Použijte převod hlasu na text pro vaše schůzky

Předpokládaná doba čtení: 12 minut

Všichni máme stejný akutní problém – přísnou a někdy rigidní pracovní dobu. Musíme dodržovat firemní normy a vyhýbat se posouvání hranic nebo řezání zatáček. To má za následek masivní časově náročnou práci doma, protože nemáme tolik volného času. Pojďme se proto hluboce ponořit do toho, jak používání pokročilých technologií, konkrétněji nástrojů pro převod hlasu na text, může pomoci zvýšit produktivitu, když jste v režimu domácího stolu.

Pro mnoho lidí, kteří se chystají v této sezóně zvýšených požadavků začít pracovat, vám chceme nabídnout nějaké vodítko. Využijte svůj vliv a zvyšte osobní produktivitu v zájmu úspěchu.

Technologie a software mají v dnešní době spoustu funkcí, které mohou pomoci při hledání rovnováhy mezi prací a životem. Existují nástroje, které vám umožní nahrávat a ukládat schůzky převáděním nahraných hlasových souborů na text. Díky tomu můžete čas na setkání využít k větším investicím, jako je facilitace, diskuse a vyjednávání.

Zde je několik strategií, které mohou vyřešit naše problémy.

Nejprve se zaměřme na obecné tipy na schůzku

Jaká jsou pravidla pro úspěšnou obchodní schůzku?

Rozdejte plán schůzky, aby lidé věděli, co se bude dít

Dobře organizovaná schůzka může vést k lepšímu výsledku než ta, která je špatně zorganizovaná. Jasný přehled o všech událostech a tématech před námi, včetně toho, co se bude dít a kdy. Nemluvě o povědomí o časových rámcích zajišťuje, že každý je na cestě k dosažení cílů splnění.

Význam jasného obsahu a schématu nelze přeceňovat. Než půjdeme na schůzku, všichni v místnosti by měli vědět, jak bude vaše schůzka strukturována. Také to, co budete prezentovat, co od toho očekáváte a případná omezení, která budou během schůzky uložena.

Žena držící telefon, aby změnila svůj hlas na text

Dobrý obsah by pokrýval 4 aspekty: cíle a cíle, obsah, časový rámec a personál.

Pokuste se dostat k věci rychle a efektivně

Zaměřte se na to, co je nejdůležitější. Přesvědčivý projev lze pronést stručně a působivě během několika minut.

Jednou z vašich povinností jako manažera je mluvit na schůzkách, představovat nové projekty nebo podniky, na kterých pracujete, nebo se zapojovat do diskusí se spolupracovníky. Vytvořte úvod, který bude kreativní, ale také omezený na rozsah toho, jak omezit projevy na schůzkách.

Ze všeho, co jsem slyšel a viděl, omezení řeči vás připraví na lepší interakci s publikem. Dochází k přetížení informací, kdy se vše zapisuje a lidé tímto způsobem rychle ztrácejí přehled o hlavním sdělení. Kromě toho omezení řečí pomáhá šetřit čas a efektivněji alokuje omezené zdroje!

Nespoléhejte se příliš na nástroje Microsoft Office

Nezahlcujte své publikum informacemi prostřednictvím snímků aplikace PowerPoint tím, že zahrnete příliš mnoho klíčových bodů. Tím se konverzace ohromí a pro publikum je obtížné udržet nebo pochopit informace, místo toho zahrnout na snímky správné množství dat a zapojit je do animací.

Na obchodních jednáních, kde má být k danému tématu spousta dokumentace, jsou prezentace v PowerPointu důležitější a potřebnější. Mezi tím, aby se lidé zajímali, a informováním je, jaká by měla být hranice podle infografiky, je tenká hranice. Pokud se chcete ujistit, že vaše zpráva bude jasná, udržujte ji stručnou a poutavou, ale nikdy ji nepřetěžujte daty.

Pro naše publikum je snadné nechat se rozptýlit obrázky nebo dokonce velkými kusy textu. Je tedy na nás jako na přednášejících, abychom zajistili, že je provedeme tím, co potřebují vědět, a nenecháme je jednoduše na rozcestí.

Kalkulačka

Shrňte obsah svých obchodních schůzek (použijte sílu hlasu k textovým nástrojům!)

Pokud máte napjatý termín, musíte rychle zaznamenat obsah schůzky. Ale jak to udělat? Jedním z řešení je požádat někoho, aby si udělal poznámky pro vás a ostatní členy týmu, aby se o své poznámky podělili. Nebo můžete schůzku nahrát a přepsat později.

První znamená, že každý člen týmu musí převzít odpovědnost za psaní poznámek, pak je na něm, aby zajistil, že bezchybně splní i zbytek svých úkolů. To může být obtížné, pokud všichni členové týmu nejsou zodpovědní, když se účastní schůzek. Můžete po nich požadovat, aby nedobrovolně sdíleli své poznámky, abyste to vyvážili, ale pak vždy existuje riziko, že to mezi účastníky otevře bolavé téma.

Nástroje pro převod hlasu do textu se staly populárními v kancelářích. Už žádné starosti s přesností a okamžitou úpravou v nástroji pro převod hlasu do textu. Výhody těchto přepisovacích nástrojů daleko převyšují jejich jednu hlavní nevýhodu, kvalitu zvuku.

Technologie pro převod hlasu na text se však každým dnem rozšiřuje o nový software a novější techniky pro přepis měkkých frází. Pomocí těchto nástrojů pro převod hlasu na text je možné vytvářet shrnutí schůzek za kratší dobu.

Nástroje jako Otter.ai a Transkriptor jsou účinné při převodu hlasu na text nebo při převádění zvuku vašeho nápadu na text.

Uspořádejte schůzku s omezeným počtem lidí

Postupem času vědci zkoumali účinky skupinového myšlení a velikosti setkání. Zjistili, že pokud se schůzky zúčastní více než 20 lidí, jednotlivé výkony se sníží o 10 %.

Převratný vědecký pracovník z University of Iowa provedl studii, která zkoumala vliv velikosti porot a jejich rozhodování na verdikty. Zjistil, že čím více porotců bylo zvažováno pro vyjádření názoru, začalo by to vykazovat více slabin ve svém uvažování.

Podnikatel, který vypočítává nějaká čísla

Tak proč na tom záleží? Schůzky, které zahrnují dlouho naplánované seznamy, nakonec stojí podniky obrovské množství času a peněz, když je přítomno jen několik lidí, kteří kontrolují naplánované položky. Aby byla skupina nejostřejší a nejpůsobivější, měli byste do svých schůzek zapojit malý počet lidí.

Udělejte schůzku interaktivní

Setkání, která zahrnují lidi, budou lepší než ta, kde rozhodují pouze majitelé firem. Setkání, která zahrnují spolupráci a otevřenou diskusi, jsou lepší, aby se každý cítil, jako by byl slyšen, a také jim umožňuje přidat své vlastní detaily. Když se schůzka zapojí tímto způsobem, z dlouhodobého hlediska je malá šance, že dojde k nedorozumění.

Všichni víme, jak mohou být schůzky – někdy se prostě vlečou, často má osoba před nimi příliš velkou moc a ostatní nemají pocit, že by měli hlas nebo pocit, že by se jich setkání vůbec týkalo.

Schůzky by také měly být spíše cvičením pro budování týmu. Existují způsoby, jak schůzky mohou postrádat jakýkoli impuls. Znamená to, že bude chybět angažovanost napříč zaměstnanci společnosti. Jednou z metod je zapojit zaměstnance do porad a nechat je anonymně hlasovat o různých tématech a otázkách. Nebo je můžete přimět, aby se rychle zeptali na otázky, které mají k tématu, o kterém se diskutuje na projednávané schůzce (schůzkách).

Po schůzce zkontrolujte účastníky

Je důležité odeslat následnou zprávu, která účastníkům poděkuje za jejich účast na vašich schůzkách a sdílí poznámky ze schůzky, aby byli s dalšími kroky na stejné stránce jako vy.

Neposílejte však účastníkům pouze děkovnou zprávu, ale během následné schůzky sdílejte další podrobnosti o dalších krocích v procesu.

Jako facilitátoři setkání prosím zajistěte, aby se všichni účastníci cítili zapojeni a věděli, co se od nich vyžaduje. Abyste se ujistili, že jsou všichni v synchronizaci a cítí naději ohledně nadcházejícího projektu/úkolu, je skvělý nápad sdílet akční body/termíny projektu/připomenutí během poslední schůzky. Dále se také uvádí, že byste se měli ujistit, že všem jsou jasné různé pohyblivé části. Jako jsou termíny a vedoucí týmu v každé fázi brainstormingu nebo zasedání. Poslouchejte pozorně, abyste nikoho nezanedbali, zejména ty, kteří nemusí být hlasití u diskuzního stolu.

Jaká jsou pravidla online schůzek?

Mluvili jsme o pravidlech, která byste měli dodržovat při prezentaci/vedení projevu. Ale někdy můžete být na příjmu schůzek. Kromě toho popularita online setkání od pandemie ohromně vzrostla. Každý by se tedy měl naučit, jak se chovat v jednom. A to je otázka, na kterou se pokusíme odpovědět příště: Jak byste měli jednat na online setkáních?
1. Mysli na to, co máš na sobě
2. Nedívejte se příliš nikam kromě fotoaparátu/obrazovky
3. Sledujte, co je ve vašem pozadíblank

Mysli na to, co nosíš

Při oblékání na online schůzku by obchodní profesionálové měli mít vždy na paměti, jak jejich obraz uvidí účastníci a na druhém konci webové kamery. Jednotlivé druhy oblečení mají za sebou různé významy. Ujistěte se, že je snadné rozlišovat mezi pracovním a osobním životem. Jinak můžete v obchodním světě ztratit důvěryhodnost.

Kromě fotoaparátu/obrazovky se příliš nikam nedívejte

Jedna hlavní věc, díky které jsou konferenční hovory a další typy online setkání mnohem lepší, je oční kontakt. A přestože řečník nebo někdo jiný může být dostatečně upřímný, aby to zmínil, nikdy nic nepředpokládejte. Pokud se účastníte online video schůzky, vždy se dívejte do kamery.

Muž, který brainstorming

Umístění fyzických hranic není řešením přerušení. Lidé se mohou dívat na své obrazovky a stále je rozptylovat. Jedním ze způsobů, jak se tomu vyhnout, je efektivnější využití video technologie. Například pohled do očí generálnímu řediteli nebo panelistům, když mluví. To nám pomůže lépe naslouchat a zároveň jim prokázat respekt tím, že se nenecháme odvádět ničím v pozadí.

Podívejte se, co je ve vašem pozadí

Při prezentaci zaměstnancům je nezbytné, aby pozadí vypadalo přirozeně a profesionálně. Tím je zajištěno, že střed jejich pozornosti bude na vás a bude se týkat pouze nich.

Techniky: Vypněte všechny ostatní světelné zdroje, aby vaše pozadí mělo svůj vlastní zdroj energie – zeď. Stěna by neměla být příliš špinavá nebo přeplněná. Protože rozptylování ostatních během schůzky zbytečně stresuje všechny ostatní.

Jaké jsou některé výhody nástroje Voice to Text?

Nedávno jsme mluvili o tom, jak by bylo přínosné mít po schůzce připravené poznámky ze schůzky. Ale jakou cestou byste se měli vydat, abyste je získali? Neuvažujete o tom, že byste si celou schůzku zapsali, že ne? Nikdy byste neměli dělat takové věci, když existuje technologie převodu hlasu na text! Podívejme se, co můžete s touto technologií dělat
1. Dělejte si poznámky ze schůzek bez času a námahy
2. Poznamenejte si, o čem se mluví v telefonních hovorech
3. Při brainstormingu použijte Voice to Textblank

Dělejte si poznámky ze schůzek bez času a námahy

Pokud jste jako mnoho jiných profesionálů a zjistíte, že běháte ze schůzky na schůzku za den, může být vaše práce snazší díky pouhým hodinám přípravy každý týden.

Software pro převod hlasu do textu nejen pomáhá sledovat průběh projektů a udržet si přehled o práci. Může to mít také mimořádný efekt usnadnění vztahů tím, že je zprůhlední. Navíc procházení textových zpráv namísto mluvení je nejen jednodušší pro zdravý rozum posluchače, ale také udržuje každý detail vašich konverzací k dispozici ke kontrole i dlouho poté, co je zaslechne.

Technologie nejsou v kancelářích žádnou novinkou. Málokdy se uvádí s příslibem, že si lidé už nikdy nebudou muset špinit ruce. Nástroje pro převod hlasu do textu jsou nástroje, které z nás dělají efektivnější profesionály a pomáhají zvyšovat naši úroveň produktivity.

Jednou z nejpopulárnějších forem tohoto technologického pokroku je přepis. Poznámky ze schůzek, prezentace a konverzace lze převést automaticky. A dělá to také s dokonalou přesností. Používání nástrojů pro převod hlasu do textu přineslo užitek mnoha profesionálům několika způsoby. Nyní si nemusí dělat poznámky hned po skončení schůzky. Jednoduše to zaznamenají v digitálním formátu, protože budou přesně přepsány.

Zapište si, o čem se mluví v telefonních hovorech

Většina lidí každý den uskutečňuje nebo odpovídá na mnoho telefonních hovorů. Tyto rozhovory často zahrnují profesionální a osobní rozhovory, oba potenciálně velmi důležité. I když je neslušné nedávat v tuto chvíli pozornost nebo dělat multitasking příliš dlouho, může být obtížné si vše zapamatovat a zároveň si dělat dobré poznámky.

Proto je k dispozici software pro převod hlasu do textu – tato technologie umožňuje softwaru přepisovat to, co jste nahráli. Přepisy jsou pak automaticky archivovány a lze v nich vyhledávat. Což se hodí zejména u velkých projektů. Mnoho lidí to považuje za atraktivní, protože toto řešení je jednoduché, levné a vysoce efektivní.

Muž, který přepisuje svůj hlas

Při brainstormingu používejte hlasové zprávy

Jednou z nevýhod brainstormingu s rukama je, že zapisování myšlenek je obvykle pomalé. Mnoho lidí nedokáže věci zapisovat dostatečně rychle a jsou frustrovaní a vzdávají to. Smyslem vymýšlení nápadů je dostat je ven a zapsat

Když přicházíte s novými nápady, je důležité mít nástroj, do kterého můžete mluvit.

Mnoho spisovatelů plně nevyužívá technologického pokroku tím, že v tichosti brainstormuje a převádí svůj hlas na text. Netrpte spisovatelským blokem podle svých vlastních pravidel. Místo toho použijte hlasové poznámky k nadiktování trochu hladšího způsobu nahrávání všeho, co říkáte. Hlasové záznamy jsou jednodušší pro lidi, kteří nemohou freneticky psát na klávesnici nebo myši. Protože jim umožňuje mluvit a podle potřeby se pozastavit.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts

Jak převést Mp3 na text? (Tutorial)

Převeďte MP3 na text v roce 2022 Transkriptor je online webová aplikace, která převádí MP3 na text. Můžete nahrát jakýkoli mediální soubor a během několika