachricht zu senden, die den Teilnehmern für ihre Teilnahme an Ihren Meetings dankt und Meeting-Notizen teilt, damit sie bei ihren nächsten Schritten auf der gleichen Seite wie Sie sind.

Aber senden Sie den Teilnehmern nicht nur eine Dankesnachricht, sondern teilen Sie während eines Folgetreffens weitere Details über die nächsten Schritte im Prozess mit.

Als Moderatoren des Meetings stellen Sie bitte sicher, dass sich alle Teilnehmer einbezogen fühlen und wissen, was von ihnen verlangt wird. Um sicherzustellen, dass alle synchron sind und hoffnungsvoll in Bezug auf das bevorstehende Projekt/die bevorstehende Aufgabe sind, ist es eine großartige Idee, Aktionspunkte/Fälligkeitstermine/Erinnerungen für das Projekt während des letzten Meetings auszutauschen. Es heißt auch, dass Sie sicherstellen sollten, dass jeder mit den verschiedenen beweglichen Teilen klar ist. Wie Fristen und Leiter des Teams in jeder Phase des Brainstormings oder der Sitzung. Hören Sie genau zu, um niemanden zu vernachlässigen, insbesondere diejenigen, die am Diskussionstisch möglicherweise nicht lautstark sind.

Was sind die Regeln von Online-Meetings?

Wir haben über die Regeln gesprochen, an die Sie sich halten sollten, wenn Sie eine Rede halten/halten. Aber manchmal sind Sie vielleicht auf der Empfängerseite der Meetings. Darüber hinaus ist die Popularität von Online-Meetings seit der Pandemie enorm gestiegen. So sollte jeder lernen, sich in einem zu verhalten. Und das ist die Frage, die wir als nächstes versuchen zu beantworten: Wie sollten Sie sich in Online-Meetings verhalten?
1. Achten Sie darauf, was Sie tragen
2. Schauen Sie nicht zu viel neben die Kamera/den Bildschirm
3. Sehen Sie sich an, was sich in Ihrem Hintergrund befindetblank

Achten Sie darauf, was Sie tragen

Wenn sie sich für ein Online-Meeting anziehen, sollten Geschäftsleute immer daran denken, wie ihr Bild von den Teilnehmern und am anderen Ende der Webcam gesehen wird. Bestimmte Arten von Kleidung haben unterschiedliche Bedeutungen dahinter. Stellen Sie sicher, dass es einfach ist, zwischen Ihrem Arbeitsleben und Ihrem Privatleben zu unterscheiden. Andernfalls können Sie in der Geschäftswelt an Glaubwürdigkeit verlieren.

Schauen Sie nicht zu viel neben die Kamera/den Bildschirm

Eine Hauptsache, die Telefonkonferenzen und andere Arten von Online-Meetings so viel besser macht, ist Augenkontakt. Und auch wenn der Sprecher oder jemand anderes ehrlich genug ist, es zu erwähnen, nehmen Sie niemals etwas an. Wenn Sie an einem Online-Meeting-Video teilnehmen, schauen Sie immer in die Kamera.

A man who brainstorms

Physische Grenzen zu setzen ist nicht die Lösung für Unterbrechungen. Die Leute können auf ihre Bildschirme schauen und trotzdem abgelenkt sein. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, die Videotechnologie effektiver zu nutzen. Zum Beispiel dem CEO oder den Diskussionsteilnehmern in die Augen schauen, wenn sie sprechen. Das wird uns helfen, besser zuzuhören und ihnen gleichzeitig Respekt zu erweisen, indem wir nicht durch irgendetwas im Hintergrund abgelenkt werden.

„Was ist in deinem Hintergrund?“ ansehen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Präsentation geben, ist es wichtig, dass der Hintergrund natürlich und professionell aussieht. Dies stellt sicher, dass der Fokus ihrer Aufmerksamkeit auf Ihnen liegt und nur sie betrifft.

Techniken: Schalten Sie alle anderen Lichtquellen aus, damit Ihr Hintergrund seine eigene Energiequelle hat – die Wand. Die Wand sollte nicht zu unordentlich oder überladen sein. Denn andere während des Meetings abzulenken, wird alle anderen unnötig belasten.

Was sind einige Vorteile des Voice-to-Text-Tools?

Wir haben kürzlich darüber gesprochen, wie es vorteilhaft wäre, nach dem Meeting Meeting-Notizen bereit zu haben. Aber welchen Weg sollten Sie gehen, um sie zu erwerben? Sie denken nicht daran, das gesamte Meeting aufzuschreiben, oder? Sie sollten solche Dinge niemals tun, wenn es eine Sprache-zu-Text-Konvertierungstechnologie gibt! Lassen Sie uns sehen, was Sie mit dieser Technologie tun können
1. Machen Sie Besprechungsnotizen ohne Zeit und Mühe
2. Notieren Sie, worüber in Telefonanrufen gesprochen wird
3. Verwenden Sie Voice to Text beim Brainstormingblank

Machen Sie Besprechungsnotizen ohne Zeit und Mühe

Wenn Sie wie viele Profis da draußen sind und an einem Tag von Meeting zu Meeting rennen, kann Ihre Arbeit mit nur wenigen Stunden Vorbereitung pro Woche erleichtert werden.

Voice-to-Text-Software hilft nicht nur, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen und den Überblick über die Arbeit zu behalten. Es kann auch den übergroßen Effekt haben, Beziehungen zu erleichtern, indem es sie transparenter macht. Darüber hinaus ist es für den Zuhörer nicht nur einfacher, Textnachrichten durchzugehen, anstatt zu sprechen, sondern hält auch jedes Detail Ihrer Gespräche für eine Überprüfung verfügbar, selbst lange nachdem sie belauscht wurden.

Technologie ist in Büros nichts Neues. Es wird selten mit dem Versprechen eingeführt, dass Menschen sich nie wieder die Hände schmutzig machen müssen. Voice-to-Text-Tools sind Tools, die uns zu effizienteren Fachleuten machen und unsere Produktivität steigern.

Eine der beliebtesten Formen dieses technologischen Fortschritts ist die Transkription. Besprechungsnotizen, Präsentationen und Gespräche können automatisch konvertiert werden. Und das auch noch mit tadelloser Genauigkeit. Die Verwendung von Voice-to-Text-Tools hat vielen Fachleuten in mehrfacher Hinsicht zugute gekommen. Jetzt müssen sie nicht direkt nach dem Ende einer Besprechung Notizen machen. Sie nehmen es einfach in einem digitalen Format auf, da es genau transkribiert wird.

Notieren Sie, worüber in Telefonanrufen gesprochen wird

Die meisten Menschen tätigen oder beantworten täglich zahlreiche Anrufe. Diese Gespräche beinhalten oft berufliche und persönliche Gespräche, die beide potenziell sehr wichtig sind. Während es unhöflich ist, im Moment nicht aufzupassen oder zu lange Multitasking zu betreiben, kann es schwierig sein, sich an alles zu erinnern und gleichzeitig gute Notizen zu machen.

Aus diesem Grund gibt es Voice-to-Text-Software – diese Technologie ermöglicht es der Software, das, was Sie aufgenommen haben, zu transkribieren. Die Transkripte werden dann automatisch archiviert und durchsuchbar. Das ist besonders nützlich für große Projekte. Viele Menschen finden es attraktiv, weil diese Lösung einfach, kostengünstig und hochwirksam ist.

A man who transcribes his voice

Verwenden Sie Voice-to-Text beim Brainstorming

Einer der Nachteile des Brainstormings mit Ihren Händen ist, dass es normalerweise langsam ist, Ihre Gedanken aufzuschreiben. Viele Menschen können die Dinge nicht schnell genug aufschreiben und sind frustriert und geben auf. Der Sinn der Ideenfindung besteht darin, sie zu veröffentlichen und aufzuschreiben

Wenn Sie auf neue Ideen kommen, ist es wichtig, ein Werkzeug zu haben, mit dem Sie sprechen können.

Viele Autoren nutzen die Fortschritte der Technologie nicht vollständig, indem sie im Stillen Brainstorming betreiben und ihre Stimme in Text umwandeln. Leiden Sie nicht unter einer Schreibblockade durch Ihre eigenen Regeln. Verwenden Sie stattdessen Sprachnotizen, um alles, was Sie sagen, etwas reibungsloser zu diktieren. Sprachaufnahmen sind einfacher für Menschen, die nicht hektisch auf einer Tastatur oder Maus tippen können. Weil es ihnen erlaubt, nach Bedarf zu sprechen und zu pausieren.

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