Използвайте преобразуване на глас в текст за вашите срещи

Очаквано време за четене: 12 minutes

Всички имаме един и същ остър проблем – стриктно, а понякога и строго работно време. Трябва да следваме фирмените норми и да избягваме преместването на граници или отрязването на ъглите. Това води до много трудоемка работа у дома, тъй като не получаваме толкова много свободно време. Ето защо, нека се потопим задълбочено в това как използването на напреднали технологии, по-конкретно инструменти за преобразуване на глас към текст, може да помогне за повишаване на производителността, докато сте в режим на домашно бюро.

За мнозина, които са на път да започнат работа в този сезон на повишени изисквания, искаме да ви предложим някои насоки. Използвайте своя лост и повишете личната продуктивност в името на успеха.

Технологиите и софтуерът в днешно време имат много функции, които могат да помогнат за балансиране на работа и живот. Има инструменти, които ви позволяват да записвате и съхранявате срещи, като превръщате вашите записани гласови файлове в текст. По този начин можете да използвате времето за срещи за по-големи инвестиции като улесняване, дискусия и договаряне.

Ето някои стратегии, които могат да решат нашите проблеми.

Първо нека се съсредоточим върху общите съвети за среща

Какви са правилата за провеждане на успешна бизнес среща?

Дайте план за срещата, така че хората да знаят какво ще се случи

Добре организираната среща може да доведе до по-добър резултат от тази, която е лошо организирана. Ясен преглед на всички предстоящи събития и теми, включително какво ще се случи и кога. Да не говорим, че осъзнаването на времевите рамки гарантира, че всеки е на път за постигане на целите на срещата.

Значението на ясното съдържание и схема не може да бъде преценено. Преди да влезем в срещата, всички в стаята трябва да знаят как ще бъде структурирана срещата ви. Също така какво ще представите, какво очаквате от него и всякакви ограничения, които ще бъдат наложени по време на срещата.

Жена държи телефона, за да превърне гласа си в текст

Доброто съдържание би обхващало 4 аспекта: цели и задачи, съдържание, времева рамка и персонал.

Опитайте се да стигнете до точката бързо и ефективно

Съсредоточете се върху най-важното. Убедителната реч може да бъде произнесена кратко и мощно за минути.

Като мениджър, една от вашите отговорности е да говорите на срещи, да представяте нови проекти или бизнеси, върху които работите, или да участвате в дискусии с колеги. Създайте въведение, което е креативно, но също така ограничено до обхвата на това как да ограничите изказванията на срещите.

От всичко, което чух и видях, ограничаването на реч ви подготвя за по-добро ангажиране с вашата аудитория. Има претоварване с информация, при което всичко се записва и хората бързо губят представа за основното послание по този начин. Освен това ограничаването на изказванията помага за спестяване на време и разпределя по-ефективно оскъдните ресурси!

Не разчитайте твърде много на инструментите на Microsoft Office

Не заливайте аудиторията си с информация чрез слайдовете на PowerPoint, като включвате твърде много ключови точки. Това залита разговора и затруднява аудиторията да задържи или разбере информацията, вместо това включете точното количество данни в слайдовете и ги ангажирайте с анимации

При бизнес срещи, където трябва да има много документация по дадена тема, презентациите на PowerPoint стават по-важни и необходими. Има тънка граница между заинтересуването на хората и информирането им каква трябва да бъде линията според инфографиката. Ако искате да сте сигурни, че съобщението ви е ясно, поддържайте го кратко и ангажиращо, но никога не го претоварвайте с данни.

За нашата публика е лесно да се разсее от снимките или дори от големите парчета текст. Така че от нас като водещи зависи да гарантираме, че ги насочваме през това, което трябва да знаят, а не просто да ги оставяме на разклона.

Калкулатор

Обобщете съдържанието на вашите бизнес срещи (Използвайте силата на инструментите от глас към текст!)

Трябва бързо да запишете съдържанието на срещата, ако сте в кратък срок. Но как да направите това? Едно от решенията е като помолите някой да си направи бележка, за да споделите своите бележки за вас и другите членове на екипа. Или можете просто да запишете срещата и да я препишете по-късно.

Първият означава, че всеки член на екипа трябва да поеме отговорност за воденето на бележки, а след това от него или нея зависи да се увери, че също така изпълняват останалите си задачи безпроблемно. Това може да бъде трудно, ако всички членове на екипа не са отговорни, когато присъстват на срещи. Можете да поискате те да споделят своите бележки неволно, за да ги балансират, но тогава винаги има риск това да отвори болезнена тема сред присъстващите по-нататък

Инструментите за преобразуване на глас в текст станаха популярни в офисите. Без повече притеснения за точността и незабавно редактиране с инструмента за преобразуване на глас в текст. Предимствата на тези инструменти за транскрипция далеч надвишават техния основен недостатък, качеството на звука.

Въпреки това технологията за глас към текст се разширява всеки ден с нов софтуер и по-нови техники за транскрибиране на тихи фрази. С тези инструменти за преобразуване на глас в текст е възможно да създавате резюмета на срещите за по-малко време.

Инструменти като Otter.ai и Transkriptor са ефективни за конвертиране на глас в текст или просто да могат да вземат аудиото на вашата идея и да го превърнат в текст.

Проведете среща с ограничен брой хора

С течение на времето учените са изследвали ефектите от груповото мислене и размера на срещите. Това, което откриха, беше, че ако в среща участват над 20 души, индивидуалните изпълнения ще намалеят с 10%.

Разрушителен изследовател от Университета на Айова направи проучване, за да проучи ефекта от размера на съдебните заседатели и тяхното обсъждане върху присъдите. Той открива, че тъй като повече съдебни заседатели се разглеждат за становище, то ще започне да проявява повече слабости в мотивите си.

Бизнесмен, изчисляващ някои цифри

Така че защо това има значение? Срещите, които включват дългосрочни списъци, в крайна сметка струват на бизнеса огромно количество време и пари, като присъстват само няколко души, които преглеждат тези планирани елементи. За да поддържате групата най-отчетлива и въздействаща, трябва да включите малък брой хора във вашите срещи.

Направете срещата интерактивна

Срещите, които включват хора, ще бъдат по-добри от тези, при които решенията вземат само собствениците на бизнес. Срещите, които включват сътрудничество и открита дискусия, са по-добри, така че всеки да се чувства сякаш е изслушан, както и да им се позволи да добавят свои собствени подробности. Когато срещата се включи по този начин, има малък шанс да се случи неправилна комуникация в дългосрочен план.

Всички знаем какви могат да бъдат срещите – понякога те просто се проточват, често човекът пред тях има твърде много власт, а други нямат чувството, че имат глас или усещането, че срещата изобщо ще ги включва.

Срещите също трябва да са по-скоро упражнение за изграждане на екип. Има начини, по които на срещите може да липсва инерция. Това означава, че ще има липса на ангажираност сред служителите на компанията. Един от методите е да ангажирате служителите в срещите е да ги накарате да гласуват анонимно по различни теми и въпроси. Или можете да ги накарате да бързат да задават въпроси, които имат по темата, която се обсъжда на обсъжданата(ите) среща(и).

Проверете участниците след срещата

Важно е да изпратите последващо съобщение, с което благодарите на участниците за тяхното присъствие на вашите срещи и споделяте бележки от срещи, така че да са на същата страница с вас със следващите си стъпки.

Но не просто изпращайте на участниците благодарствено съобщение, споделете повече подробности за следващите стъпки в процеса по време на последваща среща.

Като фасилитатори на срещата, моля, уверете се, че всички участници се чувстват включени и знаят какво се изисква от тях. За да сте сигурни, че всички са в синхрон и се чувстват обнадеждени за предстоящия проект/задача, е страхотна идея да споделите точки за действие/срочни дати на проекта/напомняния по време на последната среща. Освен това се казва, че трябва да се уверите, че всички са наясно с различните движещи се части. Като крайни срокове и лидери на екипа на всеки етап от мозъчната атака или сесия. Слушайте внимателно, за да не пренебрегвате никого, особено тези, които може да не са гласни на масата за дискусии.

Какви са правилата на онлайн срещите?

Говорихме за правилата, които трябва да спазвате, когато представяте/изнасяте реч. Но понякога вие може да сте на мястото на срещата. Освен това популярността на онлайн срещите нарасна неимоверно след пандемията. Така че всеки трябва да се научи как да се държи в едно. И това е въпросът, на който ще се опитаме да отговорим по-нататък: Как трябва да действате в онлайн срещите?
1. Имайте предвид какво носите
2. Не гледайте никъде освен камерата/екрана твърде много
3. Гледайте какво е във вашия фонblank

Имайте предвид какво носите

Когато се обличат за онлайн среща, бизнес професионалистите винаги трябва да имат предвид как ще се вижда образът им от присъстващите и от другия край на уеб камерата. Определени видове дрехи имат различни значения зад себе си. Уверете се, че е лесно да правите разлика между професионалния и личния живот. В противен случай можете да загубите доверие в света на бизнеса.

Не гледайте никъде освен камерата/екрана твърде много

Едно основно нещо, което прави конферентните разговори и други видове онлайн срещи толкова по-добри, е зрителният контакт. И докато ораторът или някой друг може да е достатъчно честен, за да го спомене, никога не предполагайте нищо. Ако присъствате на видео за онлайн среща, винаги гледайте камерата.

Човек, който мозъчна атака

Поставянето на физически граници не е решение за прекъсвания. Хората могат да гледат екраните си и пак да се разсейват. Един от начините да избегнете това е чрез по-ефективно използване на видео технологиите. Като например да гледате главния изпълнителен директор или участниците в панела в очите, когато говорят. Това ще ни помогне да слушаме по-добре, като същевременно им показваме уважение, като не сме отклонени от нищо на заден план.

Гледайте какво е във вашия фон

Когато правите презентация на вашите служители, от съществено значение е фонът да изглежда естествен и професионален. Това гарантира, че фокусът на тяхното внимание ще бъде върху вас и ще засяга само тях.

Техники: Изключете всички други източници на светлина, така че вашият фон да има собствен източник на енергия – стената. Стената не трябва да е твърде разхвърляна или претрупана. Защото разсейването на другите по време на срещата ще постави ненужен стрес върху всички останали.

Какви са някои предимства на инструмента за глас към текст?

Наскоро говорихме за това как би било полезно да имаме готови бележки от срещата след срещата. Но по кой път трябва да отидете, за да ги придобиете? Не мислиш да запишеш цялата среща, нали? Никога не трябва да правите такива неща, когато има технология за преобразуване на глас в текст! Нека да видим нещата, които можете да направите с тази технология
1. Водете бележки от срещите без време и усилия
2. Запишете какво се говори в телефонни разговори
3. Използвайте глас към текст при мозъчна атакаblank

Водете бележки от срещите без време и усилия

Ако сте като много професионалисти и откриете, че тичате от среща на среща за един ден, работата ви може да бъде улеснена само с часове подготовка всяка седмица.

Софтуерът за преобразуване на глас в текст не само помага за проследяване на напредъка на проектите и остава на върха на работата. Освен това може да има огромен ефект да улесни взаимоотношенията, като ги направи по-прозрачни. Освен това, преглеждането на текстови съобщения вместо говорене е не само по-лесно за здравия разум на слушателя, но също така поддържа всеки детайл от вашите разговори достъпен за преглед дори дълго след като са били чути.

Технологиите не са нищо ново в офисите. Рядко се представя с обещание, че хората никога повече няма да трябва да си цапат ръцете. Инструментите за преобразуване на глас в текст са инструменти, които ни правят по-ефективни професионалисти и помагат за повишаване на нашите нива на производителност.

Една от най-популярните форми на този технологичен напредък е транскрипцията. Бележки от срещи, презентации и разговори могат да бъдат конвертирани автоматично. И го прави с безупречна точност. Използването на инструменти за преобразуване на глас в текст е от полза за много професионалисти по няколко начина. Сега те не трябва да си правят бележки веднага след края на срещата. Те просто го записват в цифров формат, тъй като ще бъде преписан точно.

Запишете какво се говори в телефонните разговори

Повечето хора правят или отговарят на множество телефонни обаждания всеки ден. Тези разговори често включват професионални и лични разговори, и двата потенциално много важни. Макар че е грубо да не обръщате внимание в момента или да изпълнявате многозадачност твърде дълго, може да е трудно да запомните всичко и да водите добри бележки едновременно.

Ето защо има наличен софтуер за преобразуване на глас в текст – тази технология позволява на софтуера да транскрибира това, което сте записали. След това преписите автоматично се архивират и могат да се търсят. Което е особено полезно за големи проекти. Много хора го намират за привлекателно, защото това решение е просто, евтино и високоефективно.

Човек, който транскрибира гласа си

Използвайте глас към текст при мозъчна атака

Един от недостатъците на мозъчната атака с ръце е, че обикновено е бавно да записвате мислите си. Много хора не могат да напишат нещата достатъчно бързо и се разочароват и се отказват. Смисълът на идването на идеи е да ги извадите и запишете

Когато идвате с нови идеи, важно е да имате инструмент, с който можете да говорите.

Много писатели не се възползват напълно от напредъка на технологиите, като мълчаливо правят мозъчна атака и превръщат гласа си в текст. Не страдайте от писателска блокада според собствените си правила. Вместо това използвайте гласови бележки, за да диктувате малко по-плавен начин да записвате всичко, което казвате. Гласовите записи са по-лесни за хора, които не могат да пишат неистово на клавиатура или мишка. Защото им позволява да говорят и да правят пауза, ако е необходимо.

Share:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

More Posts