Brug stemme-til-tekst-konvertering til dine møder

Estimeret læsetid: 12 Minutter

Vi har alle det samme akutte problem – stramme og nogle gange rigide arbejdstider. Vi skal følge virksomhedens normer og undgå at rykke grænser eller skære hjørner. Det resulterer i et massivt tidskrævende arbejde derhjemme, da vi ikke får så meget fritid. Lad os derfor tage et dybt dyk ned i, hvordan brug af avanceret teknologi, mere specifikt stemme-til-tekst-værktøjer, kan hjælpe med at øge produktiviteten, mens du er i hjemmets skrivebordstilstand.

For mange, der er ved at komme i gang i denne sæson med øgede krav, vil vi gerne tilbyde dig lidt vejledning. Brug din løftestang og fremme den personlige produktivitet for succesens skyld.

Teknologi og software har i dag masser af funktioner, der kan hjælpe med at balancere arbejde og liv. Der er værktøjer, der lader dig optage og gemme møder ved at omdanne dine optagede stemmefiler til tekst. På den måde kan du bruge tiden til at mødes til større investeringer som facilitering, diskussion og forhandlinger.

Her er nogle strategier, der kan løse vores problemer.

Lad os først fokusere på de generelle tips til et møde

Hvad er reglerne for at gennemføre et vellykket forretningsmøde?

Giv en plan for mødet, så folk ved, hvad der skal ske

Et velorganiseret møde kan føre til et bedre resultat end et, der er dårligt organiseret. Et klart overblik over alle begivenheder og emner forude, herunder hvad der vil ske og hvornår. For ikke at nævne en bevidsthed om tidsrammer sikrer, at alle er på vej til at nå mødemålene.

Vigtigheden af en klar indholdsfortegnelse og skema kan ikke overvurderes. Inden vi går ind i mødet, bør alle i lokalet vide, hvordan dit møde kommer til at være struktureret. Også, hvad du skal præsentere, hvad du forventer ud af det, og eventuelle begrænsninger, der vil blive pålagt under mødet.

Kvinde holder telefonen for at vende sin stemme til tekst

En god indholdsfortegnelse vil dække 4 aspekter: mål og målsætninger, indhold, tidsramme og personale.

Prøv at komme til sagen hurtigt og effektivt

Fokuser på det, der betyder mest. En overbevisende tale kan leveres kortfattet og kraftfuldt på få minutter.

Som leder er en af dine ansvarsområder at tale ved møder, introducere nye projekter eller virksomheder, som du arbejder på, eller indgå i diskussioner med kolleger. Skab en introduktion, der er kreativ, men også begrænset til omfanget af, hvordan man begrænser taler på møder.

Ud fra alt, hvad jeg har hørt og set, gør begrænsning af en tale dig klar til et bedre engagement med dit publikum. Der er en informationsoverbelastning, hvor alt bliver skrevet ned, og folk mister hurtigt overblikket over kernebudskabet på denne måde. Desuden hjælper begrænsning af taler med at spare tid og fordeler knappe ressourcer mere effektivt!

Stol ikke for meget på Microsoft Office-værktøjer

Oversvømme ikke dit publikum med information gennem PowerPoint-dias ved at inkludere for mange nøglepunkter. Dette forstyrrer samtalen og gør det vanskeligt for publikum at beholde eller forstå information, inkluder i stedet den rigtige mængde data på diasene og engager dem med animationer

I forretningsmøder, hvor der skal være meget dokumentation om et givent emne, bliver PowerPoint-præsentationer vigtigere og mere nødvendige. Der er en tynd grænse mellem at gøre folk interesserede og at informere dem om, hvad linjen skal være ifølge en infografik. Hvis du vil sikre dig, at dit budskab bliver tydeligt, skal du holde det kort og engagerende, men aldrig overbelaste det med data.

Det er nemt for vores publikum at blive distraheret af billederne eller endda de store bidder af tekst. Så det er op til os som oplægsholdere at sikre, at vi guider dem gennem det, de har brug for at vide, og ikke blot lader dem stå ved et gaffel.

Lommeregner

Opsummer indholdet af dine forretningsmøder (Brug stemmens kraft til tekstværktøjer!)

Du skal hurtigt optage indholdet af mødet, hvis du har en stram deadline. Men hvordan gør man det? En løsning er ved at bede nogen om at tage noter for dig og andre teammedlemmer om at dele deres noter. Eller du kan bare optage mødet og transskribere det senere.

Den første betyder, at hvert medlem af et team skal tage ansvar for at tage noter, derefter er det op til ham eller hende at sikre, at de også udfører resten af deres opgaver uden fejl. Dette kan være svært, hvis alle teammedlemmer ikke er ansvarlige, når de deltager i møder. Du kan kræve, at de deler deres notater ufrivilligt for at balancere det, men så er der altid en risiko for, at det åbner et ømt emne blandt de fremmødte nede i køen

Stemme-til-tekst-værktøjer er blevet populære på kontorer. Ikke flere bekymringer om nøjagtighed og øjeblikkelig redigering på stemme-til-tekst-værktøjet. Fordelene ved disse transskriptionsværktøjer opvejer langt deres eneste store ulempe, lydkvaliteten.

Ikke desto mindre udvides teknologien til stemme til tekst hver dag med ny software og nyere teknikker til at transskribere bløde sætninger. Med disse stemme-til-tekst-værktøjer er det muligt at oprette møderesuméer på kortere tid.

Værktøjer som Otter.ai og Transkriptor er effektive til at konvertere stemme til tekst eller bare være i stand til at tage lyden af din idé og omdanne den til tekst.

Afhold et møde med et begrænset antal personer

Gennem tiden har forskere forsket i effekterne af gruppetænkning og mødestørrelse. Hvad de fandt var, at hvis over 20 personer er involveret i et møde, vil individuelle præstationer falde med 10 %.

En forstyrrende forsker fra University of Iowa lavede en undersøgelse for at undersøge effekten af jurystørrelser og deres overvejelser på domme. Han opdagede, at efterhånden som flere nævninge blev overvejet for en udtalelse, ville den begynde at udvise flere svagheder i sin begrundelse.

En forretningsmand beregner nogle tal

Så hvorfor betyder det noget? Møder, der involverer langtidsplanlagte lister, ender med at koste virksomhederne enormt meget tid og penge med kun få personer til stede, som gennemgår de planlagte emner. For at holde gruppen skarpest og mest virkningsfuld, bør du involvere et lille antal personer i dine møder.

Gør mødet interaktivt

Møder, der inkluderer mennesker, vil være bedre end dem, hvor det kun er virksomhedsejerne, der træffer beslutninger. Møder, der involverer samarbejde og åben diskussion, er bedre, så alle føler, at de bliver hørt, samt giver dem mulighed for at tilføje deres egne detaljer. Når et møde bliver involveret på denne måde, er der lille chance for, at der sker fejlkommunikation i det lange løb.

Vi ved alle, hvordan møder kan være – nogle gange trækker de bare ud, ofte har personen foran dem for meget magt, og andre føler ikke, at de har en stemme eller følelsen af, at mødet overhovedet vil involvere dem.

Møder bør også være mere en teambuilding-øvelse. Der er måder, hvorpå møder kan mangle noget momentum. Det betyder, at der vil mangle engagement på tværs af virksomhedens medarbejdere. En metode er at engagere medarbejderne i møder, er at få dem til at stemme anonymt om forskellige emner og spørgsmål. Eller du kan få dem til at skynde sig at stille spørgsmål, som de har om det emne, der diskuteres på det/de møder, der diskuteres.

Tjek deltagerne efter mødet

Det er vigtigt at sende en opfølgende besked, der takker deltagerne for deres deltagelse i dine møder og deler mødenoter, så de er på samme side som dig med deres næste trin.

Men send ikke blot deltagerne en takbesked, del flere detaljer om, hvad de næste trin er i processen under et opfølgende møde.

Som facilitatorer af mødet skal du sørge for, at alle deltagere føler sig inkluderet og ved, hvad der kræves af dem. For at sikre, at alle er synkroniserede og føler sig håbefulde omkring projektet/opgaven, der kommer, er det en god idé at dele handlingspunkter/projektterminer/påmindelser under det sidste møde. Det siger også, at du skal sikre, at alle er klar over de forskellige bevægelige dele. Såsom deadlines og ledere af teamet på alle stadier af brainstorming eller session. Lyt nøje for ikke at forsømme nogen, især dem, der måske ikke er højrøstede ved diskussionsbordet.

Hvad er reglerne for onlinemøder?

Vi har talt om, hvilke regler du skal forholde dig til, når du holder en tale. Men nogle gange er du måske på den modtagende ende af møderne. Desuden er populariteten af onlinemøder steget enormt siden pandemien. Så alle burde lære at opføre sig i én. Og det er spørgsmålet, som vi vil forsøge at besvare herefter: Hvordan skal du agere i onlinemøder?
1. Pas på, hvad du har på
2. Se ikke andre steder end kameraet/skærmen for meget
3. Se, hvad der er i din baggrundblank

Pas på, hvad du har på

Når man klæder sig på til et onlinemøde, bør forretningsfolk altid huske på, hvordan deres image vil blive set af dem, der deltager, og på den anden ende af webcam. Særlige typer tøj har forskellige betydninger bag sig. Sørg for, at det er nemt at skelne mellem dit arbejdsliv og dit privatliv. Eller også kan du miste troværdighed i erhvervslivet.

Se ikke for meget andre steder end kameraet/skærmen

En hovedting, der gør konferenceopkald og andre typer onlinemøder så meget bedre, er øjenkontakt. Og selvom taleren eller en anden måske er ærlig nok til at nævne det, så antag aldrig noget. Hvis du deltager i en onlinemødevideo, skal du altid se på kameraet.

En mand, der brainstormer

At placere fysiske grænser er ikke løsningen på afbrydelser. Folk kan se på deres skærme og stadig blive distraheret. En måde at undgå dette på er ved at udnytte videoteknologien mere effektivt. Såsom at se den administrerende direktør eller paneldeltagere i øjnene, når de taler. Dette vil hjælpe os med at lytte bedre, mens vi viser dem respekt ved ikke at blive omdirigeret af noget i baggrunden.

Se Hvad er i din baggrund

Når du holder en præsentation for dine medarbejdere, er det essentielt, at baggrunden ser naturlig og professionel ud. Dette sikrer, at fokus for deres opmærksomhed vil være på dig, og det vil kun bekymre dem.

Teknikker: Sluk for alle andre lyskilder, så din baggrund får sin egen strømkilde – væggen. Væggen må ikke være for rodet eller rodet. Fordi at distrahere andre under mødet vil lægge unødig stress på alle andre.

Hvad er nogle fordele ved Voice to Text Tool?

Vi har for nylig talt om, hvordan det ville være en fordel at have mødenotater klar efter mødet. Men hvilken vej skal du gå for at erhverve dem? Du tænker ikke på at skrive hele mødet ned, vel? Du bør aldrig gøre sådan noget, når der er tale-til-tekst-konverteringsteknologi! Lad os se, hvad du kan gøre med denne teknologi
1. Tag mødenotater uden tid og besvær
2. Skriv ned, hvad der tales om i telefonopkald
3. Brug Voice to SMS, når du brainstormerblank

Tag mødenotater uden tid og besvær

Hvis du er ligesom mange professionelle derude, og du finder dig selv at løbe fra møde til møde på en dag, kan dit job gøres lettere med kun timers forberedelse hver uge.

Voice-to-text-software hjælper ikke kun med at spore projekternes fremskridt og holde styr på arbejdet. Det kan også have den store effekt, at det letter relationer ved at gøre dem mere gennemsigtige. Derudover er det ikke kun lettere for lytterens fornuft at gå gennem tekstbeskeder i stedet for at tale, men det holder også alle detaljer i dine samtaler tilgængelige for gennemgang, selv længe efter de er blevet overhørt.

Teknologi er ikke noget nyt på kontorer. Det er sjældent introduceret med et løfte om, at mennesker aldrig skal få deres hænder beskidte igen. Stemme-til-tekst-værktøjer er værktøjer, der gør os mere effektive fagfolk og hjælper med at øge vores produktivitetsniveauer.

En af de mest populære former for dette teknologiske fremskridt er transskription. Mødememoer, præsentationer og samtaler kan konverteres automatisk. Og det gør den også med upåklagelig nøjagtighed. Brugen af stemme-til-tekst-værktøjer har gavnet mange fagfolk på flere måder. Nu skal de ikke lave notater lige efter et møde er slut. De optager det simpelthen i et digitalt format, da det vil blive transskriberet nøjagtigt.

Skriv ned, hvad der tales om i telefonopkald

De fleste mennesker foretager eller besvarer talrige telefonopkald hver dag. Disse samtaler omfatter ofte professionelle og personlige samtaler, begge potentielt meget vigtige. Selvom det er uhøfligt ikke at være opmærksom i øjeblikket eller multitaske for længe, kan det være svært at huske alt og tage gode noter samtidigt.

Det er derfor, der er tale-til-tekst-software tilgængelig – denne teknologi gør det muligt for softwaren at transskribere, hvad du har optaget. Udskrifterne arkiveres derefter automatisk og kan søges. Hvilket er især nyttigt til store projekter. Mange mennesker finder det attraktivt, fordi denne løsning er enkel, billig og yderst effektiv.

En mand, der transskriberer sin stemme

Brug stemme til at sende tekst, når du brainstormer

En af ulemperne ved at brainstorme med hænderne er, at det normalt er langsomt at skrive dine tanker ned. Mange mennesker kan ikke skrive tingene ned hurtigt nok og bliver frustrerede og giver op. Pointen med at komme med ideer er at få dem frem og skrive ned

Når man kommer med nye ideer, er det vigtigt at have et værktøj, man kan tale ind i.

Mange forfattere udnytter ikke fuldt ud teknologiens fremskridt ved at brainstorme i stilhed og vende deres stemmer til tekst. Lider ikke af forfatterblokering af dine egne regler. Brug i stedet stemmememoer til at diktere en lidt mere smidig måde at optage alt, hvad du siger. Stemmeoptagelser er nemmere for folk, der ikke frenetisk kan skrive på et tastatur eller en mus. Fordi det giver dem mulighed for at tale og holde pause efter behov.

Share:

Del på facebook
Del på twitter
Del på linkedin

More Posts